办公自动化笔记.docx
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办公自动化笔记
笔记
一、正确的开机和关机的方法：
开机:
先开显示器后按主机箱
关机：
先关主机后关显示器
二：
鼠标的使用方法:
左键:
单击双击拖动
中键：
用来浏览网页或长文档（滑动上下拖动）
右键:
单击拖动
单击左键：
选定对象或确定操作
双击左键:
打开对象
左键拖动：
移动对象
单击右键：
弹出对象的右键菜单
右键拖动:
移动或复制对象
三：
键盘的分区
（一）：
功能键区:
ESC——---F12
ESC放弃键：
取消当前执行的操作或退出.
（二）：
主键盘区：
字母键区
ASDFJKL;FJ：
盲点
双符键：
上下两种字符组成
Capslock：
大写字母锁定键
Shift：
上档键
1.用于输入双字符上面的字符
2.切换大小写字母（按住时：
输入大写字母松开的时：
输入小写字母）
Backspace：
退格键:
删除光标左侧的文字
Enter:
回车键
1.换行
2.确定并执行操作
（三）：
编辑键区
Printscreen：
抓屏键：
复制电脑屏幕上的画面作为图片使用
方法:
打开要复制的界面--————-点击抓屏键--—-——-打开可以放置图片的软件-—---空白的位置单击右键-—--—-粘贴（Ctrl+V）
Alt+抓屏键：
复制当前激活的窗口
Delete：
删除键：
删除光标右侧的文字或所选的对象
Home:
将光标快速移至行首
Ctrl+Home:
将光标快速移至文章的起始位置
End：
将光标快速移至行尾
Ctrl+End：
将光标快速移至文章的结尾部分
Pageup：
上翻页Pagedown:
下翻页
（四）:
小键盘区（数字键区）
Numlock:
数字锁定键（第一个指示灯）
常用的快捷键:
Ctrl+shift:
在所有输入法之间进行切换
Ctrl+空格：
在中英文输入法之间进行切换
Ctrl+句号:
在中英文标点符号之间进行切换
shift+空格：
全角和半角之间进行切换
Alt+Tab：
在所打开的窗口之间进行切换
Alt+ESC:
按窗口打开的先后顺序进行切换
Alt+回车：
弹出文件属性对话框（先选中文件）
Win+D：
最小化和还原所有窗口
第二部分
计算机的组成：
硬件部分和软件部分组成
定义：
硬件是指那些看得见、摸得住的实体；例如：
主机、显示器、键盘、鼠标、音箱等。
软件是指为计算机运行服务的各种程序和全部技术资料。
软件又分为系统软件和应用软件。
硬件系统：
1.运算器（CPU）中央处理器是计算机的核心部件
2.控制器
3.存储器
4.输入设备
5.输出设备
计算机常用单位：
GB：
千兆MB：
兆KB千字节B字节
1GB=1024G1MB=1024KB1KB=1024B
软件系统:
系统软件：
启动计算机，提供人机交流的接口
应用软件：
为解决某一领域的具体问题而开发的软件。
（办公财务）
Windows操作系统
一：
简介
操作系统是一种系统软件，主要用来启动电脑，用来管理计算机的资源，包括软件资源和硬件资源，并协调计算机各个设备之间的工作.（定义及功能）
Windows操作系统是多任务、多用户、多窗口的操作系统，是美国微软公司开发的。
（特点）
二、桌面组成部分
1.图标；
2。
背景
3.“开始”菜单及任务栏
任务栏的作用:
显示窗口名称，切换多个窗口
任务栏的设置：
任务栏—-—-右键—-—--属性
三：
桌面图标；桌面图标可以分两类:
系统图标和应用图标。
桌面图标的作用:
快速启动程序.
系统图标是由于装上了操作系统而产生的快速操作图标.如：
我的电脑：
用来管理计算机资源的桌面图标，为系统最高级目录。
（查找、存放文件）
我的文档：
用来存放文件，文件的默认保存位置。
网上邻居：
指局域网内，用来查看与该计算机相连的其他计算机信息。
（文件必须是共享）
回收站：
用来暂时存放被用户删除的文件，并没有真正的删除，可恢复。
IE浏览器：
用来浏览网页,查看网络资源。
应用图标：
是为了满足某一项工作的软件所产生的图标。
四：
桌面快捷方式图标：
快速进入某一程序或打开。
方法：
1.找到对象—--右键-———-复制—---桌面右键—---—粘贴快捷方式
2.找到对象---右键—-——-发送到————-桌面快捷方式
3.右键拖动--—在当前位置创建快捷方式
4.按Alt左键拖动
五．桌面背景：
桌面背景的更改：
桌面右键-——-—属性-————桌面
去掉桌面图标名称背景：
桌面右键-—-排列图标---在桌面上锁定Web项目
主题：
桌面背景和桌面窗口可同时更改
外观：
可改变窗口、对话框所使用的颜色和字体颜色.
设置:
更改显示器的颜色及分辨率，值越大效果越好，显示越清晰.
分辨率：
单位面积内像素点的多少。
纯屏：
1024＊768液晶屏：
1152*864
六．“开始”菜单
程序：
放置常用的应用软件或程序。
文档：
记录用户最近使用过的15个文件。
搜索:
查找文件及文件夹Win+ff3
七．控制面板：
windods自带程序，可以对系统进行各种设置，是一个工具集。
启动：
打开“我的电脑”—--——左侧“控制面板”
开始-—--设置—-—-控制面板
鼠标：
可以对鼠标的使用功能进行设置。
区域和语言选项：
可以添加和删除输入法。
方法：
区域和语言选项--——语言--—详细信息
右键-—--——设置
添加和删除程序：
可以安装和卸载程序
用户账户：
可以更改用户账户设置和密码。
八．窗口及对话框：
1.窗口的组成：
（1）标题栏：
显示当前窗口名称及软件名称和文件名.
最小化：
程序仍在进行
还原/最大化:
双击标题栏也可以切换到两种结果。
关闭：
Alt+F4
（2）菜单栏:
命令的集合
（3）工具栏：
常用的工具按钮
（4）地址栏：
显示当前对象所处的位置（路径）
快速打开地址栏列表:
F4
选中地址栏中的内容：
F6
（5）工作区：
空白区域
（6）状态栏：
页面的灰条,显示当前窗口基本信息.
2.窗口的移动：
鼠标拖动标题栏
3.窗口大小的调整:
将鼠标放在窗口边框或对角上，指针变为双向箭头时拖动.
4.对话框的组成:
标题栏
选项卡/标签
确定、取消按钮
5.窗口与对话框的区别：
相同点：
都可以移动
不同点:
窗口可以改变大小，对话框不可以；对话框名称不会显示在任务栏。
九．文件及文件夹：
1.及文件夹的重命名:
●对象右键—-——-重命名
●名称部位慢速双击
●选中—---F2
2．更改文件夹图标：
文件夹右键——-—-属性-———自定义——-—更改图标
3.文件及文件夹的删除：
●对象右键----—删除—--是
●选中对象--—-Delete—回车
●彻底删除：
shift+delete—-—回车
●直接拖入回收站
按shift拖到回收站也是彻底删除
4。
文件的选择:
●相连的:
直接鼠标画选取
选中起始对象，按shift同时单击终止对象
●不相邻的：
按ctrl+单击
按shift键，用鼠标框选
全选ctrl+A
5.文件及文件夹的隐藏
文件/文件夹—-—-右键-—-—属性-—--勾选“隐藏”
彻底隐藏:
工具—--文件夹选项———-—查看-——勾选“不显示隐藏的文件及文件夹"
6.压缩和解压文件：
压缩：
文件右键--——添加到“＊zip"
（＊代表文件/文件夹名称）
解压缩:
文件包右键—-——解压到“＊zip”
7.文件夹的共享：
文件夹右键—--—共享和安全-—--勾选“在网络上共享这个文件夹"
8.文件扩展名:
决定文件类型
·Txt：
文本文件
·Bmp：
画图
·jpg：
有损压缩的图片
·psd：
photoshop
·doc：
word
·xls:
excel
·ppt：
幻灯片
·exe：
应用程序
十：
资源管理器：
管理计算机的文件及文件夹
启动：
1。
“我的电脑”右键
2。
开始菜单右键
“+"展开内容“—”折叠内容
Word2003软件
一：
Word2003其强大功能主要体现在：
1、文字录入、排版
2、图片、图形处理
3、表格制作功能卓越
Word是全球通用的文字处理软件，适于制作各种文档,如信函、传真、公文、报刊、书刊和简历等，在商务办公领域应用广泛，文员必不可缺少的一门专业技能,办公室不可短缺的重要工具。
二：
Word的特点:
1、所见既所得：
打印的效果在屏幕上一目了然
2、直观操作：
鼠标直接可以操作
3、图文混排：
文本和图片同时排版，并能很好的处理文本和图片之间的关系
4、强大的制表功能
5、拼写与语法检查
6、自动更正
7、自带实用模板
8、邮件功能
9、打印输出功能先进，设置方便快捷
三:
Word的启动方式：
1、桌面快捷方式图标
2、开始/所有程序
四：
界面组成;
1。
标题栏
2.菜单栏
3。
工具栏
4.标尺（视图/标尺）文本对齐滑块
5。
滚动条：
滚动条页面便于用户查看不同的位置.
（工具—选项—视图—“水平、垂直滚动条”）
6.视图方式
7。
状态栏
视图方式：
1、普通视图：
用于输入、编辑和编排格式,分页不明显。
2、Web版式：
窗口左侧显示文章结构图，联机版式添加背景不能打印。
3、页面视图：
显示速度慢，在屏幕上模拟打印所得到的文档。
（常用）
4、大纲视图：
可以折叠文档,适合于层次性较强的文章。
（创建目录）
5、阅读版式：
2003新增功能，针对长文,阅读方便。
Word文档的基本操作:
1、创建新文档：
。
文件-—-新建
.新建空白文档按钮
。
Ctrl+N
2。
文件的打开；
文件菜单——-打开
标准工具条——-打开按钮
Ctrl+O
3。
保存文档
保存（ctrl+S）和另存为（ctrl+shift+S）的区别（存储的默认位置是我的文档）
新文档保存和另存为是一致的，对已存文件则有区别；
保存：
将更改的结果存储到现有的文档上；
另存为：
会再次让选路径和更改名称。
文字的录入：
1、闪动的光标所在位置（双击定位插入点）
调整文字大小：
Ctrl+[/]
加粗文字:
Ctrl+B倾斜：
ctrl+I
加下划线：
Ctrl+U
文字对齐：
左对齐：
ctrl+L右对齐：
ctrl+R
居中对齐：
ctrl+E
撤销:
ctrl+Z反撤销:
ctrl+Y
背景：
格式-———背景只有水印能打印
插入特殊符号：
1。
插入---符号
2。
右键—符号工具栏
编辑文本：
1、文本的选定
A、任意选取：
鼠标拖拽刷黑
B、词中双击
C、段中三击（段落标记，非打印字符其出现说明一段落结束了）
D、选定矩形块:
按Alt+拖拽
E、非连续文本的选定按Ctrl+拖拽（快捷键）
2、移动文本
A、选定后直接拖动到目标位置（适合同一文件）
B、选定—剪切—定位—粘贴（复制、剪切分别四种方法）
3、删除文本
a、Delete删除光标后面的字符
b、BackSpace光标前面的字符
c、选定内容—编辑—清除（格式、内容）
4、替换文本：
A、编辑—查找和替换批量更改文章时候很重要。
格式刷:
的作用复制文字的格式但是不复制内容.
1。
字体的格式设置：
选中文字-—-格式菜单—-—字体
2。
文字的上标和下标:
选中要上标或下标的文字——-格式---上标和下标
3．字间距的调整：
间距：
文字与文字的距离（靠空格键来添加文字的距离
位置：
文字的提升或降低
六：
通过格式栏进行格式设置：
1段落:
选择内容—-—格式—--段落
2特殊格式：
首行缩进：
每段的第一行：
除了第一行
选中内容或定位光标的位置将标尺上的首行缩进或悬挂缩进的按钮，单击拖动
1.行距：
格式-—-段落-—-缩进和间距—--行距—-—固定值
基本排版：
1、格式——字体、段落（通常想在紧密一些用固定值来调整）
项目符号和编号：
（为了使叙述更具有层次性）
1格式-—项目符号和编号
边框和底纹的设置：
●格式下的边框和底纹（应用于文字和段落）
●使用时选定要编辑的文本
●段落则定位光标即可
●为段落加边框的时候可以选择性的添加
页面边框:
格式—边框和底纹
默认是针对整篇文档。
（多了个艺术型的设置）
页眉和页脚的设置：
视图-—页眉和页脚
双击页眉会自动出现工具栏
插入自动图文集时光标定位在英文则为英文，中文则为中文.
添加页码：
1。
“页眉和页脚"工具栏上，有插入“页码按钮”———格式可在“设置页码格式”按钮中进行。
2。
可在正文编辑状态下选择“插入”—-—-—-“页码”,从而设置页码。
3。
设置奇偶页不同:
单击“页眉和页脚"工具栏中的”页面设置"按钮——--“版式"———--“奇偶页不同”---确定.
4.设置首页不同:
视图—-—-页眉和页脚——--页面设置按钮————版式——--勾选“首页不同”-—-—“插入页码"按钮—-—-关闭
批注：
选中文字—---插入--——批注
隐藏\显示标注：
视图—--标记
删除批注:
在批注上右击删除批注
脚注和尾注：
给文字加注释
插入——-引用—--脚注和尾注
删除脚注和尾注：
选中文章中文字的标号——-Delete
脚注加在页面的左下角，尾注加在文章的左下角
书签：
插入-书签—输入数千名（汉字或字母）-—添加
查看书签：
插入—--书签---选中书名———定位
显示书签符号:
工具——-选项——-—视图———勾选“书签”
删除书签：
插入——-—书签——-—选中书签名--——删除
巧妙排版
1、分栏
对部分内容进行分栏要选定部分内容.
选定文本时候注意段落标记的选和不选，内容少的时候不选段落标记则分栏成功.
目录的制作
1、自动创建目录适合于长文档
输入有级别的文字（标题一、标题二、正文之类的）--大纲视图——-—设置级别—-光标定在文章的起始位置——插入/引用/索引与目录—-目录—---确定—--—回到页面视图（按ctrl可以链接目录）
●更新目录：
全选目录—-—-右键————更新域
●更换页面：
ctrl+回车（可把目录与正文分开）
●按住ctrl键用鼠标点击要看的内容的目录的位置，即可实现一步到位，跳转到要看的页数。
图片和图形的处理
1、图片的导入：
插入————图片——-—剪贴画-—-管理剪辑————office收藏集-———选中图片直接拖入文件中
2、图形的创建（工具/选项/常规/自动创建绘图画布）
3、文本框：
插入—文本框（横排、竖排）文本框右键设置文本框格式
4、艺术字：
插入—-—图片—-—艺术字；绘图工具栏中的艺术字按钮
5、组织结构图
插入-—-图片———组织结构图
超链接:
1.本文件下的链接:
插入书签—--定光标--—插入———-超链接—---书签-——选中书签名称—-—输入要显示的文字—--确定
2。
连接其他文件：
定光标--—右键—-—-超链接--——浏览文件————选择文件（文件类型选择所有文件）--—输入要显示的文字-——确定
表格
表格的创建与删除：
2、“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮
3、表格-—-插入—--表格
4、“表格和边框”工具栏中的“绘制表格"
5、表格的删除:
选中-——退格键
调整行高、列宽：
拖动行高、列宽的间隔线。
（按住Alt键实现小幅度移动）
同时调整多行多列:
选中多行、多列—-——右键—--—表格属性----行或列下输入数值（勾选指定宽度）
整表的调整:
拖动表跟右下角的按钮。
合并单元格：
1。
选中-———右键———-合并单元格
2.选中---—“表格和边框”工具栏的“合并单元格”按钮
3。
橡皮擦
拆分单元格:
1、单击“表格和边框”工具栏上的“拆分表格”按钮
2、将光标定位在要拆分的单元格中-———右键--——拆分单元格
表格内容的对齐方式：
选中内容-——---右键——---单元格对齐方式
选中内容—-———单击“表格和边框"工具栏上的“对齐方式”按钮
更改文字方向：
1。
右键--——文字方向
2。
“常用”菜单——-文字方向
在Word中，求表格中横向数据的和;
原则：
从最下列往上求和。
（如果从上往下求和，求的是列数据的和）
绘制斜线表头：
表格----绘制斜线表头———-输入行/列标题
插入行/列：
表格—-———插入或选中行/列-————-右键——--—插入行/列
删除行/列：
选中-——右键—--—删除行/列
排序:
“表格和边框”工具栏——-升序/降序
重复标题行：
光标定位在第一行内—---表格-——标题行重复
设置表格环绕：
选中表格—————-右键——----表格属性—-—--表格----选择环绕方式
拆分表格：
1.光标定位在要拆分的地方————--表格-———拆分表格
2。
Ctrl+shift+回车
删除表格：
Delete键只删除内容
退格键删除全部（内容和表格）
打印：
文件-—--—-打印
Excel2003电子表格制作
一：
界面组成：
1.标题栏
2.菜单栏
3.工具栏
4.编辑栏
5.工作区
6.状态栏
编辑栏：
名称框：
显示单元格名称及选择单元格。
编辑栏：
a.显示单元格内容。
b。
编辑单元格内容二:
Excel默认文件名为book。
（工作簿）。
每个工作簿默认包含3张工作表,最多可包含255张，每张工作表又包含256列，65536行。
按ctrl+方向键：
移至最后一行、最后一列。
三：
工作表的基本操作：
插入工作表:
1.插入--—-工作表或工作表名称部位击右键----插入———工作表
2。
工具—--—选项—--—常规-—--在“新工作簿内的工作表数”-----中输入数值.
工作表的移动：
拖动工作表名称部位.（内容跟着移动）
工作表的重命名：
1。
在名称部位双击
2.右键--—重命名
工作表的复制:
1。
按ctrl拖动工作表名称部位
2.名称部位击右键——-—移动或复制工作表-—-—建立副本（可在不同工作簿之间复制）
工作表的删除：
工作表名称部位右键——-—删除
工作表名称背景颜色的更改：
名称部位右键--——工作表标签颜色
单元格的选择：
1。
单个:
点击或名称框输入;
2.多个:
连续的：
对角线拖动;按shift键点击
不连续的:
按ctrl点击或拖动；
行、列的选择：
1。
单列:
单击行、列号.
2．多列:
拖动行、列号或按ctrl点击行、列号。
整表的选择：
1.Ctrl+A（光标定位，定在内容的表内选择有内容的表，定在外面，整张表格全选）
2.单击行和列交叉的左上角空白位置。
内容的输入：
汉字和字母直接输入：
数值的输入：
1。
连续:
相等的：
输入一个数，拖动此单元格填充柄.
2.不连续：
等差数列:
方法:
先输入两个数,拖动这两个数单元格填充柄。
先输入一个数—---重新选择有内容的单元格-——-编辑-——-填充-——-序列（步长值为差值，终止值必须填）
等比数列：
方法：
先输入一个数—-—重新选择此单元格--—-编辑-———填充---—-序列（步长值为倍数，终止值必须输入）
日期的输入：
分隔符：
“—”、“/"
日期格式的设置：
格式——-单元格—---“数字”下选择“日期"
分数的输入：
0（零）空格分子/分母（正分数的输入法）
减号0（零）空格分子/分母或把正分数放在括号内.
注意：
把0和空格跟数字一起放入括号中,
但括号前无需放减号,输入完数值按回车。
编号的输入：
1.输入编号前先输入单引号“’"（英文输入法状态下）
2.格式-—-单元格————（数字下）文本
多个单元格输入相同的内容：
选中多个单元格-—-—输入内容———-ctrl+回车
单元格格式设置：
1。
在同一个单元格内换行输入：
按alt+回车.
2。
自动换行：
格式-——单元格-——“对齐”下勾选“自动换行”
表头居中：
选中单元格-—--格式工具栏点击“合并及居中”按钮
表格边框:
格式———-单元格--—边框或工具栏。
行高、列宽的设置：
拖动行、列的间隔线.
选中行、列-—-右键-—--行高、列宽-—-输入数值
插入行、列：
选中行、列——-右键-——插入
（注意：
插入的是：
所选行的上面、所选列的前面）
表格在页中居中：
文件--—页面设置—-—-页边距—-—勾选“水平"“垂直”或在打印预览中点击“设置”
隐藏行、列：
1。
选中行、列-——-右键——-隐藏
2.取消隐藏:
选中所隐藏行、列的上下两行或列的左右两列—-—-右键——-—取消隐藏
自动套用格式：
格式---自动套用格式（光标定在表内）
自定义序列:
自定义序列的应用：
输入任意字段，拖动填充柄。
添加自定义序列：
工具--—选项—-—自定义序列--—新序列-—--右侧输入字段（用回车分隔）———-添加
内容的移动、复制、删除:
移动:
选中—-—拖动边框
复制:
选中---ctrl+拖动边框
删除：
1。
选中——-Delete（只删内容）
2.编辑-—-清除———格式或全部
数据的运算:
变量运算：
引用单元格地址的运算（运算前必须先输入“=”号）
1。
相对引用：
复制公式时，单元格地址的引用会自动变更。
2。
绝对引用：
无论将公式复制到哪里，都将引用同一个单元格地址。
绝对引用方法:
在列号和行号前分别加“＄”,如$A＄1
3.混合应用:
在一个单元格地址中，既有绝对引用又有相对引用，如九九乘法表
函数运算：
利用公式
调用公式的方法：
1．插入—-—-函数
2。
工具栏——--“∑”（西格玛）
3.编辑栏———-“fx”
常用函数：
Sum：
求和
Average:
平均值
Max:
最大值
Min：
最小值
Count（计数）：
统计有数据的单元格的个数。
（汉字和空格不统计在内）
Countif（条件统计函数）：
计算某个区域中满足给定条件的单元格的数目。
IF函数：
逻辑函数，具有判断力.
参数1：
表示（输入）被判断的条件。
参数2：
表示（输入）如果参数1的条件成立时，将产生的值。
参数3：
表示（输入）如果参数1的条件不成立时，将产生的值。
注意：
IF函数能进行循环使用，可连续使用7次，当进行循环时，光标要定位在第三个单元格内，（即条件的第三个框内）
对话框中的“与”和“或”的区别：
“与”：
代表同时满足二者的条件；而“或”则表示：
满足其中一个条件就可以的数值。
保留小数位数调整：
选中数据-—-右键--——设置单元格格式-——数值——-小数位数。
数据排序:
单列排序：
可用常用工具栏上的“排序”按钮进行。
多列排序:
“数据"—--—“排序”菜单
分别在“主要关键字”、'次要关键字”和”第三关键字”框中选择需要的字段名和排序次序，单击“确定”按钮。
注意：
“有标题行”表示选定区域的第1行作为标题行，不参与排序;“无标题行"表示第1行作为普通数据看待，同样参与排序。
数据筛选：
自动筛选：
单击工作表中任一单元格—-—数据-——筛选———自动筛选。
●还可以“自定义”筛选。
会有对话框弹出。
取消自动筛选：
数据———筛选——-自动筛选
高级筛选：
使用自动筛选命令的寻找条件不能太复杂，而高级筛选可以允许使用多个条件.使用高级筛选时,可以使用两列或多于两列的条件，也可以用单列中的条件，甚至计算结果也可以作为条件。
具体如下：
“输入列标志与筛选条件”-——-“单击数据清单中的任一单元格"—-—“数据”—-—“筛选”——-“高级筛选”。
在“列表区域"中输入“数据清单中的所有数据”；
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