办公自动化笔记.docx

1、办公自动化笔记笔 记一、正确的开机和关机的方法：开机:先开显示器 后按主机箱关机：先关主机 后关显示器二：鼠标的使用方法:左键:单击 双击 拖动 中键：用来浏览网页或长文档(滑动 上下拖动）右键:单击 拖动单击左键：选定对象或确定操作双击左键:打开对象左键拖动：移动对象单击右键：弹出对象的右键菜单右键拖动:移动或复制对象三：键盘的分区（一)：功能键区:ESC-F12ESC 放弃键：取消当前执行的操作或退出.(二）：主键盘区：字母键区ASDF JKL; FJ：盲点双符键：上下两种字符组成Caps lock：大写字母锁定键 Shift：上档键1.用于输入双字符上面的字符 2.切换大小写字母（按住时

2、：输入大写字母 松开的时：输入小写字母）Backspace：退格键:删除光标左侧的文字Enter:回车键1.换行2.确定并执行操作(三）：编辑键区Print screen：抓屏键：复制电脑屏幕上的画面作为图片使用方法:打开要复制的界面-点击抓屏键-打开可以放置图片的软件-空白的位置单击右键-粘贴（Ctrl+V）Alt+抓屏键：复制当前激活的窗口Delete：删除键：删除光标右侧的文字或所选的对象Home:将光标快速移至行首Ctrl+ Home: 将光标快速移至文章的起始位置End： 将光标快速移至行尾 Ctrl+ End： 将光标快速移至文章的结尾部分Pageup：上翻页 Pagedown:下

3、翻页（四):小键盘区 （数字键区)Numlock:数字锁定键(第一个指示灯）常用的快捷键:Ctrl+shift:在所有输入法之间进行切换Ctrl+空格：在中英文输入法之间进行切换Ctrl+句号:在中英文标点符号之间进行切换 shift+空格：全角和半角之间进行切换 Alt+Tab：在所打开的窗口之间进行切换Alt+ESC:按窗口打开的先后顺序进行切换Alt+回车：弹出文件属性对话框（先选中文件）Win+D：最小化和还原所有窗口第二部分计算机的组成：硬件部分和软件部分组成定义：硬件是指那些看得见、摸得住的实体；例如：主机、显示器、键盘、鼠标、音箱等。软件是指为计算机运行服务的各种程序和全部技术资

4、料。软件又分为系统软件和应用软件。硬件系统：1.运算器（CPU）中央处理器 是计算机的核心部件2.控制器3.存储器4.输入设备5.输出设备计算机常用单位：GB：千兆 MB：兆 KB千字节 B 字节1GB=1024G 1MB=1024KB 1KB=1024B软件系统:系统软件：启动计算机，提供人机交流的接口应用软件：为解决某一领域的具体问题而开发的软件。（办公 财务）Windows操作系统一：简介 操作系统是一种系统软件，主要用来启动电脑，用来管理计算机的资源，包括软件资源和硬件资源，并协调计算机各个设备之间的工作.(定义及功能） Windows操作系统是多任务、多用户、多窗口的操作系统，是美国

5、微软公司开发的。（特点）二、桌面组成部分1.图标； 2。背景3.“开始”菜单及任务栏任务栏的作用:显示窗口名称，切换多个窗口任务栏的设置：任务栏-右键-属性三：桌面图标；桌面图标可以分两类:系统图标和应用图标。桌面图标的作用:快速启动程序.系统图标是由于装上了操作系统而产生的快速操作图标.如：我的电脑：用来管理计算机资源的桌面图标，为系统最高级目录。(查找、存放文件）我的文档：用来存放文件，文件的默认保存位置。网上邻居：指局域网内，用来查看与该计算机相连的其他计算机信息。（文件必须是共享)回收站：用来暂时存放被用户删除的文件，并没有真正的删除，可恢复。IE浏览器：用来浏览网页,查看网络资源。应

6、用图标：是为了满足某一项工作的软件所产生的图标。四：桌面快捷方式图标：快速进入某一程序或打开。方法： 1.找到对象-右键-复制-桌面右键-粘贴快捷方式2.找到对象-右键-发送到-桌面快捷方式3.右键拖动-在当前位置创建快捷方式4.按Alt左键拖动五桌面背景：桌面背景的更改：桌面右键-属性-桌面去掉桌面图标名称背景：桌面右键-排列图标-在桌面上锁定Web项目主题：桌面背景和桌面窗口可同时更改外观：可改变窗口、对话框所使用的颜色和字体颜色.设置:更改显示器的颜色及分辨率，值越大效果越好，显示越清晰.分辨率：单位面积内像素点的多少。纯屏：1024768 液晶屏：1152*864六“开始”菜单程序：放

7、置常用的应用软件或程序。文档：记录用户最近使用过的15个文件。搜索:查找文件及文件夹 Win+f f3七控制面板：windods自带程序，可以对系统进行各种设置，是一个工具集。启动：打开“我的电脑”-左侧“控制面板”开始-设置-控制面板鼠标：可以对鼠标的使用功能进行设置。区域和语言选项：可以添加和删除输入法。方法：区域和语言选项-语言-详细信息 右键-设置添加和删除程序：可以安装和卸载程序用户账户：可以更改用户账户设置和密码。八窗口及对话框：1.窗口的组成：（1）标题栏：显示当前窗口名称及软件名称和文件名.最小化：程序仍在进行还原/最大化:双击标题栏也可以切换到两种结果。关闭：Alt+F4 (

8、2)菜单栏:命令的集合(3）工具栏：常用的工具按钮(4）地址栏：显示当前对象所处的位置（路径）快速打开地址栏列表:F4选中地址栏中的内容：F6（5）工作区：空白区域（6）状态栏：页面的灰条,显示当前窗口基本信息.2.窗口的移动：鼠标拖动标题栏3.窗口大小的调整:将鼠标放在窗口边框或对角上，指针变为双向箭头时拖动.4.对话框的组成:标题栏选项卡/标签确定、取消按钮5.窗口与对话框的区别：相同点：都可以移动不同点:窗口可以改变大小，对话框不可以；对话框名称不会显示在任务栏。九文件及文件夹：1.及文件夹的重命名:对象右键-重命名名称部位慢速双击选中-F22更改文件夹图标：文件夹右键-属性-自定义-更

9、改图标3.文件及文件夹的删除：对象右键-删除-是选中对象-Delete回车彻底删除：shift+delete-回车直接拖入回收站按shift拖到回收站也是彻底删除4。文件的选择:相连的:直接鼠标画选取选中起始对象，按shift同时单击终止对象不相邻的：按ctrl+单击按shift键，用鼠标框选全选 ctrl+A5.文件及文件夹的隐藏文件/文件夹-右键-属性-勾选“隐藏”彻底隐藏:工具-文件夹选项-查看-勾选“不显示隐藏的文件及文件夹6.压缩和解压文件：压缩：文件右键-添加到“zip（代表文件/文件夹名称）解压缩:文件包右键-解压到“zip”7.文件夹的共享：文件夹右键-共享和安全-勾选“在网络

10、上共享这个文件夹8.文件扩展名:决定文件类型Txt：文本文件 Bmp：画图jpg：有损压缩的图片psd：photoshopdoc：wordxls:excelppt：幻灯片exe：应用程序十：资源管理器：管理计算机的文件及文件夹启动：1。“我的电脑”右键2。开始菜单右键 “+展开内容 “”折叠内容Word 2003软件一：Word2003其强大功能主要体现在：1、文字录入、排版2、图片、图形处理3、表格制作功能卓越Word是全球通用的文字处理软件，适于制作各种文档,如信函、传真、公文、报刊、书刊和简历等，在商务办公领域应用广泛，文员必不可缺少的一门专业技能,办公室不可短缺的重要工具。二：Word

11、的特点:1、所见既所得：打印的效果在屏幕上一目了然2、直观操作：鼠标直接可以操作3、图文混排：文本和图片同时排版，并能很好的处理文本和图片之间的关系4、强大的制表功能5、拼写与语法检查6、自动更正7、自带实用模板8、邮件功能9、打印输出功能先进，设置方便快捷三:Word的启动方式：1、桌面快捷方式图标2、开始/所有程序四：界面组成;1。标题栏 2.菜单栏 3。工具栏4.标尺(视图/标尺） 文本对齐滑块5。滚动条：滚动条页面便于用户查看不同的位置.(工具选项视图“水平、垂直滚动条”）6.视图方式7。状态栏视图方式：1、普通视图：用于输入、编辑和编排格式,分页不明显。2、Web 版式：窗口左侧显示

12、文章结构图，联机版式添加背景不能打印。3、页面视图：显示速度慢，在屏幕上模拟打印所得到的文档。（常用）4、大纲视图：可以折叠文档,适合于层次性较强的文章。(创建目录)5、阅读版式：2003新增功能，针对长文,阅读方便。Word文档的基本操作:1、创建新文档：。文件-新建 .新建空白文档按钮。Ctrl+N2。文件的打开；文件菜单-打开 标准工具条-打开按钮 Ctrl+O 3。保存文档 保存(ctrl+S)和另存为(ctrl+shift+S）的区别（存储的默认位置是我的文档） 新文档保存和另存为是一致的，对已存文件则有区别；保存：将更改的结果存储到现有的文档上；另存为：会再次让选路径和更改名称。文

13、字的录入：1、闪动的光标所在位置（双击定位插入点)调整文字大小：Ctrl+/加粗文字:Ctrl+B 倾斜：ctrl+I 加下划线：Ctrl+U文字对齐：左对齐：ctrl+L 右对齐：ctrl+R居中对齐：ctrl+E撤销:ctrl+Z 反撤销:ctrl+Y背景：格式-背景 只有水印能打印插入特殊符号：1。插入-符号2。右键符号工具栏编辑文本：1、文本的选定 A、任意选取：鼠标拖拽刷黑 B、词中双击 C、段中三击（段落标记，非打印字符其出现说明一段落结束了) D、选定矩形块:按Alt+拖拽 E、非连续文本的选定按Ctrl+拖拽(快捷键）2、移动文本 A、选定后直接拖动到目标位置（适合同一文件）

14、B、选定剪切定位粘贴（复制、剪切分别四种方法)3、删除文本 a、Delete删除光标后面的字符 b、BackSpace光标前面的字符 c、选定内容编辑清除（格式、内容)4、替换文本： A、编辑查找和替换 批量更改文章时候很重要。格式刷:的作用复制文字的格式但是不复制内容.1。字体的格式设置：选中文字-格式菜单-字体2。文字的上标和下标:选中要上标或下标的文字-格式-上标和下标3字间距的调整：间距：文字与文字的距离（靠空格键来添加文字的距离位置：文字的提升或降低六：通过格式栏进行格式设置：1段落:选择内容-格式-段落2特殊格式：首行缩进：每段的第一行：除了第一行选中内容或定位光标的位置将标尺上的

15、首行缩进或悬挂缩进的按钮，单击拖动1.行距：格式-段落-缩进和间距-行距-固定值基本排版： 1、格式字体、段落（通常想在紧密一些用固定值来调整）项目符号和编号：(为了使叙述更具有层次性)1格式-项目符号和编号边框和底纹的设置：格式下的边框和底纹(应用于文字和段落）使用时选定要编辑的文本段落则定位光标即可为段落加边框的时候可以选择性的添加页面边框:格式边框和底纹默认是针对整篇文档。(多了个艺术型的设置）页眉和页脚的设置：视图-页眉和页脚双击页眉会自动出现工具栏插入自动图文集时光标定位在英文则为英文，中文则为中文.添加页码：1。“页眉和页脚工具栏上，有插入“页码按钮”格式可在“设置页码格式”按钮中

16、进行。2。可在正文编辑状态下选择“插入”-“页码”,从而设置页码。3。设置奇偶页不同:单击“页眉和页脚工具栏中的”页面设置按钮-“版式-“奇偶页不同”-确定.4.设置首页不同:视图-页眉和页脚-页面设置按钮版式-勾选“首页不同”-“插入页码按钮-关闭批注：选中文字-插入-批注隐藏显示标注：视图-标记删除批注:在批注上右击删除批注脚注和尾注：给文字加注释插入-引用-脚注和尾注删除脚注和尾注：选中文章中文字的标号-Delete脚注加在页面的左下角，尾注加在文章的左下角书签：插入-书签输入数千名（汉字或字母）-添加查看书签：插入-书签-选中书名定位显示书签符号:工具-选项-视图勾选“书签”删除书签：

17、插入-书签-选中书签名-删除巧妙排版1、分栏对部分内容进行分栏要选定部分内容.选定文本时候注意段落标记的选和不选，内容少的时候不选段落标记则分栏成功.目录的制作1、自动创建目录适合于长文档输入有级别的文字（标题一、标题二、正文之类的）-大纲视图-设置级别-光标定在文章的起始位置插入/引用/索引与目录-目录-确定-回到页面视图(按ctrl可以链接目录）更新目录：全选目录-右键更新域更换页面：ctrl+回车（可把目录与正文分开）按住ctrl键用鼠标点击要看的内容的目录的位置，即可实现一步到位，跳转到要看的页数。图片和图形的处理1、图片的导入：插入图片-剪贴画-管理剪辑office收藏集-选中图片直

18、接拖入文件中2、图形的创建（工具/选项/常规/自动创建绘图画布）3、文本框：插入文本框（横排、竖排）文本框右键设置文本框格式4、艺术字：插入-图片-艺术字；绘图工具栏中的艺术字按钮5、组织结构图插入-图片组织结构图超链接:1.本文件下的链接:插入书签-定光标-插入-超链接-书签-选中书签名称-输入要显示的文字-确定2。连接其他文件：定光标-右键-超链接-浏览文件选择文件（文件类型选择 所有文件）-输入要显示的文字-确定表格表格的创建与删除：2、“表格和边框”工具栏中的“插入表格” 按钮3、表格-插入-表格4、“表格和边框”工具栏中的“绘制表格5、表格的删除:选中-退格键调整行高、列宽：拖动行高

19、、列宽的间隔线。(按住Alt键实现小幅度移动）同时调整多行多列:选中多行、多列-右键-表格属性-行或列下输入数值（勾选指定宽度)整表的调整:拖动表跟右下角的按钮。合并单元格：1。选中-右键-合并单元格2.选中-“表格和边框”工具栏的“合并单元格”按钮3。橡皮擦拆分单元格:1、单击“表格和边框”工具栏上的“拆分表格”按钮2、将光标定位在要拆分的单元格中-右键-拆分单元格表格内容的对齐方式：选中内容-右键-单元格对齐方式选中内容-单击“表格和边框工具栏上的“对齐方式”按钮更改文字方向：1。右键-文字方向2。“常用”菜单-文字方向在Word中，求表格中横向数据的和;原则：从最下列往上求和。（如果从上

20、往下求和，求的是列数据的和）绘制斜线表头：表格-绘制斜线表头-输入行/列标题插入行/列：表格-插入或选中行/列-右键-插入行/列删除行/列：选中-右键-删除行/列排序:“表格和边框”工具栏-升序/降序重复标题行：光标定位在第一行内-表格-标题行重复设置表格环绕：选中表格-右键-表格属性-表格-选择环绕方式拆分表格：1.光标定位在要拆分的地方-表格-拆分表格2。Ctrl+shift+回车删除表格：Delete键 只删除内容退格键 删除全部（内容和表格)打印：文件-打印Excel2003电子表格制作一：界面组成：1.标题栏2.菜单栏3.工具栏4.编辑栏5.工作区6.状态栏编辑栏：名称框：显示单元格

21、名称及选择单元格。编辑栏：a.显示单元格内容。b。编辑单元格内容二:Excel默认文件名为book。(工作簿)。每个工作簿默认包含3张工作表,最多可包含255张，每张工作表又包含256列，65536行。按ctrl+方向键：移至最后一行、最后一列。三：工作表的基本操作：插入工作表:1.插入-工作表或工作表名称部位击右键-插入工作表2。工具-选项-常规-在“新工作簿内的工作表数”-中输入数值.工作表的移动：拖动工作表名称部位.(内容跟着移动）工作表的重命名：1。在名称部位双击2.右键-重命名工作表的复制:1。按ctrl拖动工作表名称部位2.名称部位击右键-移动或复制工作表-建立副本（可在不同工作簿

22、之间复制）工作表的删除：工作表名称部位右键-删除工作表名称背景颜色的更改：名称部位右键-工作表标签颜色单元格的选择：1。单个:点击或名称框输入;2.多个:连续的：对角线拖动;按shift键点击不连续的:按ctrl点击或拖动；行、列的选择：1。单列:单击行、列号.2多列:拖动行、列号或按ctrl点击行、列号。整表的选择：1.Ctrl+A（光标定位，定在内容的表内选择有内容的表，定在外面，整张表格全选)2.单击行和列交叉的左上角空白位置。内容的输入：汉字和字母直接输入：数值的输入：1。连续:相等的：输入一个数，拖动此单元格填充柄.2.不连续：等差数列:方法:先输入两个数,拖动这两个数单元格填充柄。

23、先输入一个数-重新选择有内容的单元格-编辑-填充-序列（步长值为差值，终止值必须填）等比数列：方法：先输入一个数-重新选择此单元格-编辑-填充-序列（步长值为倍数，终止值必须输入）日期的输入：分隔符：“”、“/日期格式的设置：格式-单元格-“数字”下选择“日期分数的输入：0（零） 空格 分子/分母（正分数的输入法）减号 0（零) 空格 分子/分母或把正分数放在括号内.注意：把0和空格跟数字一起放入括号中,但括号前无需放减号,输入完数值按回车。编号的输入：1.输入编号前先输入单引号“（英文输入法状态下)2.格式-单元格（数字下)文本多个单元格输入相同的内容：选中多个单元格-输入内容-ctrl+回

24、车单元格格式设置：1。在同一个单元格内换行输入：按alt+回车.2。自动换行：格式-单元格-“对齐”下勾选“自动换行”表头居中：选中单元格-格式工具栏点击“合并及居中”按钮表格边框:格式-单元格-边框或工具栏。行高、列宽的设置：拖动行、列的间隔线.选中行、列-右键-行高、列宽-输入数值插入行、列：选中行、列-右键-插入（注意：插入的是：所选行的上面、所选列的前面）表格在页中居中：文件-页面设置-页边距-勾选“水平“垂直”或在打印预览中点击“设置”隐藏行、列：1。选中行、列-右键-隐藏2.取消隐藏:选中所隐藏行、列的上下两行或列的左右两列-右键-取消隐藏自动套用格式：格式-自动套用格式（光标定在

25、表内）自定义序列:自定义序列的应用：输入任意字段，拖动填充柄。添加自定义序列：工具-选项-自定义序列-新序列-右侧输入字段（用回车分隔）-添加内容的移动、复制、删除:移动:选中-拖动边框复制:选中-ctrl+拖动边框删除：1。选中-Delete（只删内容）2.编辑-清除格式或全部数据的运算:变量运算：引用单元格地址的运算（运算前必须先输入“=”号)1。相对引用：复制公式时，单元格地址的引用会自动变更。2。绝对引用：无论将公式复制到哪里，都将引用同一个单元格地址。绝对引用方法:在列号和行号前分别加“”,如$A13.混合应用:在一个单元格地址中，既有绝对引用又有相对引用，如九九乘法表函数运算：利用

26、公式调用公式的方法：1插入-函数2。工具栏-“”（西格玛)3.编辑栏-“fx”常用函数：Sum：求和Average:平均值Max:最大值Min：最小值Count(计数)：统计有数据的单元格的个数。(汉字和空格不统计在内）Countif（条件统计函数）：计算某个区域中满足给定条件的单元格的数目。IF函数：逻辑函数，具有判断力.参数1：表示（输入）被判断的条件。参数2：表示（输入）如果参数1的条件成立时，将产生的值。参数3：表示（输入）如果参数1的条件不成立时，将产生的值。注意：IF函数能进行循环使用，可连续使用7次，当进行循环时，光标要定位在第三个单元格内，（即条件的第三个框内）对话框中的“与”

27、和“或”的区别：“与”：代表同时满足二者的条件；而“或”则表示：满足其中一个条件就可以的数值。保留小数位数调整：选中数据-右键-设置单元格格式-数值-小数位数。数据排序:单列排序：可用常用工具栏上的“排序”按钮进行。多列排序:“数据-“排序”菜单分别在“主要关键字”、次要关键字”和”第三关键字”框中选择需要的字段名和排序次序，单击“确定”按钮。注意：“有标题行”表示选定区域的第1行作为标题行，不参与排序;“无标题行表示第1行作为普通数据看待，同样参与排序。数据筛选：自动筛选：单击工作表中任一单元格-数据-筛选自动筛选。还可以“自定义”筛选。会有对话框弹出。取消自动筛选：数据筛选-自动筛选高级筛选：使用自动筛选命令的寻找条件不能太复杂，而高级筛选可以允许使用多个条件.使用高级筛选时,可以使用两列或多于两列的条件，也可以用单列中的条件，甚至计算结果也可以作为条件。具体如下：“输入列标志与筛选条件”-“单击数据清单中的任一单元格-“数据”-“筛选”-“高级筛选”。在“列表区域中输入“数据清单中的所有数据”；