01 文件和资料控制程序.docx

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01文件和资料控制程序

中铁十五局集团第二工程有限公司

管理体系程序文件

文件和资料管理程序

文件版号：

C版

文件编号：

ZT1502CX01

修订状态：

第0次修订

发布日期：

2011.8.18

编制部门：

公司办公室

编制人：

崔莉刘风玲日期：

2011.6.10

审核人：

马金荣日期：

2011.7.18

批准人：

王合春日期：

2011.8.15

程序文件修改记录单

修改日期

程序条款

修订次数

修改内容

修改单号

修改人

目录

1目的

2适用范围

3术语和定义

4职责

4.1公司办公室

4.2公司机关各职能部门、分公司、指挥（项目）部

5工作程序

5.1文件的分类

5.2文件的收集、管理与发布

5.3文件的标识、修订、作废与归档

6相关文件

6.1《公文处理办法》（公司办[2002]71号）

6.2《与工程有关要求的确定、评审程序》（ZT1502CX05）

6.3《经济合同管理办法》（公司经管[2007]82号）

6.4《工程项目责任成本管理办法》（公司项目核算[2005]98号）

6.5《设备物资内部调配管理办法》（公司设运[2002]144号）

6.6《设备固定资产使用费计收办法》（公司设运[2003]40号）

6.7《机械设备内部台班费定额》（公司设运[2003]48号）

6.8《关于转发集团公司〈关于印发中铁十五局集团使用外部劳务管理办法〉的通知》（公司劳[2002]42号）

6.9《关于转发〈集团公司、集团公司党委关于进一步规范外部劳务管理的实施意见〉的通知》（公司劳人[2005]116号）

6.10《协同办公系统运行管理办法》（公司办[2010]110号）

6.11《档案管理办法》（公司办[2010]101号）

6.12《竣工资料收集整理管理办法》（公司工管[2007]20号）

6.13《关于转发〈铁路建设项目竣工资料编制移交办法〉的通知》（公司施技[2002]168号）

6.14《工程档案管理补充规定》（公司办[2002]141号）

6.15《法律法规和其他要求程序》

7相关记录

7.1《中铁十五局集团第二工程有限公司（）发文稿纸》ZT1502CX01－01

7.2收文登记簿ZT1502CX01－02

7.3发文登记簿ZT1502CX01－03

7.4文件传阅卡ZT1502CX01－04

7.5文件销毁登记表ZT1502CX01－05

7.6文件归档登记表ZT1502CX01－06

7.7档案利用审批表ZT1502CX01－07

7.8档案利用登记表ZT1502CX01－08

7.9图纸收发记录ZT1502CX01－09

1目的

对与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件资料进行管理和控制，确保公司各有关场所使用有效版本文件，防止使用作废文件。

2适用范围

适用于公司范围内与质量、环境和职业健康安全管理体系有关文件资料的管理和控制。

3术语和定义

采用GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001及GB/T50430-2007标准及公司《管理手册》中的有关术语和定义。

4职责

4.1公司办公室：

负责制定、修改本程序,对本程序有关文件进行管理和控制，并对其实施督查和指导。

4.2公司机关其它职能部门、分公司、指挥（项目）部：

负责本部门（单位）各种文件资料的管理、控制和归档。

5工作程序

5.1文件的分类

a.本程序所控制的文件是指与质量、环境和职业健康安全管理体系的建立和实施有关的文件。

b.文件控制是指对文件批准、发放、使用、更改、作废、回收和归档等均纳入程序，并按规定管理。

c.本程序控制的文件分类如下：

文件类型

主要包括内容

法律、法规和

其他要求

国家和地方颁布的工程施工等方面与质量、环境、职业健康安全有关的法律、法规、规章制度和其他要求。

管理性文件及

支持性管理文件

《管理手册》、《程序文件》、与质量、环境和职业健康安全有关的管理性公司公文、施工组织设计以及环境管理方案、职业健康安全管理方案等。

标准类文件

国家、地方和行业颁布的有关工程施工质量、环境、职业健康安全方面的各类技术规范、标准、规程、标准图集、定额等。

合同类文件

顾客合同、分包合同、采购合同、租赁合同等。

图纸类文件

各类工程施工图纸、设计变更、工程洽商等。

外来文件

政府部门及顾客印发的与质量、环境和职业健康安全有关的管理性文件。

5.2文件的收集、管理与发布

5.2.1法律、法规和其他要求

法律、法规和其他要求执行《法律法规和其他要求程序》。

5.2.2管理性文件及支持性管理文件

a.《管理手册》由安全质量部编制，总经理批准；《程序文件》分别由公司各相关部门负责编制，安全质量部负责汇编审核，管理者代表批准。

b.公司公文拟制、核稿、批准、发布,按照《中铁十五局集团第二工程有限公司公文处理办法》执行，公司办公室不定期组织对公司公文质量进行评比。

c.为确保公文传递的及时性，公司办公室负责对公文的网上发布,负责公司网站公司文汇栏目内容的发布与更新。

d.公文的收发统一执行协同办公系统公文管理程序，发文的流程为：

拟搞、单位审稿、会签、核稿、签发、机要编号、排版、校对、电子用印、分发存档。

各单位以公司名义给业主发函，应根据发函内容找对口的机关业务部门，将拟好的文稿交机关业务部门按照发文流程办理发函事宜。

集团公司发文均由公司办保密室接收，收文的流程为：

收文登记、收文拟办、收文部门承办、收文领导批阅、收文部门承办、部门收文登记。

公文的收发管理按照《公司协同办公系统运行管理办法》执行。

公司机关各部科室和各分公司、指挥（项目）部收到的公司公文，由于协同办公系统权限设置问题，不能在协同中进行收文流程，应登记在收文登记簿上并组织传阅。

e.在确定公文的发放范围时，应保证与质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的各个场所，都能得到相应文件的有效版本。

f.管理手册和程序文件由公司办公室负责发放，技术文件及管理方案由发放单位自行发放，并做好登记。

g.报送集团公司公文不允许自行报送各业务部门，应统一由公司办保密室对口报送集团公司办公室保密室，由该部门登记分发至相关业务部门。

对有报送公文时限要求的，不允许无特殊原因拖延报送时间。

h.无特殊情况，下级单位不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题。

i.所有文件的收发均应登记。

文件的收发由各级办公室负责，要履行严格的签字手续。

各级办公室应指定专人负责文件的收发与登记，并建立收（发）文登记簿。

文件登记后分发至相关部门，相关部门负责对重要文件的传阅，在文件传阅卡上填写呈送单位意见。

j.施工组织设计等技术文件及环境管理方案、职业健康安全方案等由本级总工程师批准发布。

5.2.3标准类文件

a.国家及行业颁布的有关材料、设备车辆方面的标准、规范由设备物资运输部负责收集、购买并发放。

b.国家及行业颁布的有关工程施工的技术、环境保护标准、规范、规程、标准图集等由工程管理部每年公布清单，各单位按清单使用有关标准、规范。

必要时负责收集、购买并发放。

c.国家及行业颁布的有关工程施工定额等，由经济管理部负责收集、购买并发放。

d.质量和职业健康安全的标准、规范，由安全质量部负责收集、购买并发放。

e.国家及行业颁布的有关试验方面的标准、技术规范等，由中心试验室负责收集、购买并发放。

f.地方标准由各分公司、指挥（项目）部相关部门负责收集、购买并发放。

以上标准类文件均由各相关部门负责人确定其适用性并决定发放范围。

5.2.4合同类文件

a.合同文件的编制、审核、批准、登记、发放和保存，分别按照《与工程有关要求的确定、评审程序》（ZT1502CX05）、《公司经济合同管理办法》、《工程项目责任成本管理办法》、《设备物资内部调配管理办法》、《设备固定资产使用费计收办法》、《机械设备内部台班费定额》、《中铁十五局集团使用外部劳务管理办法》和《集团公司、集团公司党委关于进一步规范外部劳务管理的实施意见》等的有关要求执行。

b.工程施工过程中的顾客合同由经营部保管。

c.工程施工过程中的分包合同、采购合同、租赁合同及设计变更、索赔等合同由各分公司、指挥（项目）部相关职能部门收集、保管、存档，并确保资料完整有效。

5.2.5图纸类文件

a.施工图纸由各分公司、指挥（项目）部工程管理部门负责收集、登记、发放和管理，其发放范围由各单位领导确定。

图纸的收发应填写图纸收发记录。

b.设计变更、工程洽商的管理，按《与工程有关要求的确定、评审程序》（ZT1502CX05）的规定进行，发放范围应与图纸的发放范围保持一致。

5.2.6外来文件

外来文件由公司办公室负责做好登记后，分发至相关部门承办。

相关部门应提出具体意见呈公司领导批阅并组织传阅。

各基层办公室负责做好本级外来文件的登记与管理。

5.3文件的标识、修订、作废与归档

5.3.1文件标识

a.文件的标识包括：

秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、版本、编号、分发号、发布单位、发布日期等。

b.管理性公司公文以红头文件形式下发，发文字号是识别标识，范围为主送和抄送单位。

发放单位无需作其它标识。

《管理手册》、《程序文件》、法律法规汇编、合同文本、图纸等文件由发放单位在文件的左上角统一编号（如：

001、002等依次类推），注明编号、版本等，以便识别其修订状态。

c.文件的使用者和保管者应确保文件标识的完整、清晰。

对保留的作废文件以“作废”印章予以标识。

5.3.2文件修订

a.文件修订时要履行文件更改审批手续，同时要修订与之相关的文件。

《管理手册》和《程序文件》由安全质量部负责组织各有关部门修改。

b.为便于识别文件的修订状态，换版文件应注明新的版本号，换页文件应注明新的修订状态，而手改文件则必须采用划改方式。

5.3.3文件作废

a.文件作废时，发放单位应及时通知文件的持有单位。

b.各级办公室人员应将修改信息通知到有关人员，并根据文件现行有效版本清单和文件作废通知查证本单位的文件，对作废文件（包括电子文档）应及时从所有发出或使用场所作废或收回，防止误用。

c.作废或收回的文件报本单位领导批准后自行销毁，填写《销毁文件登记表》，做好记录。

d.对确因需要保留的作废文件，文本文件加盖“作废”印章予以标识，电子文档在文件名后标注“（作废）”字样予以标识。

e.为确保文件保持清晰、易于识别和检索，文件持有人应对文件进行妥善保管，并做到文件干净、整齐、无污染，重要标识保存完好。

f.文件持有人应将文件放在固定的地点和位置，认真登记，分类存放，以便查找。

5.3.4文件归档

a.质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系有关的管理性文件，由公司办档案室按照《中铁十五局集团第二工程有限公司档案管理办法》进行收集、整理、立卷和归档。

b.工程项目管理过程中形成的施工资料，由各分公司、指挥（项目）部的工程管理部门按照《竣工资料收集整理管理办法》编制，公司工程管理部进行审核、归档。

c.合同类文件、图纸类文件等竣工资料移交，按《关于转发〈铁路建设项目竣工资料编制移交办法〉的通知》和《工程档案管理补充规定》执行。

d.凡需归档保存的文件、资料，公司办档案室应做好文件归档登记，保证归档的质量和数量。

e.归档文件借阅应严格按照《中铁十五局集团第二工程有限公司档案管理办法》规定办理借阅手续，填写《档案借出登记表》，严防文件的损坏和丢失。

6相关文件

6.