人事档案管理制度及登记表.docx

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人事档案管理制度及登记表

公司人事档案管理制度

第一章总则

第一条为了将企业人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。

便于相关人事档案材料的借阅和使用。

特制订本制度。

第二条档案与借阅的定义。

档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。

借阅是指本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。

第三条本制度适合公司总部及各办事处及分支机构。

第二章人事档案分类

第四条员工人事档案具体分为分四大类：

即入职档案、职位档案、薪酬考核档案、其他档案。

第五条入职档案。

1.个人简历、员工入职登记表、面试评价表、身份证、户口本、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

2.动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。

第七条职位档案。

职位说明书、职务说明书、职务任命书。

职务变动申请、职位职务变更记录。

第八条薪酬考核档案。

试用期考核表、员工试用期总结表。

季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。

工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。

第九条其他档案。

个人党、团相关资料。

各类奖励、处罚记录。

离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他协议

第三章档案的归档、核对与传递

第十条归档的程序如下：

首先，对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

登记《人事档案登记表》，见附件1。

最后，在目录上补登材料名称及有关内容。

将新材料放入档案盒中，同时备份电子版。

第十一条人事档案的核查核对。

检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。

第十二条检查核对一般要定期进行。

但在下列情况下，也要进行检查核对：

第十三条突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。

对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

第十四条人事档案的转递。

档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：

取出应转走的档案。

在档案底账上注销。

填写《转递人事档案材料的通知单》。

按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。

另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

第四章人事档案的利用

第十五条人事档案的利用有以下三种方式：

即查阅、借出使用、出具证明材料。

第十六条查阅。

设立档案查阅资料室以供利用查阅。

相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。

档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。

第十七条借出使用。

相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。

借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。

见附件

第十八条出具证明材料。

一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。

出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。

第五章人事档案的管理

第十九条在通过以上方式管理人事档案时，必须符合一定的手续。

这是维护人事档案完整安全的重要保证。

具体分为以下三种：

第二十条查阅手续。

查阅手续包括以下内容：

首先，由申请查阅者填写《档案利用申请表》，见附件2。

在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。

人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

第二十一条外借手续。

首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。

把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。

第二十二条出具证明材料的手续。

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

首先，由有关人员（部门）提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

第六章人事档案保密规定及保存期限

第二十三条公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

第二十四条公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。

附件1

人事档案登记表

一、基本情况

姓名

性别

出生日期

照片

民族

身高

体重

政治面貌

籍贯

婚否

最高学历

毕业院校

所学专业

身份证号码

户口所在

现住址

邮编

联系电话

教育经历（从最高学历开始）

起止时间

学校名称

所学专业

学历

工作经历

起止时间

公司名称

职位

联系电话

家庭情况

姓名

与本人关系

所在单位

职务

联系电话

其他技能

汽车驾驶

□A照□B照□C照□其他驾龄：

年

证书

驾驶

计算机操作

会实用软件：

□word□excel□photoshop其他：

熟练程度：

□差□一般□熟练□精通打字速度：

字/分钟

语言能力

外语语种：

口语能力：

□差□一般□熟练□精通

听写能力：

□差□一般□熟练□精通

二、入职情况

所属部门

担任职务

正式入职时间

转正时间

备注

三、档案所含资料

应聘人员申请表

人员档案登记表

试用期人员转正定级审批表

身份证复印件

学历证书复印件

劳动合同

档案查阅申请单

申请人

所属部门

柜号卷名

份数文件类型

份页

□原件□复印件

文件名称

查阅事由

档案密集

□普通□密□机密□绝密

查阅方式

□借出本单位□借阅□查阅

□摘记□复印□其他

查阅日期

预计归还日期

部门主管审批：

档案所属部门审批：

总经理审批：

实际归还签章

档案室确认签收

二、员工变动审批表

姓名：

　　到职日期：

在职部门：

现任职务：

调动事项：

□公司内调职□辞职□薪金调职

□公司间调职□辞退□其他

调职专用：

岗位变动：

由公司岗位至公司岗位

薪金变动：

由元/月至元/月

其他补助：

生效日期：

备注：

离职专用：

离职原因：

员工签字确认：

通知日期：

　　　最后工作日：

当月累计天考勤

备注：

审批：

直属上级：

行政部/人力资源：

财务部：

总经理：

董事长：

日期：

______年____月___

三、员工奖惩记录表

填表日期：

姓名

入职日期

部门

岗位

奖惩事由：

奖惩依据：

奖惩决定：

人力资源意见：

副总经理意见：

总经理意见：

被奖惩人签收：

签收日期：

被奖惩人拒签（复议）签字：

签字日期：

复议：

签字：

日期：