工程监理档案资料管理办法.docx
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工程监理档案资料管理办法
工程监理档案资料管理办法
1.总则
1.1为加强工程项目监理档案资料的收集、整理和归档工作，充分发挥工程监理档案、资料在监理业务活动和项目监理工作中的作用，特制定本管理办法。
1.2公司工程监理档案工作遵循“分级收集,集中管理”的原则，即由公司各有关职能部门和现场项目监理部按其分管范围收集并整理与监理活动有关的文件、记录、资料，经公司工程技术管理部审阅后，交公司办公室统一归档,存储和使用管理。
1.3工程监理档案资料包括文字、图像、声音等书面及多媒体形式的各类资料记录。
1.1归档的工程监理档案应真实可靠、字迹清楚、图像清晰、手续齐全，易于长期保存。
2.项目监理档案、资料收集的要求
2.1工程监理档案、资料是在监理业务活动和项目监理实施过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的原始记录。
工程监理档案、资料工作要与工程项目各环节同步，从每一项目的业务洽谈、招标投标即应开始进行文件资料的积累、整理、审查工作,至监理合同履约完成或中止，即应完成资料的归档。
2.2公司各有关部门应指定专人负责所管范围内的档案资料的收集、整理并提交相关文件记录。
其中,技术与管理文件资料（含多媒体资料）在文件正式发布和项目竣工验收后，经工程技术管理部审核,在一个月内按时归档，其他档案资料按公司《档案管理规定》执行。
2.3项目监理部应有专人（内业人员）在总监理工程师领导下负责日常的工程监理档案、资料的收集、整理、编目和项目竣工后的组卷、装订工作。
各种签认单、抽检单和工作函件，各监理人员收集后三天内交内业人员保存。
2.4所有监理文件资料经专人统一收发登记，送本项目负责人审阅,核发至有关人员传阅，并由资料管理人员按文件种类统一编号、分类保存，其编号按附录一《监理文件、资料编号系统说明》、附录二《监理文件、资料编号分类表》、附录三、《监理文件、资料发放编号编制说明》、附录四《监理项目分类管理说明》编制。
2.5工程监理资料存放应做到标准化.属档案资料的文件一律用A4纸张装订，由资料管理人员对文件统一编号后分类设文件夹，卷夹粘贴标签，书写条款名号，文件对号入座，分门别类存放。
2.6工程监理资料借阅均应办理借阅手续，并按时归还。
2.7应及时对监理项目招投标、监理技术和管理文件、影像图片、现场工程各阶段验收、签证等各个环节的资料做好分类整理工作，为资料的归档做好准备。
3.工程竣工监理档案、资料归档移交要求
3。
1工程项目监理的文件资料，在工程竣工验收后一个月内，送公司工程技术管理部审核后,由监理项目部按归档要求装订成册,移交至公司办公室存档保存。
移交时须填写移交清单。
3.2工程监理档案、资料组卷依照时间顺序先后，按工程监理档案、资料归档范围（见附录二中有保管期限要求的文件、资料）立卷装订，每页要有编号,每项卷要有目录。
其中移交的影像资料每张或每一段、每一场景等均应附有相应的文字说明。
3。
3文件种类、份数、页数逐件核对,不得缺少,卷内文件排列有序。
3.4公司办公室对移交、归档的档案、资料,认真核对、验收后存档保存。
4。
工程监理档案、资料的保管
4.1由公司办公室对档案资料室进行日常管理，以保证档案资料的完整和安全。
4.2归档档案建立检索程序，方便查阅。
借阅应办理借阅手续,工程监理档案资料的借阅一般在档案资料室内进行,若有特殊情况须外借，应经办公室主管负责人同意后方可借阅，最长借期为一个月，愈期不还给予必要的经济处罚；若遗失案卷，则由档案借阅部门（人）作出书面陈述，办公室提出处理意见,报总经理审批。
4.3对已满保管期限或已失去保存价值的档案、资料的鉴定工作，由办公室会同工程技术管理部共同完成,对属档案的、并确定需销毁的，要造具销毁清册,经企业负责人批准并报上级档案主管部门同意后，方可销毁；对属资料的、确定需销毁的，应造具销毁清册，经工程技术管理部审核同意后，方可销毁.
5.工程监理档案的编号
工程监理档案在工程档案中的编号为“1”。
保管期限为永久、长期、短期的档案，按要求收集、整理、组卷、装订、保管。
6.保存期说明
永久：
无限期永久保存.
长期:
保存期限等于该工程的使用寿命。
短期：
3~20年。
同施工期：
为3年以下或自该工程开工至工程档案归档止。
7.本办法自发布之日起执行,由办公室负责解释、修订和补充，工技部配合。
附录一：
监理文件、资料编号系统说明
1、编号图例
AAA－x/BB/C/D/EEE
其中：
AAA表示工程监理项目编号或部门编号，各项目具体编号由经营管理部按监理合同签订先后顺序排列得出。
X表示单位工程序号,“＊”表示
BB表示工程监理文件、资料大类编号，其编号由文件及资料分类编号清单列出
C表示工程监理文件、资料大类下的分类编号,其编号由文件及资料分类编号清单列出
D表示工程监理文件、资料在分类下的按专业或专项分类的编号，其编号由文件及资料分类编号清单列出
EEE文件编排序号
注:
当文件及资料在编排中没有专业或专项号（D）时,该项编号用“*”表示。
附录二：
监理文件、资料编号分类
建设工程监理资料（记录）分类目录（建筑工程类）
大类号
大类名称
分类号
分类资料（记录）名称
专业及专项号
专业及专项名称
保存期限
1
监理计划
01
监理规划（含电子文档）
短期
02
监理实施细则（含电子文档）
01
桩基
A、B类:
短期
C类：
同施工期
02
围护（支护）
A、B类：
短期
C类：
同施工期
03
地下结构（人防）
A、B类：
短期
C类：
同施工期
04
上部主体结构
A、B类：
短期
C类：
同施工期
05
装饰装修
A、B类：
短期
C类：
同施工期
06
建筑安装
A、B类：
短期
C类：
同施工期
07
幕墙
A、B类：
短期
C类:
同施工期
08
智能化建筑
A、B类：
短期
C类：
同施工期
09
电梯
A、B类：
短期
C类：
同施工期
10
消防
A、B类：
短期
C类:
同施工期
11
钢结构
A、B类：
短期
C类:
同施工期
12
专项安全
同施工期
13
防渗漏及质量通病
A、B类:
短期
C类：
同施工期
14
其它
A、B类：
短期
C类:
同施工期
03
监理专项方案（含电子文档）
01
旁站
同施工期
02
影像资料
A、B类:
短期
C类：
同施工期
03
其它
另定
2
监理管理文件资料
01
监理合同
01
中标通知书
长期
02
监理备案证明
长期
03
委托监理合同（协议）
长期
04
补充监理合同（协议）
长期
05
委托检测（试验）合同（协议），附单位证明材料
同施工期
06
合作监理合同（协议），附单位证明材料
短期
02
总承包合同
同施工期
03
分包合同
同施工期
04
采购合同
同施工期
05
监理工作制度
同施工期
06
现场监理部岗位职责
01
总监理工程师
同施工期
02
专业监理工程师（含安全）
同施工期
03
监理员
同施工期
04
资料内业员
同施工期
07
人事管理
01
总监理工程师授权书
短期
02
总监代表授权书
短期
03
人员调动记录（解聘、调动）
同施工期
04
人员考核记录
同施工期
05
人员考勤记录
同施工期
08
各类名录、清单
01
现场监理部机构图和人员名单
同施工期
02
监理记录表式一览表
同施工期
03
各类有效文件一览表
同施工期
04
标准、规范、图集等一览表
同施工期
05
文件传阅记录表
同施工期
06
业主提供文件资料登记验证表
同施工期
07
监理设备、检测工具一览表
同施工期
08
胸卡、安全帽清单
同施工期
09
监理影像资料及目录
A、B类：
短期
C类：
同施工期
09
监理内部交底
01
土建结构
同施工期
02
设备安装
同施工期
03
装饰装修
同施工期
04
钢结构
同施工期
05
安全监理
同施工期
06
其它
同施工期
10
监理日记
01
综合
同施工期
02
安全
同施工期
11
监理工作月报（含电子文档）
01
综合监理月报
A、B类：
短期
C类：
同施工期
02
安全监理月报
同施工期
03
监理工作旬、周报
同施工期
04
其它监理报表
同施工期
12
会议纪要
01
监理内部会议
同施工期
02
工程例会、协调会
A、B类：
短期
C类:
同施工期
03
专题会议
另定
13
建设单位（业主）提供的文件、资料
01
地质勘察资料
同施工期
02
基地道路红线图及规划用地文件、资料
同施工期
03
许可证资料
同施工期
04
设计图纸（包括设计变更）
同施工期
05
项目建设其它批文及资料
同施工期
14
监理工作总结（含电子文档）
短期
15
监理自查记录
01
现场项目监理部自查记录
同施工期
02
公司检查记录及改进记录
同施工期
03
上级和政府主管部门监督检查记录及改进记录
同施工期
16
建设单位（业主）意见记录
01
建设单位（业主）意见征询表记录
同施工期
02
建设单位（业主）投诉、抱怨记录及处理记录
同施工期
3
监理控制保证记录
（1）施工准备
01
工程开工/复工报审表，
建设工程开工/复工报告
01
地下部分
同施工期
02
地上部分
同施工期
03
专项（专业）工程
同施工期
02
设计交底与图纸会审会议纪要
01
监理内部图纸审核记录
同施工期
02
土建
同施工期
03
安装
同施工期
04
其它专业
同施工期
03
施工组织设计（四新技术方案）报审
01
总施工组织设计审核记录
A类:
短期
B、C类：
同施工期
02
专项施工方案审核记录
A类：
短期
B、C类：
同施工期
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