采购管理程序.docx

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采购管理程序

采购管理程序

1　适用范围

适用于任何影响本组织产品质量的工程材料及安全防护用品。

2　目的

确保采购过程满足要求、采购产品的质量符合施工过程的需要及健康安全、环境的要求。

3　职责

3.1　经营部负责本程序的实施及管理，负责工程材料、半成品、工程设备及劳动防护用品的采购的控制。

3.2　分公司/项目部负责材料及劳动防护用品采购全过程的实施和管理。

4　管理程序

4.1　材料及劳动防护用品的分类

4.1.1材料的分类

根据本企业的具体情况，将建筑材料分为工A、B、C三类：

（1）A类：

钢材、水泥；

（2）B类：

各类砌筑材料、配电箱、门窗、暖气片、给排水管、电线、电缆、防水材料、商品砼、外加剂、焊条（焊剂）、套筒、半成品、工程设备及对工程质量有影响的批量采购的材料。

（3）C类：

砂石料及低值易耗品。

4.1.2　劳动防护用品分类

（1）安全帽类：

塑料、橡胶、玻璃、胶纸、防寒和竹、藤安全帽；

（2）呼吸护具类（预防尘肺和职业病的重要护具）：

按用途分为防尘、防毒、供氧类，按作用原理分为过滤式、隔绝式类；

（3）眼防护具：

焊接用眼防护具、微波防护具、激光防护以及防X射线、防化学、防尘等眼护具；

（4）听力护具（长期在90dB以上或短时在115dB以上环境中工作时使用）：

耳塞、耳罩和帽盔三类；

（5）防护鞋：

防水鞋、绝缘鞋；

（6）防护手套：

耐酸碱手套、电工绝缘手套、电焊手套、防X射线手套、石棉手套、普通线（棉布）手套；

（7）防护服：

用于保护职工免受劳动环境中的物理、化学因素的伤害的护具；

（8）防坠落护具：

安全带、安全绳和安全网；

（9）护肤用品（用于外露皮肤保护用品）：

护肤膏和洗涤剂；

（10）防晒、防雨用品：

雨伞、大阳伞、雨衣等。

4.2　采购原则　

材料采购实行准入制度，公司确认合格供方范围内材料，并发布价格信息，允许进入公司的施工工地，各单位在公司认可的合格供方（供方必须持有兵团一建材料供应“准入证”）范围内，通过招标或询价采购方式，签订购货合同后自行采购。

并按本程序的要求实施管理。

4.3　采购过程

4.3.1　采购计划的编制与审批

工程项目依据施工图及工程进度的需要，编制材料采购计划，此计划由项目经理批准。

4.3.2　合格供方调查及评价

（1）　A类材料由公司经营部组织技术质量部、试验室相关人员对供应商进行考查评价。

（2）B类材料由使用单位的材料员进行调查、评价，由材料员填写《供方调查表》、《供方评价表》和《合格供方申报表》。

注：

其中外加剂由公司试验室对其进行考查评价

（3）　对于C类及另星材料，由材料使用单位的材料员直接看样评价。

（4）　劳动防护用品中第

（1）类安全帽、第（8）类的安全带、安全绳及安全网和其它各类中的绝缘、防毒用品，按4.3.2条款中的第

（2）条“B类材料”进行评价，报安全科进行审批；其余各项按（3）条“C类材料”进行评价。

劳动防护用品必须经有资质检测的相关部门对该单元工程进行抽检，检测合格并出据检测报告后，方可使用。

（5）评价内容

a>当地政府主管部门法规规定及核准的合格供方名单。

b>供方能否提供生产许可证、营业执照、检验报告、产品合格证、环保产品认证书、CSDS及MSDS安全技术说明书等。

c>企业获得名优产品的称号。

d>对重要、复杂的工程设备售后服务的评价。

e>如果供方是销售单位，必须对其生产单位进行评价。

f>供方产品的供应表现状况：

产品质量、交货期、履约能力等。

g>供方质量管理体系对于按要求如期提供产品的保证能力。

h>供方的顾客满意程度。

i>对于八钢钢材、天山（屯河）水泥及本企业生产的商品砼，可只提供检验报告及产品合格证。

j>对于有放射性元素的材料需提供放射性元素检测报告。

（6）外区施工项目或分公司若在当地采购，可按上述评价原则进行评价和选择。

4.3.3　合格供方的审批及发布

（1）A类材料由经营部发布；

（2）B类材料由使用单位填写《合格供方申报表》，项目经理签字后，连同采购计划、调查表、评价表一同报经营部审批，劳动防护用品报安全科审批，并报经营部备案后，进入公司《合格供方名录》。

4.3.4　评价合格供方资料，A类材料供方资料由经营部存档至工程竣工两年，B类材料供方资料由分公司存档至工程竣工两年（防水材料存档五年）。

4.3.5　采购合同的签订

（1）根据采购计划，与评价合格的供方签订购货合同：

合同中应写明：

a>质量要求（质量标准、供方对质量负责的条件和期限）

b>供应期限要求（产品质量与付款的关系及违约责任）

c>产品验证要求（明确验收方法及提出异议的期限）

必要时还应写明：

a>对供方过程或程序要求

b>供方设备的要求

c>供方的人员资格要求

d>对供方质量管理体系要求

（2）购货合同一律报经营部、司法办公室审批后方可报经理办盖章，以确保信息是充分和适宜的（外区施工项目由项目部与供货方签订合同，项目经理审批）。

（a）公司准入范围的材料原则上必须签订合同（材料标的额在8000元以内的少量、另星材料可不签订合同）；

（b）合同签订后，购货单位与供货单位凭合同进行结算，供方一律凭合同及《准入证》在经营部备案后到结算中心结算。

（c）文件下发前，列入公司准入材料的应付款，由各单位会计列出明细在结算中心备案。

（d）合同一式数份，经营部存原件，购货单位的合同存入到会计处并建立合同登记台帐，以备结算。

4.4　材料价格信息的发布

（1）准入进入公司范围的材料的价格信息，由经营部公室不定期发布并及时报送有关领导。

（2）公司的价格信息指导价为最高限价，各单位在此价格的基础上比质比价，货比三家，择优选择，依据采购计划自行采购。

4.5　材料的进场验收及向监理的报验

4.5.1　材料进入现场时，由质检员（或专业技术员）验收材料的外观质量及材质证明文件，合格材料在“物资入库单”上签字，不合格材料立即通知材料员退回，对不能立即退回的必须进行标识。

4.5.2　保管员对材料的规格、数量进行验收，对须复试的原材料及时通知试验员进行抽样送检，抽样详见《试验工作管理程序》。

4.5.3　当合同规定顾客要对供方的产品进行验证时，施工单位应提供必要的条件，使顾客能对供方产品是否符合规定实施验证。

4.5.4　当组织或顾客要在供方或货源处进行验证时，在采购合同中要对检验的安排和产品的交付方法做出规定。

4.5.5　质检员对验收合格的材料，填写《工程材料/构配件/设备报审表》，向工程监理进行报验。

4.5.6　劳动防护用品进场必须经安全员进行验收，在材料入库单上签字，并及时抽取样品到有资格的检测机构检验。

保管验其数量及规格，登记入库台帐并做好发放使用登记台帐。

4.5.7　“物资入库单”上验证人员未签字视为该材料不合格。

若因材料质量影响工程质量，将追究购买及验收人员的经济和法律责任。

4.6　材料的标识和可追溯

4.6.1　标识

（1）现场材料由现场保管员对容易混淆、容易用错、顾客提供的产品及易燃、易爆、剧毒品用标识牌加以标识。

合格材料用物资入库单进行标识。

（2）库存材料标识

①工程用材料必须标识；

②易耗材料适当加以标识

③工具可采用“往返区”的标识加以标识。

4.6.2　状态标识：

由现场试验员对没有检验和检验未完成的材料用“禁用”标识牌进行标识，合格材料不进行标识。

4.6.3　不合格材料的标识

对于不合格材料由质检员用“不合格”标识牌加以标识。

4.6.4　材料的追溯，以“物资入库单”及向监理报验的“工程材料/构配件/设备报审表”进行追溯。

对顾客提供的产品，由质检员验收并填写《顾客提供产品台帐》，此台帐最终交资料员，随竣工资料一并存入档案室。

4.7　现场材料管理

4.7.1　搬运（包括二次倒运）

进入施工现场的各种产品（构件、材料）由各工地组织搬运：

（1）搬运前要查看产品的状态，核对货单是否一致；

（2）对易燃、易爆、有毒、易损坏及有温湿度要求的产品，应采取专门的防护措施；

（3）卸车时严禁任意抛扔。

4.7.2　贮存

（1）材料员根据采购计划将材料购回后，要及时填写《物资入库单》（前半部分）交给保管员办理材料入库或预入库，并向资料员及时、完整地提供材料的所需相关资料（材质证明、合格证等），保管员验收材料数量后，填写《物资入库单》（后半部分）的“实际入库”一栏，材料员和保管员都需在入库单上签字。

保管员对没有进到现场的或没有亲自验收的材料，要认真核实，绝不允许随意办理入库单，否则一经查出将严肃处理。

（2）现场材料堆设，各区之间要保持一定距离，存放地必须平整坚实，有防潮、防雨、防腐要求的物资应有防潮、防腐措施，同时应做好现场的防火工作。

（3）库存物资按使用性能分类存放，做到“两齐、三清”

①两齐：

堆放整齐，库存整齐；

②三清：

材料清、规格清、数量清。

（4）对有特殊要求的物资应单独存放（包括建设单位提供的产品）。

严格控制易燃、易爆、剧毒物资的堆放条件和数量，不得与其它物资混在一起堆放，应备有消防设备和器材，以防止火灾和意外事故发生。

4.7.3　材料出库

保管员根据工程实际完成形象进度及材料的实际消耗及时办理出库手续，零星材料（包括低值易耗品）随领随出，也应及时办理出库手续；结存贮期有要求的材料，实行先入先出，防止变质。

材料出库单应编号。

4.8　对供方的重新评价

4.8.1　《兵团一建材料采购准入证》有效期为当年，在年度内对现有供方在供货后，由使用单位对其按要求提供产品的履约状态及持续保持能力进行评价，若出现质量问题及时与供方进行有效沟通，加强产品的验证，并报经营部停止其供货，由经营部下发《准入证》的作废通知，并从《合格供方名录》中剔出。

4.8.2　评价结果及跟踪措施的实施情况必须予以记录。

在采购合同履行过程中，凡供方因产品质量、供货保障、款项支付等方面出现对企业造成不良影响的行为，由经营部依据经办单位提交的不良行为报告，记入供方不良行为档案。

凡被记入不良行为记录名单的供方，将限制或取消其准入资格。

4.9　材料的消耗核算

4.9.1　材料员无论采购的是欠账材料还是现款交易的材料，均实行逐日填写入库单，欠账材料凭保管、材料会计签字的材料入库验收单进行帐务处理，并预入库后生效。

4.9.2　暂无力支付的材料欠款，财务会计出据加盖公司专用章欠据并挂帐生效，赊欠材料统一使用公司的欠据。

凡未经财会人员按规定进行帐务处理的，其他任何人员出据的物资收据、材料款欠据等经济债务手续均无效，纯属个人行为，其后果由出据人自行承担法律经济责任。

4.9.3　对于材料已进场，发票尚未到达的情况，为了不影响当期工程成本，必须办理预入库，待正式发票到后，将前面办的预入库单按会计冲账规则，用红字将其冲掉，再重新办理入库手续。

4.9.4　保管员应认真、及时做好材料逐日进料、逐日领料台帐，根据物资出、入库单及时登记保管帐，各单位工程必须按八大类建立保管帐，做到帐物相符，工程不结束不准更换帐本。

4.9.5　保管员应至少十天一次将当月手续齐全的物资入库单、出库单转入材料会计处，由材料会计进行帐务处理。

4.9.6　每月二十八日前，各单位材料会计（附电子版报表）必须将材料报表报送到经营部、财务部进行审核汇总，将材料消耗总量与完成产值中应耗材料进行对比和各单元工程按定额中应耗材料与实际消耗材料进行对比，对于材料消耗不正常的单位及时检查，会同有关人员共同找出原因，并及时报送有关领导。

对于已发生或已构成工程实体尚未取得产值收入计取依据未计报产值（由统计员提供）的材料消耗，材料会计应在报表中进行分类标注。

4.9.7　各单位的材料报表需写编报说明，简明扼要的说明本单位的材料消耗核算情况，对于包工包料的产值和消耗，应单独说明。

4.9.8　每月末，经营部将对各单位材料会计当月的材料核算及报表数据的真实、完整、准确进行评比考核。

5　监督检查

经营部每年不定期对材料的采购过程进行监督检查及业务考核评比，填写《管理体系运行考核记录》；检查结果输入管理评审，考核结果将利用公司内部信息平台予以发布。