EXCE批量打印成绩表.docx
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EXCE批量打印成绩表
每到期末，老师都需要给每个学生家长发放一份通知书，其中包括学生成绩、评语等内容，以前大家往往是采用手工填写或者打印，必须要繁琐地对学生成绩进行排名、输入，工作量非常大。
实际上利用Excel的一些函数以及功能，就可以对学生成绩进行排名，并可以实现批量打印通知书，下面就以某学校的期末通知书打印为例，介绍Excel软件中的具体实现方法。
整理成绩以及评语表
通常一份标准的家长通知书，一般都需要包括学生成绩以及老师的评语，因此在打印通知书之前，必须将这些资料整理好，启动Excel2007，新建一个工作簿，将其命名，比如“2009年度通知书打印”，在其中新建一个工作表，将其命名为“学生成绩明细”，在此表中将各个学生的成绩复制过来，由于还需要对学生成绩进行合计、排名，因此在“总分”下面的I2单元格中输入求总分公式“=SUM（B2:
H2）”，在“排名”下面的J2单元格中输入公式“=“第”&RANK（I2，$I$2:
$I$71）&“名””，然后将这两个公式复制到对应的下面单元格区域中，就可以求出所有学生的总分以及在本班级中的排名了（图1）。
此外由于通知书中还需要添加老师的评语，因此新建一个工作表，将其命名为“老师评语”，在此表的A列中将学生成绩明细中的学生名单复制过来，然后在B列中输入老师对每个学生的评语（图2）。
设计通知书打印模板
虽然每个学校的家长通知书格式可能不完全相同，但是大体上是差不多的，新建一个工作表，将其命名为“批量打印通知书”，然后在此表的A2:
K24单元格区域中，根据自己学校的要求，输入家长通知书的必要内容，如标题、开头语、成绩表格、评语表格以及家长填写意见的位置（图3）。
由于要实现批量打印，必须在此通知书模板中添加一个通知书序号选择单元格，这样就能够通过这个单元格中的不同序号，显示不同的家长通知书，在L3单元格中输入“请输入序号”，然后确定M3单元格为通知书序号选项单元格。
同时为了将前面学生成绩明细中每个学生的数据自动引用过来，在通知书中学生成绩明细表“学生姓名”下面的A12中输入公式“=OFFSET（学生成绩明细!
$A$2，$M$3*1-1，0）&“””，在第一门课“语文”下面的B12中输入公式“=VLOOKUP（$A$12，学生成绩明细!
$A$2:
$K$60，2，0）”，在第2门课“数学”下面的B12中输入公式“=VLOOKUP（$A$12，学生成绩明细!
$A$2:
$K$60，3，0）”，并依次类推，然后在存放老师评语的A14中输入公式“=VLOOKUP（$A$12，老师评语!
$A$2:
$B$71，2，0）”。
这样当在M3单元格中输入1时，就会在通知书模板中显示第一个学生的家长通知书，而输入2时，则显示第二个学生的家长通知书。
需要注意的是，此处使用了OFFSET、VLOOKUP等函数，其作用为根据M3单元格中的数值，自动引用学生成绩明细对应的学生姓名，而且在成绩表以及评语中自动引用相应学生的成绩以及评语资料，而公式“OFFSET（学生成绩明细!
$A$2，$M$3*1-1，0）&“””中的$M$3*1则是针对不同数据之间相隔行数而定的，如果相隔2行，则将其修改为$M$3*2即可。
高效率批量打印通知书
在前面通知书模板设计的基础上，就可以利用控件进行批量打印通知书的工作了，在N2、N3中分别输入开始序号、结束序号，以其后的O2、O3单元格作为批量打印通知书的起始序号，接着单击“开发工具”菜单，单击“控件”功能区中的“插入”选项，在弹出的控件列表中，选择“ActiveX控件”中的命令按钮，将其拖动到M3单元格的下面。
接着右击此按钮控件，在弹出的右键快捷菜单中，选择“属性”命令，在随之弹出的“属性”对话框中，将此按钮控件的“Caption”属性，即按钮标题修改为“批量打印通知书”。
然后还是右击此按钮控件，选择“查看代码”命令，在弹出的VBA编辑窗口中输入以下批量打印命令：
PrivateSubCommandButton1_Click（）
Fori=Range（“o2”）ToRange（“o3”）
Range（“m3”）=i
ActiveSheet.PrintOut
Next
EndSub
输入完毕后，关闭此VBA编辑框，单击“控件”功能区中的“设计模式”选项，以退出设计模式，然后选择通知书的打印区域，最后在O2、O3单元格中输入需要批量打印家长通知书的起始序号，如1～50，最后单击“批量打印通知书”按钮，就可以立即打印出所需要的50名学生通知书了。
以上的批量打印是仅仅针对通知书打印而言的，实际上利用以上方法，稍微修改下，还可以应用到其他一些批量打印工作中，如打印标签、付款通知单、成绩单等等，通过这个方法能够大大提高工作效率，减少出现工作误差的几率。
常常使用Word编辑资料时发现，有些文字的下方会出现一些“下划线”，这些下划线是什么？
它有什么作用呢？
下面就让我们来彻底的了解Word中出现的下划线的含义吧！
A、红色或其他颜色的双、单下划线
默认情况下，使用“修订”功能后，新插入的文本将带有下划线标记。
在文档页面的左侧或右侧可能显示有竖线，它用来标记“修订行”。
B、邮件标题红色波形下划线
Word会自动检查电子邮件标题中的姓名，将它与OutlookExpress通讯簿中的名字相比较。
如果有多个名字与你键入的名字相匹配，则会在键入的名字下出现红色下划线。
C、紫色或其它颜色的下划线
默认情况下，使用过的超链接显示为紫色。
D、蓝色或其它颜色的下划线
默认情况下，超链接显示为带蓝色下划线的文本。
E、蓝色波形下划线
Word使用蓝色波形下划线标明不一致格式的可能实例。
F、紫色点下划线
智能标记以紫色点下划线的形式出现在文本的下方。
在Word中可以使用智能标记来执行操作，这些操作通常是需要使用其它程序来执行的。
G、红色或绿色波形下划线
当自动检查拼写和语法时，Word用红色波形下划线表示可能的拼写错误，用绿色波形下划线表示可能的语法错误。
右键单击红色波形下划线上的文字，Word将给出更正建议。
在使用Word时中使用过一些小技巧，发现很不错，对文字处理方面很有帮助，现整理如下:
1、Word表格玩自动填充
在Word表格里选中要填入相同内容的单元格，单击“格式→项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，选择任意一种样式，单击“自定义”按钮，在“自定义编号列表”窗口中“编号格式”栏内输入要填充的内容，在“编号样式”栏内选择“无”，依次单击“确定”退出后即可。
2、Word中巧输星期
单击“格式→项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，单击“自定义”按钮，在“编号样式”栏内选择“一、二、三”等样式，在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。
3、粘贴网页内容
在Word中粘贴网页，只须在网页中复制内容，切换到Word中，单击“粘贴”按钮，网页中所有内容就会原样复制到Word中，这时在复制内容的右下角会出现一个“粘贴选项”按钮，单击按钮右侧的黑三角符号，弹出一个菜单，选择“仅保留文本”即可。
4、快速转换大写金额
在Word中输入12345，然后点击“插入→数字”命令，在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁?
?
?
?
?
?
?
”单击“确定”，则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。
5、去掉自动编号功能
点击“工具→自动更正选项”，打开“自动更正”对话框，进入“键入时自动套用格式”选项卡，找到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复选项，取消前面的钩即可。
这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。
同样也可去除“画布”，方法是:
点击“工具→选项”，进入“常规”选项卡，去除“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。
6、画出不打折的直线
在Word中如果想画水平、垂直或“15?
、30?
、45?
、75?
”角的直线，只须在固定一个端点后，按住Shift键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，位置调整合适后松开Shift键即可。
7、加减乘除松输入
i和I在中文输入法智能ABC中有着特殊的意义，它们可以作为输入小写和大写中文数字的前导字符，还可以用来将数字运算符号变为相应的汉字，在i或I后面输入+、—、*、/，按回车键或空格键，即可得到与之对应的汉字加、减、乘、除。
8、部分加粗表格线
在Word中需要加粗某一条或几条表格线时，可以先在工具栏选项中点击“表格和边框”按钮，然后在“表格和边框”窗口选定“线型”与“线宽”，再点击“绘制表格”按钮，最后在欲加粗的表格线上从头到尾画上一笔即可。
9、打造整齐的Word公式
使用Word公式编辑器创建公式后，你如果感到其中的公式不整齐（特别是矩阵形式的公式），那么你可以通过下列方式进行微调:
单击该公式，右键进入“设置对象格式”，选择“版式”中任意一种形式，单击“确定”，再选中需要调整的项;按下Ctrl键后，利用光标上下左右移动对该项进行微调;重复上下左右移动对该项进行微调;重复上述步骤，直到将公式位置调整到满意为止。
10、文字旋转轻松做
在Word中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向。
但也可以用以下简捷的方法来做。
选中要设置的文字内容，只要把字体设置成“@字体”就行，比如“@宋体”或“@黑体”，就可使这些文字逆时针旋转90度了。
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