EXCE批量打印成绩表.docx

1、EXCE批量打印成绩表每到期末，老师都需要给每个学生家长发放一份通知书，其中包括学生成绩、评语等内容，以前大家往往是采用手工填写或者打印，必须要繁琐地对学生成绩进行排名、输入，工作量非常大。实际上利用Excel的一些函数以及功能，就可以对学生成绩进行排名，并可以实现批量打印通知书，下面就以某学校的期末通知书打印为例，介绍Excel软件中的具体实现方法。整理成绩以及评语表通常一份标准的家长通知书，一般都需要包括学生成绩以及老师的评语，因此在打印通知书之前，必须将这些资料整理好，启动Excel2007，新建一个工作簿，将其命名，比如“2009年度通知书打印”，在其中新建一个工作表，将其命名为“学生

2、成绩明细”，在此表中将各个学生的成绩复制过来，由于还需要对学生成绩进行合计、排名，因此在“总分”下面的I2单元格中输入求总分公式“=SUM(B2:H2)”，在“排名”下面的J2单元格中输入公式“=“第”&RANK(I2，$I$2:$I$71)&“名”，然后将这两个公式复制到对应的下面单元格区域中，就可以求出所有学生的总分以及在本班级中的排名了(图1)。此外由于通知书中还需要添加老师的评语，因此新建一个工作表，将其命名为“老师评语”，在此表的A列中将学生成绩明细中的学生名单复制过来，然后在B列中输入老师对每个学生的评语(图2)。设计通知书打印模板虽然每个学校的家长通知书格式可能不完全相同，但是大

3、体上是差不多的，新建一个工作表，将其命名为“批量打印通知书”，然后在此表的A2:K24单元格区域中，根据自己学校的要求，输入家长通知书的必要内容，如标题、开头语、成绩表格、评语表格以及家长填写意见的位置(图3)。由于要实现批量打印，必须在此通知书模板中添加一个通知书序号选择单元格，这样就能够通过这个单元格中的不同序号，显示不同的家长通知书，在L3单元格中输入“请输入序号”，然后确定M3单元格为通知书序号选项单元格。同时为了将前面学生成绩明细中每个学生的数据自动引用过来，在通知书中学生成绩明细表“学生姓名”下面的A12中输入公式“=OFFSET(学生成绩明细!$A$2，$M$3*1-1，0)&“

4、”，在第一门课“语文”下面的B12中输入公式“=VLOOKUP($A$12，学生成绩明细!$A$2:$K$60，2，0)”，在第2门课“数学”下面的B12中输入公式“=VLOOKUP($A$12，学生成绩明细!$A$2:$K$60，3，0)”，并依次类推，然后在存放老师评语的A14中输入公式“=VLOOKUP($A$12，老师评语!$A$2:$B$71，2，0)”。这样当在M3单元格中输入1时，就会在通知书模板中显示第一个学生的家长通知书，而输入2时，则显示第二个学生的家长通知书。需要注意的是，此处使用了OFFSET、VLOOKUP等函数，其作用为根据M3单元格中的数值，自动引用学生成绩明细对

5、应的学生姓名，而且在成绩表以及评语中自动引用相应学生的成绩以及评语资料，而公式“OFFSET(学生成绩明细!$A$2，$M$3*1-1，0)&“”中的$M$3*1则是针对不同数据之间相隔行数而定的，如果相隔2行，则将其修改为$M$3*2即可。高效率批量打印通知书在前面通知书模板设计的基础上，就可以利用控件进行批量打印通知书的工作了，在N2、N3中分别输入开始序号、结束序号，以其后的O2、O3单元格作为批量打印通知书的起始序号，接着单击“开发工具”菜单，单击“控件”功能区中的“插入”选项，在弹出的控件列表中，选择“ActiveX控件”中的命令按钮，将其拖动到M3单元格的下面。接着右击此按钮控件，

6、在弹出的右键快捷菜单中，选择“属性”命令，在随之弹出的“属性”对话框中，将此按钮控件的“Caption”属性，即按钮标题修改为“批量打印通知书”。然后还是右击此按钮控件，选择“查看代码”命令，在弹出的VBA编辑窗口中输入以下批量打印命令：Private Sub CommandButton1_Click()For i = Range(“o2”) To Range(“o3”)Range(“m3”) = iActiveSheet.PrintOutNextEnd Sub输入完毕后，关闭此VBA编辑框，单击“控件”功能区中的“设计模式”选项，以退出设计模式，然后选择通知书的打印区域，最后在O2、O3单元

7、格中输入需要批量打印家长通知书的起始序号，如150，最后单击“批量打印通知书”按钮，就可以立即打印出所需要的50名学生通知书了。以上的批量打印是仅仅针对通知书打印而言的，实际上利用以上方法，稍微修改下，还可以应用到其他一些批量打印工作中，如打印标签、付款通知单、成绩单等等，通过这个方法能够大大提高工作效率，减少出现工作误差的几率。常常使用Word编辑资料时发现，有些文字的下方会出现一些“下划线”，这些下划线是什么？它有什么作用呢？下面就让我们来彻底的了解Word中出现的下划线的含义吧！A、红色或其他颜色的双、单下划线默认情况下，使用“修订”功能后，新插入的文本将带有下划线标记。在文档页面的左侧

8、或右侧可能显示有竖线，它用来标记“修订行”。B、邮件标题红色波形下划线Word会自动检查电子邮件标题中的姓名，将它与Outlook Ex press通讯簿中的名字相比较。如果有多个名字与你键入的名字相匹配，则会在键入的名字下出现红色下划线。C、紫色或其它颜色的下划线默认情况下，使用过的超链接显示为紫色。D、蓝色或其它颜色的下划线默认情况下，超链接显示为带蓝色下划线的文本。E、蓝色波形下划线Word使用蓝色波形下划线标明不一致格式的可能实例。F、紫色点下划线智能标记以紫色点下划线的形式出现在文本的下方。在Word中可以使用智能标记来执行操作，这些操作通常是需要使用其它程序来执行的。G、红色或绿色

9、波形下划线当自动检查拼写和语法时，Word用红色波形下划线表示可能的拼写错误，用绿色波形下划线表示可能的语法错误。右键单击红色波形下划线上的文字，Word将给出更正建议。在使用Word时中使用过一些小技巧，发现很不错，对文字处理方面很有帮助，现整理如下: 1、 Word表格玩自动填充 在Word表格里选中要填入相同内容的单元格，单击“格式项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，选择任意一种样式，单击“自定义”按钮，在“自定义编号列表”窗口中“编号格式”栏内输入要填充的内容，在“编号样式”栏内选择“无”，依次单击“确定”退出后即可。 2、 Word中巧输星期 单击“格式项目符号和编号”，进入“编号

10、”选项卡，单击“自定义”按钮，在“编号样式”栏内选择“一、二、三”等样式，在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。 3、 粘贴网页内容 在Word中粘贴网页，只须在网页中复制内容，切换到Word中，单击“粘贴”按钮，网页中所有内容就会原样复制到Word中，这时在复制内容的右下角会出现一个“粘贴选项”按钮，单击按钮右侧的黑三角符号，弹出一个菜单，选择“仅保留文本”即可。 4、 快速转换大写金额 在Word中输入12345，然后点击“插入数字”命令，在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁? ? ? ”单击“确定”，则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。

11、 5、 去掉自动编号功能 点击“工具自动更正选项”，打开“自动更正”对话框，进入“键入时自动套用格式”选项卡，找到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复选项，取消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。同样也可去除“画布”，方法是:点击“工具选项”，进入“常规”选项卡，去除“插入自选图形时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。6、画出不打折的直线 在Word中如果想画水平、垂直或“15?、30?、45?、75?”角的直线，只须在固定一个端点后，按住Shift键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，位置调整合适后松开Shift键即可。 7、加减乘除松输入 i和I在中文输入法

12、智能ABC中有着特殊的意义，它们可以作为输入小写和大写中文数字的前导字符，还可以用来将数字运算符号变为相应的汉字，在i或I后面输入+、*、/，按回车键或空格键，即可得到与之对应的汉字加、减、乘、除。 8、部分加粗表格线 在Word中需要加粗某一条或几条表格线时，可以先在工具栏选项中点击“表格和边框”按钮，然后在“表格和边框”窗口选定“线型”与“线宽”，再点击“绘制表格”按钮，最后在欲加粗的表格线上从头到尾画上一笔即可。 9、打造整齐的Word公式 使用Word公式编辑器创建公式后，你如果感到其中的公式不整齐(特别是矩阵形式的公式)，那么你可以通过下列方式进行微调:单击该公式，右键进入“设置对象格式”，选择“版式”中任意一种形式，单击“确定”，再选中需要调整的项;按下Ctrl键后，利用光标上下左右移动对该项进行微调;重复上下左右移动对该项进行微调;重复上述步骤，直到将公式位置调整到满意为止。 10、文字旋转轻松做 在Word中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向。但也可以用以下简捷的方法来做。选中要设置的文字内容，只要把字体设置成“字体”就行，比如“宋体”或“黑体”，就可使这些文字逆时针旋转90度了。 . .