档案信息管理细则修改版.docx
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档案信息管理细则修改版
目录
1编制目的1
2编制依据1
3适用范围1
4信息流管理1
4.1信息流来源及分类1
4.2信息流通方式及程序3
4.3信息收集和传递规定5
4.4信息文函、表格的编码方式6
4.5文函处理时限7
4.6信息整理及归档7
5.附表9
1编制目的
为规范监理机构对工程建设中各信息源发出的工程信息的收集、加工处理、传递、使用及储存等的全部管理工作，特编制《南水北调中线干线一期鹤壁段工程信息档案管理细则》（以下简称《细则》）。
2编制依据
（1）南水北调中线干线一期鹤壁段工程合同文件；
（2）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）；
（3）《水利水电工程施工验收规程》（SL223-1999）；
（4）《水利工程建设项目施工监理规范》SL288-2003；
（5）《南水北调中线干线工程建设管理文件汇编》。
（6）《南水北调中线干线工程鹤壁段代建项目建设管理制度汇编（试行）》
3适用范围
本《细则》适用于鹤壁段工程Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ标段承包商与监理部间和监理部与代建部间的来往文函处理以及监理部内部的档案管理。
4信息流管理
4.1信息流来源及分类
4.1.1业主信息
（1）由业主单位提供的工程项目初步设计（或技术设计）报告、各类专题报告、工程施工招投标文件、施工合同文件等。
（2）由业主单位下发的有关建设管理的各类“规定”、“办法”、“要求”，有关工程建设的各类计划、指示、通知、简报及其他文函，有关呈报事项的批复、批转、复函等。
4.1.2设计信息
包括施工详图、施工技术要求、技术标准、设计变更、设计（代）通知等文件。
4.1.3施工信息
主要由承建单位发出的工程项目施工信息。
（1）施工合同管理信息。
包括工程项目开工申请报告、施工组织设计、对设计图纸和设计文件的反馈意见、合同变更及设计变更问题的函（报告）等。
（2）施工质量信息。
包括承建单位质量保证体系的报告；承建单位测量、试验机构资质资料；原材料合格证明、试验资料、中间产品检测试验资料；单元工程、分部、分项工程“三检”资料及验收申请、工程验收质量评定资料及验收报告；质量安全事故处理报告及施工记录；施工质量安全月报等。
4.1.4由监理单位收集、整理、加工、传递的信息
（1）综合管理类信息。
包括监理合同、协议，监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理工作程序、内部管理规章制度等。
（2）组织协调类。
包括施工图审查意见，施工组织设计（方案）审查意见、质量保证体系审查意见、开工申请报告的批复意见、设计变更签审单、设计交底会审纪要，专题及协调会议纪要、监理工程师指令、监理工作联系单等，有关通知及批复文件。
（3）质量控制类。
包括合同项目划分，原材料及中间产品监理检测试验资料，测量成果复核资料，工程质量、安全事故报告，因施工质量而发生的停工令、返工
令、复工令，工程质量简报。
（4）综合记录报告类。
包括监理月报、年报、监理日志、监理大事记、监理工作总结等。
（5）验收总结类。
包括工序、单元工程及分部工程检查及开工、开仓签证及质量评定资料阶段验收、单位工程验收、竣工验收鉴定书及质量等级评定资料、监理
报告。
（6）其他有关合同规定和双方约定的资料。
4.2信息流通方式及程序
4.2.1信息流通方式
监理工作的信息构成主要可分为两类：
（1）表格式（分为两类）
①承包商提交的申请表格样式由有关专业监理工程师另行制定并适时修正。
②监理部用表暂列如下，如有调整，另行通知。
《监理工程师通知》；
《批复表》；
《开工通知》；
《单位工程开工通知》；
《分部、分项工程开工许可证》；
《会议纪要》；
《监理机构工作联系单》；
《设计文件（图纸）签审单》；
《工程变更通知单》；
《工程暂停指令单》；
《工程复工指令单》；
《工程返工指令单》；
《施工违约警告通知单》；
《施工违规警告通知单》；
《交工证书》；
《单位工程缺陷责任期终止证书》。
（2）表格以外的其它形式，包括文字信息、声像、语言信息、新技术信息等。
4.2.2信息流通程序
提交资料（承包人）
退修
审核资料（监理人）
回改
重后
报再
报
是否符合要求
否
是
资料报代建部
监理人做出批复
备案
批复
资料返承包人
图4.2.2-1 承包人申报信息流通程序框图
下发指令或通知（发包人）
转发指令或通知
处理指令或通知（监理人）
对承包人
对监理人
内部传阅存档备查
下发承包人
回复文件给代建部
图4.2.2-2 发包人发布信息流通程序框图
4.3信息收集和传递规定
（1）一切工程信息，均以书面形式为准。
（2）凡送监理单位的文件，都必须经监理机构综合办签收，统一填写收文处理单。
填写项目包括：
来文单位、文件名称、文号和签收日期等。
该处理单连同文件交总（副总）监理工程师审阅后，批转至监理机构有关部门予以处理。
文件的收、发应录入存档。
（3）有关参建单位发送的文件，按文件去向分成：
1）送往业主有关部门的文件。
2）送往施工承建单位的文件。
所有正式文件在总（副总）监审查批准后，由监理部综合办负责拟稿、登记和发送。
（4）各单位不负有信息管理职能的个人或业务部门之间传递的信息，不能视为代表单位的正式传输信息。
紧急情况或特殊情况下，必须立即由个人或各单位业务部门间直接传输信息时，事后应尽快按正常程序正式补传该信息。
（5）除合同文件有专门规定或业主另有指示外，业主各部门对承建单位有关质量的指示、规定和要求等，都应经由监理机构转发至承建单位。
（6）除合同文件有专门规定或业主另有指示外，承建单位向业主报送的有关工程质量的文件、表报和要求，都须经监理单位审核，并转发，一般情况不得跨越。
（7）监理机构在收到业主转发的设计文件后，应尽快指派监理工程师按照程序进行审核处理。
（8）对于工程质量事故或质量缺陷，承建单位、设计单位、业主单位和监理机构的四方中，不管谁先发现，都不得隐瞒，应尽快通知其他各方。
不管何种原因造成质量事故或质量缺陷，承建单位都应尽快报送事故情况报告或缺陷报告，为事故类型、原因的分析判断，处理措施研究提供信息。
（9）为确保信息质量，承建单位报送的施工组织设计、各种报告、文函及各种报表等，应严格按照合同要求及监理细则以及业主单位的规定、通知等文件的要求整理、编制。
若文件编制粗糙、资料不全，信息不准或重要内容欠缺的，监理单位有权要求补充、增加信息数量，直至将其退回，重新报送。
（10）监理工程师应准确、及时做好监理日记、现场值班记录，全面收集现场环境条件、承建单位资源投入（注意各级责任人员在岗情况）、设备运行情况、施工中存在的问题以及可能影响施工质量、进度的其他事项等信息，并做好必要的分析、加工、交流和存储工作。
（11）凡需要存储的信息，必须按规定进行分类，按工程信息编码建档存储。
已存储的信息，应管理有序，便于检索。
4.4信息文函、表格的编码方式
承包人报送监理部的文件，采取按标段归口，将文函表格统一排序，按年管理的编码方式，编码由年号/年度大流水/分项流水框架构成。
例如：
2009/026/G2005，其内涵是：
该文件是2009年该标段报送的第26个文件，是施工技术方案类的第5个文件，其中：
2009——代表年份；
026——代表该标段发出所有信息的总年度流水号；
G2———代表该类信息代码；
005——代表该标段发出该类信息的分年度流水号。
信息流结构分类编码代号见表4.4-1。
表4.4-1信息流结构分类编码代号
项
目
名称
合同
支付
管理
代号
H
Z
G
内
容
H1资格审查；
H2补充合同协议条款及函告；
H3违约处理；
H4工程计量；
H5计日工
H6变更
H7其他（分包、工期等）。
Z1期中付款申请；
Z2期中付款证书；
Z3最终报表、结清证明及最终付款；
Z4月付款计划、资金流计划、预付款及其他
G1开工通知申请类：
项目工程、分部工程开工、暂停、停工、复工、返工、完工、竣工；
G2施工技术方案类：
组织设计、施工技术方案、作业指导书、工程测量施测计划和方案、试验计划和方案、金结安装方案、机电安装方案、质量缺陷方案处理报审等；
G3施工进度计划类：
施工总计划、年计划、月计划及调整计划；
G4测量类：
测量成果申报、测量仪器率定、放样资料等。
G5试验类：
试验检测资料报送、试验设备、仪器率定、材料/构配件进场报验、配合比申报等
G6安全类：
各种预案、规程、规章制度报审等；
G7地质类：
地质编录等。
G8金结类：
需求计划、探伤资料等（方案类除外）；
G9机电类：
安装检查记录等（方案类除外）；
G10施工月报、统计月报及各种报表；
G11机械设备、材料申报、采购计划、采购合同等；
G12人员申报、资质申报等；
G13有关事宜申报：
如施工受阻、征地等各种情况报告；
项
目
名称
设计
索赔
代号
SJ
S
内
容
SJ1设计文件审签；
SJ2施工图纸签审；
SJ3设计变更；
SJ4暂设工程设计图纸；
S1索赔意向、索赔申请报告、依据，索赔会议、辩论、协商；
S2索赔审核，索赔签认；
S3索赔起诉；
S4其他。
4.5文函处理时限
（1）凡加盖急件章的文函在当日内处理完毕并转相关单位，回复后即刻转给信息发出方。
（2）验工计价、施工月报、统计月报、进度计划等，相关项目工程师及副总监处理后，当月28日前转综合办。
（3）监理部对承包商的文件批转时间以合同规定的时间为准。
4.6信息整理及归档
4.6.1整理及归档原则
（1）监理信息的整理、立卷和归档，是在总（副总）监领导下，由监理部综合办主任负责、各业务部门协助执行，并接受业主单位的归口管理、业务指导和监督。
（2）归档信息的范围、内容和分类整理、立卷，以及签字、盖章等手续，应严格按照业主单位有关规定和监理细则执行。
（3）监理信息是工程建设的重要资料，它的收集、积累、整理、立卷是与项目建设同步进行，必须严格防止损毁涂改、泄密等，不允许有虚假现象发生。
（4）凡需要立卷、归档的各种监理信息，都应做到书写材料优良、字迹清楚、数据准确、图像清晰、信息载体能够长期保存。
（5）每年度的档案按存档立卷标准分标段归类整理。
工程竣工后，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）和鹤壁段代建项目部下发的《南水北调中线干线工程建设管理文件汇编》的要求组卷。
4.6.2整理及归档方法
（1）监理工程师应按照要求认真填写并做好对各分项工程的批准开工，完成检验和材料试验结果记录，特别是重要部位或隐蔽工程检验记录及隐蔽工程照片、录象的妥善保存。
监理部负责该项工作的人员（包括项目工程师和各专业工程师），每月26日将上月声像材料移交综合办存档备案。
（2）《工程分项开工申请批复单》：
监理工程师应对承包人提交的施工方案、施工图纸、使用材料、测量放线、水准点、检测设备等审查合格后批准开工申请批复单。
（3）《监理日志》：
现场监理人员应按监理日志内容填写，并由监理工程师保存，作为监理工程师发出指示、解决纠纷的重要依据。
各监理分站的《监理日志》由各项目监理工程师负责审核，各专业监理工程师的《监理日志》由本部门主任负责审核，每年的1月10日前将上一年度的《监理日志》统一移交综合办存档备案。
（4）《检验申请批复单》：
监理工程师应对承包人完成每一分项工程后填报的检验申请批复单进行检验，签认合格后，承包人方能进行下道工序
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