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文书工作业务培训讲义
二ＯＯ七年四月二十日
目录
第一章文书工作概论………………………………………1
一、什么是文书？
………………………………………1
二、文书的特点是什么？
…………………………………1
三、文书的作用有哪些？
…………………………………1
四、文书形成的条件是什么？
……………………………2
五、什么是文书工作？
…………………………………
六、文书工作的基本内容…………………………………
七、文书工作的特性是什么……………………………
八、文书工作的作用表现哪些方面………………………
九、文书工作的基本原则…………………………………
第二章文书处理程序………………………………………
一、什么是文书处理程序…………………………………
二、收文处理程序包括哪些内容…………………………
（一）收文的接受
（二）收文的处理
（三）收文的管理
三、发文处理程序包括哪些内容
（一）发文文稿的形成
1、拟稿
2、会商
3、核稿
4、签发
（二）发文制作
（三）发文的传递、公布与督促实施
1、公文的传递渠道
2、公文公布与意义
3、催办
4、查办
四、什么是办华文件？
办华文件的处置的含义是什么？
妥善处置办毕文件有什么作用？
（一）办毕文件
（二）办毕文件的处置
（三）对办毕文件进行妥善处置，
五、确立办毕文件的范围
六、文书立卷
七、归档
八、公文清退
第三章文件管理
第四章公文归档
第五章文书处理须强调的几个问题
第六章文书工作人员的素质要求
第一章文书工作概论
一、什麽是文书？
文书是人们在社会活动中为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。
包括以下几项基本内容：
（一）文书是人类社会实践中形成的。
（二）文书是出于人类主观意图而形成的。
（三）文书是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录。
二、文书的特点是什麽？
（一）文书的记录性。
文书的记录性是指文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的。
（二）文书的传递性。
文书的传递性是指文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目的决定的，是为了向受文者传递某种信息。
三、文书的作用有哪些？
文书的作用是指文书作为一种信息记录，在人类社会实践活动中独立承担的功能（其它信息载体不可替代的）。
（一）传播信息作用。
人们制作文书的目的，就是要把一定的信息传递给受文者。
（二）凭证依据作用。
取决于文书的形成主体和文书内容的权威性。
四、文书形成的条件是什麽？
（一）文字的形成是文书产生的必要条件。
（二）社会组织的形成是文书产生的充分条件。
五、什麽是文书工作？
文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理、和管理而展开的一系列活动的总称。
它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导人对文书予以签发、批办，文书人员及其他有关的业务人员、秘书人员进行承办、注办、撰拟文稿等，都共同参与的一系列工作。
六、文书工作的基本内容
（一）文书的撰制。
包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印（签署）等环节。
（二）文书的传递。
包括接受登记、分装、投送及其渠道的选择等环节。
（三）文书的办理。
包括拟办、批办、承办、注办等环节。
（四）文书的处置。
包括清退、暂存、销毁、立卷归档等环节。
（五）文书的管理。
包括加工编辑、组织传递、催办、查办、各环节的登记以及对文书的日常管理、提供利用等环节。
七、文书工作的特性是什麽？
（一）政治性。
它是社会管理活动的组成部分，是国家管理社会事务的工具。
（二）技术性。
它是由文书工作的基本内容决定的。
（三）服务性。
它是相对于其他管理活动而言的。
它以信息的传递为基本形式，以社会组织管理效率的提高为直接目的。
（四）时效性。
它是指文书工作的具体活动过程是有时间界限的要求的。
体现“迅速”和“适时”两个方面。
八、文书工作的作用表现在哪些方面？
（一）助手作用。
文书工作是党政领导和职能部门不可缺少的助手。
领导的意图、决策和措施，大部分是在文书部门提供信息、提出建议的基础上酝酿形成的；在领导的决策和实施的过程中，在调查研究、分析综合、追踪反馈等工作环节中，文书工作的助手作用十分明显。
（二）纽带作用。
无论是上级意图的传达，还是下级情况的汇报，乃至平级之间的沟通，都不能离开文书工作。
正是这种联系和沟通，使整个国家的社会组织成为一个有机整体，使国家得以正常运转。
文书工作就是国家机器正常运转的“传送带”。
因此，文书工作对于各个社会组织乃至整个国家的协调和运转，起着至关重要的纽带作用。
（三）积累作用。
文书工作以文书的形成、传递、办理和管理为中心内容；而文书又是社会活动的真实记录。
文书无论在现实活动中，还是历史进程中，都具有凭证和依据性，可以反映出人类社会活动的真实面貌。
造成这种客观结果的原因，就是文书工作的积累作用。
因此，文书工作具有积累作用，它是人类历史得以延续的重要环节，也是积累人类文化财富的重要渠道。
九、文书工作的基本原则。
文书工作的基本原则，是党和国家统一规定的文书工作的准则。
（一）准确。
准确是对文书工作的质量要求，是文书工作的生命线和基础。
文书及文书工作的质量，关系到文书效用的正常发挥，甚至关系到国家及社会组织的根本利益。
首先，在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；其次在文书处理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，方法缜密，手续齐全。
为了确保文书及文书工作的准确，需要建立、健全各项文书工作的活动规则，合理地设计文书处理程序，改进文书人员的工作作风。
（二）及时。
及时是对文书工作效率的要求，也是文书工作特性的具体体现。
从文书工作总体上讲，及时的原则要求应视轻重缓急处理文件，加速文件的运转，做到不积压、不拖延、不误时误事。
为此，必须首先明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率；其次，要简化办理手续和难度；最后，要采用现代化的办公手段，以加快办文的速度。
（三）安全。
安全是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。
维护文书工作的安全，首先要保证文书内容的安全。
特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，建立完善的拟制、处理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，尤应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。
其次，要保证文书实体的安全。
包括使用比较耐久的字迹材料和合乎要求的载体，减少文书的各种人为或自然损坏因素，以求延长文书的寿命，更好地发挥文书的功能。
第二章文书处理程序
一、什麽是文书处理程序？
文书处理程序，是按照公务文书的制发、办理和管理的规律，对文书工作中一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排，反映了公务文书在各类社会组织内部有目的运动的全部过程、通常包括收文处理、发文处理和办毕文书处置等具体过程。
二、收文处理程序包括哪些内容？
收文处理是指社会组织在履行法定职责的过程中收受外来公务文书，从中提取有用信息，解决有关问题，处理相应公务的过程。
收文办理流程图
（一）收文的接受：
包括签收、收文登记、分发等环节。
1、签收即各单位的专（兼）职内、外文书人员在履行规定的手续之后，接受外单位发来的公务文书的活动。
签收是公文进入组织内运转程序的第一道关口，事关公文能否迅速进入运转处理程序并及时生效。
2、收文登记是对收进、运转、处理的公文的完整数据进行登录的活动。
是贯穿整个收文过程的关键环节。
其主要作用在于便于管理、利用、催办、统计。
3、分发亦称分送，即文书部门（人员）对收文筛选分类后，根据规定和常规，将进入运转过程的文书分送至各有关部门或人员阅知办理活动。
（1）分发的目的，一是确定文书运转的方向，二是具体规定每份文件在程序中的运行过程。
分发应分清主次，分清急件与平件、阅件与办件，其原则是优先处理主要的、重要的、紧急的、需直接办理的公文；将待办收文按不同情况优先分给本单位的主要领导人、主管负责人或主管部门阅处，使公务文书主次分明、缓急有序、尽快得到实质性处理。
（二）收文的办理：
包括拟办、批办、承办、注办等环节；
1、拟办，即由办公室或业务部门负责人及有关工作人员，对部分收文的办理提出建议性意见，共有关领导者批办时参考的活动。
拟办的作用在于通过拟办，发挥文书部门、秘书部门、业务部门或具体承办人的主观能动性，提高通观全局、处理问题的能力；同时，拟办意见如确实可行，可为领导节省处理公文的时间和精力，起到辅助决策和参谋助手的作用。
（1）拟办工作的要求。
拟办意见要准确具体。
所提预案一般应包括解决问题的方法措施、理由依据、承办部门（人员）及时限等；如有两种以上方案，应一并提出，一般将自己倾向性的意见及理由放在前面，以提高办文效果；对难以提出具体拟办意见或对所提意见没有把握时，应先和有关部门联系，听取意见和会商后再提拟办方案；如各部门意见不一，难以协调一致，可在综合分析的基础上拟出倾向性意见，并说明理由，供领导定夺；书面难以表述清楚的，应向有关领导人当面陈述拟办设想。
（2）撰写拟办意见。
拟办意见应工整清晰地写在《收文处理单》的有关栏目中，并签注拟办人姓名和日期。
拟办意见不能千篇一律，应针对不同情况分别拟写：
第一，对上级主送本单位并需要贯彻落实、办毕回复、传阅周知的公文，应提出拟送哪位领导批办或哪个单位承办的具体意见。
如：
“请xxx经理阅”、“拟转xx部门阅处”等。
第二，对来自下级或平级、不相隶属单位需要予以批转、转发和回复的公文，要指定业务对口部门予以承办，必要时应注明时限。
如：
“请xx部门在x月x日办复”、“请xx同志批示“等。
第三，对需要两个或多个部门共同办理的公文，应指定牵头单位，以免互相推诿。
如：
“请xx部门主办，xx部门会同办理”；如存在争议，在指定牵头单位的同时应一并讲明理由。
第四，对于一般知照性文书，包括来往函件、抄送件，可有选择地送领导人阅知，不提拟办意见；对于只是办公（秘书）部门知道即可的阅件，仅写“此件存查”即可。
2、批办，是由组织的领导或部门负责人对公文办理提出批示意见的决策性活动。
通过批办，能够体现和实现领导人或负责人对办文工作的具体指导和集中领导，保证公文质量。
（1）哪些文件需要批办。
需要批办的文件包括两类：
一是无既定办理方案的业务性文件；二是确需领导人行使决策权、处置权的重要文件和非常规性文书。
并非所有的收文都要批办，如事无巨细均由领导人批办，势必导致职责范围不清，影响承办部门（人员）的积极性，而且批办任务过重，使领导人不堪“文山”重压，贻误工作。
但应该批办的不批办，又会导致削弱甚至放弃领导责任。
因此，必须严格控制批办范围。
（2）批办的统一责任、合理分工制度。
统一负责，指各单位应明确规定组织的领导人和各层次、各部门负责人批办的职责与范围，对其中全局性、政策性强的文件须由组织领导人亲自批办。
合理分工，即实行分层负责制，授权组织的副职与综合办公部门的负责人等按照分工，分别批办其职权范围内的有关业务性文件与行政事务性文件，不可越权批办。
（3）如何撰写批办意见。
所拟批办意见应使承办人从批办意见中明确承办某份文件的原则、要求、程序和方法。
如：
对于需要贯彻执行的上级文件要提出贯彻执行的具体措施；对需要阅知的公文应批示传达或传阅的范围与时间；对办件应批示承办要求等。
批办意见应工整地写在《文件处理单》的批办栏内，并签注批办人职务、姓名、和批办日期。
3、承办，即通过对公文的阅读、贯彻执行与办复，具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的活动。
承办工作关系着发文质量和文书处理的效率，是文书处理的中心环节和核心部分。
（1）承办的文件范围。
第一，上级组织针对本单位的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本单位内部执行；第二，上级领导交代的事项或需要办复的公文；第三，来自下级组织的请示及重要的报告；第四，平行单位或其不相隶属单位要求协作的函电、合同等；第五，人大代表的建议、议案和政协委员的提案。
4、注办，即承办人在公文办理完毕之后简要签注承办经过和结果以备查考的活动。
（1）注办的作用。
在于有利于建立有效的文书工作程序，避免公务文书的重复和混乱，并为日后查考文件承办的过程、方式、结果及承办的责任者提供依据。
注办虽然简单但却不能忽视。
（2）注办的内容。
即包括发文承办的，注明其是否办复，复文号及复文日期；会议承办的，注明会议名称、与会范围、决议与结果；电话或当面解决时，注明时间、地点、有关人员与主要内容等，并标注承办人姓名；传阅承办的，注明主要阅件人姓名和日期；通过现场办公解决的，应注明时间、地点、参加者、解决问题的方法、措施与结果。
（三）收文的管理：
包括登记、加工、组织传阅、对内催办等环节。
1、收文登记是对收进、运转、处理的公文的完整数据进行登录的活动。
是贯穿整个收文过程的关键环节。
其主要作用在于便于管理、利用、催办、统计。
2、组织传阅，即专（兼）职文书人员将公务文书在多部门或多位负责人之间传递，使之得到有效地阅知和处理的活动。
它既是收文中阅件办理的主要工作环节，也直接影响公文承办的速度和效用的迅速实现。
（1）组织传阅时要求。
第一，传阅应以文书人员为中心点。
即阅文者直接同组织传阅的文书人员发生联系，由文书人员将公文依次传送给有关阅文对象，阅文者阅毕退回文书人员，再由其依次传递给其他阅文者的传递方式。
第二，合理规划传阅顺序。
即依据阅文者的实际责任、各部门的工作活动规律等要素灵活调整安排阅文顺序。
常见顺序是：
一般公文应按“有关者必阅，无关者不阅”的原则，安排传阅顺序应是参办者在前，需知晓者在后；紧急公文、专送公文和需分管领导直接阅处的事项，应分清主次缓急，按先办后传、急先缓后等方法处理。
第三，采用多种传阅方式。
即通过开辟阅览室、召开会议、公布文件、复印公文副本、网络传输等多种方式来传阅文件。
第四，优化传阅程序。
即应尽量缩短传阅流程，缩小传阅范围，制定简便易行的传阅登记制度等来提高传阅文件的效率。
（2）企事业单位阅读中央文件的范围按照干部管理权限确定。
第一，中央管理主要负责同志的中央企业、高校，中央管理领导班子的中央金融机构，其党员主要负责同志可阅读发至省军级的文件。
第二，文件的阅读传达严格按照文件发布层次和有关规定执行，任何单位不得擅自扩大或缩小阅读传达范围。
第三，发至市地师级的中央文件，供副市地（厅）级、副师职以上及其他相当职级的党员干部阅读。
第四，发至县团级的中央文件，供副县（处）级、副团职以上极其他相当职级的党员干部阅读。
第五，离退休干部按离退休前的职级阅读相应的中央文件，一般由党的组织关系所在单位组织传达或在机要阅文室阅读。
第六，担任领导职务的党外人士阅读中央文件，除仅限于党内阅读的外，原则上与担任同级职务的党员干部相同，一般在机要阅文室阅读或组织传达。
3、催办，即根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行督促检查，以防积压的活动。
（1）催办的作用：
催办是文书处理程序中具有监督、反馈功能的环节；它通过各种方式对公文不同的承办时限等方面予以检查，防止出现办而无果的“官样文章”。
（2）催办的种类。
即分为对内催办和对外催办两种。
对内催办，即由本单位的文书部门或人员对各承办部门（人员）公文承办过程实施督促检查，即对收文的催办。
对外催办，即由发文机关内部承办公文的部门或人员，对于自身发文在有关收文机关具体办理的情况所进行的了解、催询和检查督促，即对发文的催办。
三、发文处理程序包括哪些内容？
发文处理是指各类社会组织为履行其法定职责，表达自身意志和愿望，以推动实际工作有效进行而制发公务文书的过程。
其工作内容和性质，可分为三个部分：
发文流程图:
（一）发文文稿的形成：
包括拟稿、会商、核稿和签发等环节；
1、拟稿，是指起草公文。
2、会商，即当文书内容涉及其他不相隶属（含同级）组织或部门的职权范围时，发文机关应依法同其协商并征得同意或配合的活动。
（1）发文时为什麽要进行会商？
会商由发文机关负责组织，有关机关应积极配合。
在实际工作中，组织之间甚至同一组织的各部门之间由于利益冲突，一些单位的行文我行我素，各执一端，政出多门，政策“打架”，削弱了公务文书的权威，使执行者无所适从。
为避免上述现象的发生，就需要在文书形成过程中重视和搞好会商，以有利于维护政令的一致性、合法性和有效性。
（2）会商中应注意的问题。
第一，准确掌握会商范围。
一方面，为使公文合法有效，应尽可能不遗漏必要的协商对象，做到“涉权必会”，争取肯定和配合。
另一方面，为控制文书运转速度，提高办文效率，除涉权者外，应尽量减少会商对象。
第二，采取多种协商方式。
如书面协商、登门协商、请来协商、座谈协商等。
第三，协商未果，会商各方应及时向有关上级组织（或本单位领导）反映情况，请求指示，未获准许不得按自己的意见向下行文。
第四，协商取得一致意见后，应由会商单位或部门的责任者在“发文稿纸”有关栏目中签注意见，写明对有关内容是否同意，并签注姓名和时间。
3、核稿，指公文草稿在签发之前由部门负责人或秘书人员进行全面核查与修正的活动。
（1）核稿的作用。
是控制公文数量，保证公文质量的关键环节；旨在为各级领导人审阅批改公文做好准备，有助于领导人节约时间和精力。
（2）核稿的重点。
核稿范围具有全面性，包括文书的内容、形式和处理程序。
重点是：
第一，行文关。
即确定是否需要行文，该由哪一级行文，行文关系是否真确；第二，内容关。
即确定文稿是否符合现行方针、政策、和法律、法规、规章的要求，是否与有关的规定相协调、衔接，反映的情况是否准确、真实，提出的要求是否明确具体，提出的措施和办法是否符合实际、切实可行。
第三，形式关。
即确定文种使用是否正确，文字表达是否准确、简明扼要、条理清楚、合乎语法规范，结构是否严谨，人名、地名、时间、数字、引文是否准确无误，格式项目是否符合有关规定。
4、签发，即由对公文负有法定责任的领导人或被授以专门权限的部门负责人对经审核后的文稿进行终审，批注发出意见并签署姓名及日期的活动。
（1）签发的作用：
除按有关规定由会议批准的公文外，签发是绝大多数公文生效的法定程序，因为公文草稿一经签发即成定稿，具备正式公文的效用，成为缮印正式文本的标准稿本。
签发是各级领导人履行自身职责的重要工作环节，必须依法、依职进行。
（2）签发的类型。
根据签发人的身份、地位及文书处理程序、方式的不同，签发分为正签、代签、核签和会签。
正签。
指签发人在自身法定职权范围内签发公文。
代签。
指根据授权代他人签发公文，如正职领导人因公外出，经授权由主持日常工作的副职领导人签发。
核签。
指部门或下级单位的重要发文请上级领导人签发。
会签。
指联合行文时，由各机关的领导人共同签发；或指由一个部门起草，内容涉及其他单位部门的文稿，送到有关部门去会商、签发。
会签的作用在于取得各方政策规定的一致，避免出现矛盾；有利于统一思想，促进部门之间互相尊重和团结，共同完成既定的工作任务。
（3）分层签发的具体内容。
签发不能越权，各单位应根据各位领导人的职权范围规定其签发权限，建立分层签发制。
即：
第一，单位名义的发文由单位领导人签发，其中内容重要或涉及面广的公文由正职或主持日常工作的副职领导人签发，部分公文可授权办公室负责人代签。
第二，内设机构名义的发文由该机构领导人签发，其中重要的公文可由单位有关领导人核签。
第三，会议通过的决议以及会议纪要等由会议主持人签发。
第四，联合行文时，签发人级别层次应具备足够的权威；原则上主办单位由哪一级领导签发，其他单位也应对等由同一级领导会签。
（4）遵守“先核后签”的原则。
签发要履行正常秩序，一般应先核稿，后签发。
签发后的定稿未经原签发人同意，一般不能再作改动。
坚持“先核后签”原则，能够确保公务文书的有效性，避免组织之间、组织与职能部门之间、职能部门之间的发文发生矛盾、抵触或重复，有利于发文的管理与控制；避免“先签后核”带来的反复签发文稿的现象，有助于提高发文效率。
（二）发文制作：
包括注发、缮印、校对、用印与签署等环节。
1、注发，即在签发之后由秘书或文书人员在定稿上批注缮印制法要求的活动。
通过注发使签发意见进一步具体化和技术化，为公文制作过程确立具体的程序与标准，以免出现技术性错误。
2、缮印，是根据定稿缮写、印制正本的活动。
3、校对，公文校对的方法主要有对校法、折校法、读校法。
4、用印与签署，公文正本印制完成后，由文书人员用印或领导亲笔签署，公文生效。
（三）发文的传递、公布与督促实施：
包括传递、公布、对外催办及查办等环节。
1、公文的传递渠道主要包括：
第一，普通邮寄。
即通过国家公共邮递系统递交文书。
分为平信、挂号、特快专递等，一般用于传递无保密要求的公开性、普发性文件。
第二，机要通信。
即通过我国邮政部门为传递党政机关涉密文件而单独开辟的特种邮递系统递送公务文书。
第三，机要交通。
即通过专设机要交通系统传递重要的涉密文件，主要是为党政机关、大型企（事）业服务。
第四，电信传输。
即通过公共或专设电信系统，以电报、传真、计算机网络通讯等方式递送公文。
其优点是速度快，可远距离快速传递。
但在保密可靠性方面差。
（1）启封，是内收发按规定统一拆阅收文的活动。
启封时应注意：
第一，启封的职责范围。
凡标明送本单位、本单位办公室或本部门收启的文件，均可由单位文书部门的文书人员启封；送领导人的私人信件和“亲启”件，交领导本人或领导委托的秘书启封；密件，由机要室的机要员启封。
领导的“亲启”件中如有需要办理的公文，应交文书人员按规定程序办理。
第二，启封的具体要求。
注意保持原封完好，不要损坏公文；一般无保存必要，但在特殊情况下，如上访信件、初次发生联系的机关的来件等，应将信封别在来件上一并处理。
第三，启封后的检查重点。
一是检查来文内容是否属于本单位职权范围，对误送件应立即退回发文机关，切勿搁置一旁或擅自处理；二是按照信封上的注明或信内所附的“发文通知单”逐一核对内装文书，看份数是否相符，正件与附件是否齐全完整，如发现短缺和差错，要及时与发文单位联系、查询。
2、公文公布与意义。
公布指将公文公之于众，企业使全体职工和各部门、单位周知或遵行的活动，多用于厂务公开方式。
公文公布的意义：
第一，有利于职工有效行使其在企业管理中广泛参政、议政权利。
第二，有利于机关改变工作作风，提高办事效率。
第三，对企业改革、发展具有促进作用。
3、催办。
是以具体公文的运转为对象，对其承办过程进行监督控制，侧重检查某一份具体公文是否按时办毕。
4、查办。
即核查重要公文的实际执行情况，督促并协助承办单位全面落实文件精神，解决有关问题的控制活动。
其主要作用在于督促公文的办理，使其产生实际效用，解决实际问题。
四、什麽是办毕文件？
办毕文件的处置的含义是什麽？
妥善处置办毕文件有什麽作用？
（一）办毕文件，指完成了收文或发文处理程序，业经发出或承办完毕的公务文书。
（二）办毕文件的处置，是根据有关规定和实际工作情况，对办毕文书予以定期清理，确定价值，分门别类，决定其“去”、“留”、“存”、“亡”的活动。
具体内容包括：
立卷归档、清退、销毁及暂存处理等。
（三）对办毕文件进行妥善处置，是文书工作中不可忽视的程序，通过安排办毕文书的归宿，使文书工作善始善终，有助于充分发挥公务文书的全部功能和效用，避免失密泄密，防止无用信息对各项工作活动的干扰。
五、确立办毕文件的范围。
（一）单向文书。
在发文机关业已印发行文之后，或收文机关收到后分送有关领导阅知、有关部门传阅办理后无批示或其他意见的，即为办理完毕。
（如中央、省委、国务院、省政府发文）
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