文书声像实物档案工作业务培训讲义.docx
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文书声像实物档案工作业务培训讲义
档案业务知识培训资料
文书、声像、实物档案工作业务培训讲义
第一章档案的基本知识
一、档案的定义及其基本含义
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。
1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。
2、档案是保存备查的历史文件。
（1）办理完毕的文件才能作为档案
（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。
3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。
4、档案是原始的历史记录。
这是档案的主要特点和性质属性。
二、档案的作用
档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度的。
从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用：
1、凭证作用
从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。
2、参考借鉴作用
档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训，可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部人与人的关系，与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。
档案对于人们查考既往情况，研究有关事物的发展规律，具有广泛的参考作用。
另外，从社会生活空间联系和时间延续的角度看，档案具有横向的信息交流和纵向的承前启后、继往开来的作用。
档案作为一种历史文化财富，还具有文化作用，可以对人们的思想认识、道德修养提供直接的知识营养，丰富人们的精神生活，促进社会的精神文明建设。
三、档案的种类
1、档案的分类
按档案产生的领域分：
文书档案、科技档案及各种专门档案（如会计档案、干部档案、诉讼档案等等）
按档案的制成材料分：
纸质档案、非纸质档案
按信息表达方式分：
文字档案、音像档案
按记录方式分：
普通档案、电子档案
按立档案单位性质分：
党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案
按时期分：
建国前档案、建国后档案
目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案、电子档案。
2、电子文件与电子档案
电子文件：
在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并中在通信网络上传送的文件。
电子档案：
是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件
电子档案的特性及问题：
1、信息的非人工识读性（设备依赖性）；2、信息存储的高密度性；3、电子文件与载体相分离性（易更改性、电子文件非实体归档的可能性）；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性
四、档案工作的内容和基本任务
档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务。
档案的工作任务，从广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。
从狭义上说，是指档案具体业务工作，其内容包括收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。
五、档案工作的基本原则
档案工作的基本原则是：
实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
1、集中统一管理全部档案。
我国的档案工作实行统一领导、分级管理原则，这一原则确立了档案工作的组织原则和管理体制。
就一个单位而言，贯彻这一原则的具体要求是：
建立综合档案管理机构（综合档案室），并明确分管领导和档案工作具体责人，对本单位档案实行“四统一、一集中”的管理。
（1）统一规划：
统一制定本单位的档案工作规划，计划并组织实施。
（2）统一制度：
统一制定本单位的档案工作规章制度并监督执行。
（3）统一业务标准：
根据国家有关部门制定的档案工作业务建设规范和技术标准提出本单位实施细则或执行意见并监督指导实施。
（4）统一监督指导：
对所属部门和下属单位的档案工作统一实施监督和指导。
（5）集中管理档案实体：
将本单位形成的各种门类和载体的档案悉数移交到本单位档案机构集中管理。
下属具有独立法人资格的单位档案不属集中范围，由该单位依法自行集中管理。
不属不具备法人资格的分支机构或派同机构，一般情况下均应将档案集中到总部综合档案室，特殊情况下（如距离较远）、档案整体使用频率等），可设档案分室，但总部档案室对分室必须采取切实有效的控制措施。
2、维护档案的完整和安全。
维护完整有两方面的含义：
一是从数量上保证档案齐全，即应该保存的和实际保存的相一致；二是从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹。
维护档案的安全也有两方面的含义：
一是从物质（载体）上力求不受损害，不丢失，尽量延长寿命；另一方面要保证档案的内容安全，不泄密。
3、便于社会各方面的利用。
便于利用是档案工作的根本目的，是衡量和检验档案工作的重要标准，也是档案工作原则的重要方面。
六、怎样建立档案工作网络？
如何开展活动？
机关档案机构的工作职责主要包括哪些内容？
建立档案工作网络，一是要明确分管档案工作的领导，列入领导班子议事日程，分管领导职责中有档案工作内容；二是确定档案工作机构负责人。
三是配备专兼职档案人员，综合档案室应配备与工作相适应的专职人员，各科室、各部门也应配备兼职档案人员，负责文件材料的形成积累、立卷归档工作。
这样就形成了在单位负责人领导下的，以综合档案室为中心、各科室各部门及专兼职人员密切配合的档案管理网络。
档案工作网络活动方式有：
一是召开会议，贯彻档案工作方针政策和法规；二是组织业务培训和学习交流，提高业务能力；三是布置和检查指导工作完成情况；四是专兼职档案人员向档案机构负责人，档案机构负责人向分管领导汇报工作，各科室（部门）向综合档案室移交档案资料。
机关档案机构的职责主要有两个方面：
即负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督指导。
具体内容如下：
1、宣传贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，制定本机关、本系统（行业）或所属单位的档案工作规章制度。
2、集中统一管理本机关各种门类和载体的档案，维护档案的完整与安全。
3、积极开发利用档案信息，为机关各项工作服务。
4、按照有关规定向档案馆移交档案和相关资料（中央、省、市级：
20年；县级：
10年）。
5、对本机关各部门文件材料的形成、积累、立卷、归档工作进行指导。
6、对本系统或所属单位档案工作进行监督和指导。
档案管理业务工作流程图
八、机关、团体、企事业单位应建立健全哪些档案工作规章制度？
档案工作规章制度，是为了保证国家对档案工作政策、法律的执行和进行正常的档案工作所制定的，要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。
根据档案工作任务，企业主要应建立以下规章制度：
1、文件材料分类方案、归档范围、保管期限表（三合一制度）；
2、立卷归档制度
3、档案保管制度
4、档案保密制度；
5、档案利用制度；
6、档案统计制度；
7、档案鉴定销毁制度；
8、专兼职档案人员岗位责任制
九、《档案法》关于档案工作的有关规定
第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十一条机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。
第十六条集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。
对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。
前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。
严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。
向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。
第十七条禁止出卖属于国家所有的档案。
《档案法》第二十四条规定，有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
1、损毁、丢失属于国家所有的档案的；
2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
3、涂改、伪造档案的；
4、违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；
5、倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；）
6、违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；
7、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
8、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第二章文书档案的业务知识
档案收集工作示意图
一、档案的收集工作
档案的收集工作，就是档案部门按照国家有关规定，通过接收、征集等方式把档案集中起来的一项业务工作。
（一）什么是归档,归档制度的主要内容是什么？
各单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕以后，经由文书部门或业务部门整理立卷定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。
归档制度的基本内容，一般包括归档范围、归档时间、归档要求和归档手续四个方面。
1、归档范围
归档范围。
就是哪些文件材料应该归档，哪些文件材料不必归档，根据国家档案局2006年9月19日公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，机关文件材料归档范围主要有以下几个方面
档案资料归档范围
分类方案
归档范围
保管
责任人
种类
类别
1、文书档案
1.1党群类
1.1.1党务综合性工作，党委决定、报告、通知、总结，党员代表大会或党组织其他有关会议形成的会议记录、纪要。
本单位党组、党员年报及党员名册、党团组织关系介绍存根。
文书
档案员
1.1.2党组织建设、党员和党员干部管理、党内职务任免、
1.1.3党的建设、党风、党纪、纪检监察、廉政建设等方面的通知、规定、通报、计划安排
1.1.4宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设工作中形成的文件材料
1.1.5职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材料。
1.1.6党员及党组织争先创优、工会评选劳模、先进及团委评优的事迹材料及表彰决定。
违纪案件调查材料及处理决定；
1.1.7专业学会、协会工作，群众团体活动形成的文件材料
1.2行政管理类
1.2.1企业设立及变更的的申请、批复，企业章程及工商行政管理、法律事务工作中形成的文件材料。
文书
档案员
1.2.2企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及变更，董事会及股东会形成的会议纪要及决议。
企业内部机构设立及变更。
1.2.3本单位关于各项管理工作的规章制度；总经理办公会及其它各项工作会议形成的会议纪要及会议材料。
1.2.2上级机关颁发的针对本单位需执行的规定、办法，上级机关下发的需本单位办理的事件的文件材料。
1.2.3下级单位、机关部室报送有关问题的专题报告，各二级单位及机关各部室的年度工作计划及工作总结、
1.2.4综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。
1.2.5本单位在后勤福利、计划生育、医疗卫生、安全保卫工作中形成的文件材料
1.2.6外事工作中形成的文件材料
1.2.9本单位组织机构沿革、大事记、年鉴及年度或专题文件汇编
1.3经营管理类
1.3.1企业改革，经营战略决策。
1.3.2生产、基建计划及计划调整
1.3.3计划管理的规定、通知
1.3.4经济工作普查，统计报表及统计资料汇编
1.3.5资产管理，资本运作，对外股资，股权管理，产权变动。
1.3.6物资管理的通知、办法、规定，重要物资采购招投标、合同、协议等
1.3.7公司多种经营计划、总结、通知、规定、机构设置、干部任免、经营项目更改、财务管理等文件材料
1.3.8本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。
1.4生产技术类
1.4.1电站发展长远规划
1.4.2基建工程管理，工程概算定额管理及外包管理
1.4.3设备技术、生产技术管理的规定、办法；生产准备、生产组织、调度工作,。
1.4.4施工技术的规定、办法、条例；施工管理的计划，总结，施工调度会议文件
1.4.5安全技术管理的规定，技术措施、安全教育；事故报告、调查分析；环境保护、检测与控制。
1.4.6企业管理现代化和信息化建设，科技管理
1.4.7质量管理，质量检测和质量控制工作
1.4.8计量工作，标准化工作
1.4.9档案、图书、情报工作
1.5财务审计类
1.5.1财务管理的制度、规定、办法、通知
文书
档案员
1.5.1固定资产的新增、报废、调拨，清产核资，设备保险
1.5.1生产财务和成本，基建财务，专项资金的提取、分配
1.5.1税务管理，价格管理、控购及费用开支
1.5.1审计工作的通知、规定、计划、总结
1.5.1专项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料
1.5.1下级报送备案的审计文件材料
1.6劳动人事类
1.6.1机构设置、成立、合并、更名，各种临时机构的设立。
1.6.2干部管理的规定、办法；干部调配，干部奖惩，干部任免、聘任、选拨、录用；干部离、退休、退职及其待遇。
1.6.3专业技术职称评聘
1.6.4劳动管理的规定、办法、通知；劳动定额和劳动指标申请、就业；人事调配；
1.6.5职工考核；各级岗位责任责任制、经济责任制
1.6.6劳动保险、劳动保护、福利
1.6.7劳动工资计划、工资管理、工资改革，职工考核奖励
1.6.8教育、培训计划，培训经费，职工技术培训和继续教育
2、归档要求
（1）.归档的文件材料应为原件、因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料；
（2）.非纸质文件材料应与其文说明一并归档；外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档；
（3）.具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档；
（4）.归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
（5）.归档的文件材料一般一式一份。
本单位制发的文件应归档两份正稿，一份定稿。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
（6）.两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件资料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件
3、归档时间
（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档.
后即时登记，安装调试后归档；
（2）企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
（3）会计文件在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
（4）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（5）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档
4、归档手续
各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交目录清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。
档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。
交接双方应认真核对移交清册，移交清册应注明移交份数、是否为原件、资料完整、准确程度。
并履行签字手续，移交清册各留一份以备查
（二）档案收集工作中的常见问题及解决方法
1、归档文件的具体内容
（1）本单位形成的文件材料：
①会议文件材料。
指本机关党、政、工、团组织召开的代表会、工作会、党组（党委）、行政领导办公会、工作会、专业会议及外出参加针对本机关主管业务的会议文件材料。
党委会记录本、民主生活会记录本等各种会议记录。
②正式文件（红头文件）。
指本机关制发的（包括转发、合发、针对机关的上级的批复和下级的请示等）的正式文件，包括签发稿（定稿）、印制稿、重要文件的修改稿、针对本机关的上级批复和下级的请示。
③较重要的机关日常公文（事务文书）。
指本机关形成的无正式版头的所谓“白头文件”。
主要包括：
工作计划、总结、方案、调查报告、规章制度、统计报表、介绍信存根、财物交接凭证、权属凭证、合同、协议书、刊物、出版物、外事活动中形成的材料；重要的人民来信来访及领导批示、领导人及有关人员在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本机关有关的文件材料；本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴、重要活动的剪报、简报等。
④本机关形成的专业文件材料。
是指机关主管业务形成的专业文件材料，如审计机关的审计文件材料，本单位纪检部门形成的案件材料，清产核资材料、验资报告、工商行政机关的商标、企业登记等文件材料。
（2）本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报企业的文件材料；
（3）本企业投资的全资、控股、参股企业应向企业提交的文件材料
（4）上级机关下发的需作为档案保存的文件资料。
（5）同级机关或非隶属机关的需作为档案保存的来文
（6）下级单位报送的重要的文件材料
2、企业档案文件材料收集的途径主要有哪些？
1、文书处理部门：
是指企业综合部门文书处理人员负责办理完毕，需作为档案保存的文件资料。
2、职能部门：
是指一个单位内的生产、基建、计划合同、资产管理等部门按其业务范围，确定兼职档案员负责收集积累、整理归档的文件资料。
3、责任人：
是指某个项目或某个重大生产、经营活动主要责任人保存在自己工作范围内所产生的文件材料，经整理后移交到档案部门统一归档。
3、档案收集中容易疏漏的文件材料常常有哪些？
（1）外出开会带回来的文件材料要及时索取，先登记再使用，以免遗失；
（2）领导自办文件，如领导亲启件，来往的重要函件、讲话稿，向上汇报提纲，外出检查工作形成的材料等；
（3）党委会、经理办公会、民主生活会等会议形成的会议记录，应向相关人员收集存档
（4）本机关或本系统形成的各种统计年报（如会计、统计、业务、人事、生产月报、年报等报表）；
（5）、企业重大改革、机构变动、重大决策的过程资料；股权变动资料及历次董事会的完整资料。
企业历次章程及工商信息变更资料
（6）经营部门形成的各种合同、协议、广告和市场信息材料；
（7）各部门形成的规章制度、工作计划、总结调研材料；
（8）人事调动、工资调整及党团员、工会会员、职工名册等
（9）与本单位档案室有关的撤销与合并单位及私人的档案材料；接收产权转让单位移交的材料。
本单位参股、控股项目所形成的文件材料；
（10）征集新闻媒体报道、反映本单位活动的有关资料。
本单位外事活动和重要的接待活动中形成的文件资料
4、归档过程中应注意的几个问题
（1）上级机关下发的文件材料哪些应该归档?
a、上级机关召开的需要本单位贯彻执行的会议的主要文件材料；
b、上级机关颁发的属于本单位职能活动范围内的并要执行的文件，以及普发的的非本单位职能活动范围但需要执行的规定性文件；
c、上级机关领导视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话和有特殊保存价值的录音、录像等材料；
d、本单位代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本
e、涉及本机关的表彰、批评及人员奖惩、职务会免等上级来文
（2）同级机关或非隶属机关的来文哪些应该归档？
a、同级机关和非隶属上级机关颁发的非本机关主要职能活动但需要执行的法规性文件；
b、有关机关对本地区、本机关工作检查形成的重要文件；
c、同级机关和非隶属上级机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件
（3）下级单位报送的文件材料哪些应归档?
a、下级单位报送的年度以上的工作计划、总结、统计报表、财务预算、决算和重要报告、典型材料等文件；
b、直属单位报送的重要的科技文件材料；
c、下级机关报送的各项规章制度
d、其它有重要查考利用价值的文件材料
（4）文件草稿、传真稿、公务电话记录、电子邮件是否应归档？
草稿是文件的原始稿件，供修改、讨论与审核使用，文件草稿经过审核修改签发以后，就成为定稿。
文件的定稿应与正式印发稿（正稿）一同归档，装订成为一件，排列时正稿在前，定稿在后。
经领导签字的传真稿（复印后归档）、机关领导公务活动形成的重要信件、电报、电子邮件及重要事项的电话记录也应归档
（5）不应归档的文件
a、重份文件。
b、一般事务性的无查考、保存价值的文件；
c、未成文的草稿及一般性的文件的历次修改稿，但重要文件的历次稿均应归档；
d、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；
e、本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件；
f、本机关领导兼任其他机关职务形成的文件；
g、一般往来信函
5、如何做好文件的收集工作？
（1）多做宣传，提高人们归档的自觉性。
文件材料要收集齐全完整，直接涉及到单位领导、部门领导和各承办人员。
要对这些人多做宣传，合他们认识到文件归档的重要性和必要性，增强他们的法制观念。
要大力宣传贯彻执行《档案法》，同时结合本单位的典型实例进行宣传，以提高全员档案意识及做好归档工作的自觉性。
（2）健全文件管理及归档制度，强化归档的监控力度。
各单位应根据国家有关规定，结合实际制订本单位材料归档和不归档范围等业务文件，确定归档时间，健全文件材料归档工作程序标准和相应的工作管理制度，然后由单位领导批准下发严格贯彻执行。
如实行“三纳入”，即将文件材料的形成积累与归档纳入有关管理制度、纳入工作程序、纳入有关人员的岗位责任制；实行“四同步”管理，即在下达计划任务、检查计划、计划进度、评审鉴定成果及考核奖励时，同时提出归档要求；三是重要会议，档案部门或人员应坚持参加，保证会议资料的收集齐全。
（3）强化归档的监控力度和激励制度。
将文件的归档情况与单位各部门目标责任制挂钩，与奖金挂钩，与评聘技术职称挂钩，与争先创优挂钩。
通过健全制度强化监督力度，达到优化归档环境的目的。
建立激励机制，大力表扬和奖励文件材料收集齐全的部门和个人，对不重视归档工作，对该归档的文件材料不归档的部门或个人给予通报批评。
促使其改正工作中的不足之处。
（4）加强档案工作网络建设，明确归档责任人，加强对专兼职档案员的监督和指导。
根据单位机构设置格局，建立健全档案的工作网络，明确工作点档案工作负责人，明确归档责任人，确保文件资料归档的完整、规范、及时。
档案部门要认真履行职责，加强对本单位各部门的文件材料立卷归档工作的监督、检查和业务指导，及时发现并解决疑难问题。
要组织兼职档案资料员开展业务培训，提高归档的自觉性。
（5）适时抓好文件材料归档的时机。
针对各类文件产生的不同时间，找准时机，及时收集归档。
如专题会议资料，在会议完毕后就可及时督促归档。
信息、简报、专题文件可按月或季、年进行收集；案件材料待案件结案后及时收集。
专项工作如审计、资产清查、人口普查、经济普查等工作完成后就可及时归档。
（6）把好“盖印关”。
以本单位名义形成的各种文件资料，绝大多数需加盖本单位印章，所以机要部门在用印之前，可要求相关人员按照归档要求留存一份底稿与正稿。
可确保非红头文件的完整归档。
（7）做好档案利用服务工作，促使业务部门和业务人员主动归档。
有些人不愿将办毕文件归档，固然有认识上、习惯上的问题，也有怕文件归了档，要用时查找困难等原因，这就要求档案部门做好服务工作，使本单位的人员感到归了档比放在自己那里利用更方便，就会将该归档的文件及时归档。
6、电子文件的归档范围．电子文件归档工作中应注意哪些问题？
怎样做好电子文件的归档工作。
1、电子文件归档
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