北京华通集团信息化方案确认0820.docx
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北京华通集团信息化方案确认0820
北京华通集团
信息化项目解决方案
（已确认）
2010年6月
版权声明
版权所有恩维协同科技有限公司
由恩维协同科技有限公司提供的本方案中包含的所有信息，都将被视为机密信息，本方案仅供北京华通集团公司在选择管理信息化解决方案时使用，请勿将本方案用作其他用途。
本方案是应北京华通集团公司的需求而制定的，在未与恩维协同正式签署合约之前，本方案的知识产权归恩维协同科技有限公司所有，本方案的内容请勿透露给第三方，且由恩维协同科技有限公司所开发的任何原始概念、结构、设计、处理方法请勿用于商业用途。
第一部分项目概述
一.1公司概述
北京华通集团，创建于1985年，现有职工350名，集团拥有北京华通开关厂、北京华通恒业电力工程有限公司、北京锋锐特机电设备有限公司、北京华通东发物业管理有限公司、北京华通恒盛电器设备有限公司5个子公司。
其中，北京华通恒盛电器设备有限公司主要生产高低压成套开关设备及预装式组合配电装置（箱式变）等产品，是原国家机械工业部、电力工业部红证企业，是国家经贸委城乡电网改造的入围企业，通过ISO9001标准质量体系认证和ISO14001环境管理体系认证。
2003年4月通过低压产品国家强制性（CCC）认证。
为了适应集团公司的快速发展，不断提高企业管理和内部控制水平，不断规范业务流程、监控物流和资金流、集中管理企业各项资源，构建一体化的信息化平台。
通过信息化平台建立完备的管理数据基础，规范企业内部管理，降低企业运营成本。
一.2项目目标
●在公司内建立统一的ERP管理信息平台，实现各部门之间信息共享，业务协同，提高沟通效率，避免重复输入，减少差错，能够看到相关业务的完成情况。
●随时掌握动态库存信息。
如销售部门能够随时查询生产用原材料、元器件的现有库存，可用库存信息，以便合理安排客户订货。
生产部门根据实际库存，合理安排需求计划，确定哪些物料需要采购，哪些物料需要生产，哪些物料需要外协加工，进而跟踪采购件、外协件的、生产件的入库情况。
一.3信息化现状
部门级应用：
●物资管理部自2002年至今一直运行金算盘财务软件，应用模块包括库存管理、存货核算。
●财务部自2002年至今一直运行金算盘财务软件，应用模块包括财务总账、报表管理。
企业级应用：
●全公司从2008年至今一直运行金蝶软件协同办公系统，应用模块包括：
办公门户、电子邮件、公文管理、档案管理、表单流程、会议管理、信息集成、业务管理。
一.4主要问题
●动态BOM问题。
客户需求的多样化，导致产品系列和品种多变、产品结构很难定型，很难实行标准化定额管理。
●协同办公OA管控体系优化问题。
目前公司所有业务活动中的单据审批全部在协同办公系统中进行，很难控制单据的流转关系，很难对业务的流向进行跟踪。
●库存控制问题。
金算盘库存系统中执行年度结转操作，库存余额不准确。
另外对一些常备料设定安全库存，当库存储备量低于安全库存时进行查询。
●应收应付资金流向追踪问题。
领导关注资金流向问题。
如查询哪些货物发票已开，哪些货物尚未开票；查询那些应该付款但尚未支付款项的订单，进行综合查询。
对于应收款项，查询应收预期记录，进行账龄分析。
控制现金流问题举例说明如下：
对于应收款项，合同一签订预收50%的货款，发货或交货确认完毕产生40%的应收款项，账龄收款期一到产生10%的应收款项。
对于应付款项，货到应付但未支付，未来多少天进项、出项资金计划，资金流向，账期问题。
第二部分组织机构和岗位职责
二.1集团组织机构
二.2集团岗位职责
营销管理部长岗位职责：
●负责市场价格趋向分析，及对工程预算的汇总分析。
●负责组织制作标书。
●负责对工程预算的审核。
●依据《合同法》和公司相关规定，负责对合同签订内容及合同变更内容进行审核。
●负责对业务员效益工资、中介费用提取进行审核。
●按照生产计划和指令，根据采购计划审批单保证主辅料按时到货。
●负责生产用原材料、元器件和其他生产原料的及时采购。
对不能按时采购到货的原材料确定出准确的供货日期，并对不能按时到货原因作出合理分析。
●正确选择供方和组织合格供方评价工作及对供方的日常动态管理。
第三部分北京华通集团现行业务需求分析
三.1企业基本情况分析
中国开关电气行业进入高速发展阶段，蓬勃发展的市场为企业提供了巨大的空间和商机。
随着经济快速发展和市场的国际化，行业内企业之间的竞争越来越激烈，企业只有提高质量、降低成本、加快交货期和新产品开发速度，才能在竞争中立于不败之地。
北京华通恒盛电气设备有限公司，以下简称“华通公司”，属于开关电器制造行业，公司主要生产高低压成套开关设备以及输配电控制设备，公司的生产组织形式属于典型的面向订单设计（ETO）,面向订单生产（MTO），面向订单装配（ATO）的机械制造生产企业。
华通公司的生产特点：
基于客户需求，按照工程项目进行配置、设计、装配的单件小批生产，属于完全定制的生产模式。
结合电气机械器材制造、输配电及控制设备制造行业的特点，华通公司的生产经营活动具有如下特征：
●客户对产品定制的要求越来越高，单件小批量成为主要生产方式。
●激烈的市场竞争要求企业按照客户需求实现快速产品配置和报价。
●采购、库存、生产等环节按照项目管理形式进行管理，进行跟单管理。
●为了满足客户的个性化需求，产品数据变化频繁，要求设计与生产过程实现紧密协作。
●为了确保利润最大化，要求按照订单或项目进行细致的成本核算，指导设计和报价。
三.2现行业务分析
三.2.1预算设计生产一体化流程
【业务流程图】
【业务流程描述】
顺序
步骤
业务描述
备注
询价单
1
编制工程预算审批单。
由业务部各业务员根据订货单位、工程名称、产品名称、台数、报价完成时间、业务员意见等信息，结合用户图纸，编制工程预算审批单。
2
审核工程预算审批单。
由业务部经理审核工程预算审批单。
在此阶段并不知道工程造价具体情况。
3
批准工程预算审批单。
工程请批单审核通过后，提交给公司领导销售副总进行批准，特殊情况，需要报请总经理特批。
4
编制工程报价清单。
工程请批单批准通过后，通知预算员编制工程报价清单，包括主料、辅料、壳体、利费税四项。
5
审核工程报价清单。
工程报价清单编制完毕，提交给预算部主管进行审核。
6
通知业务员报价
工程报价清单经预算主管审核后，通知业务员给客户报价，报价时只是把清单给客户，工程预算的具体成本信息不给客户，只做内部资料归档。
7
签订合同（合同审批单）。
由业务员根据已批准的工程预算审批单，结合工程报价清单，跟客户签订正式买卖合同。
8
合同审批和批准
由业务部经理对合同审批单进行审批，合同审批的重点是交货期、付款方式、预付款额度等；由销售副总对合同审批单进行批准。
9
合同投产审批单
编制、审核。
由业务部发起，由业务员编制合同投产审批单，召集生产部、技术部、采购部、营销管理部开合同投产评审会，对合同投产审批单进行会审。
10
合同投产审批单批准。
由生产副总批准安排生产，特殊报总经理批准。
11
建立产号。
合同投产审批单批准通过后，建立产号。
12
下达物料需求计划。
（对产号进行跟踪）
由技术部技术员计算材料单，技术部部长批准。
生产部经理根据材料单，结合客户交货期倒排，计算采购期、生产期、外协加工期，合理安排生产计划，纳入绩效考核范畴。
每天组织工作协调会
13
下达采购单、外协任务单。
生产部经理根据电器元件材料单，确定采购任务和外协任务。
对于外协加工，主要是用钣金做箱体并镀锌，由生产部门提申请，采购部找外协加工厂，由概算部门报价，由销售部门提供图纸签订合同，由外协加工厂按样机投料加工。
由受托方供料
由委托方付加工费
14
物资采购询价。
对于采购件，由采购部门通过电话方式进行供应商询价，确定货源和最优采购方案。
15
物资采购订货。
当货源确定后，由采购员依据电器元件材料单与供应商签采购合同，通知相关部门进行合同会签。
16
物资采购入库。
当货物送到仓库时，由库管员提报检单，按合同要求对货物进行抽检或全检。
如果货物没有问题即收货，最后由材料会计为订单预留库存。
17
钣金下料生产（工艺：
剪板-冲压-焊接-组装）。
工艺部根据图纸计算非常备料（占成本80-90%）、常备料（占成本10-20%），主要是电线、螺丝、板材，根据车间生产进度领料，按实际消耗计算成本，目前没有材料消耗定额或限额标准。
18
产品报检。
当产品组装完毕，由电装车间统计员向质管部提产品报检单，对产品的各项性能指标进行测试。
19
产品验收入库。
当产品测试完毕，由质管部技术员对产品入库前进行质量验收和确认，验收合格后填写产品入库验收清单。
20
销售出库。
当产品验收合格后，由物资管理部成品库管员办理销售出库手续，登记产品出库记录明细表。
21
销售收款。
由营销管理部开销售发票，对于欠款客户，建立欠款台账并配合财务部完成货款收回工作。
22
账务处理。
由财务部会计根据收款单和销售发票，通过金算盘财务软件完成相关账务处理工作。
【业务流程分析】
第四部分北京华通集团信息化解决方案
在深入理解开关电气行业面临的难题以及对华通公司业务需求详细分析之后，结合恩维公司自身产品的特点和丰富的项目经验，我们为华通公司管理信息化量身定制了一套切实可行的解决方案。
四.1总体应用方案
四.1.1实施范围
北京华通集团信息化实施对象：
北京华通恒盛电气设备有限公司，实施范围如下：
业务范围
业务流程
涉及的产品
供应链管理
产品报价流程
高低压配电箱、配电柜
销售报价流程
高低压配电箱、配电柜
销售订货流程
高低压配电箱、配电柜
销售出库流程
高低压配电箱、配电柜
采购申请流程
主要原料、元器件、其他辅助材料
采购询价流程
主要原料、元器件、其他辅助材料
采购订货流程
主要原料、元器件、其他辅助材料
原料检验流程
主要原料、元器件、其他辅助材料
采购入库流程
主要原料、元器件、其他辅助材料
应收/应付流程
成品、主要原料、辅助材料
生产管理
生产计划流程
高低压配电箱、配电柜
物料需求计划流程
主要原料、元器件、其他辅助材料
制造计划流程
产品、主要零部件
车间领退料流程
主要原料、元器件、其他辅助材料
产品入库流程
高低压配电箱、配电柜
委外加工流程
箱体、镀锌件
OA系统
电子邮件、公文管理、会议管理、请假、财务借款、报销
四.1.2涉及部门
本次项目涉及到下列职能部门：
职能部门
业务内容
工程预算部
工程概算、工程报价、工程审批
营销管理部
销售报价、合同录入、合同审批、销售发货、销售出库
生产部及车间
生产计划录入审批、需求计划分解、生产任务单录入审批、生产领料、产品入库、委外加工合同、委外到货通知单、委外到货入库、委外结算
物资管理部
采购入库、产品销售出库、库存量查询、库存统计分析
质检部
原辅料入库检验、产品出库验收
采购部
采购申请、采购询价、比质比价分析（采购优选单）、采购价格管理
采购合同、采购到货通知、采购退货
财务部
采购付款单、采购发票、销售收款单、销售发票、往来对账核销、账龄分析
四.2关键问题方案
华通公司主要生产各种高低压配套开关设备，属于开关电器制造行业。
通过调研，我们发现，华通公司的生产经营活动具有明显特点：
根据客户需求量身定制，按照工程项目进行配置、设计和装配，进行单件小批量生产，属于完全定制的生产模式，按照产号进行全程跟踪。
由于客户对产品定制的要求越来越高，为了满足客户的个性化需求，产品数据的变化也比较频繁，因此出现这么一个问题：
客户需求的多样化，导致产品系列多变、产品的品种很难定型，很难进行标准化生产和定额化管理。
为了逐步解决这一问题，我们引入了“动态BOM”的概念。
首先解释BOM的概念，在ERP领域，BOM是一个很复杂的专业术语，是BillofMaterial的英文缩写，中文含义是“产品结构”或“物料清单”，是计算机可以识别的产品结构数据文件，也是ERP的主导文件。
换句话说就是把产品按照图纸，从基层向上逐步分解形成不同的部件，有的需要对外采购，有的需要自制生产，有的需要外协加工，呈现出树状层次结构，BOM是联系与沟通企业各项业务的纽带。
动态BOM，结合华通公司业务的实际情况，就是以“模板”为基础建立标准化的BOM信息库，把那些结构相同，材料消耗相同的BOM做成模板。
当接到客户订单时，根据产品参数，在BOM库中进行快速匹配和组装，形成新的产品BOM
⏹通过大量标准BOM的积累，产品BOM将逐步定型，产品生产也会逐步标准化。
⏹通过规范大量的基础档案，如物品档案、产品BOM库，实现信息资源共享，提高了公司的整体工作效率。
四.2.1建立动态BOM
方案设计思路：
●提供BOM模板。
根据现有的产品系列、规格型号、技术参数，由技术部建立产品BOM库。
●产品参数快速配置。
在接到客户订单时根据参数的选择快速查询产品明细表，进行匹配或调整。
举例说明：
假设我们业务部门接到A客户一份订单，订购JYD-2000型交流低压配电柜一套，在ERP系统中处理业务之前，需要完2项基础工作。
●物资管理部：
在ERP系统中设置物品分类档案、计量单位，维护物品档案。
●技术部：
根据技术图纸逐步建立产品BOM信息库。
接下来，我们在ERP系统中详细展示一下:
JYD-2000型配电柜，这一产品BOM的建立过程。
根据电气元件材料单，这一产品结构划分2层：
⏹首先，建立子BOM。
即建立101-111自制半成品的BOM，这些馈线柜、进线柜、电容柜、联络柜可以定义成模板，形成标准BOM
⏹其次，建立最终产品的BOM，即建立JYD-2000型配电柜BOM
BOM结构展示：
四.2.2业务跟踪体系
方案设计思路：
●现行业务中，通过一个产号不能跟踪所有业务。
因为存在一对多，多对多的业务关系。
●用不同层单号作关联，可控制不同的业务环节，每一环节，提供多种查询方法。
例如，以销售订单为主线，可以关联销售发货单、销售出库单、销售退货单、销售发票、收款单等业务单据，通过销售订单执行情况表可以查询某一客户某一产品的订单金额、发货金额、出库金额、退货金额、发票金额、收款金额等信息。
例如，以销售订单为主线，可以关联生产计划单、物料需求计划单、制造计划单、采购申请单等业务单据，实现业务实时跟踪，通过采购合同执行表可以查询某一供应商某一物品订货金额、到货金额、检验金额、入库金额、发票金额、付款金额等信息。
●建议以生产计划号替代产号进行业务跟踪。
四.2.3生产排产问题
方案设计思路：
●根据销售订单安排各个部门工作计划，为便于跟踪管理，提供非生产方面工作跟踪，以任务单的方式进行管理；
●生产方面的工作，通过物料需求计划和制造计划进行管理。
可以通过订单或主生产计划跟踪各项工作的执行情况。
四.2.4货物入库确认发票
关注点：
货物入库时确认采购发票是否送达财务部，有两种处理方式：
●方案一：
货物入库形成应付账款，付款时需要审核采购发票，建议在付款单“备注”栏输入发票号。
●方案二：
到货通知单、采购入库单、采购发票三方单据进行匹配。
系统支持根据到货通知单生成采购入库单和采购增值税发票。
四.3详细流程设计
四.3.1预算报价流程
【业务流程图】
【业务流程描述】
顺序
步骤
业务描述
备注
询价单
1
填写工程请批单。
由业务员根据工程意向情况，在ERP系统中填写工程请批单，主要包括订货单位、工程名称、产品名称、台数、报价完成时间、业务员意见。
2
审核工程请批单。
工程请批单填写完毕提交给业务部经理审批。
3
批准工程请批单。
工程请批单审批通过后提交给销售副总批准。
如果本单据没有批准通过，则由销售副总驳回申请并通知业务员和业务部部长，此流程结束。
4
告知预算主管
预算主管审批工程请批单
5
通知编制预算报价单
工程请批单批准后，通知营销管理部预算员在ERP系统中编制预算报价单，进行精确报价，报价项目：
电子元器件主料、辅料、壳体、利费税四项。
6
审核预算报价单。
预算报价单编制完毕提交给预算主管进行审核，如果审核通过，则由预算主管通知销售副
总该工程预算报价单的结果，并同时通知业务员对客户进行销售报价。
7
通知销售报价。
预算报价单审核完毕，预算主管通知业务员销售报价。
业务员把报价清单传真给客户，完成初步报价。
客户在此基础上还价，最后调整报价。
根据最终价格跟客户签订合同。
8
销售报价单归档。
报价完毕，报价清单送达档案管理专员处归档。
四.3.2销售订货流程
【业务流程图】
【业务流程描述】
顺序
步骤
业务描述
备注
询价单
1
填写合同审批单。
业务员根据公司起草的买卖合同文本在ERP系统中填写合同审批单。
2
审核合同审批单。
业务员填写完毕，发送给部门经理，部门经理通过待办任务查看并审核合同审批单。
3
批准合同审批单。
部门经理审核完毕，再发送给公司销售副总进行批准。
4
审核合同审批单是否符合规范
合同管理员审核合同审批单是否符合合同规范
5
通知业务员签订合同。
合同审批单批准后由合同管理员通知业务员签合同随即合同正式文本归档。
6
填写合同投产审批单。
合同签订后，业务员催收工程预付款，待工程预付款到账后填写合同投产审批单，发起合同投产申请。
7
审核合同投产审批单。
由部门经理审核合同投产审批单。
如果审核不通过退回业务员处重新填写。
8
批准合同投产审批单。
部门经理审核合同投产审批单，通过后提交给公司销售副总批准合同投产审批单。
若没有批准通过，驳回业务员处修改。
9
批准合同投产审批单。
如果合同还没有签回，必须发给总经理审批，不管总经理是否同意，都要回复销售副总
9
编制核订单。
如果批准通过了，则由销售副总通知合同管理员编制核订单，通知各个部门召开合同实施策划会议。
四.3.3核订单管理流程
【业务流程图】
【业务流程描述】
顺序
步骤
业务描述
备注
询价单
1
编制核订单。
由合同管理员根据已批准的合同投产审批单在ERP系统中编制核订单。
2
审批核订单。
核订单编制完毕提交给销售副总进行审批。
3
通知相关部门。
核订单审批通过后，通知生产部长、生产计划员、技术人员、采购人员及物资管理人员。
四.3.4动态BOM管理流程
【业务流程图】
【业务流程描述】
顺序
步骤
业务描述
备注
询价单
1
建立物品基础档案。
由物资管理部建立并维护计量单位、物品类别、常备类物品（板材、电线、螺丝螺母等）档案。
2
成品、非常备类物品查询以及档案建立。
由技术部技术员根据工程图纸，在ERP系统中查询所需的物品，若不存在，按照编码规则在ERP系统中建立成品类、非常备类物品档案。
3
建立最基层零部件
材料清单。
由技术员按照从下到上的顺序，建立最基层零部件物料清单，建立过程中可以调用事先定义的标准模板，保留模板中可以复用的材料，补充或调整变化的材料，最后也可以保存为另一模板，方便下次使用。
4
建立上一层零部件
材料清单。
把基层零部件材料清单进行链接，形成上一层零部件材料清单。
5
建立最终产品材料清单。
业务处理方法类似。
6
更新标准模板库。
在产品结构树中，每一层零部件的材料清单都可以建立为模板，从而更新和完善标准模板库。
四.3.5物料需求计划流程
【业务流程图】
【业务流程描述】
顺序
步骤
业务描述
备注
询价单
1
编制物料需求计划。
由生产部计划员根据已确认的主生产计划和物料清单在ERP系统中编制物料需求计划。
2
审核物料需求计划。
需求计划编制完毕，提交给生产部部长审核。
3
通知相关人员。
由生产计划员对物料需求计划的执行情况进行跟踪。
对于物料需求计划中的“采购件”，由材料会计在ERP系统中依需求计划填采购申请单；对于物料需求计划中的“外协件”，由采购员在ERP系统中依需求计划填委外合同单。
四.3.6采购申请流程
●生产性物资采购申请流程（采购申请单不需进行流程审批）
●固定资产采购申请流程（固定资产类采购申请单需要三级审批）
●设备动力科所辖范围外物品采购申请流程（其他类需要二级审批）
【业务流程图】
【业务流程描述】
顺序
步骤
业务描述
备注
询价单
1
填写采购申请单。
对于生产性物资（工程消耗的电器元件类材料）
由材料会计根据已确认的物料需求计划在ERP系统中填写采购申请单并进行确认。
2
通知采购主管。
采购申请单确认完毕，通知采购主管安排任务。
3
审批采购订单
采购主管提交采购订单给销售副总，销售副总审批，若审批没有通过，退回给材料会计重新填写。
4
批准采购订单
销售副总提交单据给总经理，总经理审批单据。
若单据没有通过，退回给材料会计重填。
5
通知采购人员采购
总经理批准完合同，通知采购经理安排采购，
3
执行询价订货。
由采购主管分配采购任务给相应的采购员，由各采购员进行询价并安排订货工作。
【业务流程图】
【业务流程描述】
顺序
步骤
业务描述
备注
询价单
1
填写采购申请单。
对于固定资产类物品，由设备申请部门在ERP系统中填写采购申请单。
2
审核采购申请单。
填写完毕，提交给设备动力科部长进行审核。
如果审核未通过，驳回设备申请部门重新填写。
3
复核采购申请单。
如果采购申请单审核通过了，提交给公司生产副总进行复核。
如果复核未通过，则驳回给设备申请部门重新填写。
4
批准采购申请单。
如果采购申请单复核通过了，提交给公司总经理进行批准。
如果批准未通过，则驳回给设备申请部门重新填写。
5
通知采购主管。
采购申请单批准通过，通知采购主管安排任务。
6
执行询价订货。
由采购主管分配采购任务给相应的采购员，由各采购员进行市场询价并安排订货工作。
【业务流程图】
【业务流程描述】
顺序
步骤
业务描述
备注
询价单
1
填写采购申请单。
对于设备科管辖范围外的物品，由使用部门相关人员，在ERP系统中填写采购申请单。
2
审批采购申请单。
填写完毕，提交给相应部门领导处进行审批。
如果审批未通过，则驳回给使用部门重新填写。
3
复核采购申请单。
采购申请单审批通过了，提交
升级会员 