exceal使用技巧大全.docx
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exceal使用技巧大全
excel操作技巧大全:
实用技巧介绍
一、让数据显示不同颜色
在学生成绩分析表中,如果想让总分大于等于500分的分数以蓝色显示,小于500分的分数以红色显示。
操作的步骤如下:
首先,选中总分所在列,执行“格式→条件格式”,在弹出的“条件格式”对话框中,将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或等于”,然后在第三个框中输入500,单击[格式]按钮,在“单元格格式”对话框中,将“字体”的颜色设置为蓝色,然后再单击[添加]按钮,并以同样方法设置小于500,字体设置为红色,最后单击[确定]按钮。
这时候,只要您的总分大于或等于500分,就会以蓝色数字显示,否则以红色显示。
二、将成绩合理排序
如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序,当遇到总分一样的则按姓氏排序。
操作步骤如下:
先选中所有的数据列,选择“数据→排序”,然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”,并选中“递减”单选框,在“次要关键字”下拉列表中选择“姓名”,最后单击[确定]按钮。
三、分数排行:
如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序,当遇到总分一样的则按姓氏排序。
操作步骤如下:
先选中所有的数据列,选择“数据→排序”,然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”,并选中“递减”单选框,在“次要关键字”下拉列表中选择“姓名”,最后单击[确定]按钮
四、控制数据类型
在输入工作表的时候,需要在单元格中只输入整数而不能输入小数,或者只能输入日期型的数据。
幸好Excel2003具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。
先选择某些特定单元格,然后选择“数据→有效性”,在“数据有效性”对话框中,选择“设置”选项卡,然后在“允许”框中选择特定的数据类型,当然还要给这个类型加上一些特定的要求,如整数必须就是介于某一数之间等等。
另外您可以选择“出错警告”选项卡,设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息。
如果不设置就会以默认的方式打开警告窗口。
怎么样,现在处处有提示了吧,当您输入信息类型错误或者不符合某些要求时就会警告了。
1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？
例如:
在单位的人事资料,在excel中输入后,由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果一个一个改的话实在太麻烦了,那么我们可以用下面的办法,省时又省力:
1）假设证书号在A列,在A列后点击鼠标右键,插入一列,为B列; 2）在B2单元格写入:
="13"&A2后回车; 3）瞧到结果为
13xxxxxxxxxxxxx了不？
鼠标放到B2位置,单元格的下方不就是有一个小方点不,按着鼠标左键往下拖动直到结束。
当您放开鼠标左键时就全部都改好了。
若就是在原证书号后面加13则在B2单元格中写入:
=A2&“13”后回车。
2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？
打开“工具”,选“选项”,再选“常规”,在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。
若不在菜单中显示最近使用的文件名,则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。
3、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办？
这就是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成,您只要点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”,再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了
4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？
点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。
如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏、、、”选上“自动保存”,“确定”。
然后进行设置即可。
5、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行（或几行）就是一样的。
但就是不就是用页眉来完成？
在EXCEL的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即 可。
这样Excel就会自动在各页上加上您划定的部分作为表头。
6、在Excel中如何设置加权平均？
加权平均在财务核算与统计工作中经常用到,并不就是一项很复杂的计算,关键就是要理解加权平均值其实就就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值,而不就是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。
在Excel中可设置公式解决（其实就就是一个除法算式）,分母就是各个量值之与,分子就是相应的各个数量之与,它的结果就就是这些量值的加权平均值。
7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉与页脚？
如何才能一次打印多个工作表？
把鼠标移到工作表的名称处（若您没有特别设置的话,Excel自动设置的名称就是“sheet1、sheet2、sheet3、、、、、、、”）,然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时您的所有操作都就是针对全部工作表了,不管就是设置页眉与页脚还就是打印您工作表。
8、EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要就是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决？
如果序号就是不应随着表格其她内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其她字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。
9、用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资、、、、、、、）,想输出成工资条的形式。
这个问题应该这样解决:
先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。
10、在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却就是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办？
这就是一个比较特殊的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。
在Windows的控制面板中,点击“区域设置”图标,在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“、”（未改前就是“,”）,按“确定”按钮结束。
这样再打开Excel就一切都正常了。
11、如何快速选取特定区域？
使用F5键可以快速选取特定区域。
例如,要选取A2:
A1000,最简便的方法就是按F5键,出现“定位”窗口,在“引用”栏内输入需选取的区域A2:
A1000。
12、如何快速返回选中区域？
按Ctr+BacksPae（即退格键）。
13、如何快速定位到单元格？
方法一:
按F5键,出现“定位”对话框,在引用栏中输入欲跳到的单元格地址,单市“确定”按钮即可。
方法二:
单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。
14、“Ctrl+*”的特殊功用
一般来说,当处理一个工作表中有很多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后按下Ctrl+*键可选定整个表格。
Ctfl+*选定的区域就是这样决定的:
根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？
选定单元格区域,输入值,然后按Ctrl+Ener键,即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。
17、只记得函数的名称,但记不清函数的参数了,怎么办？
如果您知道所要使用函数的名字,但又记不清它的所有参数格式,那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。
具体方法就是:
在编辑栏中输入一个等号其后接函数名,然后按Ctr+A键,Excel则自动进入“函数指南——步骤2之2”。
当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时,上述方法显得特别有用。
18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？
按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。
具体方法就是:
选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头（空心箭头）,然后按住鼠标左键进行拖放操作。
上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变为垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。
19、如何让屏幕上的工作空间变大？
可以将不用的工具栏隐藏,也可以极大化Excel窗口,或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。
20、如何使用快显菜单？
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。
首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。
21、如何使用快显菜单？
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。
首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。
22、如何防止Excel自动打开太多文件？
当Excel启动时,它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。
当该目录下的文件过多时,Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。
解决方法就是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。
另外,还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件:
选择“工具”“选项”“普通”,将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。
23、如何去掉网格线？
1）除去编辑窗口中的表格线
单击“工具”菜单中的“选项”,再选中“视图”,找到“网格线”,使之失效;
2）除去打印时的未定义表格线
有时会出现这样的情况:
您在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中瞧到的也就是淡灰色表格线）,一般情况下在打印时就是不会打印出来的,可有时却偏偏不听使唤给打印出来了,特别就是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更就是这样。
要除去这些表格线,只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单,点击一下“网格线”左边的选择框,取消选择“网格线”就行了。
24、如何快速格式化报表？
为了制作出美观的报表,需要对报表进行格式化。
有快捷方法,即自动套用Excel预设的表格样式。
方法就是:
选定操作区域,选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令,在格式列表框中选取一款您满意的格式样式,按“确定”按钮即可。
要注意的就是,格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项,若某项前面的“x”不出现,则在套用表格样式时就不会用该项。
25、如何快速地复制单元格的格式？
要将某一格式化操作复制到另一部分数据上,可使用“格式刷”按钮。
选择含有所需源格式的单元格,单击工具条上的“格式刷”按钮,此时鼠标变成了刷子形状,然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。
26、如何为表格添加斜线？
一般我们习惯表格上有斜线,而工作表本身并没有提供该功能。
其实,我们可以使用绘图工具来实现:
单击“绘图”按钮,选取“直线”,鼠标变成十字型、将其移至要添加斜线的开始位置,按住鼠标左键拖动至终止位置,释放鼠标,斜线就画出来了。
另外,使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字,但文字周围有边框,要想取消它,可选中文字框,调出快显菜单,选择“对象格式”“图案”,选择“无边框”项即可。
27、如何快速地将数字作为文本输入？
在输入数字前加一个单引号“”’,可以强制地将数字作为文本输入。
28、如何定义自己的函数？
用户在Excel中可以自定义函数。
切换至VisualBasic模块,或插入一页新的模块表（Module）,在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序,按Enter确认后完成编写工作,Excel将自动检查其正确性。
此后,在同一工作薄内,您就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数,如:
FunctionZm（a）
Ifa<60Thenim=‘不及格”
ElseZm=“及格”
EndIf
EndFunction
29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数？
可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下,采用链接的方法（也就就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名）。
假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF、XLS,现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数,应首先确保MYUDF、XLS被打开,然后使用下述链接的方法:
=MYUDF、XLS!
ZM（b2）
30、如何快速输入数据序列？
如果您需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列,千万别逐条输入,为何不让Excel自动填充呢？
在第一个单元格内输入起始数据,在下一个单元格内输入第二个数据,选定这两个单元格,将光标指向单元格右下方的填充柄,沿着要填充的方向拖动填充柄,拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。
如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单）,定义成序列,以备日后自动填充,岂不一劳永逸!
选择“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“自定义序列”标签,在输入框中输入新序列,注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如:
张三,李四,王二……）,单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。
31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄
上例中,介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。
其实,使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。
在某单元格内输入数据,按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄,将会出现包含下列各项的菜单:
复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充;序列……此时,您可以根据需要选择一种填充方式。
32、如果您的工作表中已有某个序列项,想把它定义成自动填充序列以备后用,就是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？
不需要。
有快捷方法:
选定包含序列项的单元格区域,选择“工具”“选项”“自定义序列”,单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框,按“确定”按钮返回工作表,下次就可以用这个序列项了。
33、上例中,如果您已拥育的序列项中含有许多重复项,应如何处理使其没有重复项,以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？
选定单元格区域,选择“数据”“筛选”“高级筛选”,选定“不选重复的记录”选项,按“确定”按钮即可。
34、如何对工作簿进行安全保护？
如果您不想别人打开或修改您的工作簿,那么想法加个密码吧。
打开工作薄,选择“文件”菜单中的“另存为”命令,选取“选项”,根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”,按“确定”退出。
工作簿（表）被保护之后,还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护,起到双重保护的功能,此时您可以这样做:
首先,选定需保护的单元格区域,选取“格式”菜单中的“单元格”命令,选取“保护”,从对话框中选取“锁定”,单由“确定”按钮退出。
然后选取“工具”菜单中的“保护”命令,选取“保护工作表”,根据提示两次输入口令后退出。
注意:
不要忘记您设置有“口令”。
35、如何使单元格中的颜色与底纹不打印出来？
对那些加了保护的单元格,还可以设置颜色与底纹,以便让用户一目了然,从颜色上瞧出那些单元格加了保护不能修改,从而可增加数据输入时的直观感觉。
但却带来了问题,即在黑白打印时如果连颜色与底纹都打出来,表格的可视性就大打折扣。
解决办法就是:
选择“文件”“页面设置”“工作表”,在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。
之后,打印出来的表格就面目如初了。
excel冻结窗口的三种方法介绍
通常情况下,excel的第一行都就是一些表头,第一、二列就是一些序号,姓名之类。
如果在上下左右拖动查瞧数据,可以将这些表头相关信息进行冻结操作,使之一直保持在我们视线范围之内。
这种情况下我们就需要用到excel的冻结窗口功能。
excel冻结窗口有几种常见情况,本文逐一介绍Excel如何冻结窗口。
如下图所示,excel冻结窗口分三种情况,冻结首行、冻结首列、冻结拆分窗格。
excel冻结窗口之一:
冻结首行
如果只就是冻结首行,在Excel工作表单击任意单元格,选择视图——窗口——冻结首行。
这样在上下滚动数据时,首行始终保持可见状态。
excel冻结窗口之二:
冻结首列
如果只就是冻结首列,在Excel工作表单击任意单元格,选择视图——窗口——冻结首列。
这样在左右滚动数据时,A列始终保持不动。
excel冻结窗口之三:
冻结拆分窗格
Q:
怎样固定上边（第一行）与左边（A列）的单元格,上下与左右拖拉时,它们就是冻结窗口,位置固定不变。
A:
方法就是:
单击选中要冻结行下边一行与要冻结列右边一列的那个单元格,即B2单元格,然后单击视图——窗口——冻结拆分窗格。
这样就完成了excel冻结窗口。
初次接触可能有点难理解,有一个更直观的办法:
先选中您要冻结的行,再按Ctrl选中您要冻结的列,行与列相交叉选中显示时,其第一个空白单元格就就是目标单元格,选择后,再单击视图——窗口——冻结拆分窗格。
在查瞧完数据,如果不需要再使用excel冻结窗口功能,可以单击视图——窗口——取消冻结窗格。
36个绝对不能错过的excel使用技巧大全
1、一列数据同时除以10000
复制10000所在单元格,选取数据区域-选择粘性粘贴-除
2、同时冻结第1行与第1列
选取第一列与第一行交汇处的墙角位置B2,窗口-冻结窗格
3、快速把公式转换为值
选取公式区域-按右键向右拖一下再拖回来-选取只保留数值。
4、显示指定区域所有公式
查找=替换为“=”（空格+=号）,即可显示工作表中所有公式
5、同时编辑所有工作表
全选工作表,直接编辑,会更新到所有工作表。
6、删除重复值
选取数据区域-数据-删除重复值
7、显示重复值
选取数据区域-开始-条件格式-显示规则-重复值
8、把文本型数字转换成数值型
选取文本数字区域,打开左上角单元格的绿三角,选取转换为数值
9、隐藏单元格内容
选取要隐藏的区域-设置单元格格式-数字-自定义-输入三个分号;;;
10、给excel文件添加密码
文件-信息-保护工作簿-用密码进行加密
11、给单元格区域添加密码
审阅-允许用户编辑区域-添加区域与设置密码
12、把多个单元格内容粘贴一个单元格
复制区域-打开剪贴板-选取某个单元格-在编辑栏中点击剪贴板中复制的内容
13、同时查瞧一个excel文件的两个工作表
视图-新建窗口-全部重排
14、输入分数
先后输入0,再输入空格,再输入分数即可
15、强制换行
在文字后按alt+回车键即可换到下一行
16、删除空行
选取A列-Ctrl+g打开定位窗口-定位条件:
空值-整行删除
17、隔行插入空行
在数据表旁拖动复制1~N,然后再复制序号到下面,然后按序号列排序即可。
18、快速查找工作表
在进度条右键菜单中选取要找的工作表即可。
19、快速筛选
右键菜单中-筛选-按所选单元格值进行筛选
20、让PPT的图表随excel同步更新
复制excel中的图表-在PPT界面中-选择性粘贴-粘贴链接
21、隐藏公式
选取公式所在区域-设置单元格格式-保护:
选取隐藏-保护工作表
22、行高按厘米设置
点右下角“页面布局”按钮,行高单位即可厘米
23、复制时保护行高列宽不变
整行选取复制,粘贴后选取“保持列宽。
24、输入以0开始的数字或超过15位的长数字
先输入单引号,然后再输入数字。
或先设置格式为文本再输入。
25、全部显示超过11的长数字
选数区域-设置单元格格式-自定义-输入0
26、快速调整列宽
选取多列,双击边线即可自动调整适合的列宽
27、图表快速添加新系列
复制-粘贴,即可给图表添加新的系列
28、设置大于72磅的字体
excel里的最大字并不就是72磅,而就是409磅。
您只需要输入数字即可。
29、设置标题行打印
页面设置-工作表-顶端标题行
30、不打印错误值
页面设置-工作表-错误值打印为:
空
31、隐藏0值
文件-选项-高级-去掉“显在具有零值的单元格中显示零”
32、设置新建文件的字体与字号
文件-选项-常规-新建工作簿时、、、、
33、快速查瞧函数帮助
在公式中点击下面显示的函数名称,即可打开该函数的帮助页面。
34、加快excel文件打开速度
如果文件公式过多,在关闭时设置为手动,打开时会更快。
35、按行排序
在排序界面,点击选项,选中按行排序
36、设置可以打印的背景图片
在页眉中插入图片即要
补充:
用了好几个小时,从众多excel技巧集中挑啊挑选啊选,又逐一配图,这篇36个绝对不能错过的excel使用技巧大全教程终于整理完毕。
还就是那句话,只要对大家学习与工作有帮助。
EXCEL电子表格使用技巧大全excel表格使用技巧有哪些？
01、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符?
例如:
在单位的人事资料,在excel中输入后,由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果一个一个改的话实在太麻烦了,那么我们可以用下面的办法,省时又省力:
1）假设证书号在A列,在A列后点击鼠标右键,插入一列,为B列;
2）在B2单元格写入:
="13"&A2后回车;
3）瞧到结果为13xxxxxxxxxxxxx了不?
鼠标放到B2位置,单元格的下方不就是有一个小方点不,按着鼠标左键往下拖动直到结束。
当您放开鼠标左键时就全部都改好了。
若就是在原证书号后面加13则在B2单元格中写入:
=A2&“13”后回车。
02、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数?
打开“工具”,选“选项”,再选“常规”,在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。
若不在菜单中显示最近使用的文件名,则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。
03、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办?
这就是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成,您只要点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”,再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。
04、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件?
点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。
如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏、、、”选上“自动保存”,“确定”。
然后进行设置即可。
05、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行（或几行）就是一样的。
但就是不就是用页眉来完成?
在EXCEL的文件菜单-页面设
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