8商务文档管理规范.docx

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8商务文档管理规范

《商务文档管理规范》

1往来函件

1.1收文类

1.1.1主力店函件

登记

报商管公司副总经理签批

部门总监签批意见

附部门文件处理流程单

函件

（收取）

部门总监落实并反馈意见

录入电子文档目录

存档

文档管理人员进行跟踪

注：

主力店来函中含确认重要业务内容的函件需加盖对方公司公章，电子邮件尽量有电子印章。

1.1.2各地公司及各部门致招商部的函件

注：

各地项目商业管理公司及管理公司部门函件应具备以下条件方予以处理：

1）标准化格式（依据集团管理规定）；

2）当地公司及部门负责人签字，加盖公司及部门章。

1.1.3收文类文件存档原则

1）必须为已填写最终处理结果并有主管业务人员签字确认的文件；

2）根据业务往来对象及项目区分类别，分别建立档案；

3）依据时间顺序进行整理登记、编号，录入电子档案目录；

4）登记及录入档案目录须详尽、准确，以便查找。

1.2发文类

登记、盖章

招商部总监审阅（重要文件需有商管副总经理确认）

发文、确认

业务经理起草

录入电子文档目录

存档

1.2.1发文类文件存档原则

1）存档文件必须含已确认收件人姓名、收件日期；

2）根据业务往来对象及项目区分类别，分别建立档案；

3）依据时间顺序进行整理登记、编号，录入电子档案目录；

4）登记及录入档案目录须详尽、准确，以便查找。

2公司内部流程文件

（含集团发文、合同、报告、请示、资金申请、宣传类文件等）

2.1集团发文（红头文件、通知、指示等）

文档管理人员根据批示跟踪反馈结果

根据商管总经理批示部门内部签阅、落实

报商管总经理阅

文档管理人员

录入电子文档目录

存档

2.1.1集团发文存档原则

1）文件须经全体人员签阅并落实后存档；

2）依据时间顺序进行整理登记、编号，录入电子档案目录；

3）登记及录入档案目录须详尽、准确，以便查找。

2.2报告、请示、资金申请、宣传文件

报商管公司副总经理签批

部门总监签批意见

附部门文件处理流程单

文档管理人员收文、登记资料

登记

录入电子文档目录

存档

文档管理人员进行跟踪

报相关部门审批、会签

注：

各地公司上报的各类文件应具备以下条件方予以处理：

1）符合集团规定上报条件的文件；

2）标准化格式（依据集团管理规定）；

3）当地公司及部门负责人签字，加盖公司章。

2.3合同

*联合发展协议、租赁合同、合同修正案、补充协议、终约协议

提炼合同要点

与签约方就内容进行沟通

相关部门内部流程

招商部总监审核

招商经理起草

合同及流程会签单原件转办公室

录入电子文档目录

与签约方签约

商管总经理/集团董事长

招商经理汇总各部门意见并调整、对比

合同流程单、签章版合同正本、合同附件复印存档

2.4合同、报告、请示、资金申请、宣传文件存档原则

1）存档文件必须为根据公司文件流程规定已由相关负责人签署的文本；

2）存档文件如含负责人签署转发或转阅意见的，存档前应确认文件是否已有收件人签字及签署日期；

3）根据业务往来对象及项目区分类别，分别建立档案；

4）依据时间顺序进行整理登记、编号，录入电子档案目录；

5）登记及录入档案目录须详尽、准确，以便查找。

3各地项目资料

3.1已建成项目资料、建设中项目资料

3.1.1建档要求

1）内容要求：

项目所在城市地图、项目地理位置图、项目总平图、建筑规划图、分层平面图、项目简介、商业规划方案、商业调研报告、租金测算表、商务定价报告。

2）依据项目进行分类建立资料档案。

3）根据项目相关调整随时更新档案资料。

3.2待建项目资料

3.2.1建档要求

1）内容要求：

项目地理位置图、项目总平图、建筑规划图、分层平面图、项目简介、商业规划方案、商业调研报告、租金测算表、商务定价报告。

2）依据项目进行分类建立资料档案。

3）根据项目相关调整随时更新档案资料。

4客户资料

4.1建档要求

基础内容

分类建档原则

基础内容应包含资料

通讯方式、联络人

依照客户的类别进行分类，目前主要有百货类、超市类、家具家居类、建材类、家电类、文化体育用品类、珠宝类、书城类、餐饮类、娱乐类、健身类、游艺类、影院类等十三个类别

公司地址、电话、传真、电子邮箱、主要负责人手机、联系人中/英文名字、职务。

基本情况介绍

拥有店面数量、已进入城市、年营业额、员工总数、企业性质、企业发展历史。

近期发展规划

近期发展规划进入城市

选址技术条件

面积、楼层、层高、承重、电容量、机电配置要求

继往合作条件

租金、递增率、免租期、面积计量标准、保证金。

5标准合同

标准合同档案的建立应严格依据集团审批、会签的终稿。

6各类证照

依据项目及类别建立档案。

7会议纪要

依据会议时间进行排序并建立档案。

8工作计划

根据周计划、周工作小结、月计划、月工作总结的时间进行排序、建档。

9城市地图

根据城市、地图类别分类建立档案，并及时根据城市变化更替新版本。

10文件查阅细则

1）档案资料查阅后须立即归于原存档处。

2）需长时间使用的档案资料应填写调阅记录。

3）返还调阅资料须填写返还记录。

11部门印鉴的使用规定

部门印鉴的使用必须经商管总经理签字确认。

主力店商务条件确认单

表单编号

项目名称

主力店名称

租赁区域

租赁面积

交房技术条件

物管职责界面

商务条件

租金

递增率

免租期

租赁年限

物业管理费

能耗费

保证金

申请确认

招商部

签发

集团商管总经理

董事长

交房技术条件确认表

表单编号

项目名称

主力店名称

租赁区域

租赁面积

土建结构

层高

柱距

承重

装修

地面

天花

柱面

机电水暖

供电方式

供电容量

供水

客梯

货梯

空调

消防设施

特殊要求

设计管理中心经办人

设计管理中心总监

物业管理确认单

表单编号

项目名称

主力店名称

租赁区域

租赁面积

物管职责

项目

我司负责

主力店负责

保安

保洁

消防管理

设备维护

设备维修

垃圾清运

外立面清洁

费用标准

项目

费用标准

支付时间

物管费

水费

电费

空调费

其他费用

票据提供

项目

票据类型

提供时间

物管费发票

水费发票

电费发票

空调费发票

项目商管公司确认

工程进度及证照提供确认单

表单编号

项目名称

主力店名称

项目进度

通知主力店进场时间

外装完工时间

机电设备完工时间

消防工程完工时间

证照提供

项目

可否提供

提供时间

土地使用权证

环境监测报告

建筑规划许可证

施工许可证

抵押权人证明

消防验收合格证

营业执照

税务登记证

房屋所有权证

租赁备案登记

项目商管公司确认

主力店租赁合同会签单

（自有产权证）

表单编号

项目名称

主力店名称

会签部门

会签意见

日期

合同经办人

招商部

设计管理中心

商业管理公司

财务部

投资发展中心

法务部

集团商管总经理

董事长

主力店租赁合同摘要

表单编号

项目名称

主力店名称

商务条款