政协河北省委员会机关公文处理工作.docx

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政协河北省委员会机关公文处理工作

政协河北省委员会机关公文处理工作

实施办法

（征求意见稿）

第一章总则

第一条为适应省政协机关工作需要，推进政协机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，参照《党政机关公文处理工作条例》、《河北省党政机关公文处理工作实施细则》和《政协全国委员会机关公文处理工作办法》，结合省政协机关工作实际，制定本实施办法。

第二条政协机关公文是政协机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策及省委决策部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理工作中涉及的一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条秘书处主管公文处理工作，负责机关公文处理相关制度的制定、修订、解释及机关公文格式等工作。

第六条机关各部门和单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，明确负责公文处理工作的专门人员，实行责任制，制订工作流程。

第七条公文处理工作人员应具有较高的思想政治素质和政策理论水平，有较好的公文文字功底和法规知识，爱岗敬业，严谨细致，保守秘密，遵守纪律。

第二章公文种类

第八条适用于省政协机关的公文种类主要有：

（一）决议。

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销不适当的决定事项。

（三）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。

适用于发布、传达要求下级部门、单位执行和有关部门、单位周知或者落实的事项，批转、转发公文。

（五）通报。

适用于传达重要精神、告知重要情况，表彰先进、批评错误。

（六）报告。

适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问，提出意见和建议。

（七）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复。

适用于答复下级机关或相关部门和单位请示事项。

（九）函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第九条公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（二）紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”“平急”。

（三）发文机关标志。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（四）发文字号。

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（五）签发人。

上行文应当标注签发人姓名。

签发人应当是发文机关主要负责人或者经授权的负责人。

（六）标题。

由发文机关名称、事由和文种组成。

（七）主送机关。

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（八）正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

（九）附件说明。

公文附件的顺序号和名称。

（十）发文机关署名。

署发文机关全称或者规范化简称。

（十一）成文日期。

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十二）印章。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十三）附注。

公文印发传达范围、联系人、联系电话等需要说明的事项。

（十四）附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十五）抄送机关。

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十六）印发机关和印发日期。

公文的送印机关和送印日期。

（十七）页码。

公文页数顺序号。

第十条公文的版式按照《河北省党政机关公文处理工作实施细则》标准执行。

第十一条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家和河北省标准和规定执行。

第十二条公文用纸幅面采用国际标准A4型。

特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

第十五条向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（三）请示应当一文一事。

不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

请示事项涉及其他部门和单位业务时，须先协商一致会签后上报。

（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

第十六条向下级机关行文，应当主送受理机关，根据需要抄送相关机关。

第十七条办公厅根据政协河北省委员会授权，可以向党政机关和地方政协行文，必要时可以与其他同级机关联合行文。

研究室、各专门委员会、机关纪检组和办公厅内设机构一般不得对外正式行文。

在特定条件下，可根据职责和需要向对口业务部门行文。

第五章公文拟制

第十八条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策、政协章程及有关规章制度，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提意见建议和措施办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）公文涉及其他机关或本机关其他部门、单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关机关或本机关相关部门、单位意见，力求达成一致。

（六）政协机关或部门、单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（七）改进文风，强化务实管用，力求准确、精炼、简短。

第二十条政协机关各部门起草的公文文稿需使用机关统一格式的“呈批件”报批。

呈批前，应先经本部门审核、登记、编号；以中共政协河北省委员会党组、政协河北省委员会、政协河北省委员会办公厅名义制发的公文，严格按照《关于进一步规范省政协机关公文报批程序的通知》（冀协办发﹝2014﹞17号）执行。

公文审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策、政协章程及有关规章制度；是否完整准确体现发文机关、部门或单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提意见建议和措施办法是否切实可行。

（三）涉及有关机关或本机关有关部门、单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十一条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第二十二条公文应当依权限按程序报省政协或办公厅负责同志审批签发。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章公文办理

第二十三条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条收文办理的主要程序是：

（一）签收。

对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。

对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。

对收到的公文应当进行初审。

初审的重点是：

是否应当由本机关或部门、单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他机关或本机关其他部门、单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。

经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。

批办性公文应由收文单位提出拟办意见报本机关或部门、单位负责人批示或者转有关部门办理。

紧急公文应当明确办理时限。

承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。

根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。

需要多位领导同志阅知，但来文份数不够分送时，由秘书处原则上按领导同志排序依次送阅，并随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

公文经领导同志阅后，由秘书负责及时退回秘书处。

（六）催办。

及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。

公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十五条发文办理是公文签批后、正式发出前需办理的手续。

以中共政协河北省委员会党组、政协河北省委员会、政协河北省委员会办公厅名义起草的公文，送秘书处办理发文手续，发文办理主要程序是：

（一）复核。

已经省政协或办公厅负责同志签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。

（二）登记。

对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。

公文印制必须确保质量和时效。

（四）核发。

公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十六条涉密公文应当通过政协机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条公文处理完毕，应根据《中华人民共和国档案法》和《全国政协机关文件材料归档范围和文件档案保管期限规定》的要求，按时将公文正文、定稿和有关材料立卷归档，并定期向机关档案部门移交。

任何部门和个人不得违反规定保存应归档的公文。

两个以上机关或部门、单位联合办理的公文，原件由主办机关或部门、单位归档，相关机关或部门、单位保存复制件。

第七章公文管理

第二十八条政协机关及各部门应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条政协机关公文由秘书处统一管理。

政协机关建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

第三十一条复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。

绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。

第三十二条公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。

公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十三条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十四条不具备归档和保存价值的公文，在案卷移交后，经鉴定并由机关主管领导批准后可以销毁。

销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。

个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十五条工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章附则

第三十六条法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

第三十七条提案、建议案的处理按照《中国人民政治协商会议章程》和有关规定、程序执行。

第三十八条本办法由省政协办公厅负责解释。

第三十九条本办法自印发之日起施行。

附件

政协河北省委员会机关常用公文格式说明

一、常用公文格式的种类及适用范围

（一）以“政协河北省委员会文件”为发文机关标志，

以“冀协﹝××﹞×号”为发文字号（版式见图1）。

此格式适用于印发政协河北省委员会就重大问题所作出的决议、决定、意见；向全国政协、中共河北省委的重要请示或报告。

（二）以“中共政协河北省委员会党组文件”为发文机关标志，以“冀协党﹝××﹞×号”为发文字号（版式见图2）。

此格式适用于向中共河北省委请示重要问题，报告工作情况和决定；发布省政协党组的决议、决定，部署重要工作；按干部任免程序向省委呈报省委管理干部的任免、离退休等人事事项。

（三）以“政协河北省委员会办公厅文件”为发文机关标志，以“冀协办发﹝××﹞×号”为发文字号（版式见图3）。

此格式适用于政协河北省委员会办公厅传达政协河北省委员会及其常务委员会会议、主席会议、秘书长会议的指示、决定，部署办公厅工作，规定重要事项。

主要是以政协河北省委员会办公厅名义印发的各种通知、通报、意见。

（四）以“政协河北省委员会办公厅”为发文机关标志，以“冀协办字﹝××﹞×号”为发文字号（版式见图4）。

此格式适用于以政协河北省委员会办公厅名义报送省委办公厅、省政府办公厅的视察、考察、调研、外事出访报告等。

（五）以“政协河北省委员会办公厅”为发文机关标志，以“冀协办函﹝××﹞×号”为发文字号（版式见图5）。

此格式适用于以政协河北省委员会办公厅名义与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（六）以“政协工作通报”为发文标志（版式见图6）。

此为特定格式，适用于专门通报省政协主要领导同志的重要讲话、领导或机关重要活动和各级政协组织、省各民主党派、工商联主要活动。

（七）以“**会议纪要”为发文标志（版式见图7），用于记载省政协党组会议、主席会议、主席办公会议、秘书长会议、秘书长办公会议等重要会议的主要情况和决定事项。

二、公文格式各要素的标识

公文格式各要素的标识按照《党政机关公文格式》国

家标准（GB/T9704－2012）执行（见图8）。

公文标准版式设置，见“公文标准版式设置操作步骤”。

三、公文格式有关要素注意事项

（一）密级和保密期限。

涉密公文要依据保密规定按涉密程度明确标注“绝密”“机密”“秘密”。

防止出现该定密的不定密、不该定密的定密，密级和保密期限定制出现过紧或过松的问题。

（二）紧急程度。

对于明确为“特急”或“加急”的公文，需要在公文上标注“特急”或“加急”字样，不得以在公文版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章代替。

（三）发文机关标志。

发文机关标志与发文机关署名或印章应保持一致，如加“文件”二字，应标注在发文机关右侧，不得在发文机关全称或规范化简称正下方居中标注。

字体要庄重、规范、美观、大小适度。

（四）发文字号。

由机关代字、年份和发文顺序号组成，如“冀协办发〔2013〕1号”。

机关代字要准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同；年份使用六角括号“〔〕”括入，不使用方括号“［］”、圆括号“（）”；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（如1不编为01）。

对有多个主送单位内容略有不同的同一发文事项，发文时应对内容进行适当整合，原则上只编一个发文字号。

（五）签发人。

上行公文（请示、报告）应当标注签发人姓名，标注签发人注意两点：

一是只标姓名，不标职务；二是联合行文，须标明所有联署机关签发人即会签人姓名。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（六）标题。

标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。

在发文机关与事由之间一般要加介词“关于”，在事由与文种名称之间要加一个助词“的”。

有红色版头的文件，版头中已标明发文机关名称，一般在标题中可省略。

公文标题要能概括公文的主要内容，又要选准文种，做到准确、精练，坚决杜绝不标明文种、使用非正式文种（如建议、措施、办法、规定、规则、总结、申请等）、混用文种（主要是请示和报告不分）的现象。

以“政协河北省委员办公厅”（冀协办字）格式报送省委办公厅、省政府办公厅的视察、考察、调研、外事出访活动成果，统一使用“报告”这一文种。

标题应简洁明了，一般不加副标题。

在标题拟制时要注意介词的使用，避免“关于在”、“关于对”等介词重复使用。

（七）主送机关。

应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，避免使用不规范简称。

使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。

如有多个主送机关，同类型机关之间使用顿号，不同类型机关之间使用逗号，主送机关结束后应使用冒号。

如“各设区市政协，省直管县（市）政协，各民主党派省委、省工商联：

”。

（八）正文。

人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等要准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法要符合规范。

文中结构层次序数依次为“一、”、“

（一）”、“1.”“

（1）”；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

引用公文应当先引用标题，后引发文字号，如“《省委办公厅省政府办公厅关于印发<党政机关公文处理工作条例>的通知》（省办发〔2012〕14号）”。

（九）附件说明。

公文如有附件，应在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。

附件在正文下空1行左空2字位置编排“附件”2字，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号；附件如有顺序号，使用阿拉伯数字标注；附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐，不顶格编排。

如：

附件：

1.×××××××××××××××××××

2.×××××××××××××××××××

（十）发文机关署名。

发文机关署名应与发文机关标志和标题中的发文机关名称相一致。

（十一）成文日期。

成文日期确定的原则是：

会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准；经机关负责人签发的公文，以签发日期为准；联合行文，以最后签发的机关负责人签发日期为准。

成文日期在公文中的标注位置有2种：

一是会议审议通过的公文，成文日期编排在公文标题之下，用阿拉伯数字写全年月日，用“（）”括起来；二是成文日期在公文或附件说明的右下方标注，用阿拉伯数字写全年月日（月、日编虚位，即1不编为01）。

（十二）印章。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

上行文一定要加盖印章。

有特定发文机关标志的普发性公文（如“政协通报”）及纪要可以不加盖印章。

联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。

联合下行文时，所有联署行文机关均须加盖印章。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

（十三）附注。

是对公文需要注意的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。

上行文如请示，应将联系人姓名和联系人方式标注在附注内。

（十四）附件。

附件的序号和名称应与附件说明中的序号和名称相一致，以显示附件与正文不可分割的关系。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十五）抄送机关。

是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。

公文的抄送范围应严格按照工作需要和保密要求确定，不能滥抄、错抄或漏抄。

抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。

在具体排列上，对于不同级别的机关，应依先上级机关、再平行机关、后下级机关的次序；同级不同类的机关，要按党、政、军、群的顺序排列；同类型机关之间使用顿号，不同类型机关之间使用逗号；最后一个抄送机关名称后标句号。

（十六）印发机关和印发日期。

凡以中共政协河北省委员会党组、政协河北省委员会、政协河北省委员会办公厅名义所发公文，印发机关均为“政协河北省委员会办公厅”。

（十七）页码。

公文首页应标注页码，页码前不加“第”字。

公文版记前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

图1

政协河北省委员会文件

冀协〔××××〕××号

★

关于×××××××××××的意见

×××××××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

政协河北省委员会

××××年×月×日

抄送：

××××××、××××××，××××××、××××，

××××××、××××××，××××××、××××。

政协河北省委员会办公厅××××年×月×日印发

图2

中共政协河北省委员会党组文件

冀协党〔××××〕××号签发人：

×××

★

关于×××××××××××的请示

×××××××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

中共政协河北省委员会党组

××××年×月×日

抄送：

××××××、××××××，××××××、××××，

××××××、××××××，××××××、××××。

政协河北省委员会办公厅××××年×月×日印发

图3

政协河北省委员会办公厅文件

冀协办发〔××××〕××号

关于×××××××××××的通知

×××××××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××