如何将excel表格中的数据对应的填入word表单中.docx
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如何将excel表格中的数据对应的填入word表单中
如何将excel表格中的数据对应的填入word表单中
为了市里的检查，这次需要补做实验室材料，小学实验室需要检查实验计划表、实验通知单、实验记录单等。
没办法，只好临时抓狂了。
材料准备：
从网上下载一份小学3-6年级实验一览表，还真争气，下载的那份材料还算比较齐全的
仿造我们县发下来的实验记录单的表样，做了一份电子档的。
然后把能填的空格先填好，把需要有变化的空格先空着，做成实验教学记录单母版。
这个就是准备做出来给领导检查的表格样式了。
制作实验过渡表：
接下来我就按照记录单母版里面空着的空格准备材料，我做了一个Excel表格叫实验过渡表。
在这个过渡表中包含了待写入记录单的信息：
有编号、教材章节、实验名称、准备材料、实验方式、实验时间等。
而这些信息都是从刚才从网上下载的实验一览表粘贴过了的。
实验时间是我自己做的，为了更快地产生需要的时间，我还做了一张2012年的日历表，然后根据上课时间安排，把日历表中的日期重新排列成实验时间。
比如安排这个班是星期一和星期三做实验，我就把星期一的日期粘贴成一列，然后在每一个星期一的下面插入一行，然后分别插入那个星期的星期三的日期，这样就变成了：
第一周星期一、第一周星期三、第二周星期一、第二周星期二……这样的顺序了，再把节假日去除，这样做得更像真的一样。
这样的时间排列成一列，便于粘贴。
为了这个实验时间的安排，花了我不少的时间呢。
因为为我这次是做所有的实验材料，所以在这张过渡表中，我把三到六年级上下册的所有实验都准备好了。
当然在导入到Word的实验记录单母版中，每一个年级的学生数是不一样的，授课老师也是不一样的，所以要一个年级一个年级的导入。
所以我又把实验过度表按年级分别粘贴成新的Excel文件。
这样，在我准备的文件就变成了好几个呢。
（比如三年级实验，里面就一张工作表，表的内容是把过渡表中的三年级上下册的实验粘贴在一起，注意两个学期连在一起，第二学期的表头行要去掉的，等一下导入的时候，一下子就能把上下两个学期的实验记录单一起生成了）
把Excel合并到Word中：
接下来就是把我们准备在Excel中的实验资料让电脑自动的填到Word中了，在这次的操作演示中，我使用的是Word2003版本。
1.用Word打开实验教学记录单母版。
2.选择菜单“视图→任务窗格”命令显示任务窗口，然后单击它顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“邮件合并”命令
3.切换到“邮件合并”任务窗格（图2）。
4.接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步：
选择文档类型，这里我们采用默认的选择：
“信函”（图3）。
5.单击任务窗格下方的下一步：
正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：
选择开始文档。
由于我们当前的文档就是主文档，故采用默认选择：
“使用当前文档”。
6.单击任务窗格下方的下一步：
选取收件人，进入“邮件合并向导”第三步：
选择收件人。
从这里可以看到，如果你还没创建数据源，则可以选择“键入新列表”单选框，然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接，在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。
但是前面已经说过，为了提高效率，还是在之前就把数据源创建好。
由于我们已经准备好了Excel格式的数据源，“信函和信封（数据源）”案例文件，于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接（图4），打开“选取数据源”对话框。
7.通过该对话框定位到“信函和信封（数据源）”案例文件的存放位置，（把《三年级实验》这个文件）选中它后单击“打开”。
由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮（图5）。
接着弹出“邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择哪些记录要合并到主文档，默认状态是全选。
这里保持默认状态，单击“确定”按钮（图6），返回Word编辑窗口。
8.单击下一步：
撰写信函链接，进入“邮件合并向导”的第四步：
撰写信函。
这个步骤是邮件合并的核心，因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中的恰当位置。
先选中实验教学记录单母版中的“编号”后面点一下鼠标，插入一个闪烁的插入光标，接着单击任务窗格中的“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，“域（F）：
”下方的列表中出现了数据源表格中的字段。
接下来我们选中“序号”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中（图7）。
点击对话框中的“关闭”按钮，就可以看到在“编号”后面的横线上插入了“《序号》”，表示这个字段被插入成功。
9.接着按照这样的办法把需要插入的字段都插入到实验教学记录单母版的表格空格处，合并完成后效果如下面。
可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来，以便和文档中的普通内容相区别。
10.检查确认之后，就可以单击下一步：
预览信函链接，进入“邮件合并向导”第五步：
预览信函。
首先可以看到刚才主文档中的带有“《》”符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容，单击任务窗格中的“《”或“》”按钮可以浏览批量生成的其它信函（图9）。
从下图中我们可以看到，Word已经自动地为我们填写了55张的三年级实验记录单了。
11.浏览合并生成的信函通常是件很愉快的事，因为用传统方法做起来很麻烦的任务，已经被聪明的Word完成了。
确认正确无误之后，单击下一步“完成合并”，就进入了“邮件合并向导”的最后一步“完成合并”。
在这里单击“合并”区的“打印”链接就可以批量打印合并得到的55份信函了，为什么有55份信函呢？
还记得这是因为数据源表格中的三年级上下两个学期的实验记录数只有55个的原因嘛？
在弹出“合并到打印机”对话框中还可以指定打印的范围，这里我们采用默认选择“全部”。
“编辑个人信函”可以看到这55张实验记录单了。
12.如果你的电脑上装了打印机和打印纸，单击“打印”按钮，弹出“打印”对话框，再单击一次“确定”。
一会儿之后，55份专业的信函就出现在你面前了。
做完了三年级的实验记录单，其他年级的应该也会做了吧。
还有什么实验通知单也可以做出来的啦。
这样我就可以松口气了，我已经做好了所有年级的实验材料了，就让检查的暴风雨来得更猛烈些吧！
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