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档案管理学教材
档案管理
第一章绪论
第一节档案管理概述
一、档案管理工作的性质和特点
二、档案管理的内容
三、档案管理的范围
四、档案管理的基本要求
一、档案管理工作的性质和特点
档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。
（一）工作性质
是国家科学文化事业的组成部分；
是部门各项管理工作的组成部分；
是文献信息管理系统的组成部分。
（二）档案管理工作的特点
（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护
档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；
大多数档案是“孤本”，不能随意复制；
档案比一般图书更显珍贵。
唐代开元年间的档案由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的《唐代开元年间档案》（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案
（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点
档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。
处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。
档案在不同阶段的特点：
阶段
半现行阶段
非现行阶段
保存地点
机关档案室
档案馆
价值特点
参考凭证价值
历史文化价值
保管期限
短期、长期和永久
永久
服务对象
本机关
整个社会
（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流
档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。
来源原则是这一特点的充分体现。
（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾
档案直接关系到形成者的切身利益，关系到国家机密，因此，许多国家都实行封闭期制度。
封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。
二、档案管理的内容
包括两个方面：
（一）档案资源管理，也称档案实体管理。
包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。
（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。
是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。
三、档案管理的范围
不同种类的档案构成了档案管理的不同方面。
（1）按档案内容：
分为普通档案和专门档案。
普通档案：
文书档案。
包括党务、政务、机关事务档案；
专门档案：
在一定专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。
（2）按档案的载体形式：
分为一般档案、特种档案
一般档案：
以文字为表述形式的纸质档案；
特种档案：
以图像声音等非文字手段为表述形式的非纸质档案，包括古代的甲骨、金石、竹木档案，以及现代的声像、缩微、数字档案。
–特种档案的制成材料、载体和信息存贮方式都不同于普通档案
3）按形成单位：
分为公务档案和私人档案。
公务档案：
国家机关、社会团体、企事业单位在行政管理、生产建设、科研活动中形成的档案。
私人档案：
各行各业着名人物在其个人历史活动中形成的档案，包括家谱、族谱、手稿、书信、日记、照片及反映其生平事迹的传记材料。
（4）按形成时期：
分为古代档案、近代档案、现代档案三种。
古代档案：
1840年以前历代形成的档案
近代档案：
自1840年至1949年中华人民共和国成立以前形成的档案
现代档案：
中华人民共和国建国以后形成的档案
三、档案管理的基本要求
1、完整性要求2、安全性要求3、科学性要求
4、规范性要求5、经济性要求6、现代化要求
第二节全宗理论
一、全宗的含义及类型
二、立档单位的构成条件与全宗划分原则
三、立档单位的变化对组织全宗划分的影响
四、全宗理论的适用范围
五、全宗理论的发展
六、我国关于全宗理论的探讨
一、全宗的含义及类型
（一）全宗的含义
全宗是在社会实践中形成的具有有机联系的档案集合体。
（1）全宗是一个有机整体。
（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。
（3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。
（4）全宗是档案的基本管理单位。
（二）全宗的类型
（1）按形成者，分为组织全宗、个人全宗、项目全宗。
组织全宗：
一个能独立行使职权的社会组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）在其活动中形成的档案整体；
个人全宗：
社会着名人物在其活动中形成的档案整体；
项目全宗：
在某一项活动中形成的档案集合体。
（2）按形成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。
独立全宗：
一个全宗形成者（立档单位）形成的档案集合体；
联合全宗：
两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一管理的档案集合体；
汇集全宗：
按一定特征组成的，档案数量很少或残缺不全的若干全宗的集合体；
档案汇集：
由不同立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案混合体。
例如:
“某省手工业局、手工业联社联合全宗”
“国民政府联动系统汇集全宗”
“国民政府东北地区铁路交通部门汇集全宗”
“国民政府中国驻外使领馆档案汇集”
“国民政府各银行档案汇集”
二、立档单位的构成条件与全宗划分原则
（一）立档单位的构成条件
长期以来，组织是构成立档单位的主体，人们通常将一个社会组织的全部档案作为一个全宗。
随着现代档案工作领域的扩展，以是否属于同一个形成单位为唯一标准来区分全宗，不能完全解决新出现的问题。
项目全宗、个人全宗的出现是传统全宗理论的发展。
与全宗的类型相对应，组织立档单位、个人立档单位、项目立档单位各有其立档条件。
（1）组织立档单位的构成条件
执行了相对独立的社会职能，以自己的名义对外行文。
简言之，要有独立的人事任免权、行文权、财权，一般还具有法人资格。
（2）个人立档单位的构成条件
当一个人执行了一种相对独立、比较重要的社会职能，并积累了足够数量的以自己名义署名的文件时，才有资格构成立档单位。
（3）项目立档单位的构成条件
项目在本专业领域或一定范围内自成体系并具有相当规模，围绕该项目而产生的档案文件具有相当数量。
项目立档单位与组织立档单位是交叉的。
为了避免档案分散和不必要的重复，需明确项目全宗和组织全宗各自的范围及界线。
综合性档案馆为了全面反映国家和地区的社会实践活动，应以组织全宗为主；
专门档案馆以反映本专业概况和专业技术的发展和变化为目的，应以项目全宗为主；
不止一个单位参加的科技、生产和工程项目，可设置临时机构立档单位，或将该项目档案归入其牵头单位或主管部门的全宗中去。
（二）全宗划分的原则
（1）独立性：
构成全宗的单位必须具备相对独立的社会职能。
（2）关联性：
构成一个全宗的档案之间必须具有内在的密切联系。
不能人为地、随意地分合。
（3）方便性：
为了保管和利用的方便，全宗的规模一般应控制在一定范围内。
（4）一致性：
对于相同类型立档单位或档案，其全宗划分要保持一致，划分标准应统一。
三、立档单位变化对组织全宗划分影响
组织立档单位的变化有两种情况：
根本性变化、基本职能的变化。
（一）所谓根本性变化是指立档单位的政治性质、生产关系性质上的变化。
在发生根本性变化时，各个历史时期的不同政权、建国前后的政府机关、官僚资本主义企业与社会主义国营企业的档案，各自构成全宗。
（2）单位基本职能变化的影响
新成立单位符合立档单位条件的，其档案构成新的全宗；
由若干撤销单位合并成一新的立档单位，分别构成全宗；
从某一单位分离出去的单位，其档案构成新的全宗；
原为一独立单位，后改为一单位的内部组织机构，改变前为一全宗，改变后是另一全宗的组成部分；
临时机构一般应纳入其主管单位档案全宗。
但临时机构执行的是独立的社会职能，为期时间长，档案数量多，可单独构成全宗。
四、全宗理论的适用范围
（1）在收集工作中的应用。
机关档案室的归档工作要求遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；档案馆对档案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的档案作为一整体统一进馆，不得随意分散；
（2）在整理工作中的应用。
在档案整理工作中，一个全宗的档案作为一个整体，进行系统化整理、分类和排列，档案管理的完整性、系统性得到体现；back
（3）在鉴定工作中的应用。
档案鉴定以全宗为基础来权衡全宗内案卷和文件的价值，若离开全宗孤立地鉴别一份文件，则难以判定其价。
（4）在保管和统计中的应用。
全宗是档案保管和统计的重要单位。
（5）在编目工作中的应用。
许多档案检索工具都是以全宗为对象编制的。
（6）在基础工作中产生的全宗理论不可避免地利用工作产生影响，如阅览室调卷、档案展览、档案编研等都离不开全宗。
五、全宗理论的发展
1、档案管理最初采用的是事由原则，即以档案文件内容来整理组织档案，随着档案数量和种类的增加，来源原则逐渐取代了事由原则。
2、来源原则的表现形式是“全宗理论”。
3、全宗理论的发端——法国最先提出“尊重全宗原则”（1841年）。
4、在法国“尊重全宗原则”基础上，普鲁士提出了“登记室原则”（1881年）。
5、荷兰档案学家谬勒、裴斯、福罗英于1898年发表《档案的管理和整理手册》（又称《荷兰手册》），从理论上论证了来源原则。
back
20世纪以来，来源原则进入广泛传播和发展时期：
英国：
20世纪20年代提出了“档案组合”（ArchiveGroup）；
美国：
20世纪30—40年代提出了“文件组合”（RecordGroup）；
苏联：
20世纪20—30年代提出了“国家统一档案全宗”概念，后俄罗斯使用“俄联邦档案全宗”概念。
并在其2004年档案事业法中规定，档案全宗是“相互之间具有历史联系或逻辑联系的档案文件的总和”。
这意味着非同一来源而在内容上具有逻辑联系的档案文件集合体也可构成全宗。
德国：
布伦内克对来源原则的修正：
提出“自由来源”原则，在整理档案时要兼顾“来源”和“事由”。
六、我国关于全宗理论的探讨
问题一：
档案数量剧增，全宗规模过大，若拆分全宗，则违背了同一全宗档案不可分散的原则；
问题二：
科技档案等专门档案怎样按全宗原则管理；
问题三：
档案馆类型增多，出现综合性档案馆和专门档案馆之间馆藏接收范围的交叉问题，以及全宗的归属问题；
问题四：
社会经济体制、国家机构改革给全宗划分造成困难和混乱；
问题五：
计算机技术更加广泛和深入地渗透到档案管理中，电子文件的大量产生，对全宗理论的挑战。
我国学者关于全宗理论的观点
（1）关于全宗概念
三种观点：
“主体决定说”
“过程决定说”
“全宗集合说”
（2）关于全宗分类
三种分类方法：
主体全宗、客体全宗
理论全宗、实体全宗
机关全宗、档案馆全宗
（3）关于全宗的构成条件
在3个基本构成条件：
行文权、人事任免权、财权的基础上，增加一个条件：
有无法人资格
（4）关于全宗理论的实质
来源联系？
有机联系？
须根据档案形成规律，既按照来源联系又按照逻辑联系来构成全宗。
在特定情况下，为了保持文件之间的有机联系，可突破单一的来源原则范畴，按照逻辑联系来构成全宗。
对不同形成规律的档案采用不同的管理方法，体现了全宗理论的实质。
讨论题
如何全面认识和理解全宗理论
全宗理论最先是由哪个国家首先提出的
全宗的基本含义？
全宗是依据什么来组成的
全宗理论为什么能取代事由原则成为占据主导地位的档案管理理论？
事由原则适用于何种档案的组织？
传统的全宗理论在当代有何突破和发展
案例分析：
在某市的一项大型基建活动中，该市的规划局、建设局、某设计院、某大型建筑公司等参与其中，请问在该项目建设过程中形成的档案应如何按全宗理论进行管理？
第三节档案管理工作的发展与档案管理系统
一、现代档案的特点
•数量激增，种类多样
•来源广泛，内容繁杂
•载体形式多样化
•社会对档案的需求增加
二、档案管理工作的发展
1、档案业务工作复杂化
不同门类、不同载体的档案有不同特点，无法采用通用的方法。
使档案管理、保管和利用工作复杂化。
2、档案服务方式多样化
服务范围、服务对象扩展，由被动服务转向主动服务
3、档案管理手段现代化
计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术、网络技术等现代技术手段得到应用
4、档案管理方法科学化
三、档案管理系统
档案管理系统及其性质
系统：
同类事物组成的整体
档案管理系统，是指为满足利用者需要而建立的，收集和存贮档案材料及经过加工的档案信息，并通过一定的技术装备与技术手段，实现档案管理和信息传递功能的相对独立的有机整体。
档案管理系统的构成要素：
系统目标、档案资源、设备、方法和功能。
档案管理系统具有开放性、主观能动性（自我调整和优化）、与其他信息系统的关联性等特点。
档案管理系统的结构和功能
输入子系统：
收集和鉴选档案。
存贮加工子系统：
对档案信息进行揭示、加工与组织，进行系统整理，便于检索和利用。
输出子系统：
以借阅、检索、咨询等方式向社会提供档案信息服务。
反馈子系统：
通过统计和用户研究等方式掌握系统运行及用户需求状况，使档案管理系统不断完善和优化。
档案管理系统的优化控制：
统一规划，整体协调。
通过系统标准化提高其工作效率。
引进先进技术和设备，提高其自动化水平。
科学地评价现有系统。
保持与外界的联系和沟通。
通过对档案管理系统的优化控制，可以使档案管理系统达到结构合理、运行可靠、技术先进、经济合算、效率提高的理想效果。
从而将档案管理纳入系统管理的科学轨道。
复习题
一、档案管理工作有何特点？
二、档案管理包括哪两个方面内容？
三、档案管理的范围？
四、全宗理论的基本含义及实质？
五、档案管理系统的基本构成及功能？
第二章档案资源管理
档案资源管理，也称档案实体管理，是对档案资源进行有计划的收集、整理和鉴选，建立科学合理的馆藏体系，以满足社会需要的活动。
第一节档案的收集
一、档案资源状况与档案的流向
二、档案收集工作的内容和要求
三、归档制度
四、档案馆对档案的收集
一、档案资源状况与档案的流向
（一）档案资源状况
•馆藏数量不足；内容单一；种类不全；时间跨度短；结构不合理；质量得不到保证。
•在档案资源结构方面，存在“三多三少”的现象：
普通档案多，专门档案少；
一般档案多，特种档案少；
现代档案多，历史档案少；
此外，私人档案缺乏国家控制。
（二）原因分析
长期以自给自足的小农经济为主，工业经济不发达，限制了档案的产生能力；
•近代以来战事频繁，档案损毁严重，致使遗留至今的档案很少。
•十年文革使档案遭到破坏；
•档案馆收集档案的范围侧重于文书档案，而忽视了对他种类档案的收集；
•对进馆档案没有进行严格控制，影响了档案的质量。
（三）档案的基本流向
文书部门立卷归档→本机关档案室→归口档案馆
《档案馆工作通则》、《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，各级各类档案馆收集档案的总的范围如下表所示：
档案馆
级别
接收范围
进馆档案保
管期限
机关类型
中央级
本级机关
永久
现行撤销
省级
本级机关
永久
现行撤销
省辖市
本级机关
永久长期
现行撤销
专门性
专业对口
永久长期
现行撤销
企事业
本单位
永久长期
二、档案收集工作的内容和要求
档案收集工作，是按法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，集中到各级各类档案保管机构。
（一）档案收集工作的内容
（1）对本单位需要归档文件的接收工作；
（2）对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；
（3）对历史档案的接收和征集工作。
（二）档案收集工作的要求
1、丰富和优化馆藏要求：
数量充足、质量优化、成分充实、结构合理
2、加强馆（室）外调查和指导了解立档单位的历史、建档情况，全宗调查
3、推行入馆档案质量的标准化案卷验收标准、封面及卷内格式和内容标准等
4、保持全宗和全宗群的不可分散性
三、归档制度
归档是指各机关的文书部门或业务部门将其在工作活动中产生的文件材料处理完毕后整理立卷，定期移交给档案室集中保存。
在我国，归档通过《档案法》及其他法规性文件确立为一项通行的制度，称为归档制度。
归档制度包括三个方面：
归档范围、归档时间、归档文件和案卷的质量要求。
建立和健全归档制度非常重要，它是档案收集工作的基石，是积累国家档案财富的重要保证。
（一）归档范围
原则上，凡是反映本单位工作活动，具有保存价值的各种文件，包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的各种形式和载体的文件，均属归档范围。
归档文件材料，从来源上看，大体包括四个部分：
上级机关、本机关、同级机关、下级机关的文件材料。
注意：
除了正件以外，还应包括附件；文书档案与科技档案分别归档；除了办理完毕的文件以外，还包括已经办理但无结果的文件；有关刊物、简报和图书一般不立卷归档。
（二）归档时间
归档时间是指文书处理部门或业务部门将需归档的文件材料向档案室移交的时间。
办理完毕的文件，一般应在第二年内由文书部门整理后向档案室归档。
科技文件材料应根据其形成规律和满足其工作需要，灵活确立其归档时间，一般可分为“随时”和“定时”两种。
（三）归档文件和案卷的质量要求
总体要求：
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
具体要求：
1、应归档的文件材料要收集齐全，并按文件之间的历史联系进行分类整理、立卷。
2、注意区分文件价值，将永久、长期、短期保存的文件分开立卷。
3、归档案卷在技术加工方面：
卷内文件排列要系统，并按排列顺序编号，案卷标题规范。
4、向档案室移交的所有案卷应系统排列，并编定案卷顺序号和数份案卷目录。
四、档案馆对档案的收集
（一）接收——档案馆收集档案的最主要方式
指通过例行制度和手续，将符合本馆收藏范围的一定机构的档案集中进馆。
1、现行单位档案的接收
（1）档案馆接收现行单位档案的期限（现行单位向档案馆移交档案的期限）
中央级、省级、设区的市级国家档案馆：
档案自形成之日起在本机关保存20年
县级：
档案自形成之日起在本机关保存10年
（2）接收方法逐年接收、定期接收
（3）接收要求
•现行单位在实际移交档案前，应与档案馆联系，双方商定接收日期；
•进馆档案应保持全宗的完整性，一单位的全部档案应作为一个整体，统一归入一个档案馆，不得任意分散；
•规定移交的档案，应由有关单位收集齐全，按照规定整理好，正确划分保管期限；
•与档案有关的资料、立档单位的全宗介绍等检索工具，应随同档案一并归档。
2、撤销单位档案的接收
撤销单位档案的接收方法与现行单位档案的接收相同，但应注意以下几个问题：
（1）由撤销单位负责组织人力，整理好档案，然后再向有关档案馆移交。
（2）撤销单位原全宗不得分散。
撤销单位的业务分别划归几个单位的，其档案材料不得随之分散，仍作为原单位档案的一部分，按全宗整体移交档案，或由其中的一个单位完整地代管。
（3）代管单位须对档案负完全责任，并承担原撤销单位向档案馆移交档案应负责的全部工作。
（4）单位撤销或合并时，如有尚未处理完毕的文件，应移交给接管单位继续处理，并作为新单位档案加以保存。
3、对保存在各部门的历史档案的接收
（1）保存在一般现行机关的历史档案，基本上可以按照接收现行机关和撤销单位档案同样的办法处理；
（2）某些档案与图书、文物具有双重性或多重性，一些图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门所保存的文物、资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。
档案馆应与上述单位互通有无，搞好协作。
（3）许多通过考古发掘出来的古代档案和文件，如甲骨、金石、玉帛、简牍等，具有档案和文物的双重性，保存在文物部门的由其依法自行管理，保存在档案馆的则应继续妥善保管。
（二）征集历史档案
指档案馆对应该由其保管，但由于种种原因散失在社会上的历史档案进行收集。
具体包括无偿征集、有偿征集、征收、征购等方式。
•无偿征集：
无偿捐赠、捐献。
•有偿征集：
补偿性、奖励性的捐赠或捐献。
•征收、征购：
档案馆依法采取强制性手段强行征集进馆。
•对保存在个人手中的历史档案的征集
由于历史造成的复杂原因，大批历史档案散失在不同的人群之中，包括老革命同志、文物爱好者、古董商人、曾经在旧政权任职的官吏、职员及其继承人等。
•对少数民族地区历史档案的征集
•建国前少数民族地方政权、士官、个人和历代封建王朝统治者在社会历史发展过程中直接形成的，反映少数民族政治、历史、宗教、经济、军事、天文、历法、医药、教育、文艺、哲学、伦理和民俗等各方面情况，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
·应了解不同少数民族地区在文字、内容形式、保存地点上的特点，区别对待。
如：
云南丽江纳西族东巴经文历史档案
是用纳西族古老的东巴文字记载的宗教典籍，被誉为“古代纳西族的百科全书”。
东巴文是世界上唯一的图画向象形过渡的文字，也是世界上唯一还在使用的“活着的文字”。
东巴古籍文献被列入《世界记忆遗产名录》
•应正确贯彻国家的民族政策、统战政策和宗教政策
（三）接受捐赠
•对所有权不属于国家的私人档案，在个人自愿的基础上接受无偿捐赠。
•一般而言，档案馆接收捐赠的大多数为着名人物的档案，以及部分私营企业档案。
捐赠者可以优先利用其捐赠的档案。
•根据《档案法》16条的规定，应予以奖励。
（四）购买
•指档案馆将所有权归个人所有，属本馆馆藏范围而其所有者又不愿意无偿捐赠的档案购入馆内。
•国家档案馆对私人档案具有优先购买权。
（五）寄存
•指将集体或个人所有的具有国家意义的档案，在集体或个人无力保管时，暂时寄放在档案馆内。
•包括个人形成的，民营、中外合作、合作企业形成的档案。
（六）交换
•同其他档案馆或有关部门建立档案交换关系。
讨论题：
①我国私人档案的管理问题。
②什么是私人档案？
③国外对私人档案采取的管理方式有哪些？
④我国私人档案管理现状？
⑤你认为应如何有效开展我国私人档案的管理？
第二节档案的整理
一、档案整理工作的内容二、全宗的组织与编号三、全宗内档案的分类四、案卷的编立、排列与案卷目录五、档号六、档案整理改革
一、档案整理工作的内容
（1）全宗的组织及排列；
（2）全宗内档案的分类；（3）案卷的编立和排列；（4）案卷目录的编制
这也是档案整理工作的基本程序。
但在实际工作中，并非一一进行，具体存在三种情况。
（1）在正规工作条件下，档案室和档案馆接收的是已经整理好的案卷。
所以，它们的工作主要是在更大范围内进一步系统整理，如全宗和案卷的排列、案卷目录的加工等。
（2）对整理不善的档案进行局部调整。
（3）对零散档案的整理。
在这种情况下，须进行全过程的整理工作。
二、全宗的组织与编号
（一）全宗的组织——全宗群
我国一般按照全宗群来组织全宗。
1、全宗群是指某些具有历史联系的全宗的群体。
2、全宗群的划分：
以立档单位的存在时期、地区和职能性质为标准，根据馆藏的特点，按其横向或纵向的联系划分和组建全宗群。
如：
“新中国建国后的某地区政法系统全宗群”“解放战争时期党政机关全宗群”
3、全宗群的特点：
它的组合方法及其时空范围，具有相对的多样性和灵活性。
全宗群不像全宗那样界线分明，由于全宗之间的关系具有多维和立体的特点，全宗群也有多种不同的划分标准和组合形式。
如：
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