程序文件.docx
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程序文件
文件号：
DH/QP-2008
版本号：
A/0
程序文件
（ISO9001：
2008/GBT9001：
2008）
编制：
日期：
审核：
日期：
批准：
日期：
发布日期：
2009-12-25生效日期：
2010-01-01
无锡鼎皓防爆电气传动系统有限公司
修改页
文件号
修改条款
修改日期
修改人
审核
批准
目录
序号
文件编号
文件名称
备注
1
QP-4.2.3
文件控制程序
2
QP-4.2.4
记录控制程序
3
QP-5.6
管理评审控制程序
4
QP-6.2
人力资源控制程序
5
QP-7.2
与顾客有关的要求控制程序
6
QP-7.4
采购控制程序
7
QP-7.5
生产和服务提供控制程序
8
QP-7.6
测量和监视设备控制程序
9
QP-8.2.1
顾客满意控制程序
10
QP-8.2.2
内部审核控制程序
11
QP-8.2.4
产品的监视和测量控制程序
12
QP-8.3
不合格品控制程序
13
QP-8.5
改进管理施控制程序
14
QP-9.1
部门联络
文件控制程序
文件号
QP-4.2.3
版/次
A/0
页/次
1/3
1．目的：
本章节规定了文件的编制、审批、发布、使用和更改的控制要求。
为了保证质量管理体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版次，并处于受控状态，确保质量管理体系正常有效运行。
2．范围：
适用于公司质量管理体系运行中所需要的所有文件，包括相应的外来文件。
3．职责
3.1办公室负责公司文件和记录的管理和归档保存，负责在必要时对文件的评审工作；
3.2各负责人负责本岗位文件（含记录）的编制、保管及定期归档工作。
4．程序
4.1公司质量管理体系文件包括：
4.1.1质量方针和质量目标；
4.1.2质量手册；
4.1.3程序文件
4.1.4公司第三级文件中管理性文件，如各种与质量有关的管理制度（管理标准、工作标准、技术标准、），部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等；
公司第三级文件中技术性文件（工艺文件、作业指导书等）；
4.1.5记录文件、表格及其他质量文件。
4.2文件编号
4.2.1质量管理体系文件的编号
a）质量手册：
组织名称代号—QM—版本—制定年份，手册各章以章节号区分；
b）程序文件：
组织名称代号—QP—版本—制定年份，程序各章以条款号区分；
c）支持性文件：
主要编制主管代号—文件顺序号—版本—制定年份；
例如：
SC-01-B-2009，表示生技部2009年编制的第一份B版的文件。
d）外来文件：
如原文件有编号，则以原文件编号为编号，若没有编号，则作如下编号方式，W-发布年份；若有同年颁布或出版的文件则在编号后家“--01、02….10.”
e）记录：
QR--标准条款号—顺序号
例如：
QR-5.6-01，表示5.6章节《管理评审》第一份质量记录。
f）当记录填写完成时作为文件时，则该记录文件的编号为：
原记录编号-版本-制定年份
例如：
《合格供方名录》，则文件编号为：
QR7.4-03-B-2008。
文件控制程序
文件号
QP-4.2.3
版/次
A/0
页/次
2/3
4.2.2各部门代号规定如下：
生技部SJ、办公室BG、供销部GX、质检部ZJ、
4.3文件的编写、审核、批准
4.3.1质量手册和程序文件，由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准发布；
4.3.2技术性文件由生技部技术主管组织相关人员编写，生技部部长审核，总经理批准；
4.3.3管理性文件由办公室负责组织编写，使用部门负责人审核，总经理批准。
4.3.4文件在发布前应得到批准，以确保文件是充分与适宜的。
4.4文件的发放和领用
4.4.1管理性文件由办公室根据生产、经营管理活动的需要，规定文件的发放范围，总经理批准后，由办公室填写“受控文件清单”，受控发放。
4.4.2技术性文件由生技部根据生产、经营管理活动的需要，规定文件的发放范围，生技部负责人审核、总经理批准后，由生技部技术主管受控发放。
4.4.3应确保文件使用的各场所都能得到相关文件的适用版次。
文件的发放、回收要严格执行签收制度，填写“文件发放、回收登记表”，接受岗位应进行签收；各岗位在收文后应登记接受的文件，填写“受控文件清单”。
4.4.4当文件破损后，使用人应向办公室申请领补手续，并在领用申请中作出说明。
4.5文件（含记录表式）的更改
4.5.1文件的编制部门负责文件的更改，文件更改需填写“文件更改申请/通知单”，详细说明更改原因。
4.5.2更改文件的审核、批准按4.3条款执行，经原审批人批准后生效；
4.5.3更改文件批准后，由归口部门在更改通知单上注明更改标记和更换时间，并按原收文名单进行修改（换页或划改），同时收回被更改的原文件；
4.5.4更改文件时只能划改和换页。
在更改处进行标识，并在相应的文件更改页（栏）中注明，并由更改人签名；
4.5.5应确保文件的更改和现行修订状态得到识别；当有修改时在文件表头版/次用A/1…B/5…C/5…在版次栏内注明。
4.6文件的换版与作废、销毁
4.6.1文件经过多次更改（修改状态从0—9时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版文件作废，换发新版次；
4.6.2为防止作废文件的非预期使用，作废文件由办公室按“文件发放、回收登记表”收回，若因任何原因而需保留的作废文件，还需加盖“作废留存”印章方可保留；
文件控制程序
文件号
QP-4.2.3
版/次
A/0
页/次
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4.6.3文件的销毁应由总经理批准后，办公室负责处理。
4.7文件的保管和借阅、复制
4.7.1文件须分类存放在干燥通风、安全的地方；备份文件以纸张打印为准，电脑保存为辅；
4.7.2任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索；
4.7.3文件的借阅、复制需办理文件借阅复制手续，由借阅人办理相关的手续，经相关负责人按规定权限审批后，向资料管理人借阅、复制。
复制的受控文件必须登记编号。
4.8外来文件的控制
收到外来文件的部门，需识别其适用性，经批准后（执行4.3条款），交办公室受控，按本章节要求执行控制。
4.9每年定期（一般情况时可结合管理评审进行）由办公室组织有关部门对现有质量管理体系文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。
4．10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4．11作为记录的文件应执行《记录控制程序》的规定。
5．相关文件
《记录控制程序》
6．记录
DH/QR-01-10《文件发放范围审批表》
DH/QR-01-11《文件发放、回收登记表》
DH/QR-01-13《文件更改申请/通知单》
DH/QR-01-14《文件作废、销毁登记表》
DH/QR-01-12《外来文件确认登记》
DH/QR-01-15《受控文件清单》
DH/QR-01-17《记录清单》
记录控制程序
文件号
QP-4.2.4
版/次
A/0
页/次
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1．目的：
建立质量管理体系所要求的记录，规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制并予以保持，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
2．范围：
适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3．职责
3.1办公室负责记录的标识编目、归档保存，负责监督各部门记录执行情况；
3.2各部门负责设计编制本部门所需的记录表式，管理者代表负责审核、总经理批准。
4．程序
4.1记录的表式设计应规范、明确，适合于公司质量活动的实际情况；由各使用部门负责设计，管理者代表负责审核，办公室负责标识编目和管理。
4.2记录标识编目，按《文件控制程序》中4.2.1d）执行。
4.3记录的填写
4.3.1记录填写应及时、真实、字迹清晰、正确、完整，填写人应在记录上盖章或签名，并记录日期。
4.3.2记录不能随意涂改，因记录差错需要更改时，应在更改处划改签名。
4.3.3各部门负责人应检查督促记录人员做好原始记录的填写、整理和归档工作，对归档记录的真实性、正确性负责；生技部负责监督记录的执行情况。
4.4记录的收集和保管、贮存
4.4.1记录由相关部门负责按《记录清单》规定的期限保存整理，一年后交办公室归档保管贮存。
4.4.2记录应妥善保管和贮存，便于检索和查阅，并有适宜的环境，防止丢失和损坏。
4.4.3办公室负责编制公司《记录清单》，经管理者代表审核、总经理批准；各部门负责编制本部门的《记录清单》，经负责人审批。
对《记录清单》的审批即作为对记录表式的审批。
4.5记录的借阅或复制，记录的增加或更改，执行《文件控制程序》有关规定执行。
4.6当合同有要求时，在商定期内的记录可提供给顾客或其代表在评价时查阅。
4.7记录若超过保存期或其他特殊情况需要销毁处理时，由保管部门提出申请，经办公室同意，必要时报管理者代表批准后进行处理。
5．相关文件
《文件控制程序》
6．记录
DH/QR-01-09《部门文件清单》
管理评审控制程序
文件号
QP-5.6
版/次
A/0
页/次
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1．目的：
按策划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
2．范围：
适用于对公司质量管理体系的评审。
3．职责
3.1总经理主持管理评审活动。
3.2管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进建议，组织编写管理评审报告。
3.3办公室负责评审计划的制定、收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审后的纠正、预防措施进行跟踪和验证。
3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施管理评审中提出的相关的纠正、预防措施。
4．程序
4.1管理评审计划
4.1.1每年至少进行一次管理评审，时间间隔不超过十二个月,可结合内审后的结果进行，也可根据需要安排。
4.1.2办公室于每次管理评审前一周内编制《管理评审计划/通知》，报管理者代表审核，总经理批准。
计划主要内容包括：
a）评审时间；
b）评审目的；
c）评审范围及评审重点；
d）参加评审部门（人员）；
e）评审依据；
f）评
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