档案员培训资料科技档案整理课件.ppt

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科技档案的整理科技档案的整理2014201420142014年年年年3333月月月月主要内容主要内容u科技档案的概念特点及种类科技档案的概念特点及种类u科技档案的归档与管理工作科技档案的归档与管理工作u科技档案的整理工作科技档案的整理工作第一章第一章科技档案的概念特点及种类科技档案的概念特点及种类一、科技档案的概念一、科技档案的概念企事业单位和国家机构、社会组织及个人从企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

材料。

企事业单位和国家机构、社会组织及个人企事业单位和国家机构、社会组织及个人生产、科研、基建及管理活动生产、科研、基建及管理活动对国家和社会具有保存价值对国家和社会具有保存价值科技文件材料科技文件材料区别于文书档案区别于文书档案：

（11）内容原则）内容原则（22）整体原则）整体原则（33）职能原则）职能原则区别于科技资料区别于科技资料（11）与本单位关系不同：

科技档案是本单位形成的；）与本单位关系不同：

科技档案是本单位形成的；科技资料是外单位形成的。

科技资料是外单位形成的。

（22）作用不同：

科技档案是具有凭证、考察的作用；）作用不同：

科技档案是具有凭证、考察的作用；科技资料起参考作用。

科技资料起参考作用。

（33）在一定的条件下科技档案与科技资料可相互转化。

）在一定的条件下科技档案与科技资料可相互转化。

区别于科技文件材料区别于科技文件材料：

价值不同；价值不同；数量不同；数量不同；阶段及时间不同阶段及时间不同科技档案是由科技文件材料转化而来的，科技科技档案是由科技文件材料转化而来的，科技文件材料是科技档案的前身。

文件材料是科技档案的前身。

二、科技档案的特点二、科技档案的特点专业技术性专业技术性成套性成套性动态性动态性多样性：

多样性：

从载体材料看有纸质、胶片、磁性、实物档案。

从载体材料看有纸质、胶片、磁性、实物档案。

从记录手段看有手写、晒制、照相、录制、计算机储存的档案。

从记录手段看有手写、晒制、照相、录制、计算机储存的档案。

从形式上看有图样、文字、计算数据、目录式、表格式、影像视听型档案从形式上看有图样、文字、计算数据、目录式、表格式、影像视听型档案保密性保密性三、科技档案的种类三、科技档案的种类科科技技档档案案产品档案产品档案是指工业产品的研是指工业产品的研制、设计、制造等制、设计、制造等活动中形成的科技活动中形成的科技档案。

档案。

主要产生于工矿企主要产生于工矿企业单位。

业单位。

特点特点是型号成套。

是型号成套。

农业科技档案农业科技档案是指在农、林、牧、是指在农、林、牧、渔、副等生产活动渔、副等生产活动中形成的档案总称。

中形成的档案总称。

特点特点是：

综合性、地是：

综合性、地域性强，外业形成量域性强，外业形成量大。

大。

基本建设档案基本建设档案是各种建筑物、构是各种建筑物、构筑物，地上、地下筑物，地上、地下管线等基本建设工管线等基本建设工程的规划、设计、程的规划、设计、施工和使用、维修施工和使用、维修活动的直接记录。

活动的直接记录。

特点特点是以工程项目是以工程项目成套。

成套。

设备仪器档案设备仪器档案是指各种机器设备、是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器车辆、船舶和仪器仪表的档案材料。

仪表的档案材料。

特点特点是型号成套是型号成套，流程成套。

流程成套。

科学技术研究档案科学技术研究档案是指在自然科学技是指在自然科学技术研究活动中形成术研究活动中形成的，具有保存价值的，具有保存价值的各种文件材料。

的各种文件材料。

特点特点是课题成套。

是课题成套。

专门性科技档案专门性科技档案测绘档案、测绘档案、地质档案、地质档案、水文档案、水文档案、天文档案、天文档案、气象档案、气象档案、地震档案、地震档案、医药卫生档案、医药卫生档案、环境保护档案环境保护档案四、科技档案的收集四、科技档案的收集（基层档案部门收集科技档案工作的方法和措施基层档案部门收集科技档案工作的方法和措施）按照归档制度的规定，按收科技文件的归档。

按照归档制度的规定，按收科技文件的归档。

纳入计划管理，实行多种方式相结合的收集方法。

纳入计划管理，实行多种方式相结合的收集方法。

“四参加四参加”：

参加产品定型、科研课题鉴定会、设备验收会、基建工程竣工验：

参加产品定型、科研课题鉴定会、设备验收会、基建工程竣工验收会。

收会。

“四同时四同时”：

下达任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料：

下达任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审形成情况；评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。

奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。

确定和疏通科技档案收集渠道，定向，定内容收集。

确定和疏通科技档案收集渠道，定向，定内容收集。

抓住重要环节和关键阶段进行收集。

抓住重要环节和关键阶段进行收集。

产品档案抓住样机鉴定、小批试制、鉴定或产品定型阶段。

产品档案抓住样机鉴定、小批试制、鉴定或产品定型阶段。

基建档案抓住工程竣工验收阶段。

基建档案抓住工程竣工验收阶段。

工程设计档案抓住初步设计完成、设计结束、总结阶段。

工程设计档案抓住初步设计完成、设计结束、总结阶段。

设备档案抓住设备开箱验收、安装、调试和大修阶段。

设备档案抓住设备开箱验收、安装、调试和大修阶段。

科研档案抓住年度总结和成果鉴定阶段。

科研档案抓住年度总结和成果鉴定阶段。

第二章第二章科技文件的归档与管理工作科技文件的归档与管理工作一、归档工作一、归档工作归档要求归档要求科技文件的归档范围科技文件的归档范围科技文件的归档时间科技文件的归档时间在科技活动结束后归档；在科技活动结束后归档；按阶段归档；按阶段归档；按子项归档；按子项归档；按年度归档；按年度归档；随时归档。

随时归档。

科技文件归档份数科技文件归档份数归档份数不做统筹的规定，应以具体的情况和具体的需求归档份数不做统筹的规定，应以具体的情况和具体的需求来确定归档份数。

来确定归档份数。

二、鉴别工作二、鉴别工作归档文件完整性鉴别；归档文件完整性鉴别；归档文件准确性的鉴别；归档文件准确性的鉴别；归档材料属性的鉴别；归档材料属性的鉴别；归档文件保存价值和保管期限的鉴别。

归档文件保存价值和保管期限的鉴别。

三、科技档案的整理工作

（一）三、科技档案的整理工作

（一）案案卷卷科技档案卷是由相互联系的价值大致相同科技档案卷是由相互联系的价值大致相同的若干科技文件组合体。

的若干科技文件组合体。

有机联系体有机联系体数量界限数量界限价值大致相同价值大致相同采用卷夹、卷盒两种形式采用卷夹、卷盒两种形式三、科技档案的整理工作

（二）三、科技档案的整理工作

（二）组卷要求案卷内科技文件内容必须准确反映生产、科案卷内科技文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动真实情况；研、基建、设备及其管理活动真实情况；案卷内科技文件要齐全、完整；案卷内科技文件要齐全、完整；案卷内科技文件的载体和书写材料应符合耐案卷内科技文件的载体和书写材料应符合耐久性要求。

久性要求。

四、组卷的方法四、组卷的方法同型号的多台设备同型号的多台设备的随机文件的随机文件产品、设备的革新、产品、设备的革新、改造后形成一些新改造后形成一些新的文件的文件标准图、通用图标准图、通用图管理性文件管理性文件技术改造和技术改技术改造和技术改进中成套文件进中成套文件底图保存和管理底图保存和管理作作者者时时间间地域文件名称或材料性质问题问题专业性质工序或阶段工序或阶段子子项项结结构构案卷五、卷内文件的排列

（一）五、卷内文件的排列

（一）图样文件的排列图样文件的排列有图样目录的图纸可按目录的顺序排列；有图样目录的图纸可按目录的顺序排列；没有图样目录可按隶属关系、总体与局部的关系顺没有图样目录可按隶属关系、总体与局部的关系顺序排列。

序排列。

如：

如：

机械产品机械产品按总图按总图组件图组件图部件图部件图分部件图分部件图零件图的顺序排列零件图的顺序排列基建工程基建工程按总平面图按总平面图系统图系统图平面图（立面图、剖面图）平面图（立面图、剖面图）大样图顺大样图顺序排列序排列五、卷内文件的排列

（二）五、卷内文件的排列

（二）文件材料的排列文件材料的排列按重要程度排列；按重要程度排列；按时间顺序排列；按时间顺序排列；按逻辑关系排列；按逻辑关系排列；按地区排列；按地区排列；如有译文和外文，译文在前，原文在后。

如有译文和外文，译文在前，原文在后。

五、卷内文件的排列（三）五、卷内文件的排列（三）图文混合材料的排列图文混合材料的排列文本文件在前，图样文件在后。

文本文件在前，图样文件在后。

六、案卷的编目六、案卷的编目编写页号编写页号填写卷内目录填写卷内目录填写卷内备考表填写卷内备考表案卷封面的编制案卷封面的编制案卷背脊的编制案卷背脊的编制第三章第三章科技档案的整理工作科技档案的整理工作一、科技档案的分类

（一）一、科技档案的分类

（一）基本要求基本要求根据性质及特点，不同种类的科技档案釆取不根据性质及特点，不同种类的科技档案釆取不同的分类方法；同的分类方法；标准应该一致；标准应该一致；层次要简明，不宜过多过繁；层次要简明，不宜过多过繁；按专业系统实现标准化。

按专业系统实现标准化。

一、科技档案的分类

（二）一、科技档案的分类

（二）分类方案：

分类方案：

包容性、严整性、稳定性方案的编制规则方案的编制规则分类方案编制的方法及步骤分类方案编制的方法及步骤设大类、种类；设大类、种类；类系展开；类系展开；确定类别排序；确定类别排序；给每一个类以固定的代字或代号；给每一个类以固定的代字或代号；用文字或图表形式表达出来；用文字或图表形式表达出来；撰写说明。

撰写说明。

一、科技档案的分类（三）一、科技档案的分类（三）基本方法基本方法工程项目分类法；工程项目分类法；型号分类法；型号分类法；课题分类法；课题分类法；专业分类法；专业分类法；时间分类法；时间分类法；地域分类法。

地域分类法。

一、科技档案的分类（四）一、科技档案的分类（四）几种常见科技档案的分类几种常见科技档案的分类产品档案：

产品档案：

品种品种型号分类法、型号型号分类法、型号品种、年度品种、年度型号。

型号。

基建档案：

基建档案：

性质性质工程、流域工程、流域工程。

工程。

科研档案：

科研档案：

专业专业课题。

课题。

设备档案：

设备档案：

性质性质型号、工序型号、工序型号。

型号。

二、科技档案案卷的排列二、科技档案案卷的排列案卷排列的基本方法案卷排列的基本方法分类排列法；分类排列法；流水号排列法。

流水号排列法。

案卷排列的具体方法案卷排列的具体方法产品类产品类科研类科研类基建类基建类设备类设备类三、科技档案号的编制三、科技档案号的编制档案号的编制要求档案号的编制要求反映档案系统整理后的科学秩序；反映档案系统整理后的科学秩序；档案由代字和代号组成；档案由代字和代号组成；力求简明、概括、不要过于复杂繁琐。

力求简明、概括、不要过于复杂繁琐。

科技档案号的编制科技档案号的编制编制同科技档案分类有关的代字、代号表。

编制同科技档案分类有关的代字、代号表。

科技档案种类代字、代号表；科技档案专业代字、代号表；科技档案阶段代字、代号表。

确定档号，编制结构，填写档号确定档号，编制结构，填写档号科技档案号科技档案号=科技档案分类号科技档案分类号+案卷顺序号案卷顺序号四、四、科技档案检索工具的编制科技档案检索工具的编制总目录总目录分类目录分类目录专题目录专题目录谢谢大家谢谢大家