文书档案整理.docx

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文书档案整理

文书档案整理

一、做好档案工作应首先掌握的几个概念

面对一堆杂乱无章的文件材料，在归档前，我们需要掌握几个基本概念

（一）、档案的种类。

就目前现代档案可分为：

文书档案、科技档案、专门档案（会计、照片、声像、光盘等）

1、文书档案---文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。

它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。

文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。

如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等

2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。

如图纸、设计任务书、科研报告等等；

3、专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。

如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。

新型载体档案如照片、影片、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。

今天我们探讨的档案种类主要是文书档案。

（二）文书档案的归档制度

就是文书部门处理完毕的文件，经过整理归档，定期移交给机关档案室集中保存，作为机关的一项制度执行。

它主要包括：

归档范围、归档时间及归档的质量要求

1、归档范围：

就是归档文件整理的范围。

确定归档范围是整理工作首先要解决的实际问题。

收集中的文件材料，有本机关的，也有上级、同级、下级送来的，有重要的，也有一般事务性的，有长期效用的，也有短期效用的。

在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。

在确定归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。

这里的齐全---主要指归档率：

实际归档文件／应归档文件。

如100个文件号，只归档了80个；或者有10个机构只归档了8个。

完整包含

（1）、对破损文件进行修裱；

（2）不要缺张少页；（3）字迹模糊的要进行抢救；（4）、一套会议文件、一套资料要求完整、齐全。

如申请项目时有请示，还有可行性研究报告等附件，如无附件，文件归档就不齐全。

具体的归档范围参照国家档案局8号令第三条。

（解读）

2、归档时间：

一般在第二年6月底以前。

3、归档的质量要求：

a、归档文件要齐全完整，公文必须是正式的生效的公文；b、符合档案保护要求（字迹材料符合耐久性要求等）；c、对大纸张进行折叠；d、卷内文件排列有序e、有编制目录、交接手续。

二、归档文件的整理程序

将归档文件以件为单位进行整理、装订、分类、排列、编号、录入、编目、装盒，使之有序化的过程。

（一）文件的整理

《归档文件整理实施细则》最根本的特点是以“件”为整理单位，进行文件级管理。

1.界定"件"的范围

（1）正本与定稿为一件;

（2）正文与附件为一件;

（3）原件与复制件为一件;

（4）转发文与被转发文为一件;

（5）来文与复文可为一件；

（6）文件签批单与正文为一件；

（7）会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件；

（8）一个事由紧密联系的相关文件可为一件；

（9）汉文本与少数民族文本为一件；

（10）中文本与外文本为一件。

需要注意的是：

定稿过厚不易装订的，也可单独为一件；重要文件（如法律、法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件；附件较多或太厚不易装订时，可形成多件。

编目时，每一件体现为一条条目。

每一条目信息著录该件的第一份文件的信息。

（二）文件的装订

1、确定装订顺序

（1）正本在前,定稿在后;

（2）正文在前,附件在后;

（3）原件在前,复制件在后;

（4）转发文在前,被转发文在后;

（5）复文在前,来文在后；

（6）文件签批单在前，正文在后；

（7）结论性材料在前，依据性材料在后；

（8）文本在前，图表在后；

（9）汉文本在前，少数民族文本在后；

（10）中文本在前，外文本在后。

本级机关的文件装订：

红头文件在前，文头纸其后，文稿在最后；

上级机关的文件装订：

文件处理单在前，红头文件在后。

2、装订方式和要求

（1）去金属物。

永久、30年的档案装订前要求去掉金属物（短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外），10年的档案不要求。

（2）装订位置。

永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全。

应当注意：

如左侧装订线内有图文,无需贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。

（3）对齐方式。

左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。

（4）装订材料。

文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或无酸浆糊粘贴。

（5）装订要求：

装订要结实美观,无掉页压字等现象。

（三）分类

分类就是指全宗内归档文件的实体分类。

我们所说的实体，就是指文件。

将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别构成有机体系的过程就叫做分类。

1、确定分类方法

（1）基本分类法：

分类方法通常有年度-机构（问题）-保管期限分类法。

（2）复试分类法：

在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的,可将上述3种分类方法结合使用,实行三级或二级分类，即“复试分类法”。

a三级分类法：

即“年度--机构（问题）--保管期限”分类法。

机构（问题）可以任选其一，我们建议选择“问题”，即使用“年度--问题--保管期限”分类法。

这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。

b二级分类法：

即“年度--保管期限”分类法。

这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。

2、制定分类方案

要在分类方法确定的基础上制定相应的分类方案，而且在一定阶段保持稳定不变。

（1）三级分类方案：

XXXX年—党群工作—永久、30年、10年

行政综合—永久、30年、10年

业务管理—永久、30年、10年

（2）二级分类方案：

XXXX年—永久

30年

10年

3、文件实体分类：

应依据制定的分类方案和选定的分类方法，对已经装订的文件材料进行分类。

（1）分年度

按照文件形成的时间，将不同时间形成的文件按照年度分开。

严禁将不同年度的文件混在一起。

分年度应注意以下情况：

第一,按照文件签发日期归入文件形成的年度，而不是归入文件内容针对的年度；

第二,跨年度召开的会议文件，归入闭会年度；

第三,跨年度处理的案件文件，归入结案年度；

第四,跨年度的工作项目文件，可归入项目结束年度，也可分年度归档；

第五,跨年度形成的会议记录本，归入结束年度；

第六,两份文件装订在一起作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准，归入前面文件所属的年度。

（2）分问题

在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。

二级分类方法不涉及分问题。

第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中；

第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中；

第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类；

第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中；

第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。

（3）分期限

按照本单位《文书档案保管期限表》的规定，根据文件的利用价值，准确判定每份文件的保管期限，将同一年度不同保管期限的文件分开，严禁将不同保管期限的归档文件混在一起。

文书档案保管期限分为“永久、30年、10年”三种。

10年：

1--10年

30年：

11—30年

永久：

30年以上

（四）文件的排列

归档文件应在分类方案的最低一级类（保管期限）内,按事由结合重要程度、内容、属性、时间等进行排列。

（1）排列的原则

党务前，行政后；

综合前，专题后；

重要前，次要后；

文字前，图表后。

（2）排列的方法

ａ按“保管期限“排列。

将同一保管期限内的归档文件排在一起。

ｂ按“事由”排列。

将同一事由的相关文件集中排列。

ｃ按“时间”排列。

同一事由内或不同事由间的归档文件,应按时间先后排列。

ｄ按“重要程度”排列。

同一事由内或不同事由间的归档文件,应按重要程度排列。

ｅ按“内容”排列。

将相同内容的文件集中，综合性的文件排在前，专题性的文件排在后。

ｆ按“相同属性”排列。

将机构成立、人事任免、职称评聘、干部调动、工资调整、会议文件、工程项目、内部刊物、统计报表、简报信息等集中排列。

（五）编号：

对每一份归档文件进行盖章和编号

1、盖印归档章

（1）归档章位置：

归档章应加盖在每份归档文件首页上方居中的空白位置。

如没有空白处或不便盖章时，也可将收发文签移至首页或在首页前附加空白纸盖章。

（2）归档章式样：

长X宽=60mmX8mm

ａ全宗（号:

填写县档案馆给立档单位的代号,没有的可不填。

ｂ年度:

要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年,填写文件分类所属年度（跨年度形成的文件应归入办结年,标年度时也应标办结年度,如1999年下发的会议通知放在2000年会议召开年度一并整理时,在年度一栏中一定要填"2000",而不能按文件形成年度"填写"1999"。

ｃ保管期限:

填写归档文件具体的保管期限,即“永久”、“30年”、“10年”。

ｄ机构（问题）:

此项为可选项,三级分类必填,二级分类不填。

ｅ页数:

填写该份文件总页数,有图文的页面为一页。

如二份文件（正文与附件、正件与定稿等）不止一个流水号时,可将文件各部分的页数相加；如文件页码不全或无页码时,应在有文字内容正面的右上角、背面的左上角重新标编页。

ｆ室编件号:

在同一期限内按文件排列顺序从‘1’开始流水标注室编件号。

ｇ馆编件号:

文件整理归档阶段不需编写。

ｈ盒号:

室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统计等工作,可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。

一般单位可不填写。

（六）编目：

即编制《文书档案归档文件目录》，包括：

件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

1、填写方法

（1）件号：

填写室编件号。

（2）责任者：

填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

填写责任者一般应使用全称或通用简称并注明级别（如“国家档案局”、“县档案局”，不能使用“国家局”、“本局”等简称）；联合发文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。

（3）文号：

填写文件制发机关的发文字号（如“国档发[2008]18号”）。

（4）题名：

一般填写原文件标题。

文件没题名或题名不完整的，除原题名照抄外，还应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“[]”号。

（5）日期：

填写文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注公元纪年（如2008年4月16日，应填写20030416）。

（6）页数：

填写每一件归档文件的实际有效页数。

（7）备注：

填写归档文件需补充和说明的情况（如文件缺损、修改、移出、销毁、插入等）。

2、装订目录

归档文件目录应单独装订成册并编制封面。

（1）装订目录：

目录成册的方式视文件多少和利用需要而定,可与分类方案一致，一个流水号一本；也可一种期限一年一本或数年一本；或三种期限一年合订一本等等,不同流水号间以口取纸或在表格右上方加注的方式来区分或设总目录。

（2）填写封面：

内容包