将精益劳动力扩展到办公室中.docx
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将精益劳动力扩展到办公室中
将精益劳动力扩展到办公室中
生产运营中应用精益原则时，一个精干的员工队伍是必不可少的。
毕竟，劳动力支出占到了一个典型运营预算的50%以上，闲置或未被充分利用的劳动力在没有增加价值的情况下却带来了成本支出。
对办公室的运营而言，精益劳动力更加重要，因为劳动力是办公室流程中唯一最重要的投入。
车间之外的精益
在竞争激烈的市场中，您必须不断寻找方法来改善您的运营，以提高生产效率、提升产品质量并降低成本。
长期以来，许多企业通过将精益原则应用到生产运营中，已经实现了这一目标。
然而，与满足顾客需要相关的所有成本中，60%至80%的部分花费在行政或办公室的相关职能中。
因此，许多企业也希望将精益概念应用到办公室流程中，让车间的精益管理得以延伸实现其商业目标的显著提升。
可惜的是，这一点在长期以来的流程改善中一直被忽视。
精益是基于两个原则的：
去除流程中所有不会增加客户价值的步骤所造成的“浪费”，让工作流程顺畅。
这些步骤中的75%至90%是属于服务和行政流程，比如订单输入、报价、采购，并没有增加价值。
精益分析识别和处理流程和人力资源中的浪费。
它同时具有解决工作量波动问题的功能，无论需求如何变化，都可以连续执行，杜绝可能在高峰时间和消防演习时出现的人员配置过多和消极影响。
实施精益改造需要从头到尾地定义重要业务流程，确定这些流程中的迟滞、缺陷和失误。
之后企业想办法来杜绝浪费和不能增加价值的步骤。
目标是缩短流程时间，提高灵活性和响应性，确保通过每个流程的连续流动。
企业同样往往为员工和流程定义绩效指标来创建一个闭合循环的方法，帮助提高人员和流程的有效性。
精益方法提供的杜绝浪费的工具和概念包括：
☆优先级――在办公室，很容易让员工专注于他们喜欢的项目，但是让他们专注于那些对于客户来说最重要的项目就困难得多。
或者说因为工作流程跨越多个部门，员工没有意识到哪些任务为客户增加了价值。
精益改善制定明确的优先事项，并向员工灌输放下一个工作流程，立即拿起另一个更重要流程的原则。
例如，优先级可能包括截止日期、订单价值或者客户类型。
☆用KPIs衡量绩效――关键绩效指标（KPIs）使企业在流程改进中能够“闭合循环”，帮助明确如果按照公司或者行业标准进行评价，企业目前的绩效表现如何。
方便管理人员评估精益实践和改善流程对于公司目标的实现有何帮助。
两个在精益生产中经常使用的关键绩效指标是“间距”和“节拍”。
间距衡量在给定的时间量中可以完成多少工作；精益原则努力寻找在相同的时间量中完成更多工作的方法。
节拍是指客户需求的速度，精益生产的目标是以适当的速度生产产品来满足顾客需要。
在办公室流程中，您选择的关键绩效指标取决于您想要回答的问题，关于您的价值流以及您如何定义这些流程产生的产品和服务。
例如，如果您的目标是减少工程变更指令（ECO）的数量，您就可以将工程变更指令定义为产品并确定所发出工程变更指令的总数、周期时间以及流程排队时间。
这些信息可以帮助您找出迟滞，杜绝流程中的浪费。
☆杜绝非增值活动――精益改善力争包括增加客户价值和杜绝非增值步骤的活动和流程，那些活动和流程会延长流程周期/时间或者导致各种类型的等待。
☆处理无法预测和高度变化的工作量――工作流程中产生浪费的关键原因之一是工作量无法预测，这有可能是由于工作量不均衡和客户需求波动导致的。
不均匀的工作量导致任务迟滞，往往意味着
许多工作量必须立即完成，随后的一段时间又没有足够的工作。
☆避免员工负担过重――在工作高峰期，制造商需要避免让工人超负荷工作。
员工负担过重会造成敬业度降低、疲惫、人员流失率增高和质量问题。
☆拉平数量――虽然精益制造商根据顾客需要生产产品，实践“牵引”需要，他们同样想要确保连续流程。
通过了解每个任务所需要的时间量，可以确保每个步骤都有类似的周期时间，从而拉平运营。
同样的概念也可以应用到办公室，精益实践者们可以试着拉平工人从事的任务，应对高峰期和消防演习的情况。
☆能力调节――能力调节使企业能够找到具备合适技能组合的相应数量的员工来满足预期的季节性需求激增，如在3月和4月，会计师必须准备报税表。
☆变革管理――在从传统环境到精益环境的变革中，您的企业文化必须改变。
没有员工对精益的支持，没有任何一个企业能够实现重大的变革。
需要围绕新的管理技能、工人培训、奖励制度修改进行变革管理。
例如，精益原则让员工参与解决问题，意味着管理层必须要求员工参与到这个过程中，考虑如何简化或改善流程，而不仅仅是自上而下地推行新的工作流程。
管理变革和人们的行为是一个从开始就必须解决的持续过程。
将精益原则带到办公室的挑战
过去，企业在将精益技术应用到办公室时犹豫不决，因为后方流程和标准化生产之间存在着显著差异。
相比生产运营一般按照设定的流程进行，办公室的工作流程则非常无条理。
工作人员没有标准的工作流程，往往采用不同的方式来完成相同的工作，完全取决于个人关系和经验。
办公室工作还往往要在多个部门和个体间流转；例如，订单到现金流程就包括订单录入、配送、开具发票以及收款流程。
这些不同的、多个部门的工作流程使得难以计划、衡量和改善流程。
因为项目往往很小而且具有独特性，产出也不总是标准化，每个人都有多种责任，很难确定究竟是谁对某件事负责，也因此很难去衡量工作效率和质量，项目的重点不断变化，使得问题进一步复杂化。
最后，办公室员工往往是月薪制的。
当薪资保持固定时，企业感觉很难做些什么来控制劳动力成本。
即使企业能控制员工活动，月薪制员工也会抵制被衡量评估，他们感觉这是一种侮辱和不公平，因为他们的工作重点是不断变化的。
即使企业已经将精益技术应用到办公室，这些尝试取得的成效也都很有限。
例如，许多企业成功地改善了某些职能领域，例如财务，但是总体改善仍然非常有限，因为将其在延伸到各个部门的目标工作流程中难以成功。
许多企业也未能贯彻精益改善。
企业制定了质量和流程改进计划后，往往虎头蛇尾。
员工习惯了为了变革而变革，学会了表现出对本周的管理优先级非常重视，而他们知道，到了下周自己又会被要求把重点放在另一个“热点问题”上。
劳动力管理技术延伸到办公室中的作用
制造企业应用精益方法需要着眼于将劳动力和其他资源的结合，而劳动力是办公室流程中最为重要的投资。
因此，任何试图将精益原则引入办公室的努力必须从提高劳动力的利用效率开始。
劳动力管理技术在重新调整过程和确保精益得到贯彻中起到关键的作用。
劳动力管理技术是精益化得以推动的关键因素，因为它提供了自动化和可视性。
自动化杜绝浪费。
劳动力管理解决方案将造成大量浪费的手动操作自动化，提高工作效率和准确性，杜绝浪费。
例如，缺勤管理功能实现了您的考勤和休假政策使用的自动化。
这为人力资源部门的员工避免了手动流程，同时让企业更容易贯彻缺勤和假勤规则，确保遵守国家和地方劳动法律法规。
建立一致的劳动力可见性。
可见性允许企业看到劳动力在哪、在做什么、同生产目标的相关性如何。
因此，劳动力管理可以更容易地将合适的人在合适的时间安排到合适的位置上，进一步简化办公室流程。
劳动力管理技术提供的主要功能包括：
☆跟踪劳动力活动――劳动力管理解决方案提供了详细到分钟的活动跟踪数据。
活动跟踪功能允许您根据员工、任务、部门、项目或者顾客等范围广泛的标准来收集和分析员工数据。
您还可以获得对正在进行中的工作状态的完整可视性。
由此获得的洞察力帮助您找到潜在的工作效率流失情况，进而采取措施杜绝浪费。
☆找到潜在的不足――按需设置的仪表板很容易看到企业是否临近问题领域，如成本或接近最后期限，因而您可以采取积极措施避免迟滞。
☆将具备相应技能的恰当人员同合适的技能匹配起来――劳动力管理有助于保持平衡的工作流程，允许管理人员确保具备相应技能和认证的人员从事合适的任务。
排班功能允许管理人员在排班时查看工人概述（技能、可用时间等），例如确保他们安排了具有相应技能的合适员工来满足工作高峰的需要。
休假管理和度假计划工具使您减少了计划外请假，确保有合适的人员来弥补缺勤工人的岗位，避免工作量高峰时可能出现的人员疲倦或工作延误。
☆衡量绩效――关键绩效指标（KPI）让您看到整个劳动力的绩效，具有深入到个人或项目诊断问题的功能。
通过识别趋势并区别一次性状况和重复发生的事件，您可以更好地排班为各种情况做好计划，比如数量增加或者零星的假期出勤。
有了关键绩效指标和分析功能，您的管理人员能够迅速做出调整和实现持续改进。
使用劳动力管理将精益管理带到办公室的好处
劳动力管理软件使用这些功能使企业能够降低成本，提高生产效率。
企业使用劳动力管理来获得关于劳动力的准确可操作实时信息的可见性。
他们使用这种可见性来将员工能力和技能同需要匹配起来，根据需要重新分配劳动力资源，以满足最后期限要求和维护客户满意度。
他们甚至可以查明问题区域，在服务水平受到影响前采取适当的行动。
因此，他们可以将合适的人在合适的时间放在合适的位置上，满足客户预期――这往往只需使用比其他方式更少的员工。
例如，某公司采用精益的方式查看其订单输入流程时，发现大量的时间用来确认订单。
每当公司输入一个订单时，会自动打印确认，手动分类，再邮寄给每个客户。
然而，事实上很少有客户需要确认，即使需要确认的客户也更愿意收到电子邮件，也就是说整个流程几乎没有增加客户价值。
通过将需要确认的客户订单单独标记，只给他们发送电子邮件，这家公司能够将超负荷的员工解放出来，将更多的时间花费到增加价值的活动中。
企业使用自动化的劳动力管理，通过杜绝手动流程来提高工作效率。
此外，劳动力管理提供了详细的劳动力活动和绩效信息，企业可以用来改善流程。
例如，某大型跨国公司能够通过减少从在车间生产到能够发送发票整个流程时间，从而改善现金流状况。
无需使用纸质文件，企业能够将正在进行的生产活动数据输入到劳动力管理解决方案中。
劳动力管理解决方案不仅仅能够允许企业衡量绩效，还直接连接到ERP进销存系统中，省去了在多个系统中重新输入信息的麻烦。
将精益原则带到办公室：
如何开始
因为劳动力管理技术是一个关键的推动因素，您还需要学习新的精益方法。
以下是您的企业将精益实践带到办公室所需要采取的步骤：
☆通过确定您的内部和外部客户来定义“价值”并定义这些客户需要什么
☆确定并记录您的当前工作流程
☆从企业、系统、业务流程的角度看待工作流程
☆确定工作流程中哪些是增值因素，哪些是非增值因素
☆通过消除所有不能满足现实需要的活动来杜绝浪费
☆使用指标和迅速绩效反馈，改进实时决策制定
☆执行一个快速的计划>实践>检查>行动改进框架，快速实现成功并造势
☆通过让员工参与进来，追求完美，不断发现和摒除所有流程中的非增值活动
☆通过从一个又一个项目中分享最佳实践，强调企业层面的学习
精益为更高效和有利润的业务提供了基础――不仅仅是在生产、分销和供应链运作中，还包括了整个办公室。
同时在车间和办公室实践精益原则需要全面的努力，包括新的方法和新的技术，确保员工拥护这种看似对办公室运作不甚相关的新概念。
因为劳动力是大多数业务流程，尤其是办公室的流程中的关键投入，劳动力管理解决方案在整个企业的经营中显然是关键推动因素。
劳动力管理实现了关键手动流程的自动化，提高了工作效率，剔除了错误和浪费。
这些解决方案还提供对劳动力生产率的可视性，允许您在合适的时间分配正确的任务给合适的工人，从而简化流程，使工作流程顺畅。
因此，劳动力管理有助于提高生产率和降低劳动力成本，是精益原则的重要实现。
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