第二章办公室管理制度1.docx
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第二章办公室管理制度1
第二章
办
公
室
管
理
制
度
目录
第一节 考勤管理制度16
第二节前台接待管理制度22
第三节 文件管理制度26
第四节 办公用品管理规定33
第五节办公自动化管理37
第六节印章的具体管理条例39
第七节工程项目合同管理制度50
第八节证照管理制度54
第九节会议管理制度60
第十节公司资质升级、增项管理制度62
第十一节 公司员工出差管理制度63
第十二节卫生管理规定67
第十三节安全保卫制度69
第一节 考勤管理制度
1.总则
1.1为了强化公司人事考勤管理，维护正常工作秩序，结合公司实际情况，特制定本制度。
1.2考勤制度是加强公司劳动纪律，保障正常工作、生活秩序的一项重要工作，望全体员工提高认识，自觉的执行考勤制度。
1.3公司的考勤管理由办公室负责实施，各个部门负责人和考勤员对本部门人员的考勤负有监督义务。
1.4考勤记录作为公司年终考评的一项参考依据。
2.工作制
2.1公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到、不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，需经本部门负责人同意。
2.2公司实行冬季每天7.5小时、夏季每天8小时工作日制度，工作时间：
冬季上午8:
30—12:
00，下午13:
30—17:
30，夏季上午8:
00—12:
00，下午14:
00—18:
00。
周一至周五为工作日，周六、周日为休息日，国家法定节假日照常休假。
夏季工作时间与冬季工作时间切换日：
5月1日至9月30日为夏季制，10月1日至4月30日为冬季制；
2.3参加公司组织的会议、培训、学习、考试或其他团队活动，应在办公室进行登记并在公司公共局域网内以电子文请假的形式提前报备领导审批。
职员因公事不能准点签到者，事前应向主管部门领导说明，并提前通知前台，说明原因，并进行登记；职员因病、因事不能按时到岗，应按有关规定签字备案；未及时说明者，按旷工处理。
3.员工出勤情况将作为职员考评及工作绩效的重要依据之一。
4.考勤奖惩办法（详见附件一）
5.假期管理
5.1请假种类分为：
事假、病假、婚嫁、产假、丧假、工伤假及法定节假日。
5.2请假规定
5.2.1、法定假期：
按国家法定节假日规定执行。
5.2.2、事假：
员工因个人特殊事务可休事假。
全年事假累计不得超过20天。
员工事假除指定有薪假期限外，其余按实际天数扣发相应比例工资。
5.2.3、病假：
员工因病持镇区级以上医院证明，可休病假。
病假期间的薪资发放，按《员工考勤管理表单》规定执行。
5.2.4、婚假：
在公司工作满一年的员工，达到晚婚年龄的，结婚可享受7天有薪婚假，未达到晚婚年龄的，结婚可享受3天有薪婚假。
5.2.5、产假：
在公司工作满一年的女性员工，生育期间享受有薪产假待遇。
产假时间90天，晚婚晚育增加15天；多胞生育，每多生育一胎增加15天；已婚妇女流产产假按国家有关规定执行；休产假期间不享受公司奖金福利。
5.2.6、丧假：
公司正式员工在直系亲属（指配偶、父母、岳父母、子女、兄弟姐妹、祖父母、外祖父母）去世时，外省员工可休6天有薪丧假，本省员工4天有薪丧假。
5.2.7、工伤假员工因工受伤，须于24小时内由所在部门写出详细书面报告，呈交办公室，并附指定医院的诊断证明书及休息建议。
员工工伤疗养期间，工资照发。
6、假期批准程序
6.1、请假须填写《员工休假申请表》，附上有关证明书，经批准后呈交办公室；（详见附件二）
6.2、副总经理请假由总经理批准，3天以上的假期由董事长批准；
6.3、经理级以下员工1天内的假期由部门经理批准；2天-3天的假期由副总经理批准；4天以上的假期由总经理批准；
6.4、一般情况下，员工2天以内的假期应提前一天申请；3天-5天的假期应提前3天申请；6天以上的假期应提前5天申请；否则公司有权不予批准；
6.5、员工如遇急诊或突发事件不能上班，应委托亲戚、朋友或同事用电话或其他方式报告上司，并于上班后1天内办妥补假手续；
6.6、员工请假，如批准人不在场，应电话请示并获得同意后才可休假，并及时办理补签手续；
6.7、员工必须按相关程序获批后方可休假，否则按旷工处理；
6.8、员工假期以半天为单位，不足半天者按半天计算；
6.9、婚假、产假、丧假期和工伤假期，均包含公休日及法定节假日在内。
7、考勤管理
7.1考勤相关资料由办公室根据考勤机输出数据统一管理，月底汇总成册。
7.2考勤每月3日之前由办公室汇总，交由财务核发工资。
附件一：
湖南天茂景观建设工程有限公司员工考勤管理表单
类别
说明
执行措施
迟到
早退
10-15（含）分钟以内
进行批评教育。
16-30分钟（含）以内
罚款20元/次。
31-60分钟（含）以内
罚款30元/次
说明：
1、超过1小时的视同旷工一天；
2、月累计迟到/早退5次，除按制度罚款外，另追加处罚按旷工1天处理。
旷工
未经提前请假，或请假未经批准，无故缺勤者即为旷工。
罚款100元/次
说明：
1、月累计旷工3天（含）以上予以辞退。
病假
员工病假须及时通知部门主管，并在休假完成后提交医院诊断证明。
1、员工每个月允许有1天带薪病假；
2、全年累计病假不得超过30工作日，请假每超过一个工作日扣发日薪50%；
3、全年累计病假超过30个工作日，每工作日扣发日薪80%
4、申请3天（含）以上的病假须持有二级甲等以上医院的证明。
事假
事假须提前1天提出申请，经批准后方可休假；未经批准，擅自离岗的，按旷工处理。
请事假3天（含）以上者，需由总经理签字批准
员工每个月允许有1天带薪事假，请假3天内（含3天），扣除1天之外日工资的50%。
请假3天以上，则需报请总经理特批（请假3天以上者，1天有薪假之外扣除全额工资）；员工一年内事假天数不得超过20天。
外出
员工外出办理与工作相关事宜，须向部门经理请示，获得批准后方可外出，并应在办完事情后，立即返回；不得利用外出时间办理与工作无关的私人事宜
1、因工作需要外出且获得部门经理的批准，按正常工资核发。
2、未经批准私自外出按旷工处理。
附件二：
湖南天茂景观建设工程有限公司请假申请单
年月日
姓名
部门
职务
请假时间
假别
□病假□事假□产假
□婚假□丧假□工伤假
请假原因：
请假人签字：
年月日
意见
部门经理签字：
年月日
办公室主任签字：
年月日
副总经理签字：
年月日
总经理签字：
年月日
说明
1．员工请假须按此表填写，逐级审批。
2．婚假、病假、产假（难产）请附证明。
3．准假后将此表交办公室。
第二节前台接待管理制度
一、目的
为充分展示公司良好的企业形象，保护公司文件的安全，规范公司人员的进出行为，特制定本制度。
二、范围
适用于前台接待
三、职责
前台全面负责公司往来客人的接待和处理
四、工作规定
（一）岗前准备
1．前台人员应每天提早到岗，并做好上班准备，给他人留下美好的印象。
2．前台人员在每日到岗后，应按以下程序工作：
A、开公司大门并准备好工作物品，准备上班。
B、对公司领导的办公室及会议室进行清洁整理。
C、对公司公共区域环境进行整理。
D、监督员工考勤情况。
3．前台人员应熟悉公司各部门的电话号码及人员，以便联络、转告及控制进出。
4．前台人员应备好留言簿，以便客户留言，对于各留言，前台应及时通知当事人。
（二）服务礼仪
1．前台人员在每日迎接礼仪中应遵从以下标准：
在客户（公司以外的任何人）来访时，人员应迅速站立，并微笑着说：
您好！
请问您找哪位？
2．前台人员在接待室中接待客人时，应主动送茶水，客人离开后，应及时收拾茶杯或纸杯。
（三）前台的接待相关流程
1．电话接听流程：
（1）接听电话
当我们接听电话的时候应该热情，因为我们代表着公司的形象，通过电话，给来电者留下个好印象。
前台接起电话的声音要不紧不慢，并最终保持轻松愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。
应调整好的表情，微笑可以通过电话传递。
对方如果要求转接领导，要知道领导的姓名，就要礼貌的询问，对方的姓名、单位。
如果来电方是做广告、推销或与公司无关的来电就要拒绝。
应该用礼貌的借口挡驾，比如说如有需要再联系等。
（2）让客户先收线：
在电话即将结束时，应礼貌地请客户先收线，这时整个电话才算圆满结束。
（3）做好来电记录：
电话机旁要备有纸、笔，随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。
尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和负责人。
（四）来访者接待流程
1．遇到有访客来时，应立即招呼来访客人，面朝向来访者点头，微笑致意：
“您好，请问您找哪一位？
”“请问您是哪家公司？
请问贵姓？
”“是否有预约?
”
2．如果是总经理预约的客人来访，可询问“请问贵姓，请问是哪家公司”确认对方的身份的确是预约后，通知总经理，方可引领到总经理办公室，指引来访者入座，并倒水给客人。
3．如果来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话问问，告诉相关同事或领导，×××单位的×××来访，不知道是不是方便接待。
4．如果没有预约，知道找谁后，请来访者稍等，立即帮其联系。
如果要找的人正在忙，可以请来访者稍等，引领来访者入座，并倒水给客人。
如果等的时候很长，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并向其说明，不要扔在那里不管，然后再帮忙催一下来访者要找的相关人员。
5．如果来访者要找的同事让其去会议室等候，前台应该带来访者去会议室，为来访者倒水后礼貌的让其先等候再离开。
6．如果来访者要找的人不在，根据来访情况决定是否立即先联系相关负责人。
如果如不需要，委婉告知客人相关负责人不在，是否愿意等人回来，或者明天再来访。
7．客人离开时，要起身送客，礼貌用语，请客人慢走！
等客人离开后，应立即将客人使用过的杯子整理好，保持会客室的整洁，以便接待下一批客人。
第三节 文件管理制度
为提高办公文件管理制度，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
1、文件管理内容主要包括：
公文管理、上级函、电、文、合同、资料，本公司上报下发的各种文件、资料。
按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
2、收文的管理
凡来公司文件（除公司领导订启的外）均由办公室签收登记在《收文登记表》，对上级部门发来的文件，要进行核定，并及时报告上级领导。
（详见附件三》
3、档案保管
我司档案是指公司经营活动中直接形成的各类文字材料、图片资料、表格文件、影像、音像、画册资料、重要实物等有价值的视觉和听觉载体。
行政专干不但要以书面文件存档，同时要建立电子公共信息上传至公司公共信息平台。
存档范围：
A、公司的会议纪要、企业行政事务的会议记录资料、各项管理制度、法律事务、审计、处理纠纷、上级来文等方面的文件、资料、记录，以及各类有价值的影像、音像记录;
B、人事管理、人事任免文件、聘用合同、劳动工资标准、职工教育培训、劳保福利的文件、资料、合同；
C、各种报刊、杂志、上级授予公司领导和集体的荣誉证书、奖牌、表扬文件材料等；
D、公司文件、合同文本、房产证书、土地红线图、房屋建造的设计图纸、各级的批准文件；
E、项目的施工合同书和项目承包合同书。
F、公司所购进有关设备、电器等物品，使用说明、保修卡等资料；
归档要求
（1）、 办公室行政专干对各类文件应登记到《项目台账一览表》，并分类登记编号、保管。
归档的文件必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料、影像和音像等，均需建档、归档。
（详见附件四）
（2）、本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室行政专干进行登记编号保管，不得个人保存。
（3）公司承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，文件上的各种附件一律不准抽存，并及时交付专职人员归档。
档案管理员工作变动或离职时，应向接办人员交接清楚，不得将档案资料擅自带走或销毁；
5. 文件的阅批与分转
（1）、凡正式文件均需分别由办公室主任根据文件内容审核后，再分送承办部门，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。
（2）、 一般函、电、单据（付款单和结算单）等，分别由办公室前台文员直接分转处理。
6.文件的传阅与催办
（1）、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
（2）、 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。
如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
（3）、文件阅完后，应送交办公室行政专干，切忌横传。
（4）、行政专干对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接
到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
（5）各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由办公室归档，复印件由办公室复印给各部门，其他部门备份存档并由办公室建立信息中心实行电脑化管理。
7、文件档案借阅制度
（1）、 借阅文件必须在《借阅、领用文件审批表》登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件必须经过相关主管批阅方能借出。
（详见附件五）
（2）、 文件档案原则上不许借出，只供在资料室查阅。
（3）、 借阅期限不得超过一个星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
（4）、 借阅文件的人员必须爱护档案，保护文件的安全与保密。
（5）、不得擅自涂改、勾画、裁剪、拆散、转借或损坏，否则，违反保密法有关法规追究当事人责任。
（6）、借阅资料不允许中途转借他人，必须归还后再办手续。
（7） 、行政文件、证件的借出时间原则上是当日借当日还，最长不超过两个工作日，如遇特殊情况，必须有办公室主管审批。
（8）、因工作需要需借某证件的复印件时，行政专干必须在证件上签出“此件仅供于×××事办理使用”字样。
（9）、财务资料、凭证的借出时间：
借阅任何资料必须由财务部门主管审批，最长不超过两个工作日。
（10）、 图纸的借出时间：
一般图纸借出后应在一个工作日内归还，关系到公司技术机密的，图纸借出后应在半个工作日内归还。
（11）、 借阅的档案交还时，行政专干必须当面点交清楚，如发现遗失或者损坏，应立即报告相关主管。
附件三：
湖南天茂景观建设工程有限公司收文登记表
第（）页
编号
日期
文件名称
归档处
移交人
签收人
备注
附件四：
湖南天茂景观建设工程有限公司项目台帐一览表
序
号
工程
名称
项目
负责人
联系方式
工程造价
（万元）
资料归档情况
开竣工
时间
工程结算
情况
中标书
合同归档
竣工验收证书
内部协议归档
1
2
3
4
5
6
7
第四节 办公用品管理规定
为规范日常办公用品的采购、使用和保管，节约不必要的费用开支，降低成本消耗。
现本着勤俭节约的原则，就办公用品有关事宜规定如下：
一、采购、印刷品印制：
1、公司日常所用办公用品，应由办公室行政专干负责统一采购。
2、各部门所需计算机、打印机、照相机等大型办公用品，应按《大型办公用品采购申请表》中各项内容要求认真填写，经部门负责人审核签字后，送办公室待办。
（详见附件五）
3、办公室应将“购物申请单”汇总分类。
除生产急需用品外，应集中办理采购，不得一事一办。
4、采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到物美价廉，经久耐用。
5、各部门所用的专用表格及印刷品，由各部门自行制定格式，按规定报副总经理审核、总经理审批后，由办公室统一印制。
二、领用：
1、各部门领用办公用品必须填写“领用单”，由部门负责人核签后，到行政办公室管理经办公室主任签字后，方可领取。
（详见附件六）
2、除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工索具等重复领用时，一律交旧换新。
3、办公用品保管人员应做好办公用品的进、销、存台账，并协同相关财务人员，每月进行一次办公用品盘点，账物相符，并及时反馈库存和缺口情况，以备及时提出添购计划。
第三条、保管：
1、办公用品应由行政专干进行登记造册，分类放置统一保管。
对于项目部使用的计算机、打印机要在项目竣工后及时催促归档至办公室，方便办公室对其进行更加合理的调配。
2、行政专干应认真维护和保管好所存物品，以防发生潮、锈、蛀、霉等。
3、行政专干应在每季度末向办公室主任汇报汇报物品消耗情况和台帐记录。
附件五：
湖南天茂景观建设工程有限公司大型办公用品采购申请表
申请部门
申请人
申请时间
序号
物品名称
规格
数量
具体要求
用途
备注
1
2
3
4
5
部门负责人签字：
办公室审核：
副总经理签批：
总经理审批：
附件六：
湖南天茂景观建设工程有限公司实物领用登记表
序号
实物名称
数量
工作部门
领用时间
领用人
第五节办公自动化管理
（一）为加强本办办公自动化管理，保障计算机网络和信息系统的安全、稳定运行，根据有关规定，制定本制度。
（二）本办办公自动化由办公室进行归口管理，办公室明确一名人员，具体负责办公自动化管理工作。
（三）设备管理
1、办公自动化终端设备和办公自动化信息存储及交换设备，包括计算机机、打印机、扫描仪、复印盘、U盘、移动硬盘等，根据工作需要，由办公室统一配备。
2、本办及本办工作人员使用和管理的办公自动化信息存储及交换设备、办公自动化终端设备实行谁使用、谁保管、谁负责。
（四）局域网信息库管理
1、信息库内新增、减少或变更用户需向办公室申请，经网络管理人员审核同意后按规定实施。
2、办公室要定期对本局域网系统接入设备进行检查，发现问题及时解决，本办解决不了的要及时请人维修，以保证网络的安全、正常运行。
（五）系统管理
1、本公司使用办公自动化应用系统，严格遵守其管理规定。
2、本办公自动化系统实行认证方式。
所有员工必须持有相对应登录密码方可进入，只限本人使用。
3、办公自动化系统是本公司员工办公的基本载体，各项办公业务原则上要在办公自动化系统上运行。
下班或离开办公室时原则上要处理完急办、必办业务，并及时关机。
4、每位员工的办公自动化系统户号密码，应严格保密，不得向他人泄露，不允许外单位人员使用和接入。
严禁向外单位提供办公软件、技术文档、操作手册。
5、网络管理员要定期做好系统和数据的备份工作，做好计算机网络的运行和维修记录，及时了解并解决用户在使用过程中遇到的问题，处理网络系统故障，如遇重大故障，须立即与维修人员联系
第六节印章的具体管理条例
一、印章的刻制
因业务需要刻制印章，由需求部门提出申请，公司总经理批准后，由办公室统一办理。
印章刻好后由办公室主任办理印章登记手续，备案并留好印章样图。
1.公司基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定单位负责刻制，后交由办公室管理，并从刻制之日起执行相关使用条例。
2.因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，经副总经理审核，再交由总经理审批送交办公室刻制。
（详见附件七）
二、印章的保管和使用
1.印章的保管
通过总经理授权赋予办公室印章的保管权和使用权。
由被授权人在办公室签字领取印章，指定专人保管。
2.印章的交接和使用
任何部门在启用印章前，均需与公司（办公室）办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章交接单》并备案。
（已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续）（详见附件八）
（1）、公章：
公章由公司办公室主任保管。
各部门有需盖公章的文件、通知等，须先到办公室处填写《印章使用申请登记表》，经由副总经理核准后并在《印章使用申请登记表》中签批，盖章后经手人需将签批申请表交由办公室，并在《印章使用申请登记表》签字。
办公室需将《印章使用申请申请表》同期留档。
（详见附件九）
（2）、合同章：
合同章由办公室保管。
主要用于公司签订各类合同使用专用章。
（3）、法人私章：
法人私章办公室主任保管，主要用于各项授权委托事项盖章。
（4）、财务章：
由财务部经理（或负责人）保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。
（5）、工程施工项目部技术资料专用章：
①采用工程项目部经济承包合同约束的。
申请人在办理印章使用申请后，得到公司审批人批复，填写《项目部技术资料专用章印章刻制登记表》，公司经办人收取100元印章刻制费及押金2000元，给予申请人项目印章暂时使用权。
即完工申请人归还印章后，公司将及时退还押金。
（详见附件十）
②公司承接项目，公司管理人员任职项目负责人，由项目负责人报备公司办公室刻制，到公司登记印章领取手续。
项目印章及使用、保管，项目负责人承担全部责任，工程完工后归还给办公室。
（6）其他职能部门章：
其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，主要为招投标专用章和质安专用章。
经营部公章和法人章由专人负责管理，仅局限于招投标过程中标书制作加盖公章使用，不能行使公司行政公章权利，如有发现擅自挪作他用，给公司带来经济损失或诉讼纠纷，除追究部门和当事人责任，还需承担法律责任。
3.印章的废止、更换：
（1）、废止或缴销的印章应由领用保管人员填写《废止申请单》，并呈公司经理核准后交由公司办公室负责人统一废止或缴销。
（详见附件十一）
（2）、遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》，并呈公司经理核准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由人事办公室按批示处理，如是遗失公司基本印章时必需登报申明。
（3）、更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写《废止申请单》，并呈公司经理办核准后，交由办公室按批示处理。
重新申请新的印章。
4、印章外借
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