建筑材料采购管理制度.docx

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建筑材料采购管理制度

重庆市庚子棠建筑工程管理有限公司

建筑材料采购与管理规章制度

根据公司“五集中一加强”管理工作实施意见及公司相关规定，切实可行的做好项目工程和项目成本管理工作。

强化材料成本管理，准确、及时地核算工程材料成本，规范项目部材料采购，协同管理好材料的收、发、存及规范材料核算，加强对材料供应商的管理，确实有效控制好工程材料成本，实现公司效益最大化，特制定以下办法：

总则

项目材料采购货比三家，以质优价低为原则。

项目部材料现场管理，以计划为指导，材料供给及时不影响工程进度，工完料尽，做到材料不积压。

工程管理部严格执行公司“五集中一加强”制度，对材料采购计划、询价、采购、供给、调配进行统一管理。

加强项目部之间互通有无，降低工程成本，提高材料使用效率。

材料计划分为总计划及分部计划：

1、总计划：

工程项目投标预算出来20天内（正常投标工程）或开工50天内（无投标情况下，分节点、分阶段报），项目部须向工程管理部提交本工程所需材料的总计划用量（依据为施工组织设计、预算等相关资料），此计划需经现场项目预算员计算→成本核算员审核→材料员编制→项目经理签字认可后上报。

计划应及时准确，计划表中标明计量单位、数量、规格、型号和材料计划预期进场时间，有特殊要求的需做备注。

2、分部计划：

在施工过程中，项目部根据工程进度，以总计划数量为基础，按月分批提出工程分项的材料采购计划表。

此计划表需提前7天由项目预算员，按设计图纸计算施工消耗量，交项目部材料员制定计划表并报项目部成本核算员核定，交项目经理审批后报工程管理部并注明进场时间（上报时间为每月28日前）在施工过程中，如因投标工程量清单不准确或者设计变更等原因造成的材料计划总用量变化，项目部应及时对原报计划进行调整，并注明原因后报工程管理部备案。

材料询价：

根据工地材料所需计划，做好市场调查，了解价格信息，所有材料均需询价（询价表）后经评审组评审决定（询价评审表）方可采购。

工程管理部全体人员均负有对材料询价及降低材料成本的责任（人人均可询价，确实做到人人有责、人人有权。

同品牌同质量的材料价低者优先选用，如提供信息一经选用，将视降低成本多少给予提供材料询价信息人相应奖励）。

询价人提供信息必须真实可靠，不能道听途说，如因询价人主观原因提供信息不真实，引起工程施工进度延误，将取消他的询价资格。

材料询价必须提交书面询价报告表（普通材料询价厂家或供货商不得少于5家，特殊材料根据市场情况确定询价家数）。

主材（钢材、水泥、商品砼）实行三级管理制度。

为保证采购不被延期，按公司规定三级询价需在2个工作日内完成（其中项目部、工程管理部询价需在1个工作日完成，公司企管办询价在1个工作日内完成）。

项目部、工程管理部、公司企业办进行询价后做好三级填报，交公司职能部门审批。

其它材料实行二级管理，项目部（需询价至少3家）、工程管理部材料部门分别组织询价，同期由工程管理部领导随机选取1-5名临时询价员进行询价，经综合比较后报工程管理部主管领导审批。

如项目部没有及时填报询价表，则材料由工程管理部门材料组负责询价报领导审批后采购，该材料单价视同最低价，项目部必须按有关程序办理验收及支付材料款手续。

材料合同管理：

由公司统一采购的材料经询价后报送公司总经办审批后签订合同，合同签订后，材料进入现场。

由工程管理部采购的材料，合同由项目部先拟定初稿，工程管理部材料部门会同成本员与供货商（生产厂家）协商拟定，经项目经理签字后报工程管理部领导批示，并报送公司总经办审批（审批时需附合同审查备案表、招标、议标相关资料或询价表），审批合格后合同成立，材料才可以进入现场。

所签订的供货合同，材料部、财务部、项目经理部各执一份。

做好合同的收发和登记，以便公司的审查。

并于首次付款前交财务部门原件一份，否则，财务部按公司规定不予付款。

材料采购：

项目部无采购权，只有询价权。

未经工程管理部审核同意的私自采购行为，财务部将不予付款，原则是谁采购谁负责。

根据项目部所提交的材料计划，凡属公司集中采购的主要材料，严格按公司的具体实施办法执行，其它材料则由工程管理部组织询价采购（采购金额为10000元以上的采购计划需提前7天上报，采购金额为10000以下的须提前在5天上报）。

一切材料均需工程管理部审核批准后方可采购，特殊情况下，临时增加的采购材料或在工程施工中急等用的零星采购材料（金额为1000元以下），由项目部向财务部门汇报并请示工程管理部领导批准后方可采购，同期需补齐手续（临时采购计划、零星采购材料放行报批表、采购材料询价报批表）报工程管理部核实备案后，财务部给予付款。

备注：

凡是未提出或是未经批准的材料采购计划，如项目部擅自采购（包括施工机具设备、办公用品、食堂用具、项目部需用物品等）财务部一律不给予付款或是报销，谁采购谁承担。

材料验收：

大宗材料，由项目部及工程管理部，实行二级验收，其它材料由项目部自行验收须有材料员（必须正式在册职工）会同项目经理或书面委托人、成本员三人共同验收并签字认可），工程管理部成员将进行不定期抽检。

材料付款：

根据材料采购合同中的具体付款方法执行。

材料供应商提供收料单、发票到项目部经对单合格后由材料员、成本员、项目经理、工程管理部材料负责人、工程管理部经理逐级签字后交财务部支付材料款。

同一供应商前期后期名称应当统一，便于财务挂账及结账。

材料计划用量与实际用量的对比分析：

项目部及材料部门必须分别对材料计划用量与实际耗用量每月进行对比分析，如发现计划用量超出实际用量，则双方均需与书面形式进行超计划用量分析，找出原因，如属项目部管理原因，则将对项目经理进行处罚。

材料人员职业操守：

现场材料员应严格执行本规章制度，端正工作态度，遵纪守法。

本着对工作负责、对自己负责的原则，对材料管理工作严格把关，实事求是，以降低材料成本为目标，提高经济效益，确实管好用好自己的职责。

严禁弄虚作假，不虚开收、领料单、签空白单据等，如发生上述情况，一经查实，则视情结严重情况给予相应处罚（调离岗位移交公司并在全公司通报），如涉及金额巨大的将移交司法机关处理，同时解除劳动合同，并赔偿同等经济损失。

材料采购流程图：

项目部预算员协同材料员

制定物资采购计划

项目部成本核算员对采购计划进行核算后交项目经理审核

后上报工程管理部

项目部询价（3家）

项目经理评价

主管领导询价

材料部门询价

综合比较

提出1-3家备选

成本员评价

工程管理部评审组评审原则是质优价低者入选

领导终审价格

并批示采购事宜

项目部

拟定合同

材料主管会同成本员合同初审

公司企业管理办及法律办合同审定

实施采购业务、项目部组织验收

工程管理部对供应商

进行后评价

工程管理部对项目材料成本进行后评价

各项目材料员管理操作细则

项目材料员负责做好工程项目各种材料的供应、使用、保管及验收工作。

协助施工员搞好现场文明施工；严格控制进场材料的质量，积极配合相关各方（质量部门、安全部门、试验部门等）提供各种材料的检验、试验和出厂合格证明、质保书、出厂吊牌等相关资料。

每进一批材料均应及时通知验收部门对其进行检查，复检合格后方能使用，并做好各种进场材料复检报告等书面资料收集保管工作，以备工程管理部及公司的检查。

负责登记清楚进出场材料的流水账，并做好消耗台账。

积极收集整理材料的供货渠道，并填报临时供方备案资料，以便准确把握市场信息，为项目部询价工作打好基础。

1、负责协助项目部编制工程现场材料计划并上报，组织材料分批分期有秩序地进入施工现场，保证生产需要，但需防止大批材料积压。

2、加强材料进场的检查和验收管理，材料进场时，材料员必须对材料进行验质过磅，检尺、点数验收，做到保质保量（在验收中发现质量不符合要求或者其它问题时，应及时与材料部门联系）。

同期每进一批材料均需配齐质保书等相关资料，杜绝后补资料。

3、合理存放。

严格按现场施工平面布置图堆放材料，做到现场材料分类、分规格堆码整齐，决不允许卸货时乱堆乱放，合理使用场地，减少二次搬运费。

标识、标牌齐全，确保文明施工，规范管理。

并针对各种材料特性做好材料防潮防火工作。

易燃易爆物资必须严格按规定隔离存放，做好标识及防火工作。

对安全防护用品应加强管理，确保质量合格，达不到标准的安全防护的用品坚决不进场。

备注：

所有进场的钢材必须严格执行现场过磅验收，并做钢材进场过磅登记表（备查）。

4、现场材料员要做好节超数据统计和分析，并需注明节超原因，超用材料时须有书面情况说明及报告，经施工员及项目经理审批后方可供料。

做好限额领料工作，根据工程施工预算量控制发料，原则上不得突破施工预算量，如发现超量应及时上报项目经理及材料部门。

每月未及工程竣工后，编制主要材料节超对比分析表（同预、决算进行对比）并上报材料部门。

并做到余料退回，避免损失。

5、监督使用。

现场材料员应每日对工地进行二次巡检，并做好巡检登记表，以便及时发现问题，及时处理。

一旦发现民工班组在材料使用过程中浪费应马上制止，并上报项目部及工程管理部给予浪费材料人相应处罚（罚款金额将做为奖金发放给举报人）。

以保证班组合理使用。

6、各项目材料员填报收领料单时必须载明供货单位名称（要与发票章上载明名称一致，收料单品名规格不得简写，数量、单价为必填项目且单据不能涂改（如供货商供货时送货单上不注明单价可以拒收，特殊情况必须备注），做到材料有量有价，以便为成本核算提供依据。

7、材料领用严禁采取“整进、整出的财务处理方式（如发现采用此种处理方式，将对材料员进行经济处罚，谁签字谁负连带责任）。

必须按实际耗用量开具领料单。

领料单填写品名规格、单价必须与收料单一致，数量根据实际领用情况填写。

领料单上须注明被领用材料的使用部位。

收领料单须由项目经理审核签字，不得代签。

材料内部移转单品名规格、数量、出料库、收料库、转移单价必须明确，若无单价则视为无价转移，收料方无偿使用。

8、为保证材料进场的可追溯性，现场材料员必须建立现场材料进场日台帐，根据台帐格式要求，每天对进入现场的每批材料的名称、规格、数量、运输车号等相关信息进行记录，收、领料单及内部移转单等均须当日发生当日填写并做台账登记表。

填写完毕后电子档于当日下午五点前通过网络上报当日材料发生的流水账，如属五点后收到或是发出的材料，需第二天早晨九点前上报。

纸质的资料按月整理装订成册报直管部备案。

9、各项目部材料员填报报表时必须按收料单领料单当月发生当月填报。

杜绝出现无收料领用情况。

因未上报当月收料单导致不能付款将由项目部相关人员自行承担责任。

10、每月24日对工地材料进行盘点，并做好物资收发存台账。

根据结存材料，做好下月的物资采购计划。

11、每月25日至28日现场材料员必须将材料收、领料单及移转单报送材料部门，红色联不得擅自交给供应商，统一到材料部门对单办理手续。

各工程项目材料收料单（一联、二联、三联）、红色、绿色领料单及蓝色移转单及主要材料消耗月度报表（如有结存则含物资收发结存报表）上报工程部材料部门截止日期每月28日。

现场材料员根据收领料单、移转单填写《重庆市庚子棠建筑工程管理有限公司***项目建筑材料收发结存表》，并在备注栏里填写每项单据份数，各项目上报材料报表必须报表和单据一致，严禁出现有单不报或无单乱报。

12、如进入现场的材料，其供应商不属于公司质量体系《合格供方名册》范围内的，现场材料员必须按照公司ISO9001：

2000《质量管理体系文件》4.1.1.6之规定对其进行临时评定，并收集临时供方的相关资质证书，以证明其产品的质量、商业信誉、经营能力等，收集内容包括：

有效的供应商营业执照、生产许可证、产品检验报告、企业资质证书后，初评为合格商后方可进行材料采购。

13、收、领料单的遗失处理。

不得随意以遗失为借口开任何单据。

如供货商提出则首先到财务部会计处落实是否已结过账，如确属未结帐的，应找原材料员落实具体情况，确认无误的，应将原交各部门的该收料单各联收到材料部门统一盖作废章后存档管理，新开的收料单应注明原单据编号，并注明原单据作废及原单据号码。

重开的收料单上，应有参与查核此事项的会计、收料员、重开单据人员、项目经理、材料主管的签字认可。

14、现场材料员须监督好值班人员对各种出场的材料严格盘查，决不允许在无材料出门条的情况下放任何车辆拉材料出项目部，材料出门条须有材料员、项目经理、值班人员共同签字生效方可放行。

如无出门条私自放行，一经发现将扣除值班人员全月工资以示处罚，情节严重者将移交公司。

手续不全时放行，签字者及值班人员承担连带责任，损失共担。

每月30日将所有出门记录及出门条报工程管理部。

15、成本核算节点和工程竣工验收之日起5天内，现场材料员须及时将工程上所有材料单据报送材料管理部，如因未及时上交的材料单据而引起的一切账目，谁延误谁负责。

确有特殊情况可请示工程管理部材料负责人并上报工程管理部领导指示。

16、、成本核算节点或工程竣工5天，现场材料员必须统计出材料预算总量、材料收入总量、材料耗用总量台账，并报现场成本核算员及直管工程部管理人员三方进行对账，以便进行项目成本后评价。

周转材料管理流程图：

项目部提供周转料需求计划（此计划应由劳务班组提出，经成本核算员、技术负责人、项目经理审核同意）

工程部周转材料管理人员

办理租赁合同等手续

工程管理部材料组审核

工程管理部成本员审核

工程管理部经理批示

工程管理部周转料材料员及基地地材员

对周转料数量的清点、质量的确认

项目材料员记录、登帐

项目周转材料

保管、使用

材料员发料

组织装车退赔

项目材料员及基地材料员对退料数量的清点

现场材料员记录、下帐

周转材料员管理操作细则

严格按公司下达的对周转材料管理的文件执行。

根据工程进度，填报计划到公司辅料中心，再根据工地需要调配周转材料，收进发出的材料，要及时办理手续，发现帐物不符，认真查对清楚，搞好租凭的核算，促进效益的提高。

（1）建立自有周转材料电子文档台帐，并每日及时上报工程管理部材料部门，做到对每日发生的周转材料租金有帐可查。

于每月28日报送租赁费用单给财务部，并办理签字移交手续。

（2）外租周转材料，租赁费用单须由项目经理和现场材料员签字后，由材料部门核实，并于每月28日报送租赁费用单给财务部。

并办理签字移交手续。

（3）周转材料损失部分由项目部写书面报告，经公司批准后于每月28日交财务部财务，并办理签字移交手续。

（4）周转材料进出场时，必须由现场材料人员亲自到场清点数量，确认质量，押运并办理退赔手续。

做好日进出流水账和台帐。

贯彻和落实周转材料月报表，要求各工地于每月25日报送周转料月报表给材料部门。

周转材料具体实施办法

1、项目部周转材料需求计划。

（1）、周转材料需求量由项目施工员提供，现场材料员填写《周转材料需用计划表》，项目经理（第一责任人）审核签字，提前五个工作日报送直管部材料部门。

（专县工程可传真）

（2）、工程管理部材料部门在三个工作日内完成工程管理部及公司相关领导的批示。

（3）、计划审批完毕后，工程管理部材料部门在一个工作日内报送辅料中心组织发货。

（4）、特殊情况，由公司领导协调。

2、周转材料的发料、运输与验收。

（1）、在公司周转材料库发料时，必须由现场周转料材料员和辅料中心周转料管理员共同清点数量，确认质量。

现场周转料材料员签字认可。

（2）、周转材料在运输过程中，由项目经理部派人全程押运，负责材料安全到达目的地。

（3）、周转材料在到达现场时，项目部应核对实物是否与租用单据相符。

3、周转材料的退赔。

（1）、在装车时，现场周转料材料员必须清点数量，并做详细的流水帐备查。

（2）、押运同2、

（2）。

（3）、退赔时，现场周转料材料员和辅料中心周转料管理员共同清点数量，核对流水帐记录，确认无误。

现场周转料材料员签字认可。

4、为了减少损失，条件允许及经济合理的情况下，项目部应对周转料进行加工、处理再退赔。

（1）、项目部把非标管切割成定尺管进行退赔，所剩余的钢管头应尽量利用。

如不能利用的（须0.5米以上）工程管理部按市场价的45%收购，进入直管部周转库。

工程管理部材料专管员根据各项目需求进行调配。

（2）、由于施工方案及技术等原因需对钢模吹洞的应尽可能租用补洞钢模。

使用后进行修复再退赔。

（3）、坏的架子扣件应修配再退赔。

（4）、不能使用、修复的周转料应做好记录。

材料专管员报告公司处理。

（5）、项目部如果未能对非标钢管进行加工的，现场周转料材料员在退赔时应做好记录，在退赔单据上注明并得到辅料中心管理员的认可，以便报告公司处理。

5、周转料的台帐管理。

（1）、做好当日进、出场材料的流水帐及台帐并用电子文档上传至工程管理部材料部门。

（2）、项目部应随机检查是否及时做帐。

材料部门月底对其进行检查。

（3）、现场周转料材料员应每月与材料部门对帐，发现问题，解决问题。

6、工程管理部对项目部配备专管周转料材料员。

7、项目部在施工过程中，每日需求、退赔量大时工程管理部材料部门人员应积极到现场办公，协调材料的供应及退赔。

搞好现场服务。

8、交给劳务班组使用的周转材料必须有项目经理、班组负责人、材料员签字的书面交接单据，在工程完工后5日结清。

工程施工过程中应注重对劳务班组的动态控制，现场周转料材料员必须对周转料的具体使用部位及用量实时控制（周转料也需由劳务班组开具领料单，并注明此批材料的使用部位，每一层为一个时间段，一层完后，立即清理账物，如发现不符，应及时查对，找出原因。

9、周转材料不用时，材料员应主动退还并结清账目。

若项目部不及时清退积压的周转料，由项目经理及现场材料员承担50%的租金。

10、现场日常管理中要及时发现问题及时处理，做好周转材料的护养和维修工作。

（1）钢管、扣件、U型卡等周转材料要按规格、型号摆放整齐，在每一次使用后均要及时进行除锈、上油等维护工作，扣件还要检查上面的螺丝是否还能使用，不能使用的要及时更换螺丝以不影响下次的使用。

方木、模板等周转材料要在使用后要按其大小、长短堆放整齐成型，从而便于统计数量。

2）、在使用时，相应的负责人员要认真盘点数量，现场材料员办理相应的出库手续，并由劳务班组负责人员在出库手续上签字确认。

保管责任随之转移至劳务班级，项目部人员起指导监督责任。

当工程结算后，应要求劳务把周转材料堆放整齐便于统计数量。

用劳务班组领取数量减去合理损耗后（具体损耗标准由公司管理者根据具体施工内容参照定额及以往施工经验制定）与其归还数量相比较，如果归还数量小于应归还数量，则相应损失均由劳务班组赔偿。

11、现场周转材料员须监督好值班人员对各种出场的材料严格盘查，决不允许在无材料出门条的情况下放任何车辆拉材料出项目部，材料出门条须有材料员、项目经理、值班人员、劳务班组（周转材料使用班组）负责人共同签字生效方可放行。

如无出门条私自放行，一经发现将扣除值班人员全月工资以示处罚，情节严重者将移交公司。

手续不全时放行，签字者及值班人员承担连带责任，损失共担。

每月30日将所有出门记录及出门条报工程管理部。

财务与材料往来资料管理

1、每月二十八日以前材料内业人员将各工地材料员承报的手续齐全的绿色收料单、红色领料单及蓝色移转单整理汇总交于财务部财务，并办理签字移交手续。

2、收、领料单及移转单均要注明材料单价且单据不能涂改，涂改拒收。

材料款结算及挂账程序

1、材料供应商持工地材料人员签字完善的送料单到材料内业人员处对帐，以送料单回单换取等量的收料单红单，并办理签字移交手续备查。

同时供应商将收料单红联带齐，到财务部门办理挂账手续。

2、对于先付款后提货的材料供应业务，先由材料内业人员持领导签字的支票领用单到财务领取支票并以材料内业人员名义挂账，待材料入库后由材料内业人员收齐红色联收料单及发票到财务部门冲账。

材料内业人员应经常与财务部门对帐，并对未冲账部分采取积极主动地措施。

若超过十天未冲账，财务将暂停付款，若有特殊原因超过期限未冲账，应有直管部领导批示，否则一切后果自负。

3、对于甲供料视为自购材料处理，在收料单客户名称上注明为甲供料。

4、对于专县工程先付款后提货的材料供应业务由项目经理领取支票并冲账，其余处理同上。

5、材料部门应设置材料款供应商往来帐。

每季末或付材料款前与财务部门材料会计核对，有问题时两部门应积极配合查清。

材料款付款程序

供应商先到财务部门核对其往来账，再由材料部门签发支票领用单，经工程管理部领导审核签字后到财务部门办理付款手续。

每次付款时，由材料供应商开具相应金额发票。

材料成本分析

1、为便于对工程进行成本分析，汇总工程材料使用情况，由材料部门制作材料结算。

此材料结算为内部使用，用于归集工程材料分类明细使用情况。

2、每一工程节点完成和竣工验收10日内，财务部门由会计提供该工程上已付款但未到财务销账的材料供应商的明细清单至材料部门，由材料部门在20日内责成工地材料员对此部分材料办理结算（未能及时办理的，应有领导批示），提交财务部门，以便及时准确地反映出工程成本，为领导决策提供依据。

3、材料部门于每一工程竣工验收后30日内，对本工程所涉及材料供应商在此工程上的材料供应情况分供应单位编制结算书（含上述第2点），会同财务部门、预算部门、劳资部门、机务部门作工程成本人机料分析（其余部门也应制作相关的内部使用的决算），并上报公司领导，各方存档。