认识 Word 界面及基本操作.docx

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认识Word界面及基本操作

Word2010的功能和使用

认识Word2010界面及基本操作

Office2010是一组软件的集合，它包括文字处理软件Word2010^电子表格软件Excel2010、演示文稿软件PowerPoint2010等。

Word是Office办公软件集中最重要、使用人数最多的一款软件，其主要功能是制作各类文档，它已经成为人们日常工作、生活中不可缺少的工具。

Word2010中提供了功能更为全面的文本和图形编辑工具，同时采用了以结果为导向的全新用户界面，以此来帮助用户创建、共享更具专业水准的文档。

经过全新的改进和设计，它可使用户轻松、高效地完成工作，并根据当前正在操作的文档内容，快速定位到想要执行的操作。

说明：

MicrosoftOffice的组件有着统一友好的操作界面、通用的操作方法及技巧，各个组件之间可以方便地传递、共享数据，这种统一性为人们的学习、生活、工作提供了极大的便利。

本节以Word2010为例，介绍Office2010套装组件的共享界面及其操作方法，以及主要组件之间是如何共享数据的。

Word2010作界面可分成两大部分：

功能区和编辑区。

编辑区用于文档的编辑操作，功能区提供了各种操作命令，如图所示。

1．功能区和选顶卡

功能区分布在Word2010窗口的顶部，它是一种全新的设计，以选项卡的方式对命令进行分组和显示。

功能区由3个基本组成部分，分别是选项卡、选项组和命令，如图2-2所示。

选项卡：

在功能区的部，每个选项卡代表在特定程序中执行一组核心任务。

默认Word2010的功能区中有“开始”“插入”“页面布局”“引用”“邮件”“审阅”'‘视图”7个选项卡。

选项组：

显示在选项卡上，是相关命令的集合，将一系列同类的命令汇集在一起。

命令：

按选项组来分类、排列。

命令可以是按钮、菜单、列表或者可供输入或选择的框。

说明：

功能区显示的内容并不是一成不变的，Office2010会根据应用程序窗口的宽度自动调整在功能区中显示的内容。

2．上下文选顶卡

有些选项卡只有在编辑和处理某些特定对象的时候才会在功能区中显示出来，以供用户使用，这种选项卡被称为上下文选项卡。

例如，在Word2010中编辑表格时，当选中该表格后，关于表格编辑的“表格工具”上下文选项卡就会显示出来，如图所示。

说明：

上下文选项卡仅在需要时显示，从而使用户能够更加轻松地根据正在进行的操作来获得和使用所需要的命令。

3．自定义功能区

除Word201笑戈认提供的功能区外，用户还可以根据自己的使用习惯自定义应用程序的功能区，操作步辍如下：

步骤1：

在功能区空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义功能区”命令。

步骤2：

打开“Word选项”对话框，并自动定位在“自定义功能区”选项卡中。

此时用户可以在该对话框右侧区域中单击“新建选项卡”或“新建组”按钮，创建所需要的选项卡或命令组，然后将其左侧常用命令行表框中相关命令添加至其中即可，如图所示。

4．快速访冋工具栏

快速访问工具栏是一个根据用户的需要而定义的工具栏，包含了一组独立于当前显示的功能区中的命令，可以帮助用户快速访问使用频繁的工具。

在默认情况下，快速访问工具栏位于标题栏的左侧，包括保存、撤销和恢复3个命令按钮。

用户也可以根据自己的需要向快速访问工具栏添加一些常用命令，操作步骤如下：

步骤1：

单击Word2010速访问工具栏右侧的三角按钮，在弹出的下拉列表中包含了一些常用命令，如果希望添扣命令恰好在其中，选择相应命令即可，否则选择“其他命令”选项，如

图所示。

步骤2:

打开“Word选项”对话框，并自动定位“快速访问工具栏”选项卡中。

在左侧的命令行表中选择所需要的命令，并单击“添加”按钮，将其添加到右侧的“自定义快速访问工具栏”命令行表中，设置完成后单击“确定”按钮，如图2-6所示。

5.对话框启动器

在Word2010中，一些对话框可以使用与其对应的命令直接打开，例如在功能区的”插入”选项卡下”链接”选项组中单击“书签”按钮，此B寸会弹出“书签”对话框。

但用户最常用的“字体”或“段落”对话框却找不到对应的启动命令，这时仔细观察会发现在功能区中某些选项组的右下角有一个小箭头，它就罡对话框启动器，单击此箭头就会打开一个带有更多命令的对话框或任务窗格。

例如，在功能区“开始”选项卡“字体”选项组中，单击对话框启动器就可以打开“字体”对话框，如图2-7所示。

6.Word2010的后台视图

Word2010的后台视图是用于对文档或应用程序执行操作的命令集，单击功能区中的“文件”选项卡，就可以查看Word的后台视图，如图

所示。

在后台视图中可以管理文档和有关文档的相关数据。

例如，创建、保存和发送文档；检查文档中是否包含隐藏的元数据或个人信息：

文档安全控制选项；应用程序自定义等。

在后台视图中，单击左侧列表中的“选项”命令，即可打开相应组件的选项对话框。

在该对话框中能够对当前应用程序的工作环境进行定制，如设定窗口的配色方案、设置显示对象、指定文件自动保存的位墨、自定义功能区及快速访问工具栏，以及其他高级设置。

7.实时预览

Word2010提供了实时预览功能，这样可以使用户在对文档确定编辑前能够预览到修改的效果，而不必反复试做和撤销，提高了工作效率。

当用户将鼠标指针移动到相关的命令选项后，实时预览功能就会将指针所指的选项应用到当前所编辑的文档中来。

如图2-9所示，选择“预览”二字，打开字号”下拉列表框，将鼠标指针放在"初号”位置上，此时文档中"预览”二字即出现"初号”字号效果。

8.増加的屏慕提示

Word2010}g供了比以往版本显示面积更大，容纳信息更多的屏幕提示，当用户将鼠标移动至某个命令时，就会弹出相应的屏慕提示，方便用户更加快速地了解该功能，如图所示的“稿纸设置”命令提示。

2.1.2视图方式

Word2010提供多种视图方式，包括页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、犬纲视图和草稿视图。

用户可以根据自己的不同需要来选择不同的视图对文档进行查看。

选择一个视图方式的方法有以下两种：

方法1:

在功能区选择"视图”选顼卡，在“文档视图”选项组中单击某个视图命令按钮即可将文档切换到该视图方式下浏览，如图所示。

方法2：

直接用鼠标单击状态栏最右侧5个视图按钮中的一个，完成视图的切换，如图2-12所示。

（1）页面视图

页面是Word2010|认的视图方式，适合正常文档编辑，也是最为常用的视图方式。

（2）阅读版式视图

阅读版式视图适合阅读文档，能尽可能多地显示文档内容，但不能对文档进行编辑，只能对阅读的文档进行批注、保存、打印等处理。

在该视图下，Word会隐藏与文档编辑相关的组件，如图2-13所示。

通过单击"关闭”按钮可以退出阅读版式。

（3）Web版式图

Web版式视图具有专门的Web页编辑功能，在该视图下预览的效果就像在浏览器中显示的一样，如图所示。

在Web版式视图下编辑文档，有利于文档后期在Web端的发布。

（4）大纲视图

在大纲视图中，能查看文档的结构，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本，还可以通过折蛊文档来查看主题标题。

使用大纲视图在功能区会自动启动一个名为“大纲”的选项卡，通过“关闭大纲视团”按钮可以退出大纲视图如图2-15所示。

（5）草稿视图

草稿视图模拟了以看草稿的形式来浏览文档。

在此模式下，团片、页眉、页脚等要素将被隐藏，有利于用户快速编辑和浏览，如图所示。

2．1.3基础操作入门

Word2010的基础操作包括Word的启动与退出、新建文档、保护文档、打印文档等内容。

1．启动与退出Word2010

（1）启动Word2010

启动Word2010有以下3种方法。

方法1：

单击"幵始”菜单，从弹出的菜单中选择"所有程序”丨“MicrosoftOffke"|“MicrosoftWord2010"命令。

方法2：

双击桌面上的“MicrosoftWord2010"快捷方式图标。

方法3:

双击扩展名为.docx的word文档

（2）退出Word2010

退出Word2010有以下4种方法。

方法1：

双击标题栏最右侧的“关闭”按钮。

方法2:

双击标题栏最左侧的控制菜单图标（或单击此图标，在弹出的菜单中选择“关闭”命令）。

方法3：

单击''文件”选项卡，在打幵的Office后台视图中单击“退出”命令。

方法4：

按Alt+F4组合键

2．新建Word文档

新建Word文档有以下方法。

方法1：

启动Word2010,系统会自动创建一个名为“文档1”的空白文档。

方法2：

单击“文件”选项卡，在打开的Office后台视图中单击“新建”命令，在右侧的“可用模板”列表中双击“空白文档”后，单击“创建”按钮，如图所示，完成新建文档的操作。

说明：

若在右侧“可用模板”列表中双击“博客文童”“书法字帖”等模板，系统即可根据模板创建所需的文档。

方法3：

按Ctrl+N组合键。

方法4：

在Windows7窗口中，在空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择"新建”|“MicrosoftWord文档”命令。

保存Word文档

保存Word文档一般有以下3种方法。

方法1：

单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。

方法2：

单击“文件”选项卡，在打开的Office后台视图中单击单击“保存”或“另存为”命令。

也可以设置自动保存文档，具体操作步骤如下：

步几1：

在Office后台视图中单击“选项”命令，弹出“Word选项”对话框，切换到“保存”选项卡。

步骤2:

在“保存文档”选项区域中，勾选“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并指定具体分钟数（1-120）

如图所示，单击“确定”按钮即可。

默认自动保存时间间隔是10分钟。

方法3：

按Ctr+S组合键。

说明：

新文件首次保存时，"保存”和"另存为”命令的功能一致。

非首次保存，选择“保存”命令可以覆盖原文件保存；选择"另存为”命令时可以选择其他路径及文件名进行保存。

3.保护Word文档

Word2010可以对创建的文档设置密码，只有输入正确的密码才可以对文档进行编辑，从而起到保护文档的作用。

（1）设置打开文档权限密码

设置“打开文档权限密码”的步骤如下：

步寝1：

单击“文件”选项卡，在打幵的Office后台视图中单击“另存为”命令，在打幵的“另存为”对话框中单击“工具”按钮，在弹出的列表中选择"常规选项”命令，如图所示。

步骤2:

打开“常规选项”对话框，在“打开文件8寸的密码”文本桩中输入要设置的密玛。

步骤3:

单击“确定”按钮，此时弹出“确认密码”对话框，要求用户再次输A所设贾的密码，如图2-19所示。

输入完成后单击“确定”按钮。

步骤4：

返回“另存为”対话框后，单击“保存”抚肌

当再次打开被加密的文档时，会弹出“密码”对话框，要求用户输入密码。

如果用户想取消密码的设置可以按着下面的步骤进行操作。

步骤1:

用正确密码打开文档。

步骤2：

单击“文件”选项卡，在打幵的Office后台视图中单击“另存为”命令，在打幵的“另存为”对话框中单击"工具”按钮，在弹出的列表中选择"常规选项”命令。

步骤3：

打开“常规选项”对话框，将所设密码删除，单击"确定”按钮。

步骤4：

返回“另存为”对话框，单击“保存”按钮。

当再次打幵被加密的文档时，会弹出“密码”对话框，要求用户输入密码。

如果用户想取消密码的设置可以按着下面的步骤进行操作。

步骤1:

用正确密码打幵文档。

步骤2：

单击“文件”选项卡，在打幵的Office后台视图中单击“另存为”命令，在打开“另存为”对话框中单击“工具”按钮，在弹出的列表中选择“常规选项”命令。

步骤3：

打幵“常规选项”对话框，将所设密码删除，单击“确定”按钮。

步骤4：

返