会计电算化第三章讲义WORD版.docx
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会计电算化第三章讲义WORD版
第三章会计软件的应用
第一节 会计软件的应用流程
一、流程:
初始化、日常处理、期末处理
二、系统初始化:
1、特点和作用:
⑴初始化:
根据企业情况进行参数设置,录入基础档案和初始数据。
⑵作用:
是会计软件运行的基础,初始化使得通用软件变成了可以满足企业需要的系统软件。
⑶系统初始化运行时一次性完成,但部分设置可以在使用后修改
2、初始化的内容:
⑴系统初始化:
设置基础信息、系统参数和公用数据,内容包括:
①创建帐套并设置相关信息;
②增加操作员并设置权限;
③设置系统公用基础信息。
⑵模块初始化:
设置特定模块基础信息、运行所需参数和数据,内容包括:
①设置模块基础信息
②录入模块基础数据
③设置系统控制参数
三、日常处理
特点:
⑴日常业务频繁发生,数据输入量大;
⑵日常业务在每个会计期间重复发生,所涉及金额不尽相同。
四、期末处理:
特点:
⑴较为固定的处理流程;
⑵业务可以由计算机自动完成。
五、数据管理:
1、数据备份
①帐套备份
②年度帐备份
2、数据恢复
①帐套恢复②年度恢复
第二节 系统级初始化
一、创建帐套并设置相关信息
1、创建帐套:
⑴帐套存放会计核算对象的所有会计业务数据文件,帐套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿和会计报表等。
⑵一个帐套只能保存一个会计核算对象的业务资料。
一个会计软件可以建立多个帐套。
2、设置帐套相关信息
包括企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币乃至帐套号等
3、帐套参数的修改:
帐套建立后,某些已设定的参数可根据业务需要修改参数。
但如帐套参数被使用,修改可造成数据紊乱。
二、管理用户并设置权限
将合法用户予以增加并设置密码和权限;或删除不用的用户。
用户权限的设置要根据职务、分工来设定、修改。
三、设置系统公用基础信息
1、设置编码方案:
设定编码规则,设定对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、结算方式、地区和存货分类等
2、设置基础档案:
⑴部门档案:
编号、名称、负责人、电话、传真等
⑵职员信息:
编号、姓名、性别、所属部门、身份信息、联系方式。
⑶往来单位信息:
①客户:
编码、分类、名称、开户行、联系信息等
②供应商:
编码、分类、名称、开户行、联系信息
⑷项目信息:
①项目:
一个特定的核算对象或成本归集对象。
对其项下的成本、费用、收入和支出等进行专项核算归集。
②编码、名称、负责人、联系信息等
3、设置结算方式:
结算方式名称和编码,便于未来的
银行对账、票据管理和结算票据的使用。
4、设置凭证类别:
⑴记账凭证分类
①记账凭证
②收款、付款和转账凭证
③现金凭证、银行凭证和转账凭证
④现收、现付、银收、银付和转账凭证
⑤自定义。
⑵类别设定后应当设置限制条件和限制科目,二者组成凭证类别校验标准。
①限制条件:
借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制。
②限制科目。
现金,银行存款
5、设置外币:
⑴币符
⑵币名
⑶固定汇率、浮动汇率
⑷记账汇率
⑸折算方式
6、设置会计科目:
会计工作的基础
⑴增加、删除和修改会计科目:
①增加时,须遵循先设置上级会计科目,再设置下级科目的顺序;增加时必须遵循科目编码方案。
②删除时,须先删除末级科目;已经使用的会计科目不能删除。
⑵设置科目属性:
①科目编码:
必须项目。
且遵循“唯一性、统一性、扩展性”三原则。
②科目名称:
必须项目。
可用中英文和数字
③科目类型:
必须项目。
—六类:
资产、负债、共同、损益、成本和所有者权益。
—选定一级科目的类型,则增加的二级及其下的会计科目,自动保持一致,用户不能更改。
④帐页格式:
三栏式、数量金额式、外币金额式。
取决于是否加挂了辅助核算。
⑤数量核算
⑥外币核算
⑦余额方向:
资产、成本、费用类借方余额;负债、收入、所有者权益类,贷方余额。
⑧辅助核算性质:
—包括部门、个人往来、客户和供应商往来等
—辅助核算应设置在末级科目上,其可以设置多个相容的辅助核算。
第三节 账务处理模块的应用
一、账务处理模块初始化工作
1、设置控制参数:
⑴凭证编号方式(手动还是自动)
⑵操作员是否有权修改他人凭证
⑶出纳凭证是否必须出纳签字
⑷是否对资金及往来科目实行赤字提示等。
2、录入科目初始数据
⑴录入科目期初余额,包括外币、数量、辅助核算
—一般只对末级科目录入期初余额,系统会自动汇总生成上级会计科目的期初余额。
—如果设置了辅助核算,则应从辅助账录入期初明细数据,然后由系统生成会计科目期初余额。
—初始化工作量较大,一般在业务发生时仍未完成,故期初试算平衡即使提示有误,业仍可以输入记账凭证,但不能记账。
⑵录入本年发生额:
—年初建账,只需录入各会计科目的期初余额即可。
—年中建账,需要录入启用月份的月初余额和截止到上月份的借、贷方累计发生额,系统会据此自动算出年初余额。
二、账务处理模块的日常处理
(一)凭证管理
1、凭证录入:
⑴凭证类别
⑵凭证编号:
不允许重号和漏号
⑶制单日期:
默认是登陆的计算机系统日期,应当是填制记账凭证的日期,注意修证。
—首张凭证日期不得早于帐套启用日期,不得晚于计算机系统日期。
—设置了制单序时控制,则同一类别的记账凭证,后一张凭证的制单日期不得早于前一张凭证,不得晚于计算机系统日期。
⑷附单据数
⑸摘要:
必填
⑹会计科目:
必填,必须到最末级科目
⑺发生金额:
必填。
必须有借必有贷、借贷必相等,其同一科目不得既有借方发生额也有贷方发生额。
⑻辅助核算(含数量、金额):
加了必填
2、录入校验:
系统自动进行
⑴科目正确性
⑵科目是否为最末级
⑶科目是否符合类别限制条件
⑷发生额是否有借必有贷、借贷必相等
⑸必填内容是否完整。
3、凭证修改:
⑴修改内容:
摘要、科目、金额和方向。
凭证类别、编号不能修改,日期修改也受限。
⑵修改凭证的操作控制:
①对未审核的凭证或审核标错的凭证,可由填制人员直接修改
②经过审核但未记账的凭证修改,必须先取消审核才能修改。
③对已记账不得修改,即:
记账不可逆。
根据要求,记账软件不得提供对已记账凭证的删除、插入和修改功能。
④修改权限的设定。
4、凭证审核:
⑴审核内容:
正确、合法、合规、完整。
或标注错误标记或通过标记。
⑵审核操作控制:
①制单人和审核人不能为同一人。
②审核只能由有权人进行。
③通过审核的凭证不能修改和删除。
④审核未果必须修改,再次审核通过后才能记账。
5、凭证记账:
有权人员进行
记账控制操作:
①期初余额不平衡不能记账。
②上月未结账,本月不得记账。
③未被审核的凭证不能记账。
④一个月可以一天记一次帐,也可以一天记多次账,还可以多天记一次帐。
⑤记账过程中,不应人为终止记账。
(二)出纳管理
1、管理现金日记账、银行存款日记账及资金日报表
⑴资金日报表:
以日为单位,列示现金、银行存款当日累计借贷方发生额,计算出当日余额,并累计当日发生业务笔数,对每日资金收支业务、金额详细汇报。
⑵管理工作内容:
输入、输出、查询、打印
2、支票管理:
⑴购置:
登记支票的购置银行账号、支票类型、购置日期等
⑵领用:
登记领用部门、人员、日期、用途、金额、支票号等
⑶报销:
登记支票号、签发日期、收款人、付款额
3、银行对账:
⑴银行对账初始数据录入:
启用对账功能前,先录入账务处理模块启用日期前的银行和企业账户余额及未达账项。
从启用月份开始,上月对账的未达账项自动加入到以后月份的对账过程中。
⑵对账单录入:
录入入账日期、借贷发生额、结算方式、结算单据字号等。
余额自动算出
⑶对账:
系统提供自动对账功能,对达到对账标准的记录进行勾对,未勾对的即为未达账项。
—在众多的对账条件中,金额相同是基本条件,其他对账条件自定义选择:
业务日期、结算方式、票据字号等等。
—对特殊事项的核对,系统提供手工对账功能。
⑷余额调节表的编制:
系统自动生成,调节表可以查询,不可以修改。
⑸核销已达账项。
(三)账簿查询:
设定查询条件——科目、时间、是否含未记账凭证。
1、科目账查询:
可以设定查询条件、根据条件查询总账、明细账、多栏账、日记账和余额表。
—在总账查询窗口下,系统一般允许联查当前科目当前月份的明细账。
—在明细账查询窗口下,系统一般允许联查所选明细事项的记账凭证和联查总账。
2、辅助账查询
三、账务处理模块期末处理
1、自动转账:
⑴自定义转账:
自定义转账凭证所有内容,让系统按照既定模式,根据对应会计期间的数据自动生成相应的记账凭证。
⑵自动转账生成:
生成转账凭证后保存在未记账凭证中,在审核后才可以记账。
—应按期末结转的顺序来执行自动转账生成功能:
记账—结转损益类科目到本年利润—结转本年利润到未分配利润
—自动转账生成前,应将本会计期间的全部经济业务填制记账凭证,并将所有未记账凭证审核记账。
2、对账:
⑴总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账
⑵每月至少一次,月末结账前进行。
⑶只有对账正确才能结账操作。
3、月末结账
⑴结账包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额,终止本期账务处理工作,并将余额结转至下月作为月初余额。
⑵结账每月一次。
⑶结账操作的控制:
①有未记账凭证不能结账
②上月未结账,本月不能结账
③对账不正确不能结账
④科目余额试算不平衡不能结账
⑤损益类科目还有余额不能结账
⑥其他模块启用,其他模块不结账,不能结账。
⑷结账前做好数据备份,便于错误发生时及时恢复到结账前状态。
第四节 固定资产管理模块的应用
一、固定资产管理模块初始化工作
1、设置控制参数:
⑴设置启用会计期间
—不得早于帐套建立并启用期间
⑵设置折旧是否计提、折旧率小数位等
2、设置基础信息
⑴设置折旧对应科目
⑵设置增减方式:
①增加:
购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等
②减少:
出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、损毁、融资租出等
⑶设置使用状况:
在用、经营性租出、大修停用、季节性停用、不需要、未使用等
⑷设置折旧方法:
平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法等,系统会提供计算方法。
⑸设置固定资产类别:
根据情况设置
3、录入固定资产原始卡片
二、固定资产管理模块日常处理
1、固定资产增加:
建立卡片账
2、固定资产减少:
输入减少卡片账
3、固定资产减少:
⑴价值信息变更:
①固资原值变动:
按规重新估价、改良设备、部分拆除、价值错记等
②折旧要素变动:
使用年限变动、折旧方法调整、净残值调整、累计折旧调整等
⑵非价值信息变更:
使用部门变动、使用状况变动、存放地点变动等
4、生成记账凭证
三、固定资产管理模块期末处理
1、计提折旧
⑴计提折旧并进行分摊
⑵生成记账凭证
2、对账:
总账、明细账、卡片账
3、结账4、信息查询
第五节 工资管理模块的应用
一、工资管理模块初始化工作
1、设置基础信息
⑴设置工资类别。
⑵设置工资项目。
包括类型、数据长度、小数位等
⑶设置工资项目计算公式。
⑷设置工资类别所对应的部门。
⑸设置所得税:
所得项目、计算公式、税率等
⑹设置工资费用计提及分摊。
2、录入工资基础数据
—录入方法有很多种
二、工资管理模块日常处理
1、工资计算:
⑴录入变动数据:
奖金、事假、病假等天数
⑵计算工资
2、计算个人所得税
3、工资计提和分摊
4、生成记账凭证
三、工资管理模块期末处理
1、结账
2、输出查询:
工资表和工资分析表
第六节 应收管理模块的应用
一、应收管理模块初始化工作
1、设置控制参数
⑴基本信息:
启用时间、会计期间、客户名称和银行账号
⑵坏账处理方式:
直接冲销、备抵冲销
—如果已经计提过坏账准备,则坏账处理方式不能更改,只能在下年度进行。
⑶应收账款核销方式:
按单据、按存货核销。
⑷设置规则选项:
核销后是否生成凭证、预收冲应收是否生成凭证等。
2、设置基础信息
⑴设置会计科目:
应收账款、预收账款、应收票据、坏账准备等
⑵设置结算方式:
现金、支票、本票、汇票等
⑶设置账龄期间
3、录入期初余额:
帐套启用前未结清的初始单据、初始票据、初始坏账等
二、应收管理模块的日常处理
1、应收处理:
⑴单据处理:
①应收单据处理:
录入销售发票、其他应收单据等——应收借项
②收款单据处理:
应收贷项录入
③单据核销:
建立收款与应收账款的核销关系,通过分析核销记录对应收账款进行账龄分析。
⑵转账处理
①应收冲应收:
一客户应收款并入另客户应收款中
②预收冲应收
③应收冲应付:
客户应收款冲抵供应商应付款
2、票据管理:
应收票据的增、删、改、背书、贴现。
3、坏账处理:
⑴计提坏账并生成凭证。
⑵坏账发生:
选定特定应收账款进行冲销坏账
⑶坏账收回。
4、生成记账凭证
三、应收账款期末处理
1、期末结账
2、查询:
⑴单据查询
⑵账表查询:
总账、明细账、往来余额表
第七节 应付管理模块的应用
一、应付管理模块初始化工作
1、设置控制参数
⑴基本信息:
启用时间、会计期间、供应商名称和银行账号
⑵应付账款核销方式:
按单据、按存货核销。
⑶设置规则选项:
核销后是否生成凭证、预付冲应付是否生成凭证等。
2、设置基础信息
⑴设置会计科目:
应付账款、预付账款、应付票据。
⑵设置结算方式:
现金、支票、本票、汇票等
⑶设置账龄期间
3、录入期初余额:
帐套启用前未结清的应付账款、预付账款、应付票据等
二、应付管理模块的日常处理
1、应付处理
⑴单据处理
①应付单据处理:
录入采购发票、其他应付单据等——应付贷项
②付款单据处理:
应付借项录入
③单据核销:
建立付款与应付账款的核销关系,通过分析核销记录对应付账款进行账龄分析。
⑵转账处理:
①应付冲应付:
一供应商应付款并入另一供应商应付款中。
②预付冲应付
③应付冲应收:
供应商应付款冲抵客户应收款
2、票据管理:
应付票据的增、删、改、退、付款等
3、生成记账凭证
三、应付管理模块的期末处理
1、期末结账
2、应付账款的查询:
⑴单据查询
⑵账表查询:
总账、明细账、往来余额表
第八节 报表管理模块的应用
一、报表数据来源:
1、手工录入:
一年内到期的非流动资产、一年内到期的非流动负债等
2、源于报表模块中的其他报表:
利润表—资产负债表
3、源于系统内的其他模块:
账务处理模块等
二、报表管理模块应用基本流程
1、格式设置:
⑴定义报表尺寸:
行列数
⑵定义行高列宽
⑶画表格线
⑷定义单元属性:
数据类型、字体、颜色、对齐方式等
⑸定义组合单元
2、公式设置:
⑴设置计算公式:
对单元格进行赋值
⑵设置审核公式:
非必须。
将单元与单元、区域与区域、字符与字符通过逻辑运算符连接起来。
⑶设置舍位平衡公式:
非必须。
取整平衡。
3、数据生成:
报表公式定义完成后或定义过程中向查看,切换报表数据/格式状态。
4、报表保存
5、报表输出:
屏幕显示、打印、图形输出、网络传输、磁盘输出。
三、利用报表模板生成报表。