会计电算化第三章讲义WORD版.docx

1、会计电算化第三章讲义WORD版第三章 会计软件的应用第一节会计软件的应用流程一、流程：初始化、日常处理、期末处理二、系统初始化： 1、特点和作用： 初始化：根据企业情况进行参数设置，录入基础档案和初始数据。 作用：是会计软件运行的基础，初始化使得通用软件变成了可以满足企业需要的系统软件。 系统初始化运行时一次性完成，但部分设置可以在使用后修改 2、初始化的内容： 系统初始化：设置基础信息、系统参数和公用数据，内容包括： 创建帐套并设置相关信息； 增加操作员并设置权限； 设置系统公用基础信息。 模块初始化：设置特定模块基础信息、运行所需参数和数据，内容包括： 设置模块基础信息 录入模块基础数据

2、设置系统控制参数三、日常处理 特点： 日常业务频繁发生，数据输入量大； 日常业务在每个会计期间重复发生，所涉及金额不尽相同。四、期末处理： 特点： 较为固定的处理流程； 业务可以由计算机自动完成。五、数据管理：1、数据备份 帐套备份 年度帐备份 2、数据恢复 帐套恢复 年度恢复第二节系统级初始化一、创建帐套并设置相关信息 1、创建帐套： 帐套存放会计核算对象的所有会计业务数据文件，帐套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿和会计报表等。 一个帐套只能保存一个会计核算对象的业务资料。 一个会计软件可以建立多个帐套。 2、设置帐套相关信息 包括企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币乃至帐套号

3、等 3、帐套参数的修改： 帐套建立后，某些已设定的参数可根据业务需要修改参数。但如帐套参数被使用，修改可造成数据紊乱。二、管理用户并设置权限 将合法用户予以增加并设置密码和权限；或删除不用的用户。 用户权限的设置要根据职务、分工来设定、修改。三、设置系统公用基础信息 1、设置编码方案：设定编码规则，设定对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、结算方式、地区和存货分类等 2、设置基础档案： 部门档案：编号、名称、负责人、电话、传真等 职员信息：编号、姓名、性别、所属部门、身份信息、联系方式。 往来单位信息： 客户：编码、分类、名称、开户行、联系信息等 供应商：编码、分类、名称、开户行、联系信息

4、项目信息： 项目：一个特定的核算对象或成本归集对象。对其项下的成本、费用、收入和支出等进行专项核算归集。 编码、名称、负责人、联系信息等 3、设置结算方式：结算方式名称和编码，便于未来的 银行对账、票据管理和结算票据的使用。 4、设置凭证类别： 记账凭证分类 记账凭证 收款、付款和转账凭证 现金凭证、银行凭证和转账凭证 现收、现付、银收、银付和转账凭证 自定义。 类别设定后应当设置限制条件和限制科目，二者组成凭证类别校验标准。 限制条件：借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制。 限制科目。现金，银行存款 5、设置外币： 币符 币名 固定汇率、浮动汇率 记账汇率 折算方式 6、设置会计科

5、目：会计工作的基础 增加、删除和修改会计科目： 增加时，须遵循先设置上级会计科目，再设置下级科目的顺序；增加时必须遵循科目编码方案。 删除时，须先删除末级科目；已经使用的会计科目不能删除。 设置科目属性： 科目编码：必须项目。且遵循“唯一性、统一性、扩展性”三原则。 科目名称：必须项目。可用中英文和数字 科目类型：必须项目。 六类：资产、负债、共同、损益、成本和所有者权益。 选定一级科目的类型，则增加的二级及其下的会计科目，自动保持一致，用户不能更改。 帐页格式：三栏式、数量金额式、外币金额式。 取决于是否加挂了辅助核算。 数量核算 外币核算 余额方向：资产、成本、费用类借方余额；负债、收入、

6、所有者权益类，贷方余额。 辅助核算性质： 包括部门、个人往来、客户和供应商往来等 辅助核算应设置在末级科目上，其可以设置多个相容的辅助核算。 第三节账务处理模块的应用一、账务处理模块初始化工作 1、设置控制参数： 凭证编号方式（手动还是自动） 操作员是否有权修改他人凭证 出纳凭证是否必须出纳签字 是否对资金及往来科目实行赤字提示等。 2、录入科目初始数据 录入科目期初余额，包括外币、数量、辅助核算 一般只对末级科目录入期初余额，系统会自动汇总生成上级会计科目的期初余额。 如果设置了辅助核算，则应从辅助账录入期初明细数据，然后由系统生成会计科目期初余额。 初始化工作量较大，一般在业务发生时仍未完

7、成，故期初试算平衡即使提示有误，业仍可以输入记账凭证，但不能记账。 录入本年发生额： 年初建账，只需录入各会计科目的期初余额即可。 年中建账，需要录入启用月份的月初余额和截止到上月份的借、贷方累计发生额，系统会据此自动算出年初余额。二、账务处理模块的日常处理（一）凭证管理 1、凭证录入： 凭证类别 凭证编号：不允许重号和漏号 制单日期：默认是登陆的计算机系统日期，应当是填制记账凭证的日期，注意修证。 首张凭证日期不得早于帐套启用日期，不得晚于计算机系统日期。 设置了制单序时控制，则同一类别的记账凭证，后一张凭证的制单日期不得早于前一张凭证，不得晚于计算机系统日期。 附单据数 摘要：必填 会计科

8、目：必填，必须到最末级科目 发生金额：必填。必须有借必有贷、借贷必相等，其同一科目不得既有借方发生额也有贷方发生额。 辅助核算（含数量、金额）：加了必填 2、录入校验：系统自动进行 科目正确性 科目是否为最末级 科目是否符合类别限制条件 发生额是否有借必有贷、借贷必相等 必填内容是否完整。 3、凭证修改： 修改内容：摘要、科目、金额和方向。 凭证类别、编号不能修改，日期修改也受限。 修改凭证的操作控制： 对未审核的凭证或审核标错的凭证，可由填制人员直接修改 经过审核但未记账的凭证修改，必须先取消审核才能修改。 对已记账不得修改，即：记账不可逆。根据要求，记账软件不得提供对已记账凭证的删除、插入

9、和修改功能。 修改权限的设定。 4、凭证审核： 审核内容：正确、合法、合规、完整。或标注错误标记或通过标记。 审核操作控制： 制单人和审核人不能为同一人。 审核只能由有权人进行。 通过审核的凭证不能修改和删除。 审核未果必须修改，再次审核通过后才能记账。 5、凭证记账：有权人员进行 记账控制操作： 期初余额不平衡不能记账。 上月未结账，本月不得记账。 未被审核的凭证不能记账。 一个月可以一天记一次帐，也可以一天记多次账，还可以多天记一次帐。 记账过程中，不应人为终止记账。（二）出纳管理 1、管理现金日记账、银行存款日记账及资金日报表 资金日报表：以日为单位，列示现金、银行存款当日累计借贷方发生

10、额，计算出当日余额，并累计当日发生业务笔数，对每日资金收支业务、金额详细汇报。 管理工作内容：输入、输出、查询、打印 2、支票管理： 购置：登记支票的购置银行账号、支票类型、购置日期等 领用：登记领用部门、人员、日期、用途、金额、支票号等 报销：登记支票号、签发日期、收款人、付款额 3、银行对账： 银行对账初始数据录入：启用对账功能前，先录入账务处理模块启用日期前的银行和企业账户余额及未达账项。从启用月份开始，上月对账的未达账项自动加入到以后月份的对账过程中。 对账单录入：录入入账日期、借贷发生额、结算方式、结算单据字号等。余额自动算出 对账：系统提供自动对账功能，对达到对账标准的记录进行勾对

11、，未勾对的即为未达账项。 在众多的对账条件中，金额相同是基本条件，其他对账条件自定义选择：业务日期、结算方式、票据字号等等。 对特殊事项的核对，系统提供手工对账功能。 余额调节表的编制：系统自动生成，调节表可以查询，不可以修改。 核销已达账项。（三）账簿查询：设定查询条件科目、时间、是否含未记账凭证。 1、科目账查询：可以设定查询条件、根据条件查询总账、明细账、多栏账、日记账和余额表。 在总账查询窗口下，系统一般允许联查当前科目当前月份的明细账。 在明细账查询窗口下，系统一般允许联查所选明细事项的记账凭证和联查总账。2、辅助账查询三、账务处理模块期末处理 1、自动转账： 自定义转账：自定义转账

12、凭证所有内容，让系统按照既定模式，根据对应会计期间的数据自动生成相应的记账凭证。 自动转账生成：生成转账凭证后保存在未记账凭证中，在审核后才可以记账。 应按期末结转的顺序来执行自动转账生成功能： 记账结转损益类科目到本年利润结转本年利润到未分配利润 自动转账生成前，应将本会计期间的全部经济业务填制记账凭证，并将所有未记账凭证审核记账。 2、对账： 总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账 每月至少一次，月末结账前进行。 只有对账正确才能结账操作。 3、月末结账 结账包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期账务处理工作，并将余额结转至下月作为月初余额。 结账每月一次。 结账操作的控

13、制： 有未记账凭证不能结账 上月未结账，本月不能结账 对账不正确不能结账 科目余额试算不平衡不能结账 损益类科目还有余额不能结账 其他模块启用，其他模块不结账，不能结账。 结账前做好数据备份，便于错误发生时及时恢复到结账前状态。第四节固定资产管理模块的应用一、固定资产管理模块初始化工作 1、设置控制参数： 设置启用会计期间 不得早于帐套建立并启用期间 设置折旧是否计提、折旧率小数位等 2、设置基础信息 设置折旧对应科目 设置增减方式： 增加：购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等 减少：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、损毁、融资租出等 设置使用状况：在用、经营性租出、大修

14、停用、季节性停用、不需要、未使用等 设置折旧方法：平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法等，系统会提供计算方法。 设置固定资产类别：根据情况设置 3、录入固定资产原始卡片二、固定资产管理模块日常处理 1、固定资产增加：建立卡片账 2、固定资产减少：输入减少卡片账 3、固定资产减少： 价值信息变更： 固资原值变动：按规重新估价、改良设备、部分拆除、价值错记等 折旧要素变动：使用年限变动、折旧方法调整、净残值调整、累计折旧调整等 非价值信息变更：使用部门变动、使用状况变动、存放地点变动等 4、生成记账凭证三、固定资产管理模块期末处理 1、计提折旧 计提折旧并进行分摊 生成记账凭证 2、对

15、账：总账、明细账、卡片账 3、结账 4、信息查询第五节工资管理模块的应用一、工资管理模块初始化工作 1、设置基础信息 设置工资类别。 设置工资项目。包括类型、数据长度、小数位等 设置工资项目计算公式。 设置工资类别所对应的部门。 设置所得税：所得项目、计算公式、税率等 设置工资费用计提及分摊。 2、录入工资基础数据 录入方法有很多种二、工资管理模块日常处理 1、工资计算： 录入变动数据：奖金、事假、病假等天数 计算工资 2、计算个人所得税 3、工资计提和分摊 4、生成记账凭证三、工资管理模块期末处理 1、结账 2、输出查询：工资表和工资分析表第六节应收管理模块的应用一、应收管理模块初始化工作

16、1、设置控制参数 基本信息：启用时间、会计期间、客户名称和银行账号 坏账处理方式：直接冲销、备抵冲销 如果已经计提过坏账准备，则坏账处理方式不能更改，只能在下年度进行。 应收账款核销方式：按单据、按存货核销。 设置规则选项：核销后是否生成凭证、预收冲应收是否生成凭证等。 2、设置基础信息 设置会计科目：应收账款、预收账款、应收票据、坏账准备等 设置结算方式：现金、支票、本票、汇票等 设置账龄期间 3、录入期初余额：帐套启用前未结清的初始单据、初始票据、初始坏账等二、应收管理模块的日常处理 1、应收处理： 单据处理： 应收单据处理：录入销售发票、其他应收单据等应收借项 收款单据处理：应收贷项录入

17、 单据核销：建立收款与应收账款的核销关系，通过分析核销记录对应收账款进行账龄分析。 转账处理 应收冲应收：一客户应收款并入另客户应收款中 预收冲应收 应收冲应付：客户应收款冲抵供应商应付款 2、票据管理：应收票据的增、删、改、背书、贴现。 3、坏账处理： 计提坏账并生成凭证。 坏账发生：选定特定应收账款进行冲销坏账 坏账收回。 4、生成记账凭证三、应收账款期末处理 1、期末结账 2、查询： 单据查询 账表查询：总账、明细账、往来余额表第七节应付管理模块的应用一、应付管理模块初始化工作 1、设置控制参数 基本信息：启用时间、会计期间、供应商名称和银行账号 应付账款核销方式：按单据、按存货核销。

18、设置规则选项：核销后是否生成凭证、预付冲应付是否生成凭证等。 2、设置基础信息 设置会计科目：应付账款、预付账款、应付票据。 设置结算方式：现金、支票、本票、汇票等 设置账龄期间 3、录入期初余额：帐套启用前未结清的应付账款、预付账款、应付票据等二、应付管理模块的日常处理 1、应付处理 单据处理 应付单据处理：录入采购发票、其他应付单据等应付贷项 付款单据处理：应付借项录入 单据核销：建立付款与应付账款的核销关系，通过分析核销记录对应付账款进行账龄分析。 转账处理： 应付冲应付：一供应商应付款并入另一供应商应付款中。 预付冲应付 应付冲应收：供应商应付款冲抵客户应收款 2、票据管理：应付票据的

19、增、删、改、退、付款等 3、生成记账凭证三、应付管理模块的期末处理 1、期末结账 2、应付账款的查询： 单据查询 账表查询：总账、明细账、往来余额表第八节报表管理模块的应用一、报表数据来源： 1、手工录入：一年内到期的非流动资产、一年内到期的非流动负债等 2、源于报表模块中的其他报表：利润表资产负债表 3、源于系统内的其他模块：账务处理模块等二、报表管理模块应用基本流程 1、格式设置： 定义报表尺寸：行列数 定义行高列宽 画表格线 定义单元属性：数据类型、字体、颜色、对齐方式等 定义组合单元 2、公式设置： 设置计算公式：对单元格进行赋值 设置审核公式：非必须。将单元与单元、区域与区域、字符与字符通过逻辑运算符连接起来。 设置舍位平衡公式：非必须。取整平衡。3、数据生成： 报表公式定义完成后或定义过程中向查看，切换报表数据/格式状态。4、报表保存5、报表输出：屏幕显示、打印、图形输出、网络传输、磁盘输出。三、利用报表模板生成报表。