出纳管理工作制度.docx

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出纳管理工作制度

出納管理工作制度

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XX年XX月XX日

總說明

為建立出納管理制度，提昇出納管理效能及服務品質，加速公款支付，確保公款之安全，爰依據事務管理規則第六十二條之三規定精神並依本校組織之特性，研訂出納管理作業流程暨工作手冊，並陳機關首長核准後實施，修正時亦同俾利出納事務之推動。

本手冊係依據會計法、事務管理規則暨手冊出納管理部分、公款支付時限及處理應行注意事項，普通公務單位會計制度之一致規定、內部省核處理準則及其相關法規，考量出納管理單位及其工作性質，彙整其共通部分據以研擬各項內容，（共計十章）：

總則、安全及設施、收款、付款、零用金、票據、有價證券及保管品之收付與管理、押標金、保證金及保固金之收付、收納款項收據之管理、出納帳表及出納業務之檢核等十章。

目錄

第一章　總則

第二章　安全及設施

第三章　收款

第四章　付款

第五章　零用金

第六章　票據、有價證券及保管品之收付與管理

第七章　押標金、保證金及保固金之收付

第八章　收納款項收據之管理

第九章　出納帳表

第十章　出納業務之檢核

附圖收納款項業務流程圖

第一章總則

一、為建立出納管理制度，依公開、透明作業程序，提昇出納管理效能及服務品質，加速公款支付，確保公款之安全，特依據事務管理規則第六十二條之三精神訂定本手冊。

二、本手冊所稱出納管理，係指依法管理現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉、存管及帳表之登記、標製等事項。

管理上項出納事務之單位為出納管理單位；出納管理人員係指實際經營管理現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉存管及帳表登記、編製之人員。

三、出納管理人員每六年至少職務或工作輪換一次，並貫徹休假代理制度。

四、出納管理單位應根據會計憑證，辦理關於現金、票據、有價證券、保關品等之收付、移轉、登記及財產之存管等事項。

五、出納管理單位對機關數支款項、數入部分，應在時效內當日或次日解繳國庫，支出部分除零用金外以直接劃撥或開立支票方式為原則。

五、出納管理單位應參酌實際情形，依財政部國庫署﹝各級地方政府為財政主管機關﹞核定之額定零用金限額內，簽經機關首長或其授權人核准後，提取定額現金備做零星事項之支用。

六、出納管理單位保管之現金、票據、有價證券、保管品、契據等不得挪用或做借支。

七、出納管理單位收納各種收入，除法規另有規定者外，應一律使用收納款項收據，並設置收納款項收據紀錄卡，即時通知會計單位編製會計憑證入帳。

上述收納款項收據，除經手人簽章外，並應由主辦出納、主辦會計及機關首長簽章。

八、符合額定零用金動支事項及款額之支出，由出納管理單位根據核准文件憑證在額定零用金內之付之。

九、出納管理單位接到應﹝待﹞付款單據後，應恪遵公款支付時限及處理應行注意事項規定之時限辦理，不得稽延。

十、出納管理單位除依法得自行保管之經費款項外，收納之各種款項、票據、有價證券、保管品等，應依規定於當日或次日解繳公庫，最長不得逾五日。

但法令另有規定者不在此限。

十一、專戶管款項存款之支票應由機關首長，主辦會計暨主辦出納簽章。

第二章安全及設施

一、各機關為確保出納管理單位經管之現金、票據、有價證券、保管品等之安全，應於出納管理單位之辦公處所設置閉路電視監視系統，每一攝影機及錄影機，應將出納管理單位進出口及走廊全部涵蓋於監視之範圍內。

但事實無法裝設者，在能確保其安全下，得不設置前述之監視系統。

出納管理單位如與其他單位同一辦公室，其位置應設在辦公室最內角為原則。

二、出納管理單位對於有關單據，應妥慎管理。

三、出納管理人員解領款項，視需要加派人員協助辦理。

四、出納管理單位得採櫃檯化或小櫃員制方式收付，並力求程式簡化，以便利正確為原則。

五、出納管理單位日常收納事項較多者，得依規定洽請代理公庫銀行派員在本機關駐收。

第三章收款

1、收款作業：

﹝1﹞收受時，出納管理單位人員對收入款項，務須當面清點，並即時登記備查簿，如該款項依規定應送存國﹝公﹞庫者，應填具繳款書，如數解庫，並將收據移送會計單位登帳。

﹝2﹞出納管理人員對依法令規定應收納之款項，得先行收納開立收據，於當日或翌日上午前送會計單位補開收入傳票入帳。

﹝3﹞收日現金、票據、有價證券、保管品等，需當面清點。

﹝4﹞收入票據，應審閱發票人或銀行名稱、地點、種類、抬頭、金額、日期、背書等是否與規定相符

﹝5﹞委託銀行代收票據，應先登錄備忘簿，俟銀行通知後，再行列收。

如有延誤，應即洽詢。

﹝6﹞款項收妥後，及在傳票或繳款單上加蓋收訖日期戳記及經收人私章。

﹝7﹞出納管理人員對收入款項，應隨時按順序登帳。

十九、收納各種收入，除法令另有規定外，應一律使用收納款項收據，由各業務單位向保管單位領取自行出納款項統一收據，按編號順序領用，另設收納款項收據紀錄卡，並依照各聯別規定按收入項目名稱分別辦理，如因填寫錯誤，應即辦理銷號手續。

以使用之收據及收款書存根聯，應存在各業務單位，依類別加裝封面，按號次裝訂成冊妥慎保留，以備抽查。

第四章付款

二十、可直接以票據、匯撥或劃撥方式支付受款人者，除零用金外，應不由出納管理單位支付現金為原則。

二十一、收到會計單位編製之付款憑單，應即遞送地區支付機構辦理支付。

其屬於受款人自領方式附有「公庫專戶存款支票」，通知受款人領取。

二十二、款項付訖後，即在傳票上加蓋付訖日期戳記及經付人員章。

二十三、辦理付款時，應檢核所附憑証，是否與支出傳票之印鑑相符

﹝1﹞出納管理人員收到會計單位開具之支出傳票，其款項屬於在專戶存管款項支付者，應即簽發﹝國庫專戶存款支票﹞通知受款人領取。

﹝2﹞在專戶存款內之支付之款項，應一律簽發抬頭支票，並依規定劃線或禁止背書轉讓。

第五章零用金

二十四、

﹝1﹞零用金之申請：

年度開始零用金管理單位因應緊急零星支用，應參酌實際情形在財政部國庫署﹝或財政主管機關﹞核定零用金額度內，經機關首長或其授權人核准後，提取定額現金，指定專人經營，備做零星支用。

﹝2﹞零用金由出納管理單位指定出納管理人員統一保管支付。

﹝3﹞零用金支付後，管理零用金之管理人員應將支出憑證予以編號加蓋收訖日期章，隨時逐筆登錄零用金備查簿，於支付相當數額時，按類別整理歸類，填具零用金支用清單，連同支出憑證，其授權人核章後，送會計單位審核，依規定程序撥還。

﹝4﹞會計年度終了時，額定零用金之處理，依集中支付作業程序之規定辦理。

第六章票據、有價證券及保管品之收付與管理

二十五、票據、有價證券及保管品之收付，出納管理單位應根據傳票執行，執行後，主辦出納人員，應於傳票上簽章以示完成收付手續。

二十六、出納管理單位收到各項票據、有價證券及保管品，應依照公庫保管品

有關規定送存公庫或代理公庫機關保管。

存庫之保管品應分類登記於

存庫保管品備查簿並按月編造保管品報告表送會計單位以備查考管

制。

第七章押標金、保證金及保固金之收付

　二十七、出納管理單位應依招標須知規定，收取押標金，並開立收據，退還時，對未得標廠商，可即時退還，對無法即時退還者，應循一般付款程序辦理。

對得標廠商，應依規定將押標金轉換為履約保證金，廠商持原繳納押標金之收據，換取履約保證金之收據。

出納管理單位應即收回原押標金收據上註明已轉換為履約保證金。

二十八、出納管理單位辦理保證金之退還時，應依據會計單位編製之傳票，始可退還，保固金亦同。

二十九、採購案有保固期間者，廠商應繳納之保固金，可直接由應退之履約保險金或該採購案之應付款項中扣抵，惟廠商應事先申明，俾利會計及出納作業之辦理。

第八章收納款項收據之管理

　三十、出納款項收據套印各機關印信、機關首長、主辦會計及相關業務主管簽章時，應由會計單位、總務單位及各相關業務單位派員會同監印，印妥後由保管單位指派專人負責保管。

三十一、收納款項收據之領用，應由使用單位填具領用單一式二聯，經使用單

位主管單位簽核後，向保管單位領用。

領用第一聯由保管單位抽存，

第二聯由出納管理單位保管存查，並應設置收納款項收據紀錄卡，隨

時紀錄使用情形，備供查核，以達勾稽作用。

三十二、未使用或已使用擬作廢之收據，截角作廢，並妥慎保管備查，保管期限至少兩年，屆滿兩年後，陳經該管上級機關同意得以銷毀。

三十三、收納款項之收入收據，應由出納管理單位或使用單位按編號順序開立

，不得跳號，並以類別分類。

當日收入，原則上應於次日前結算，按

科目填製繳款書解繳國庫，繳款清單連同收據第二聯於次日上午送會

計單位列帳。

三十四、彙解各項收入款時，應將收款之收據字軌號碼填入各該繳款書「其他應行說明事項欄」內。

三十五、為加強收納款項收據之管制，保管單位應設置收納款項收據領用紀錄卡，並不定期抽查，作成紀錄備查。

第九章出納帳表

三十六、出納管理單位應製備下列各項簿籍﹝其格式詳附錄一﹞：

﹝1﹞現金出納備查簿，備登收納款項，必要時的分立收入、支出或收支結存各項簿籍。

﹝2﹞存庫保管品備查簿，備登存庫保管各類有價證券、票據、保管品等項。

﹝3﹞保管品記錄簿，作為保管品之明細備查簿，以記載保管品收存即發還之原始紀錄。

第十章出納業務之檢核

三十七、出納管理之檢核要項如下：

﹝1﹞出納手續是否符合規定

﹝2﹞傳票送達後，辦理收付款項，是否迅速

﹝3﹞保管之票據、有價證券、保管品等否與帳目相符，有無超過有效期間

﹝4﹞收付款項，是否隨時登帳及依規定辦理繳庫

﹝5﹞收納之各項收入，有無依照規定使用收納繳款收據

﹝6﹞收納款項收據之管控是否良善

﹝7﹞現金、票據、有價證券、保管品等之出納有無依照規定程序處理，有無隨時登記，其實際結存金額與帳面結存是否相符

﹝8﹞公庫或金融機構所送存款之對帳單有無與存款帳戶結存數核對，如有差核，出納管理單位有無編製「存款差額解釋表」，並查明其發生原因是否正當。

收納款項業務流程圖：