建筑施工企业项目档案归档管理制度.docx
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建筑施工企业项目档案归档管理制度
长沙XX建筑工程有限公司
建设工程
文件归档制度
1总则
1.0.1为加强企业建设工程文件归档工作，统一档案的标准，建立真实、完整、准确的工程档案，完善业绩，参考GB/T50328-2014《建设工程文件归档规范》、《湖南省建筑工程验收备案各类往来文函用表汇编》（2015版）、《湖南省建筑工程施工质量验收规范分项工程检验批样表汇编》（2015版），结合企业实际需要和档案管理工作经验，制定本制度。
1.0.2本制度适用于企业建设工程文件的整理、归档、验收与移交。
1.0.3建设工程文件的整理、归档、验收与移交除应符合本制度外，尚应符合国家现行有关标准的规定。
2基本规定
2.0.1企业建设工程文件归档工作按照项目工程造价大小分为大、中、小型工程规模，具体见附录A。
2.0.2对于不同的工程规模，归档的文件范围按照附录B执行。
2.0.3在项目准备阶段，项目负责人应签订项目目标管理责任书，明确工程档案的归档范围、质量要求、移交时间等内容。
2.0.4项目所形成的工程资料立卷后向企业质安部门移交。
2.0.5企业质安部门在收到项目归档资料后及时办理验收。
3工程文件立卷
3.1立卷流程、原则、方法
3.1.1立卷应按下列流程进行：
1对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的文件材料；
2对卷内文件材料进行排列、编目、装盒；
3排列所有案卷，行程案卷目录。
3.1.2立卷应遵循下列原则：
1立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的邮寄联系，便于档案的保管和利用；
2工程文件应按不同的形成、建设程序，按工程准备阶段文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并根据数量多少组成一卷或多卷；
3一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。
3.1.3立卷应采用下列方法：
1工程准备阶段文件应按单项工程进行立卷；
2施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷；
3竣工图、竣工验收文件应按单位工程进行立卷。
4当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时，可安建设工程立卷。
3.1.4不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4幅面。
图面应朝内，首先沿标题栏的短边放心以W形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。
3.1.5案卷装具应采用卷盒形式，卷盒外表尺寸应为310mm×220mm，厚度可为20、30、40、50mm。
3.2卷内文件排列
3.2.1卷内文件应按附录B的类别和顺序排列。
3.2.2文字材料应按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。
3.2.3图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。
3.2.4当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。
3.3案卷编目
3.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定：
1卷内文件均应按照有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
2页面编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
3成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
3.3.2卷内目录的编制应符合下列规定：
1卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合附录C的要求。
2序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注。
3文件编号应填写文件的发文号或者图纸的图号，或设备、项目代号。
4文件题目应填写文件标题的全程。
当文件无标题时，应根据内容拟写标题。
5日期应填写文件的行程日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。
6页次应编写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。
7备注应填写需要说明的问题。
3.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定：
1卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合附录D的要求。
2卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及案卷情况的说明。
3.3.4案卷封面的编制应符合下列规定：
1案卷封面应印刷或粘贴在卷盒的正表面，式样应符合附录E的要求。
2案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷所在该工程案卷重量重的排序。
3档号应由附录B中的分类号、案卷号组成。
4案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
5编制单位应填写项目部名称。
6旗帜日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
7保管期限根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管（10年）、短期保管（5年）三种保管期限中按附录B划定。
当同一案卷有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。
3.3.5案卷脊背应由档号、案卷题名构成，式样宜符合附录F的规定。
3.4案卷目录编制
3.4.1案卷应按附录B的的类别和顺序排列。
3.4.2案卷目录的编制应符合下列规定：
1案卷目录式样宜符合附录G的要求；
2编制单位应填写负责立卷的项目部或者项目负责人；
3编制日期应填写完成立卷工作的日期。
4工程文件归档、验收、移交
4.0.1根据建设程序和工程特点，归档可分阶段分期进行，也可以在单位或单项工程通过竣工验收后进行。
4.0.2项目在工程竣工验收后3个月内，必须向企业质安部门移交一套符合本制度规定的工程档案。
4.0.3项目在办理移交时，应提交案卷目录，并按附录H办理移交手续。
4.0.4企业质安部门对工程档案进行验收时，将依据附录A和附录B查验下列内容：
1工程档案立卷的符合性，包括对封面、脊背、卷内目录、备考表、编号格式要求等等；
2工程档案的系统性、完整性；
3工程档案的内容、质量情况。
4.0.5企业质安部分完成对工程档案的验收后，将会按照附录I对编制单位出具验收意见。
附录A工程规模划分标准单位：
万元
序号
工程类别
规模
大型
中型
小型
1
房屋建筑工程
≥3000
300-3000
＜300
2
地基与基础工程
≥1000
100-1000
＜100
3
土石方工程
≥3000
300-3000
＜300
4
钢结构工程
≥3000
300-3000
＜300
5
拆除工程
≥500
200-500
＜200
6
市政道路工程
≥3000
1000-3000
＜1000
7
其他市政公用工程
≥500
200-500
＜200
附录B工程文件归档范围
B.0.1建筑工程文件的归档范围应符合表B.0.1的规定。
表B.0.1建筑工程文件归档范围
类别
归档文件
工程规模
大型
中型
小型
工程准备阶段文件（A类）
A1
招投标文件
1
施工招投标文件
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2
施工合同
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A2
开工审批文件
1
建设工程规划许可证及其附件
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√
2
建设工程施工许可证
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√
√
3
工程造价文件
1
合同价格文件
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√
2
结算价格文件
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√
√
施工文件（B类）
B1
施工管理文件
1
工程概况表
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√
2
分包单位资质报审表
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3
施工检测计划
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4
见证试验检测汇总表
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5
施工日志
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√
B2
施工技术文件
1
工程技术文件报审表
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√
2
施工组织设计及施工方案
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√
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3
危险性较大分部分项工程施工方案
√
√
√
4
技术交底记录
√
√
√
5
图纸会审记录
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√
√
6
设计变更通知单
√
√
√
7
工程洽商记录（技术核定单）
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B3
进度造价文件
1
工程开工报审表
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√
2
工程复工报审表
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3
施工进度计划报审表
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√
/
4
施工进度计划
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√
/
5
人、机、料动态表
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√
/
6
工程延期申请表
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√
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7
工程款支付申请表
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8
工程变更费用报审表
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9
费用索赔申请表
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B4
施工物资出厂质量证明及进场检测文件
出厂质量证明文件及检测报告
1
砂、石、砖、水泥、钢筋、隔热保温、防腐材料、轻骨料出厂证明文件
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2
其他物资出厂合格证、质量保证书、检测报告和报关单或商检证等
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3
材料、设备的相关检验报告、型式检测报告、3C强制认证合格证书或3C标志
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√
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4
主要设备、器具的安装使用说明书
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5
进口的主要材料设备的商检证明文件
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6
涉及消防、安全、卫生、环保、节能的材料、设备的检测报告或法定机构出具的有效证明文件
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√
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7
其他施工物资产品合格证、出厂检验报告
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√
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进场检验通用表格
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1
材料、构配件进场检验记录
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2
设备开箱检验记录
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3
设备及管道附件试验记录
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√
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进场复试报告
1
结构工程材料试验报告
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2
装修装饰工程材料复试报告
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√
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3
钢结构工程材料复试报告
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4
节能工程材料复试报告
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√
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5
其他物资进场复试报告
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B5
施工记录文件
1
隐蔽工程验收记录
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2
施工检查记录
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3
交接检查记录
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√
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4
工程定位测量记录
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5
基槽验线记录
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6
楼层平面放线记录
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7
楼层标高抄测记录
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√
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8
建筑物垂直度、标高观测记录
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√
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9
沉降观测记录
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√
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10
基坑支护水平位移监测记录
√
√
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11
桩基、支护测量放线记录
√
√
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12
地基验槽记录
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√
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13
地基钎探记录
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14
混凝土浇灌申请书
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15
预拌混凝土运输单
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16
混凝土开盘鉴定
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17
混凝土拆模申请单
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18
混凝土预拌测温记录
√
√
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19
混凝土养护测温记录
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20
大体积混凝土养护测温记录
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21
大型构件吊装记录
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22
焊接材料烘焙记录
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23
地下工程防水效果检查记录
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24
防水工程试水检查记录
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25
通风（烟）道、垃圾道检查记录
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26
预应力筋张拉记录
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27
有粘结预应力结构灌浆记录
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28
钢结构施工记录
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29
网架（索
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