浅析OA智能化的协同办公与管理系统需求.docx

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浅析OA智能化的协同办公与管理系统需求

智能化的OA协同办公管理系统

1．智能化的OA协同办公管理系统简介

∙办公自动化信息中心，是高效率、低成本、跨区域管理的办公自动化解决方案，是以知识管理为核心的第三代办公自动化系统软件（如：

帝隆云），集中了成熟的数据技术与管理思想，能有效提高企业的内部管理和工作效率，降低经营成本。

∙方案基于Internet技术，可以完全采用B/S体系结构的办公系统。

系统使得信息在部门内部和部门之间传递效率极大提高，信息传递过程中耗费降到最低。

办公人员得以从繁杂的日常办公事务处理中解放出来，参与更多的富于思考性和创造性的工作。

∙方案开发费用低廉，易于实施，员工可以在任何地方利用任何一台可上网的电脑参与公司工作，突破区域限制，真正实现移动办公；可根据企业的行业特点、管理模式进行定制。

2.OA实现目标

∙提高办公效率

办公系统充分利用互联网通信技术，改变了传统的办公方式，将办公系统建立在互联网上，使办公系统实现移动化、实时化、高效化、无纸化，用计算机网络技术来推动现代办公效率的提高。

∙文件管理自动化

通过系统，将公司所有文件发布到系统中，一方面实现了文件的存档，另一方面方便了公司员工查询，可建立各种不同目录和数量的文件柜。

文件管理自动化将为贵公司节省大量纸张、复印、文件柜等办公费用。

∙规范工作流程

可将公司工作流程文件放入系统，便于各级部门的审批、查阅，规范公司各岗位的工作规范。

个人信息和日程管理，协助员工工作更出色

∙节省企业的办公费用

节省支出，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志；

∙新的信息交流方式，全面的资源和信息共享

单位各级部门之间及员工通过电子邮件，BBS、即时信息、手机短信息发送等方式互相交流，改善了单位的通讯环境。

单位内部各部门、员工之间信息和资源的全面共享，消除信息孤岛。

∙良好的协同工作环境

在网上各部门之间实现科学、高效、透明、规范的数字化协同工作环境，让工作组的所有人员都能掌握工作进度，发挥群体工作的威力，让企业更具活力。

∙实现基于电脑网络的知识管理和网络培训

通过办公系统提升企业员工的素质；利用公共信息库，共享信息和知识，将所有员工的智慧积累和发扬。

∙内部网与INTERNET的平滑集成

改善了单位与外部的信息交流方式，提高自身形象，增强企业市场竞争力。

可实现远程对异地子公司的报表汇总、指令发布、技术支持等。

∙高效的决策支持

办公系统为管理层随时随地、方便安全的查询掌握全局的业务、财务、人事情况，为领导者决策调整提供支持。

为各机关和企业等提供高效、安全、智能化的网络办公环境，加强办公流程的管理，增强办公的协调性，扩大信息通道，从而提高单位的在线管理水平。

3.可实现特点

∙基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的IE浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外的使用培训。

∙设置灵活、完善的安全管理和审批、工作流机制，可灵活设置审批路径、审批权限等工作流程。

∙具有良好的适应性，客户端零维护，避免了C/S模式麻烦的系统维护过程，系统管理员从此不再需要两头奔波。

∙方便的系统流程和配置管理。

∙提供用户权限、数据加密、并结合操作系统、数据库的安全管理机制，为系统正常运转提供安全保障。

∙良好的系统开放能力和可扩展性，使企业轻松架构Internet应用。

4.软件功能

项目描述：

OA办公自动化系统为提高企业的运作效率、节省企业的办公费用、全面提升企业的核心竞争力而设计。

该系统通过提供完善的管理与统计功能，实现无纸化办公、节省资源、优化企业管理流程，提高企业的管理水平和决策能力。

将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了企业办事效率和对信息的可控性，使企业管理趋于完善。

该系统适用于企业、事业单位、政府机关用户的办公管理系统。

该系统包括:

用户管理、信息管理、邮件系统、审批流程、表单自定义、智能搜索等管理模块，涵盖办公管理的各项事务，实现提高企业的运作效率、节省企业的办公费用，具有功能完善、技术先进、操作方便、高效安全、易于实施等特点。

该系统构建在关系型数据库基础上，采用J2EE体系构建应用，主要采用B/S模式的多层应用结构和Struts+Hibernate+Spring三大开源框架，以模型组建方式开发、以Web方式部署，功能强大，维护方便具有广泛的适用性、可靠安全性和可扩展性。

功能模块描述：

模块

功能

规则

人

力

资

源

管

理

用户信息管理

用户列表，录入用户信息

部门管理

部门列表：

列表显示所有部门、上级部门、负责人

新建部门：

可以指定上级部门、该部门有哪些职位和部门经理

修改部门：

修改页面显示部门信息供修改

部门的上级部门要在下拉框中默认显示

要显示该部门的职位、负责人，并可以修改

删除部门：

有员工的部门不能删除，必须先删除员工

有下级部门的部门必须先删除下级部门

员工管理

列表员工：

树形显示部门，列表显示所有员工

新建员工：

新建员工时可以指定部门和职位

删除员工：

员工不能真正从数据库删除，只能标记为不可用

员工调动：

可调动员工，可在员工列表中点员工查看调动历史

员工离职和复职：

将员工表示为离职，可以将离职的员工恢复原职

人事档案管理

及

劳动合同管理

实现档案信息管理与统计分析合同到期、员工转正、退休的预警

记录劳动合同、技术合同以及保密合同等的签订、续约、变更、终止，并可设置到期提醒功能

劳资管理

劳资管理，允许设置工资项目、定义计算公式，通过管理工资流

程，实现部门效益工资上报、财务录入、统计分析、工资条通过

内部邮件和手机短信发放

考勤管理

实现上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记，支持设置排版

类型、考勤管理人员、免签人员、上下班登记的时间段、公休日、

节假日，提供考勤数据统计分析与管理人员考核，支持考核指标集

定义、考核任务管理，有助于将员工考核、管理人员考核日常化

福利管理

对员工各类保险的投保、退保、月缴纳情况进行登记，打印统计报

表；可自定义保险的名称以及相关的参数

培训管理

对培训计划、计划审批、培训流程、员工培训记录等进行管理，支

持及时信息提醒

招聘管理

发布招聘信息，不同的职位、人以不同的方式发送

随时显示职位空缺，提供基本信息、职位说明，对职位的具体要求,

申请该职位必备条件等的管理

分类建立应聘人员档案库，便于查询检索

可根据自定义规则，批量安排面试时间

录用人员自动转入员工信息库，未被录用的录入可备用人才库里

权

限

管

理

角色管理

可以添加、删除角色

角色成员管理

角色列表中点成员管理弹出页面通过两个多选下拉框实现选择成员并能显示已有成员，能设置成功

双击角色，展开显示成员

角色权限管理

角色列表中点权限设置弹出页面列出所有功能，通过复选框选择

默认已选择已分配的功能

可以再分配功能并能保存成功

权限控制

对不需要进行权限控制的功能，所有用户均可访问

对需要控制的功能，必须是授权用户才能访问

无权访问时，跳到提示无权限的页面

信

息

管

理

信息交流

有信息编辑器，编辑后的信息可通过新闻、公告、通知、电子期刊、大事记发布各种信息文件，与内部成员的沟通交流、文件传递，也用于系统的事务消息发送，如工作跟踪督办。

用户可以根据本身实际情况自定义信息栏目名称、层次结构，可设定各栏目相关的发布、管理权限，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的统一上传管理

可浏览、修改和删除信息

企业论坛

可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论

文章管理、

文章的发布、阅读、删除都可以有严格的权限设置。

文章支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、PDF、图片等各种文件格式，并可设置各种显示模板和样式。

文章的

发布和编辑

图文混排或提供丰富、个性、时尚的信息元素，因此对信息进行格式化信息高效传达的重要方式。

信息编辑器就能够方便、快速的对网站信息内容进行编辑加工，不需要专业知识，也能发表图文并茂的专业级的信息内容。

提供类似于word所见即所得的编辑器。

栏目

自定义管理

可扩展栏目，可以在其中设置各种栏目，并上传相关文档。

可自行对栏目（包含一二级栏目）进行排序，可修改栏目名称，可以指定人员对栏目进行维护，包括设置栏目、访问权限，直接上传、删除、保存文档等，有权限访问者可以下载其中文件。

栏目权限

用于给相应的用户分配各栏目的后台管理权限，系统管理员也需给自己分配各栏目的后台管理权限才能享有管理该栏目的权限。

档案管理

按访问权限查阅内部公用文档等信息。

可定义无限级子目录，严密的权限控制，可分别授予用户添加、查看、修改、删除、打印等权限

图书管理

对图书资料的登记入库、借阅、归还的全面管理，提供方便的检索功能

车辆管理

对单位的车辆状况，修理及使用情况进行登记管理，可完成用车申请、审批、调整用车时间、派车、收车的整个过程

资源管理

能定义各种资源条目（如电脑等固定资产），根据不同的资源制定资源相关的字段。

实现对企业资源的登记、维护、外借、归还、损坏、报废等管理。

会议管理

对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理，同时可以查询显

示会议室的相关信息，完成各种会议的申请，向相关人员发送会议

通知

记录查询会议安排、会议室查询、会议登记、会议通知、会议纪要、

会议信息查询、记录会议室状况

数据表自定义

可自动生成数据表

科技信息管理

单位可以将科技信息资料分类存放到这里，便于日后方便的查阅，可以使成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。

可设置权限以保护机密资料安全。

生产管理

将产品相关的资料、信息存放起来，方便日后查阅

下载中心

单位可以将平时积累的文摘、收集的信息、经常需要使用到的工具、文件、客户资料等各种资源有序的存放在这里进行统一管理，便于需要的时候及时查阅下载，而不必再东寻西找，浪费时间。

系统运行中需要下载的OA助手、控件等也在此下载。

审

批

流

程

管

理

流程管理

可以新建流程，并可以指定单据类型，可以修改流程，没有在使用的流程可以删除

流程审批的常用审批表单、基于模版的流程定义，多线程无线节点流程，自定、预定、固定三种流程模型，节点的办理、只读和跳转

设置节点

用图的形式顺序显示现有节点

可以添加节点

可以修改节点，修改节点能正确显示节点信息

可以指定按部门归属审批或者按相关部门审批

节点必须是串联的并用箭头标注顺序

单据审批

提交单据要能自动进入到审批流程中

审批人登录后能在首页看到待审的所有单据

在待审单据中点一个单据可以进入审批页面

审批页面可输入审批信息并显示原单据内容

审批通过自动进入下级，审批不通过单据结束

所有节点审批完毕，单据状态为审批通过

公文审批流程

集成PDF生成、加密证书服务，集成World和Excel

公文流转

发文、收文、归档，用于处理工作中的单位内外部的各种电子公文/审批公文/通知公文，应用审批流程控制的原理实现准确、及时的公文的处理

可自动控制公文的拟定、审核、浏览、办理、完成等公文流程的全过程工作

其他流程

合同审批、会签流程，项目立项审批过程，公司规章制度审批会签过程，出差、加班、请假、借款、费用报销审批表，物资采购审批，资产（办公用品，图书或相关资料）审批等。

个

人

办

公

邮

件

系

统

管

理

公共邮件管理

通过公司邮箱的设置企业对象的共用邮箱，可自动收取公用的邮件至于共享文件夹