财务报销管理制度.docx

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财务报销管理制度

财务报销管理制度

财务报销制度是指公司通过制定相应的制度规定各项费用的开支标准，并依据这些制度对公司各项日常费用的开支进行严格的计划、核算控制、考核与奖惩，以将公司的各项费用控制在尽可能合理的范围内，杜绝浪费，提高经济效益，各级管理人员和业务人员要树立成本意识。

第一章总则

1、为了加强公司的财务管理，合理调度资金，提高资金使用效益，严格控制费用支出，本着合理、节约的原则，根据国家有关法律、法规和各项财务制度，结合本公司的具体情况制定本制度。

2、本制度根据公司的实际情况，将报销分为差旅费、招待费、办公费、通讯费及培训费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

3、本制度适用于公司总部及各下属公司。

第二章：

费用报销基本制度及基本流程

1、报销人必须取得合法有效的报销单据（发票）。

2、费用报销单填写及票据粘贴要求：

1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；

2、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；

3、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；

4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；

5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；

6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；

7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写，且在发票右上角或右下角空白处有经办人签名；

8、报销单各项目应填写完整，根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由；并经部门领导审核和总经理签批；

3、费用报销基本要求

1、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；

2、出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认；

3、凭发票报销招待费，其招待费发票只有总额或取得的是定额发票，招待费发票后需附清单注明招待事由、招待人员和实报金额等具体消费清单。

4、凭发票报销住宿费，其住宿费发票需明确反映住宿天数、金额、单价。

只能取得定额发票的，需由开出单位在定额发票背面写明住宿天数、金额、单价，并加发票（财务）专用章。

5、车辆补贴或过路费的原始票据当月或次月应及时报销，经涂改或超时效范围的，一律不得报销。

4、差旅费报销

1、因公出差的办理程序：

公司建立出差申报制度，严格控制出差人数和天数，员工出差，必须先填写出差申报单，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司总经理审批签字后方可执行。

特殊情况可先电话通知部门主管,回公司后再补填“出差申请单”。

出差天数在三天以内的，由部门正职批准，超过此期限的,主管副总核准。

2、凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司总经理签署意见后方可报销。

3、出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。

4、出差人员因公务需要借款的，需凭批准后的“出差申请单”，到财务部领取并填写“借款单”，由部门主管签字担保后，财务主官审核，总经理审批后方可借款。

5、出差人员应在回公司后三个工作日内办理报销事宜，应完成“出差申请单”中的出差情况汇报，由部门主管考核结果，签署考核意见。

根据差旅费标准填写“费用报销单”，后附“出差申请单”，执行费用报销流程。

6、审核人员根据签有部门主管考核意见的“出差申请单”和有效出差单据，经审核后方可报销差旅费。

7、公司副总及以上领导外出办事，可安排公务车，因其他原因，公务车已外出，副总及以上领导需从公司到市内办事，可乘坐出租车，但应尽可能减少出租车费用的开支。

8、部门经理以下人员出差,原则上公司不安排用车计划，只能乘坐公共汽车，按费用报销管理规定（职等）报销公共交通工具车费，确因工作紧急，可请示安排公务车；从公司到市内办事，不得乘坐出租车，在市内办事，因工作紧急需乘坐出租车的，必须事前请示公司分管领导同意后，方可报销，但必须在出租车车票注明原因。

9、市外差旅费：

9.1、公司副总及以上领导因公出差，距离较近的可安排公务车，跨省出差的，根据公务紧急情况可乘坐火车硬卧或飞机，费用按实报销。

9.2、其他人员因公出差，只能乘坐普通的交通工具，一般情况下，不安排公务车，特殊情况需使用公务车，应请示分管副总，由分管副总向综合部要车，跨省出差，可乘坐火车硬卧铺，紧急情况下，经请示总经理后，可乘坐飞机，否则，只能按交通补助标准的费用报销。

9.3差旅费标准

职  务

交通补助标准内实报实销

住宿补助

生活补助

长途

短途

总经理及以上

飞机普通仓位

火车软卧、高铁一等座

实报实销

实报实销

实报实销

副总经理

飞机普通仓位

火车软卧、高铁二等座

80元/天

200元/天

50元/天

部门经理

请示审批

火车硬卧、高铁二等座

50元/天

150元/天

30元/天

其他人员

请示审批

火车硬座、高铁二等座

30元/天

100元/天

15元/天

补充说明：

9.4乘坐火车，从当日晚8时至次日晨7时乘车6个小时以上的，或连续乘车超过12个小时的，可购同席卧铺票。

9.5出差到省会城市或者发达地区的，住宿标准可上浮30%。

9.6住宿补助标准、交通补助标准加生活补助标准一天总费用不得超过标准规定之和，三者可调剂；不同级别的人员一同出差可享受最高级别的补助标准；上述住宿费标准为一个标准间标准，同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。

9.7住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。

9.8驻外包干补助（含住宿费、市内交通费、生活补贴等）根据票据时间计算出差天数，交通补助依据实际出差天数凭相应发票结算，原则上采用标准额度内实报实销形式，特殊情况需要上报公司负责人审批。

生活补助标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用标准额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。

9.9出差期间因公招待客人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。

9.10出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

9.11部门经理及以下人员出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经公司负责人批准后方可乘坐飞机。

9.12到达目的地后，部门经理及以下人员原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。

因特殊原因等需乘坐出租车的，应电话请示主管负责人并在出租车票背面详细注明时间、起止地点及紧急事由。

9.13出差时间不足一天，视实际误餐数执行；出差在20公里以内（含市内），不享受生活补助；当天往返不享受住宿补贴。

9.14施工现场具备住宿条件的，常住工地的项目管理人员（车间派住现场返修人员）一律住在施工现场，不享受公司住宿补贴。

9.15有公务车或专车出行的人员根据车辆管理制度执行，不享受以上交通补贴规定。

9.16差旅费开支范围：

包括城市间交通费、住宿费和伙食补助费;出差员工按照规定等级乘坐交通工具，凭据报销城市间交通费。

未按规定等级乘坐交通工具的、超支部分自理。

9.17员工出差或调动工作期间，事先经单位领导批准趁出差或调动工作之便就近回家省亲办事的，其绕道交通费，一律按直线距离报销，多开支的部分由个人自理，不发放绕道和在家期间的一切补助费。

六、业务招待费

1.要严格控制业务招待费，原则上来公司的客户在食堂用餐，需要去酒店用餐的，必须由公司总经理批准，方能宴请；出差人在出差期间，必须严格控制请客送礼的费用，确因工作需要，须经申请主管副总批准，方可请客送礼，但也要厉行节约、讲究效果、酌情控制。

出差期间招待客户时应电话先请示主管副总，回来后补办招待申请程序，请客的招待费用需要事先经主管副总同意后方可报销招待费；出差期间招待客户的招待费用成本纳入公司管理费的，需要事先经总经理同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请程序。

客户宴请应根据实际情况，分别按招待标准接待，并应达到良好效果，如出现客户反映因我企业人员原因造成的不满或未达到预期效果的，每次对宴请申请人罚款500元。

2、用餐公司级招待费用原则上招待地点定为食堂包厢，特殊情况可到合作酒店（宏苑北路老家食府）申请用餐，由行政部统一安排，统一结算，不在公司附近的按照差旅招待费办理。

3、公司包厢申请流程：

3.1《包厢用餐申请单》须填明用餐事由（具体项目具体业务），用餐名单尽量填写真实姓名，写不清楚的一定要写具体人数。

由厨房厨师做好包厢的成本核算，做到厨房成本有据可查。

3.2须按照正常用餐时间提前一个小时以上将包厢申请单填写清楚交到综合部，具体由综合部行政人员负责安排。

菜量多少由申请人酌量决定，消费金额做相应部门的独立台账。

正常情况下公司内部陪客定为主要负责人一到两名，主要负责人不在交由其他负责人代替，特殊情况除外。

晚上用餐时间不得超过晚上10：

00，各部门负责人自觉遵守，综合部负责监督管理。

3.3厨房凭申请单准备包厢用餐菜量，并做好相应成本核算。

综合部须做好独立台账，免费用餐记录，做到有据可查，账目清楚。

4、酒店签单规定和流程：

4.1签单权限和范围：

A、公司总经理（江中良）；

B、公司副总级别或部门经理（江中红、万鑫、李太平、江中元等）

C、上级部门（政府）来司视察的工作人员或公司重要客户；

4.2签单标准：

五人以内（包含5人）一般原则不过500元/餐，10人以内（包含10人）一般原则不过800元/餐,10人以上一般原则不过1200元/餐.特殊情况特殊对待,接待人可根据实际情况酌情加菜.但不违背勤俭节约的原则；酒店签单须需经总经理批准；客人3人以内，接待部门允许指派1人陪同；客人超过3人（含3人），陪同人员不得超过客人人数的1/3。

4.3酒店用餐申流程：

《酒店用餐申请单》须填明用餐事由（具体项目具体业务），用餐名单尽量填写真实姓名，写不清楚的一定要写具体人数；酒店见《酒店用餐申请单》安排用餐并要求申请人签单确认相关费用，申请人用餐后需将添写完整的申请单带回公司交到综合部存档备案，以便跟酒店方结算时作为核对依据。

5、一般工作及业务接待住宿标准为标准（普通）双人房。

6、综合部需做好各部门独立台账,作为年底各部门业绩和成本的考核依据.

7、业务招待费报销时必须如实详细说明时间、地点、待客人数、陪客人数及姓名、批准人或证明人。

业务费、礼品费等应提前请示领导后方可报销，必须附有详细说明，送礼单位及人员、礼品数量、金额等相关内容明确后，由分管副总签字呈报总经理审核由董事长批准后方可报销。

8、其它非公招待客人一律由个人承担。

七、运输费用和修理费

1、运输公司每月20日前将上月运输单据明细交采购部，采购部初审后返回运输公司开具货物运输发票，凭申报货物运输发票及运输单据（附我公司发货单回单）申报费用；采购部初审后的费用清单和总经理签批的用款申请单经于每月25日上报至财务部门负责人审核；财务部根据约定的账期安排付款。

2、办公设备或机械设备维修费用报销由相关管理负责人办理或签字确认。

八、物资采购的报销

1、采取预付款方式的原材料采购，由采购人员凭《采购合同》或供应商提供的报价单，填写《付款申请单》，经财务部主管审核、总经理批准后办理预付款手续。

2、采购人员在材料入库时，将手续齐全的《付款申请单》，及