GPQC05文件控制管理程序.docx

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GPQC05文件控制管理程序

编写：

审核：

批准：

□新增■修改□补发□外发□作废

理由：

建立环境、质量管理体系，规范文件管理。

版本

版次

变更履历

编写人

生效日期

A

A

A

A

A1

A2

A3

A4

A5

增加文件与资料管理事项

增加文件保存要求

1.更改部门名称及程序文件编号的代表部门号

2.修改《文件新建/变更/作废申请单》

3.修改《受控文件发放部门清单》

1．增加文件发放的及时性

增加RoHS文件的标识，加盖RoHS章

2009.11.30

2010.4.27

2012.2.17

会签栏（在所需会签的部门前打“V”，如有建议请在以下栏位填写）

文件状态

□国内销售部

□工程部

□工艺设备部

□采购部

□品质部

正本文件盖章

建议：

建议：

建议：

建议：

建议：

□人事行政部

□器件产品生产部

□应用产品生产部

□管理者代表

□财务部

部门标识处：

建议：

建议：

建议：

建议：

建议：

1．目的

为使质量/环境体系下所有文件的制定、变更、发行、作废，能有一程序遵循，保证各使用场所获得适当且有效的最新版本文件，特制定本程序文件。

2．适用范围

适用于对质量/环境体系所有文件的控制和管理。

3．职责

3.1总经理：

负责管理手册的审批。

3.2管理者代表：

负责管理手册的制定，程序文件的审批，监控体系文件的有效运行。

3.3文件控制中心：

负责文件的收集、发放、回收、存档、销毁等管理。

3.4其它各文件使用部门：

参与维持文件体系的正常运作，负责本部门文件的管理，并维持其正确性。

4．程序内容

4.1文件的制定、变更

4.1.1制定的依据

4.1.1.1体系的要求。

4.1.1.2客户要求的规格或提供的技术数据。

4.1.1.3供货商提供的规格或技术数据。

4.1.1.4新购入仪器或设备的相关数据。

4.1.1.5引用的国际标准。

4.1.2文件变更的依据

4.1.2.1客户规格变更。

4.1.2.2工程规格变更。

4.1.2.3操作方法及使用材料变更。

4.1.2.4内外部稽核及纠正措施所发现问题的有效改善对策。

4.1.2.5体系升级或组织架构发生重大变更。

4.1.3建立、发行及变更作业程序

4.1.3.1由各权责部门撰稿，经部门主管审核后，附“文件新建、变更、作废申请单”，交文件控制中心。

4.1.3.2文件控制中心依据“文件新建、变更、作废申请单”传递会审单位会审。

（会审单位由文件管制中心和牵涉单位协调决定）

4.1.3.3核准后，由文件控制中心依4.3条款编号，并记录于“文件一览表”，且将“文件新建、变更、作废申请单”附于文件上。

4.1.4客户或供货商提供的技术数据，或引用的国际标准等外来文件，若作为操作准则时，经过权责单位转换成公司文件，并经4.1.3条款制订程序申请及签核。

4.2文件或工程图面变更之管理

4.2.1修改过的正式文件或工程图面发出后，文件控制中心须于新版生效日期同时收回各单位的旧版文件，并登记于“文件分发记录表”。

4.2.2文件控制中心和文件使用单位需修改“文件一览表”内之版本。

4.2.3文件控制中心在保存的旧版文件上，每页加盖作废章后存档。

4.2.4旧版文件仅保留现行版本的前一版本。

4.3一般文件编号作业

4.3.1手册编码

QEM-××××（××××年代号），例如：

QEM-2008；

4.3.2程序文件

××-×××××

ABC

A：

代表文件类型，QP表示与质量相关、EP代表与环境相关、GP表示通用；

B：

代表部门代号，GM-人事行政部、BD-国内销售部、MR-市场部、RD-工程部、PMC-物控部、PU-采购部、PT-工艺部，ED-设备部、PL-器件产品生产车间、PY-应用产品生产部、QC-品质部；FN-财务部

C：

代表流水号，从01开始编码；

4.3.3表格（记录）编码在表格出自的部门的编号后面加上2位流水号，并建立流水号登记表。

4.3.5若文件与产品有关，可在文件编号后加上产品编号。

4.3.6材料、半成品、成品或商品之编号方式参照《产品编号作业办法》执行。

4.5文件版本管理

4.5.1文件版本的编号由一大写字母及阿拉伯数字组成，如A2，英文字母代表文件发行版本；阿拉伯数代表修订次数，首版以A0表示，版本依次为A，B，C……，修订次数依次为1，2，3，4，5，6，……9。

4.5.2文件换版时，版本须依编号方法改变。

当一个文件一半以上的内容或重要内容修订时，需换版，即文件的发行版次升版；文件一半以下的内容修订时，依编号方法改变修订版次。

当一个文件修订到九次时，再行修订时，需将整份文件换版发行处理，如A9修订换版时，版本号为B0。

4.6试行文件

4.6.1定义：

因如下原因发行非正式的文件称之为试行文件。

A.客户暂定的需求

B.工程试作

C.材料代用时

D.因急需而作的工程变更

4.6.2试行文件发行

4.6.2.1试行文件新建或暂行变更，由制订单位提出“文件新建、变更、作废申请单”，经制订单位主管核准，送管理者代表审批（程序文件）后，提交文件管制中心发行。

4.6.2.2试行文件上需注明有效使用期限，并盖“试行文件”章分发至各使用部门。

4.6.2.3试行文件的有效期一般为1个月，超过有效期则自动失效。

由文控中心进行回收。

4.6.2.4试行文件的发行清单由文件编写部门制定，文控中心按照清单内所列部门发放、回收。

4.7外来文件

4.7.1定义：

包括行业标准，客供资料，供应商资料（包括规格书），设备说明书等

4.7.2外来文件的管制：

4.7.2.1国家、国际标准的管制:

4.7.2.1.1国家、国际标准由文件管制中心收集并确认是否为有效版本.文件正本盖上“外来文件”章，并登记在“外来文件一览表”上。

由文件管制中心统一保存，不作发行，若其它部门需要时可到文件管制中心借用。

4.7.2.1.2国家、国际标准的最新版本的确认是由文件管制中心每年一月份根据国家或国际的公告来确认或与认证机构电话确认，若有改版则由文件管制中心收集新版文件。

旧版由文件管制中心回收作废处理。

4.7.2.2客户提供的规格数据管制

4.7.2.2.1业务收到客户的规格数据先审查其内容的正确性并签字。

4.7.2.2.2文件管制中心收到业务审查ok后的规格数据后进行编号并盖“外来文件”章，且登记在“外来文件一览表”中。

4.7.2.2.3客户提供规格数据依4.1.3条款进行发文、管制

4.7.2.2.4各接受外来文件的部门经理（授权人）应与相应的组织或机构保持联络，以便及时更新外来文件。

更新后的外来文件应重新分发相关部门，同时将副本收回销毁，正本由文控中心保存。

4.7.2.3供货商提供的规格数据管制

4.7.2.3.1品质部或工程部收到供货商的规格数据先审查其内容的正确性并签字。

4.7.2.3.2文件管制中心收到工程或品质审查ok后的规格数据后进行编号并盖“外来文件”章，且登记在“外来文件一览表”中

4.7.2.3.3供货商提供规格数据依4.1.3进行发文、管制

4.8文件发放及时性：

4.8.1技术文件（如BOM表，材料承认书，量产规格书等）要求4小时内发放到使用部门（从文控接收到资料的时间开始算起，发文人应在“文件交接记录”上登记交接给文控的时间）；如因特殊情况（如复印机故障无法复印、文件未审核完等）不能在4小时之内发放，文控要文件使用部门及发文人，使用部门如需急用，可以与发文人协商，先以电子档的形式共享。

（为避免文件被随意修改，电子档必须为PDF格式，且注明仅限当次使用），待纸档文件发行时，发文人则取消共享资料。

4.8.2常规文件（发文人没有特别要求发放日期的）则在2个工作日内发放即可。

（视具体情况而定）。

4.9文件管理

4.9.1文件原稿加盖正本文件章，除文件控制中心保存原稿外，文件发行须加盖受控文件章（与产品有关的RoHS需要加盖“RoHS”章），相关部门接受受控文件时需在“文件新建、变更、作废申请单”中签名以示收文。

XX，不得擅自外借或复印。

4.9.2“文件新建、变更、作废申请单”原稿，由文件控制中心归档保存。

4.9.3使用单位不得自行影印文件，若有需要，须填“文件补（增）发申请单”，向文件控制中心申请补（增）发。

4.9.4数据若有缺页，破损或字迹模糊，由持有单位填“文件补（增）发申请单”，向文件控制中心申请补发，并缴回旧文件，文件使用部门不得以影印方式自行处理，受控文件遗失罚款当事签收人20元一份。

4.9.5任何人不得在正式文件上乱涂乱画。

4.9.6文件原稿不得携出文件控制中心，环保类文件与其它文件要分开存放。

4.9.7文件作废由原制定部门提出“文件新建、变更、作废申请单”，经原会签单位审核后，得以作废。

4.9.8文件管制中心及时将各单位作废文件收回，并保存一年，到期后销毁（与产品有关的文件必要时需保存到该产品停产后）。

4.9.9文件遗失罚款当事签收人20元一份。

4.9.10当有场地、产品、设备、组织架构、ECN发生变化时，需进行文件评审。

4.9.11质量/环境体系文件可以使用电子媒体的形式保存，当本公司体系文件需要存于电子媒体时：

需由专人输入电脑，并设置读写密码管制，防止文件被非权责人员改动。

文件有需被修改时，需备份至其他硬盘或移动硬盘中存档，以防文件损毁。

4.9.12用于文件保存的电脑不可链接到网络，且需有防病毒措施。

5.流程图

文件建立、发行、变更流程图（附件一）

6.相关文件

6.1《产品编号作业办法》

7.相关记录

7.1“文件新建/变更/作废申请单”（附件二）

7.2“文件一览表”（附件三）

7.3“文件补（增）发申请单”（附件四）

7.4“文件借阅登记表”（附件五）

7.5“文件遗失记录明细表”（附件六）

7.6“外来文件一览表”（附件七）

附件一

文件建立、发行、变更流程图

相关部门会审

制定部门

撰稿

N

N

N

附件二

XXXX有限公司

文件新建/变更/作废申请单

一.区别:

□新建□变更□作废

二.种类:

□暂行□一般

三.机密等级:

□机密□一般

四.申请日期:

年月日

五.文件名称:

六.文件编号:

七.申请部门:

八.变更内容及理由或作废理由:

九.版本:

十.生效日期:

年月日

十一.审核部门、分发份数及分发、回收记录

部门

总经办

销售市场部

LED技术中心

品质部

物控部

生产部

工艺部

SMD车间

单灯车间

点阵数码车间

单元板车间

财务部

审核

分发数

签收

回收

申请人:

部门主管:

传阅记录:

附件三

公司图片XXXX有限公司

文件一览表

文件名称

文件编号

版