文件签发制度.docx

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文件签发制度

文件签发制度

文件签发制度

为规范学校文件签发程序，提高工作效率，根据上级有关规定，结合本校实际，特制订岱山实验学校文件签发制度。

一、以学校或学校党总支名义向上级报送的重要报告、请示以及下发的涉及全局工作的指导性文件、决定、规定，经有关处室（学部）根据校务会议或党总支会讨论决定的结论拟稿，处室（学部）领导审核，由校长或书记签发。

二、以学校名义向上级报送的有关单项性问题的报告和请示，下发的有关单项性工作的指示、规定、通知，经有关处室、学部拟稿，处室、学部主管领导核稿，由分管领导签发。

政策性较强的应经校长审阅。

三、以办公室名义上报、下发的文件、材料等，由办公室主任签发。

会议通知一般由分管领导审阅同意后以办公室名义下发。

四、文件签发前，一般先由办公室主要负责人核实、校正文字。

文件处理办法为规范学校办文制度，明确职责分工，提高工作效率，现对学校文件处理办法作如下规定:

收来文件由文书统一签收、启封、登记，并分类处理。

一、收文处理

1、传阅文件。

供了解、参考的文件，一般作传阅处理。

属机密的传阅范围为规定范围，普通文件传阅范围为处室、学部负责人以上干部，由办公室负责送阅;其他

学部负责人以上干部阅文后应在文件处理单阅文签干部自行到文书处阅读。

处室、

名栏签名。

为加快文件传阅速度，送阅文件一般应在当天阅读完毕。

传阅文件送阅完毕，由文书统一归档。

2、承办文件。

来文要求承办、答复的作承办文件处理。

（l）涉及重大事项或几个处室、学部协作承办的文件，由办公室送校主要领导阅示后，按领导批示处理;属处室、学部职能范围的直接交处室、学部阅办。

（2）要求办理时限在二日以内的，作承办急件处理。

如遇主要领导外出的，由办公室直接交处室、学部负责人阅办。

（3）处室、学部办文完毕，需在文件处理单上填写办理结果，并交办公室转作传阅文件。

借阅收来文件，需填写借阅单，并按时归还办公室。

二、内部文件处理党总支会议、校务会议、校长办公会议、行政会议、教职工代表大会和有关专项会议的记录及全校各种工作计划、总结、月工作行事历等，均为内部文件处理，记录文件在年终统一交办室归档。

各处室、学部的学期（学年）工作计划在每学期（学年）开学前交办公室，处室、学部的学期（学年）工作小结（总结）应在学期（学年）结束前10天内交办公室汇总，由办公室综合整理后，作为学校学期（学年）工作计划、总结、行事历的附件归档。

各处室（学部）的有关文件材料（一式三份）应抄报办公室。

三、外发文件处理外发文件为本校上报、下发的请示、报告、批复、通知、公函、通报及信息简报等。

有关外发文件的审批程序按本校发文制度执行。

外发文件需发送本校有关处室、学部及领导的，由拟文处室或学部在拟文稿上注明，由办公室统一分发。

各处室、学部外发文件由办公室统一编号，并由办公室视轻重缓急统一交总校文印室打印，各处室、学部负责文件的校对，办公室负责除机密件外文件的封口、外发。

文件外发前，办公室应再作一次校阅，若有误差，及时收回更正。

附件1:

公文签发管理制度

一、学院的公文均由董事长、党委书记或院长签发。

1、学院对外公文、副处级（含副处级）以上干部的任免和内部重要的行政、财务、资产管理等公文由董事长签发。

2、学院教学、科研、招生、学生管理、后勤服务管理和副处级以下干部的任免等内部公文由院长签发。

3、学院党委的公文由党委书记签发。

二、学院公文拟稿与签发程序:

1、公文拟稿需经学院领导同意或交办。

2、公文内容涉及其他部门和单位的，主办单位或部门在拟稿前应与协办单位商议形成共识。

3、拟稿人对行文的目的与内容要了解清楚，所拟公文要条理清楚、简明严谨、文字规范。

4、拟稿人拟稿后交部门或单位主要负责人审查文稿内容及其表述形式。

其内容不得与国家法规、政策、政府有关文件和学院有关规定相抵触。

审查完毕签字后转交协办单位负责人会签;会签者无论同意与否，均须用文字明确表述意见。

5、会签后的文稿由分管院领导进行审核，并签署审核意见。

6、分管院领导审核后的文稿由院办公室或党委工作部进行文字与格式审核，并签署审核意见。

7、院办公室或党委工作部审核文稿后按本制度第一条之规定送请有关领导签发。

8、签发后的文稿由学院办公室或党委工作部负责编号、印制、盖章和发送。

其格式要符合公文规范;校对由拟稿人负责，做到准确无误。

9、未严格按程序办理的文稿，院办公室或党委工作部不得受理。

三、呈送上级的公文，其文件红线左上方设置文号，右上方打印签发人及其姓名;属于“请示”类文件，须在印鉴与日期的左下方，用括号打印联系人姓名与电话号码。

四、部门公文由各部门拟稿、核稿、校对，由分管院领导审定签发。

格式审定和编号由院办公室或党委工作部负责（详见下表）。

文件签发制度

（二）:

公文签发管理制度海口经济职业技术学院海经院办[2017]16号学院办公室、院党委工作部关于严格执行《公文签发管理制度》和《文印管理制度》的通知各单位、各部门:

公文签发管理制度》和《文印管理制度》的通知各单位、各部门》和《文印管理制度》等文件。

几年来的实践证明，这一系列制度是切合实际的，是

科学严谨的，对学院的快速、健康发展起到了强化职责、规范管理等重要作用。

为了使这些制度进一步科学化和体现时代性，学院对原有内容适当进行了补充、完善，现印发给你们，望严格遵照执行。

附件:

文印管理制度》等文件。

几年来的实践证明，这一系列制度是切合实际的，是科学严谨的，对学院的快速、健康发展起到了强化职责、规范管理等重要作用。

为了使这些制度进一步科学化和体现时代性，学院对原有内容适当进行了补充、完善，现印发给你们，望严格遵照执行。

附件》

2、《文印管理制度》学院办公室党委工作部二00六年四月二十七日附件1:

文印管理制度》学院办公室党委工作部二00六年四月二十七日附件1》中的程序完成审批后，由院办公室缮印。

未按规定程序办理的，文印室不得印制。

三、文印程序:

四、文印室工作人员要加强政治与业务学习，增强职业道德素养，严守文件机密，不断提高文印质量。

五、院办公室要加强对文印室的管理，严格按规定程序办文。

文件签发制度

（三）:

2017文件管理制度第1篇:

文件管理制度标准版

1、目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2、1总经理负责公司所有对外发文审批。

2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。

物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3、1上行文:

请示，报告，计划，总结;

3、2下行文:

批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;

3、3平行文:

信函，会议纪要。

4、文件格式

4、1发文统一使用以上文件类别之一。

4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

4、3收文单位。

是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

4、4正文。

是文件的主体部分。

文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;

4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。

每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为

1、5倍，以清晰、美观为原则;

4、7附件。

通常指随正文发出的补充说明材料:

如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:

xxx"字样;如果附件较多，还须编上序号;文件无附件的，无须注明;

4、8落款。

指发文单位全称或规范化的简称。

以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名:

落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样;落款字体与正文相同。

4、9日期:

4、

9、1一般应写发文日期;

4、

9、2制度或会议通过的文件应写通过的日期;

4、

9、3重要的文件写签发的日期;

5、文号

5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。

5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理;

5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

6、用印【文件签发制度】

6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记;

6、3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

7、文件管理

7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

7、3签发。

签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。

同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写;

7、4用印。

印章管理人员依据规定加印，并作好登记。

对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7、5发放。

由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。

需

要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或

部门办理。

7、6收文。

文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所

收到的文件登记在《收文登记表》内，内容包括:

文件发放登记表》，并做好发文

签收登记工作。

需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，

一并送有关人员或部门办理。

7、6收文。

文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所

收到的文件登记在《收文登记表》内，内容包括》

8、3《对外发文登记表》

8、4《对内发文登记表》

8、5《收文登记表》

8、6《文件处理单》

8、7《传阅单》

8、8《用印登记表》

8、9对外发文格式

8、10对内发文格式

8、11报告总结格式

8、12会议纪要格式

8、13会议记录格式

9、修订及实施

9、1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

9、2本规定修订权在公司。

9、3本规定从二零零四年五月一日实行。

第2篇:

对外发文登记表》

8、4《对内发文登记表》

8、5《收文登记表》

8、6《文件处理单》

8、7《传阅单》

8、8《用印登记表》

8、9对外发文格式

8、10对内发文格式

8、11报告总结格式

8、12会议纪要格式

8、13会议记录格式

9、修订及实施

9、1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

9、2本规定修订权在公司。

9、3本规定从二零零四年五月一日实行。

第2篇》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。

2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏六、责任追究

公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

第3篇:

借阅登记表》，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

六、责任追究各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

第3篇》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。

4、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁;须上级审批同意，方可销毁。

6、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条流程设计起草文书?

填写《发文簿》（需要时）?

张贴?

存档?

更新目录（纸质档与电子档）?

借阅?

清退?

审批?

销毁

（三）档案管理制度第一条管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围:

发文簿》（需要时）?

张贴?

存档?

更新目录（纸质档与电子档）?

借阅?

清退?

审批?

销毁

（三）档案管理制度第一条管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围》审批采购入库登记发放编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记

三、图书管理制度第一条管理要点

1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。

2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。

3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。

第二条制度规范

1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。

2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。

3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。

4、按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。

5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。

6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。

第三条管理流程设计

1、申购流程:

填写申购单?

审批?

采购?

图书入库登记

2、借还流程:

查阅图书目录卡?

填写借阅单?

图书卡签字?

图书借阅?

续借图书，再次填写图书借阅单

四、会议管理制度第一条管理要点

1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。

4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。

5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。

第二条制度规范

1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条管理流程设计会前:

确定议题、会上所需资料准备、通知?

会中:

积极参与，做好会议记录?

会后:

整理会议记录?

张贴?

归档整理

五、清洁卫生管理制度第一条管理要点

1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。

3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。

第二条制度规范

1、清洁区域包括:

办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。

3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。

4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。

6、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。

第三条流程设计安排清洁排班?

完成清洁项目?

填值日表?

监督检查?

填写监督表?

办公室人员执行维护?

发现问题?

执行处理

六、日常事务管理

（一）接待管理第一条来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

第二条以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。

按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

第三条接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

第四条流程设计:

清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。

6、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。

第三条流程设计安排清洁排班?

完成清洁项目?

填值日表?

监督检查?

填写监督表?

办公室人员执行维护?

发现问题?

执行处理

六、日常事务管理

（一）接待管理第一条来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

第二条以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。

按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

第三条接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

第四条流程设计》予以发放。

2、各种笔芯、铅笔、墨水、橡皮、双面胶、胶带、文件夹、文件袋、回形针、大头针、大小便笺、稿纸等易耗品，可由本部门经理签字同意，综合管理部经理批准后领用。

3、圆珠笔、中性笔、涂改液、笔记本等常用品的领用，除需部门经理签字同意外，还须注意领用周期，原则上领用周期为三个月（对于已领过圆珠笔或中性笔的，原则上以后只能领用笔芯）。

4、计算器、电话机、u盘、墨盒等非消耗性用品的领用和更换，除需本部门经理签字同意，经综合部经理审批准外，领用时还须以旧换新。

5、打印机、传真机、饮水机、碎纸机、电脑、办公桌椅、文件柜、保险箱等贵重办公用品用具的领用，必须由行政副总经理批准，并执行交旧领新制度。

6、领用人员离职时，须清还领用之办公用品（易耗品视情况而定），如有丢失的

须按原价扣还。

第六条本制度从二o一一年十月一日起执行。

第2篇:

办公用品管理规定第一章主题内容与适用范围为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本规定。

第二章办公用品的购买办公用品购买细则第一条原则为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政部统一负责。

第二条办公物品的申购根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向行政经理通报，确定申购数量。

如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政经理提出。

第三条采购规定在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。

办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。

采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。

经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠;不得受贿，不得索取钱物。

订购单:

在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。

行政部门必须依据订购单，填写"订购进度控制卡"，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。

第四条验货所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。

第五条各部门申请办公用品办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。

如有特殊情况，允许各部门在提出"购买办公用品申请表"的前提下进行采购。

在这种情况下，行政部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。

第三章办公用品的分类、领用及报废处理第六条办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

1、消耗品:

铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。

2、管理消耗品:

签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。

3、管理品:

剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。

第七条管理和发放:

1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门（人）费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇

总表》。

3、各部门办公用品费用核定及有关规定:

办公用品使用情况汇总表》。

3、各部门办公用品费用核定及有关规定》后领用和发放，严禁先借后领的行为。

?

、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。

保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经