文书印信管理制度4行政管理制度.docx

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文书印信管理制度4行政管理制度

公文管理规定

第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第二条本公司公文实行统一管理。

公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。

第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

第四条公文保密等级分为：

绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。

（一）绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅。

（二）机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。

（三）秘密文件由阅文人妥善保管。

（四）文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

第五条公司发文的程序为：

拟稿、审核（部门领导）、签发（公司领导）、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

公司收文的处理程序为：

收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

第六条草拟公文应注意以下事项：

（一）内容要符合国家相关政策、法规；

（二）反映情况要客观，实事求是；

（三）文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范；

（四）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。

第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件须当天批复；一般文件三天内批复。

第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。

需要签署具体意见的，要明确、具体。

第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同文件正本二份送总裁办档案室存档。

有领导批示的，还应附批复件。

第一十条收文由总裁办公室统一负责。

总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。

阅示完毕后，由总裁办收回归档。

第一十一条所有文件的发放，一定要有登记、签收手续。

第一十二条公司发文，一定要由总裁办统一编号：

（一）以公司名义对外发文，一律用×××字（××年）××号；

（二）公司监事会发文，用××监字（××年）××号；

（三）董事局发文，用××董字（××年）××号；

（四）董事局委员会发文，用××董×字（××年）××号；

（五）董事局委员会所属机构发文，用××董××字（××年）××号；

（六）其他管理部门的发文，用×××字（××年）××号。

第一十三条董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。

第一十四条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。

机密文件管理办法

第一条范围

（一）生产设备设计图：

具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图。

（二）技术性的资料：

独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。

（三）业务性的资料：

销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。

（四）其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。

第二条保管部门

（一）外来机密文件应以各公司总经理室为保管部门；经各公司总经理核准得于事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经（副）理室或总经理指定之部门为保管部门。

（二）属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。

（三）总管理处各部、室、中心之机密文件，属各该部门承办之专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。

（四）各保管部门应指定专人经各公司总经理核定（总管理处由总经理核定），负责机密文件收发、登记及归档等事务。

第三条外来机密文件处理

（一）外来机密文件由代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理室机密文件保管人员，以“收（发）文登记单”一式五联登记，呈请总经理核派经办人（主办人）及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依文书管理规定流程处理。

惟其递送均应亲自为之，不得假手他人。

（二）若文件内容影响公司权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以复印件为之，原文件由保管人员妥藏。

（三）主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上班以“文件传递记录卡”注明时间、用途由经办人签章后，“文件传递记录卡”由主办人留存，密件交经办人办理。

于当日下班（或完工）时主办人应负责将密件收回，并于“文件传递记录卡”填注收回时间，由经办人签认后随“收（发）文登记单”第五联与密件一并归档。

（四）密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。

第四条自创之专业性机密文件处理

（一）隶属性技术、开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定项目之业务所建立的资料，应视同机密文件，依本规定办理。

（二）前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月的“工作计划表”写明交办的特定业务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查。

第五条经办方式

（一）经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间并应妥善收存，防止他人轻易取得或翻阅。

（二）经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得擅自复制。

（三）经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈经理级以上主管（专业性机密文件得呈厂、处长）核准后为准。

（四）经办人如未能于规定期限内处理完竣，应于到期前签呈交办之主管核准延长处理期限并联络保管人员延缓稽催。

第六条归档

（一）外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将文件连同“收（发）文登记单”第四、五联及“文件传递记录卡”送交保管人员签收，编定档号，依其类别登入“机密文件保管备查簿”，第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。

（二）内部自行建立之机密文件，经办人办妥并经厂、处长核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入“机密文件送件单”，随文件送交保管人员编定档号并签收后，“机密文件送件单”退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入“机密文件保管备查簿”。

第七条档案整理

（一）保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填更“机密文件增列表”呈总经理（专业性者呈经理）核阅。

并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，造具“机密文件销毁表”呈报总经理（专业性者呈经理）核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。

（二）保管人员应于每月底查对“机密文件增列表”及“出国计划书”或“工作计划表”，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。

（三）机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。

第八条调卷

（一）各部门需调阅机密文件时，除依《文书管理规定》第四十八条“调卷管理”之规定方式办理外，经办人填具“调卷单”注明调阅期间及用途，应经调阅部门厂处长证明并送保管部门主管同意后，始得调卷。

（二）保管人员接到经核准之“调卷单”，应即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交予调卷人签收后，“文件传递记录卡”由保管人员留存。

用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于“文件传递记录卡”并经调卷人签认后一并存档。

第九条副本

机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管（专业性者呈厂处长以上主管）核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于“机密文件保管备查簿”；副本（含复印件）视同正本依本规则的规定办理。

第一十条文件管理

经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者，依《人事管理规则》第十四条或第三十六条的规定议处：

（一）拆散原案显有弊端者。

（二）原案被污损、抽换、涂改或遗失者。

（三）擅自将文件携带外出，转借或出示于人及其他宣泄机密情事者。

（四）调卷逾期拒不归还而不申述理由者。

（五）擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。

（六）文件分办传递时，未以“文件传递记录卡”记载或未于分办当日下班（或完工）时收回（缴回）妥藏者。

印鉴管理办法

第一条目的与精神

为确保印鉴管理制度化及安全化，依据《法务管理规则》第五条之规定，特制定本办法。

第二条适用范围

公司印鉴之刻制、保管、使用、登记与稽核等管理事务。

第三条印鉴种类、刻印权限、用途、保管

印鉴种类

刻印权限

印鉴用途

印鉴保管

各公司公章与合同章、法人代表章

董事会核准，总部法务负责刻制

用于对外证明文件及对于政府之公文

由董事会指定专人保管

总经理章、各部门专用章

各公司总经理核准，各公司法务负责刻制

使用于无须董事会核准之各部门对外之例行文件

由总部或各公司实际使用部门保管

分支机构公司章

各公司总经理核准，各公司法务负责刻制

使用于以分公司具名之文件、合约

公章与负责人章由分支机构主管保管，其余由分支机构主管指定专人保管

第四条印鉴保管人

一、印鉴保管人应具审核之能力，并熟悉公司内部组织运作及权责划分。

二、印鉴保管人缺勤时，应由主管指定专人以为代理。

三、印鉴保管人应将印鉴印模报总部法务或各公司法务登记。

四、总部法务与各公司法务负责印鉴的备案。

五、印鉴遗失时，印鉴保管人应立即签报遗失经过，由工商局控管的，须报工商局备案，并刊登广告。

因保管人过错致印鉴遗失使公司损失者，除应负全部责任外，另依相关章则惩处。

第五条用印

一、用印流程:

各项文件用印前，应附具核准权限主管签准之用印申请单。

印鉴保管人应核实用印文件与用印申请单之内容一致，始可用印。

二、用印登记:

印鉴保管人应就各公司用印情况设置印鉴使用登记簿，详细记录每一次用印之类别、用途及相关经办人员，并保留用印申请单，以备稽核。

三、责任：

1.印鉴保管人用印立场独立超然。

2.凡因违规用印或私自刻印，致使公司遭受损失，各有关人员除应负责赔偿公司损失外，并应依相关章则惩处，触犯刑律者，报司法机关查办。

第六条印鉴稽核

稽核部门负责对各类印鉴之刻制、保管、使用情况进行稽核，稽核结果知会总部法务或各公司法务。

第七条印鉴交接

印鉴保管人异动时，应按规定交接保管之印章及印鉴使用登记薄等档案，并报总部法务或各公司法务备案。

第八条印鉴废止

印鉴损坏不能使用或不再使用时，印鉴保管人应于权责主管核准之日起三个工作日内，将其缴回总部法务或各公司法务。

第九条实施与修订

本办法经呈董事会核准后实施，修订时亦同。

第一十条生效日期

本办法自2007年1月1日起生效。

重要文件管理办法

第一条目的与精神

为使重要文件之管理有所遵循，维系重要文件的安全，依据《法务管理规则》第七条之规定，特制订本办法。

第二条适用范围

本办法所称之重要文件，系指对于公司经营或权益有重大影响的文件：

1.公司之《批准证书》正副本、《企业法人营业执照》正副本、工商信息IC卡、《土地使用证》、《房地产权证》；

2.《企业法人代码证书》正副本、《税务登记证》正副本、《注销证明书》、《台湾投资者确认书》、《产品出口型企业确认书》、《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》、、各类有价证券及其它中国政府机关核发之各类证书；

3.政府机关签发的各类通知（书）、批复、审查意见、表单及其相关文件；

4.公司向政府机关出具的董事会决议、报告（书）、报告表、申请（书）、申请表、证明（书）、说明、委派（任）书及其相关文件；

5.《年检报告书》；

6.《验资报告（书）》或《审验报告（书）》、《审计报告》；

7.其它董事会认为重要的文件。

上述一至七款重要文件中除第一款所述之重要文件由