职能部门人员公文写作培训.ppt

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集团集团职能部门人员公文写作培训二一二一五五年年元元月月一、什么是公文一、什么是公文二、什么是应用文二、什么是应用文三、公文分类三、公文分类四、公文结构四、公文结构五、公文写作五、公文写作六、公文写作常用资料及工具书六、公文写作常用资料及工具书七、公文写作中的主要问题七、公文写作中的主要问题八、其他八、其他一、什么是公文一、什么是公文公文公文，又称公务文书公务文书，是应用文应用文的一种，指国家机关及其他社会组织在其行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书。

公文的基本特征：

法定的作者，权威性，程式化。

二二、什么是、什么是应用应用文文

（一）定义

（一）定义应用文应用文，是指各类企事业单位、机关团体和个人在工作、学习和日常生活等社会活动中，用以处理各种公私事务、传递交流信息、解决实际问题所使用的具有直接实用价值、格式规范、语言简约的多种文体的统称。

（二）分类

（二）分类1.1.按照性质划分，应用文分为两类：

按照性质划分，应用文分为两类：

（1）公文（公务文书）

（2）一般性应用文，指法定公文以外的应用文。

（1）公文（公务文书）*1964年中华人民共和国国务院秘书厅发布了国家行政机关公文处理试行办法（倡议稿），在第二章中把公务文书规定为九类11种，即命令、批示、批转、批复（答复）、通知、通报、报告、请示、布告（通告）。

*1981年国务院发布了国家行政机关关于公文办理暂行办法，又把公文分为九类15种，即命令（令、指令）、决定（决议）、指示、布告（公告、通告）、通知、通报、报告（请示）、批复、函。

*2000年国务院发布了国家机关公文处理办法，把公文分成13种，即命令（令）、通告、批复、指示、决定、请示、意见、函、会议纪要等。

*2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的党政机关公文处理工作条例中规定了15个文种：

决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

（2）一般性应用文一般应用文又可以分为简单应用文简单应用文和复杂应用文复杂应用文两大类：

*简单应用文简单应用文指结构简单、内容单一的应用文，如条据（请假条、收条、领用条、欠条）请贴、聘书、文凭、海报、启事、证明、电报、便函等；*复杂应用文复杂应用文指篇幅较长，结构较繁、内容较多的应用文，如总结、条例、合同、提纲、会议纪要、读书笔记等。

2.按照用途划分，应用文有三类按照用途划分，应用文有三类：

（1）指导性应用文，指具有指导作用的应用文，一般用于上级对下级的行文，如命令（令）、决定、决议、指示、批示、批复等；

（2）报告性应用文，指具有报告作用的应用文，一般用于下级对上级的行文，如请示、工作报告、情况报告、答复报告、简报、总结等；（3）计划性应用文，指具有各种计划性质作用的应用文，常用于对某件事或某项工程等开始前的预计，如计划、规划、设想、意见、安排等。

3.公司目前经常用到的应用文有：

公司目前经常用到的应用文有：

通知、通报、申请、证明、总结、会议纪要、计划、报告、讣告、决定、意见、贺词、请示、批复、函、讲话稿、主持词、欢迎词等。

（1）通知通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。

（2）通报通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。

（3）申请申请，适用于向上级或有关部门说明理由，提出请求。

（4）证明证明，适用于证明身份、行为的真实性。

（5）总结总结，适用于对过去一定时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析，并做出客观评价。

（6）会议纪要会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。

（7）计划计划，适用于提出在未来一定时期内要达到的组织目标以及实现目标的方案途径，包含用文字和指标等形式所表述的未来一定时期内关于行动方向、内容和方式的安排。

（8）报告报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。

（9）讣告讣告，适用于死者所属单位组织的治丧委员会或家属向其亲友、同事、社会公众报告死者去世的消息。

（10）决定决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。

（11）意见意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。

（12）贺词贺词，适用于单位、团体或个人应邀参加某一重大会议或活动时，所发表的表示对主人的祝贺、感谢之意的讲话。

（13）请示请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。

（14）批复批复，适用于答复下级单位请示事项。

（15）函函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。

请求批准和答复审批事项。

（16）领导讲话稿领导讲话稿，适用于各级领导在各种会议上发表的带有宣传、指示、总结性质的讲话。

（17）主持词主持词，适用于主持人于节目进行过程中串联节目时的说词。

（18）欢迎词欢迎词，适用于节庆活动开幕式上，由东道主方面的要员向来宾敬致的礼节说词。

三、公文分类三、公文分类

（一）从行文关系上划分，公文分三种：

（一）从行文关系上划分，公文分三种：

上行文、下行文、平行文。

上行文、下行文、平行文。

1.上行文：

上行文：

下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。

如：

报告、请示。

2.下下行文：

行文：

上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。

如：

通知、命令、决定、指示、批复等3.平行文平行文：

同级机关或者互不隶属机关之间的行文。

如：

函，是最典型的平行文。

（二）从具体的文种来划分

（二）从具体的文种来划分2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的党政机关公文处理工作条例中规定了15个文种为公文范围：

决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

*公司目前经常用到的公文有：

公司目前经常用到的公文有：

决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、函、纪要。

四、公文结构四、公文结构

（一）一般公文的结构

（一）一般公文的结构标题标题主送主送单位单位正文正文结尾结尾日期日期印鉴印鉴附件说明附件说明版记版记页码页码落款落款发文字号发文字号发文机关标志发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

1.发文机关标志发文机关标志1.发文机关标志发文机关标志图示图示11.发文机关标志发文机关标志图示图示2编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

2.发文字号发文字号一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

3.标题标题3.标题标题图示图示编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

4.主送单位主送单位4.主送单位主送单位图示图示公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注5.正文正文5.正文正文图示图示常见的结尾有两种：

一是各文种专用语如：

“请予批准”、“特此通知”、“特此通报”“特此申请”等。

二是希望、号召类，宣扬作用或意义。

6.结尾结尾如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

7.附件说明附件说明7.附件说明附件说明图示图示必须为行文单位的全称或规范简称。

如：

“市裕达建材有限公司”可以简称为“裕达公司”；“第一项目部”却不可以简称为“一项”。

8.落款落款8.落款落款图示图示成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

如：

“2014年12月22日”不能标成“2014.12.22”或“2014-12-22”，“2014年”不能标成“14年”，“7月1日”不能标成“07月01日”。

9.日期日期印鉴用红色，不得出现空白印鉴。

（1）单一单位行文：

单一单位行文：

一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印鉴端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印鉴中心偏下位置，印鉴顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（2）多个单位联合行文：

多个单位联合行文：

一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印鉴一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印鉴端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印鉴之间排列整齐、互不相交或相切，每排印鉴两端不得超出版心，首排印鉴顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内10.印鉴印鉴10.印鉴印鉴图示图示110.印鉴印鉴图示图示2公文的版记包括三项：

抄送单位、印发单位和印发日期。

版记中的分隔线与正文等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。

首条分隔线位于版记内容之上，末条分隔线位于版记内容之下。

11.版记版记11.版记版记图示图示公文的页码一般编排在正文下方，数字左右各放一条“一字线”；公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

12.页码页码1.开头用语2.结尾用语3.过渡用语4.经办用语5.称谓用语

（二）公文结构用语

（二）公文结构用语用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。

如：

为（了）、关于、由于、根据、按照等。

1.开头用语开头用语如：

望予为盼、特此通知、特此通报、特此证明等。

2.结尾用语结尾用语如：

为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。

3.过渡用语过渡用语如：

经、已经、现经、办理、责成、施行、实行、试行、执行等。

4.经办用语经办用语如：

第一人称：

我、本（单位、部门）；第二人称：

你、贵（局、公司）；第三人称：

该、此。

5.称谓用语称谓用语五、公文写作五、公文写作

（一）标题写作

（一）标题写作

（二）正文写作

（二）正文写作（三）公文范例（三）公文范例1.规范式规范式由三部分组成，即：

发文机关事由文种发文机关事由文种用于重要、庄重的公务

（一）标题写作

（一）标题写作

（1）由二部分组成：

）由二部分组成：

一是：

发文机关文种发文机关文种（以上标题下可加时间）二是：

事由文种事由文种三是：

转发始发机关及原通知标题转发始发机关及原通知标题2.2.灵活式灵活式

（2）由一部分组成：

）由一部分组成：

只有文种只有文种常是不大重要的公务，带周知性1.原由原由一是依据：

一是依据：

（1）情况：

叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前”类时间状语；简介人物及事迹。

（2）文件：

常用“根据”，往往是一句话（3）意义、议论：

常用“是”（4）作用：

常用“将使”

（二）正文写作

（二）正文写作二是目的：

二是目的：

常用常用“为为”原由部分可省略，或只省略依据、目原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。

的之一。

2.事项事项内容多而重要的分条列项即列出层义，或内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题、或用句子表达。

用小标题、或用句子表达。

如：

并列式、递进式。

如：

并列式、递进式。

*一般写的是公务的横向的、静态的一般写的是公务的横向的、静态的情况。

各部分相互之间无紧密联系，独立情况。

各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。

能够省略性强，但共同为说明主旨服务。