ISO14001文件与记录管制程序.docx
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ISO14001文件与记录管制程序
环境文件与记录管制程序
1.0目的：
为确保本公司品质系统文件与资料得以有效合理之管制,以落实公司品质政策与达成品质目标,进而使各项工作管理得以改善,特制定本程序书。
2.0适用范围：
适用于本公司质量系统文件之制定、发行、回收、归档、废止及外来文件的管理。
3.0权责：
3.1文管中心负责文件（包括相关类外来文件）之发行,作废文件之回收及各类文件与资料之变更登录、归档和销毁作业及表格管理等。
3.2文管中心按规定使用各文件及资料之修订、补发、借阅和合理保管内部文件。
4.0作业程序:
4.1文件的分类及编号
4.1.1文件的分类
公司的质量管理体系文件分为以下5类：
1）手册：
质量手册QM（QualityManual）环境手册EM（EnvironmentManual）
2）程序文件：
质量程序QP；（QualityProcedure）环境程序EP（EnvironmentProcedure）
3）作业指导书，类型编号：
WI；（WorkInstruction）
4）记录，类型编号：
FM；（QualityRecord/Form）
5）外来文件，类型编号：
外01………
4.1.2部门编号
部门
编号
部门
编号
部门
编号
总经理
GM
管理者代表
MR
行政部
AP
业务部
MK
品质部
QA
PMC
PM
生产部
PD
工程部
EN
财务部
PF
4.2质量管理体系文件的编制、审核与批准
4.2.1文件的编写、审核与批准
文件分类
文件编号方法
编写部门
审核
批准
质量手册
QM-01
管理者代表
管理者代表
总经理
环境手册
EM-01
管理者代表
管理者代表
总经理
质量程序文件
QP+部门+流水号
职能部门主管
管理者代表
总经理
环境程序文件
EP+流水号
职能部门主管
管理者代表
总经理
三级文件
（质量管理）
WI+部门+流水号
各部门主管
管理者代表
管理者代表
三级文件
（环境管理）
WI+EP+流水号
各部门主管
管理者代表
管理者代表
质量表单格式
FM+对应程序文件号+表格流水号+版本号（A）
管理者代表
管理者代表
管理者代表
环境表单格式
FM+对应程序文件号+表格流水号+版本号（A）
管理者代表
管理者代表
管理者代表
相关的外来文件
分类归档，如客户投诉、客户联络函等；
国家（国际）的行业标准或规范用其原编号
4.2.2质量/环境管理体系文件格式要求同一类别的文件应统一格式。
4.3文件的版本及修订：
如：
“A/0”代表初版，“A/1”代表A版第一次修改，“B/2”代表B版第2次修改，文件每一次修改均应改变修改次数，若修改达到5次或一次修改内容较多则改变版本，如由“A/5”变为“B/0”。
4.4文件之拟订发行:
4.4.1各相关单位结合标准条文要求和自己现行作业方式,拟订文件初稿,
制定原则为：
一个文件可包括一个或多个程序的要求，一个形成文件的程序的要求可以被包含在多个文件中。
编写人员会同相关部门人员讨论确认后交文管中心文员统一编号打印。
4.4.2文件打印完毕,文管文员将原稿与打印稿返还拟订者核对校正,如无异议再转呈上级单位审批签署。
4.4.3文件签署完成,文管中心依据文件内容,确定文件分发相关部门,填制《文件总览表》（附表一）,交管理代表审批后依此发行文件。
4.4.4经签核之正本保留文管中心。
发放之文件为复印件副本,每页正面均加盖有颜色的“受控文件”章,文件发行时各部门领收者需在《文件发放与回收记录表》（附表二）相关栏目签名确认。
4.5文件之修订:
4.4.1文件使用单位依据实际作业方式,发现文件需增加、删除、调整等更改状况时,须填写《文件修订/废止申请单》（附表三）,经管理代表核准后,交文管中心作统一修正。
4.4.2文管中心根据《文件修订/废止申请单》之内容对旧版文件作出修订,同时版次由0版改为1……
4.4.3新版文件依4.3.2项签核后发放至各使用单位,同时收回旧版文件,旧版文件除在文管保存原稿参考外其它文件在正面加盖【作废文件】背面可以作其它用途使用。
4.6文件之补发:
使用单位如果发现文件影印不清、表面脏污、缺漏页次影响阅读或车间现场需增设文件时,需向文管员提出申请,文管员填写《联络单》报经管理代表签核后文管员用原稿复印后加盖“受控文件”章给予补发。
（受控文件章样式如下）
4.7文件之档案管理及保存销毁:
4.7.1文管中心保留正本并建立文件总目录于《文件总览表》,使用单位不得私自影印。
4.7.2各使用单位依据《管制文件清单》索引,便于日常查询和有效管理,不得于文件上任意涂改,生产现场使用之文件应防止破损,保持书面整洁。
4.7.3最近一版之旧版文件之正本由文管中心保留以备查证,并加盖【作废文件】章（如图示）,各单位之影印副本由文管中心统一于文件正面加盖【作废文件】章或回收后及时销毁。
4.7.4本公司文件与资料有外发状况或对非管制文件予以区分时,文管文员加注【仅供参考】字样方可外发,外发文件可不作登记回收。
4.7.5外来文件（如:
外部标准﹑法律法规及客户提供的文件、图纸等）,文管文员须建立登录于《文件总览表》。
加盖“外来文件”印章，使用外来文件（如相关标准）单位需向文管中心提出申请，经管理代表审查同意后，文管中心文管员复印加盖“受控文件”（图示如上）,后办理文件发行，文件发行记录于《文件发放与回收记录表》上。
4.7.6工程图面与技术资料分发管制依4.4执行。
外来工程图面分发相关单位并于外来文件注明“外来文件”章后分发方式与自己制作工程图面方式相同。
4.8记录管理:
4.8.1记录由使用单位之承办者产生，记录上若有修正涂改，则承办者或其主管必须签名以示负责。
4.8.2记录之发放：
记录发放由产生单位进行，分发放给相关接收单位。
4.8.3编制目录：
所使用之记录必须由文管中心编制《记录一览表》（附件四）。
各部门依据要求保存相关记录.
4.8.4归档：
所有记录必须由各保存单位依编号别归档管理。
4.8.5储存：
各承制单位的记录，均须依据保存年限规定，做好储存工作，保管人为单位主管，保管地点为各单位办公室，且存在便于取阅的场所。
4.8.6清查处理：
适时清查记录是否过期，若已超过保存期限则予以清除。
5.0参考文件:
无
6.0记录:
7.1.附件一:
《文件总览表》
7.2.附件二:
《文件发放与回收记录表》
7.3附件三:
《记录一览表》
记录一览表
年度
NO
表单名称
表格编号
版本
生效日期
使用部门
备注
批准：
制表：
文件总览表
文件类型：
□质量/环境手册□程序文件□作业指导书□外来文件
文件编号
文件名程
责任部门
生效日期
备注
A/0
A/1
A/2
A/3
A/4
A/5
核准:
制表:
文件发放与回收记录表
发放日期
文件名称
文件编号
版本
发放记录
回收记录
备注
接收部门
发放份数
收领人
发放人
回收份数
回收日期
回收人
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