商务沟通技能与方法章.ppt

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商务沟通方法与技能商务沟通方法与技能商务沟通方法与技能商务沟通方法与技能第第6章章书面商务文件书面商务文件-内部沟通文件内部沟通文件1.1.内部沟通文件的内部沟通文件的定义定义p169p169这是指在组织内部人们互相沟通的这是指在组织内部人们互相沟通的书面方式书面方式。

2.2.内部沟通文件的内部沟通文件的要求要求-在在充分的信息交流充分的信息交流的基础上做出决策的基础上做出决策-向向全体员工全体员工发布指令发布指令-组织内组织内同一层级员工同一层级员工之间的互相沟通之间的互相沟通-向员工提供向员工提供相关信息相关信息-向员工提供向员工提供对他们至关重要对他们至关重要的信息的信息重点掌握重点掌握格式、要素，学会应用格式、要素，学会应用6.1备忘录备忘录1.1.备忘录定义备忘录定义p169p169组织内部沟通文件的一种组织内部沟通文件的一种常见形式常见形式。

2.2.备忘录的要求备忘录的要求简短（一到两个问题）；公司内部传阅；可以发送给多简短（一到两个问题）；公司内部传阅；可以发送给多个收件人个收件人练习练习p104p104第第11题题3.3.备忘录构成要素备忘录构成要素组织名称、文种名称（备忘录）、发件人、收件人、主组织名称、文种名称（备忘录）、发件人、收件人、主题、发送日期题、发送日期4.4.备忘录的格式备忘录的格式P86P86课堂练习课堂练习1P871P876.2会议议程会议议程1.1.会议议程定义会议议程定义会议议程列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序。

会议议程列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序。

P169P169正式的会议，一位主席主持、一位秘书记录。

正式的会议，一位主席主持、一位秘书记录。

2.2.会议议程要素会议议程要素组织（或公司）名称；会议名称；会议的时间和地点；组织（或公司）名称；会议名称；会议的时间和地点；文件类型（会议议程）；议题次序（文件类型（会议议程）；议题次序（11、22、）见下一页见下一页练习练习p105p105第第22、33题题3.3.格式规范格式规范p87p87课堂练习课堂练习2p882p881.1.定义定义p170p170会议记录是用来概括会议所讨论的要点，并被存档以会议记录是用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。

供今后参考。

遵循标准格式：

遵循标准格式：

即会议议程上加上简明的报告。

即会议议程上加上简明的报告。

2.2.要素要素公司名称、参加会议的特定人群、会议举行的时间和公司名称、参加会议的特定人群、会议举行的时间和地点、参加会议的人员地点、参加会议的人员3.3.格式规范格式规范p90p90课堂练习课堂练习3p933p93练习练习p105p105第第44题题6.3会议记录会议记录6.4报告报告1.定义定义p95报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通方式，通报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通方式，通常为内部使用。

常为内部使用。

2.报告应用于哪些方面？

报告应用于哪些方面？

报告是形成决策的依据，通常应用于：

报告是形成决策的依据，通常应用于：

以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况提交某些调查研究的结果，并建议后续行动提交某些调查研究的结果，并建议后续行动评估政策变更的可能性评估政策变更的可能性3.要素要素标题页（组织名称、作者姓名、职位、主题）标题页（组织名称、作者姓名、职位、主题）目录目录执行摘要（重点看）执行摘要（重点看）授权范围授权范围程序程序研究结果研究结果结论结论建议建议附录附录4.要求要求报告应简洁、清晰、合乎逻辑报告应简洁、清晰、合乎逻辑练习练习p105p105第第5-95-9题题6.56.5通告通告1.1.定义定义p170p170告知某些事宜，告知某些事宜，不应用于批评或评论不应用于批评或评论（写通告要注意措辞，（写通告要注意措辞，千万不可批评别人）千万不可批评别人）注意：

注意：

通告必须与当前问题相关，具有时效性通告必须与当前问题相关，具有时效性2.2.要素要素标题（引起目标群体注意，有指向性）标题（引起目标群体注意，有指向性）时间、地点、人物等时间、地点、人物等鼓动性的话语（多用感叹句）鼓动性的话语（多用感叹句）3.3.格式规范格式规范p97p97课题练习课题练习4p974p97练习练习p106p106第第1010题题6.6企业内部刊物企业内部刊物考试若出现此题型，多数情况下，就是根据案例进行考试若出现此题型，多数情况下，就是根据案例进行缩写或者改写。

缩写或者改写。

1.1.定义定义p170p170-传播企业信息的一种方式。

传播企业信息的一种方式。

2.2.有效的企业内部刊物有哪些特点？

有效的企业内部刊物有哪些特点？

设置专注于员工事宜的板块设置专注于员工事宜的板块关注运动及社交关注运动及社交设置讨论区设置讨论区关注公司未来可能发生的变化等关注公司未来可能发生的变化等练习练习p106p106第第1111、1212题题【2006年试题年试题】CW电子公司电子公司CW电子公司是座落在北京高技术产业园区一家大型电子公司，在过去五年中电子公司是座落在北京高技术产业园区一家大型电子公司，在过去五年中增长尤其迅速，目前正寻求向西方国家拓展的途径，以增强公司竞争力，从而使增长尤其迅速，目前正寻求向西方国家拓展的途径，以增强公司竞争力，从而使公司成为从电话到计算机尖端设备等各种电子产品的市场主导者。

公司成为从电话到计算机尖端设备等各种电子产品的市场主导者。

最近，最近，CW公司做了大量调研，以寻求在中国国内以及向国外进一步增长的途公司做了大量调研，以寻求在中国国内以及向国外进一步增长的途径。

经反复考虑，公司的董事会达成协议：

通过收购其他企业促进本公司的发展。

径。

经反复考虑，公司的董事会达成协议：

通过收购其他企业促进本公司的发展。

CW公司认为欧美国家有很大的发展潜力，所以决定在这些国家中选定一家公公司认为欧美国家有很大的发展潜力，所以决定在这些国家中选定一家公司收购。

司收购。

最近，最近，CW公司的董事们对美国一家大型企业公司的董事们对美国一家大型企业A-Line电子公司很感兴趣。

电子公司很感兴趣。

A-Line公司创建于公司创建于l920年，是一家超大规模的西方电子产品市场的主导供应商，目年，是一家超大规模的西方电子产品市场的主导供应商，目前是前是CW公司的主要竞争对手。

公司的主要竞争对手。

两家公司的董事会最近进行了初步的接触。

四周后两家公司的董事会最近进行了初步的接触。

四周后CW公司将组织一个由董事和顾公司将组织一个由董事和顾问组成的代表团访问美国的问组成的代表团访问美国的A-Line公司，考察其工厂，了解该公司的经营范围、公司，考察其工厂，了解该公司的经营范围、发展潜力，从而初步判断发展潜力，从而初步判断CW公司能否通过公司能否通过A-Line公司在全球市场获得成功。

公司在全球市场获得成功。

假设你是假设你是CW公司首席执行官哈里公司首席执行官哈里秦先生的个人助理，他要求你帮助他准备这次秦先生的个人助理，他要求你帮助他准备这次访问的有关事宜。

他将会晤访问的有关事宜。

他将会晤A-Line公司的首席执行官阿兰公司的首席执行官阿兰伯恩汉姆伯恩汉姆-布朗先生。

布朗先生。

作为这次访问的一部分内容，秦先生将主持一系列重要会议，并在会上做演讲。

作为这次访问的一部分内容，秦先生将主持一系列重要会议，并在会上做演讲。

他关心的是要在演讲中举止得当，给听众留下良好印象，而准备演讲从来都不是他关心的是要在演讲中举止得当，给听众留下良好印象，而准备演讲从来都不是他的强项，所以他往往把这类工作交给你。

然而，考虑到访问过程中可能遇到的他的强项，所以他往往把这类工作交给你。

然而，考虑到访问过程中可能遇到的各种情况，一些演讲必须等他到了美国参观时才能做准备。

各种情况，一些演讲必须等他到了美国参观时才能做准备。

他知道你曾在美国旅行和生活多年。

虽然他也去过一次，但不太熟悉那里的文化，他知道你曾在美国旅行和生活多年。

虽然他也去过一次，但不太熟悉那里的文化，而他很在意给人留下良好印象。

而他很在意给人留下良好印象。

根据案例回答根据案例回答在访问在访问A-LineA-Line电子公司期间，秦先生必须安排一电子公司期间，秦先生必须安排一系列非常重要的会议。

由于你没有陪同访美，所以请系列非常重要的会议。

由于你没有陪同访美，所以请你告诉他会议准备的要点。

你告诉他会议准备的要点。

1.1.由于这些会议非常重要，所以有必要做好会议记录。

由于这些会议非常重要，所以有必要做好会议记录。

向秦先生解释向秦先生解释做会议记录的重要性的四个理由做会议记录的重要性的四个理由。

秦先生让你邀请董事会参加有关访问秦先生让你邀请董事会参加有关访问A-LineA-Line电子电子公司的情况介绍会。

公司的情况介绍会。

2.2.写一份写一份备忘录备忘录给全体董事会成员，通知他们秦先生给全体董事会成员，通知他们秦先生希望他们参加会议。

备忘录中的会议时间和地点等细希望他们参加会议。

备忘录中的会议时间和地点等细节由你确定。

节由你确定。

真题答案真题答案1、答：

向首席执行官秦先生阐述会议记录的重要性：

、答：

向首席执行官秦先生阐述会议记录的重要性：

（1）记录会议重点，专注于会议中传达的精神、有争议的）记录会议重点，专注于会议中传达的精神、有争议的议题和最终的决定事项，避免出现错漏，忠实地反映会议题和最终的决定事项，避免出现错漏，忠实地反映会议重要内容。

议重要内容。

（2）做好会议记录，可以规范会议程序。

）做好会议记录，可以规范会议程序。

（3）传达会议经讨论研究达成的结果，为下一阶段工作开）传达会议经讨论研究达成的结果，为下一阶段工作开展指明方向和重点。

展指明方向和重点。

（4）可以存档，供今后决策参考。

）可以存档，供今后决策参考。

2、答：

备忘录如下：

、答：

备忘录如下：

CW公司公司备忘录备忘录发件人：

哈里发件人：

哈里秦秦收件人：

全体董事会成员收件人：

全体董事会成员主题：

有关访问主题：

有关访问A-LINE电子公司情况介绍会电子公司情况介绍会日期：

日期：

2012年年10月月10日日【20072007年试题年试题】假设你是一家位于北京市中心的电子产品零售商假设你是一家位于北京市中心的电子产品零售商“e_city（电子城电子城）”的商务交的商务交流经理。

由于消费者对电子设备产品需求的不断增加，公司业务在过去三年有了流经理。

由于消费者对电子设备产品需求的不断增加，公司业务在过去三年有了大幅度的增长，原有的那些店铺已经不能满足需要。

此外，公司需要更多的销售大幅度的增长，原有的那些店铺已经不能满足需要。

此外，公司需要更多的销售人员和主管，以便延长营业时间，方便更多顾客的光顾。

人员和主管，以便延长营业时间，方便更多顾客的光顾。

为了解决这些问题，公司总经理常先生在中关村电子街找到了新店铺。

中关为了解决这些问题，公司总经理常先生在中关村电子街找到了新店铺。

中关村电子街是北京最有名的街之一，设有数百家计算机商店。

村电子街是北京最有名的街之一，设有数百家计算机商店。

常先生不仅想迁移店铺，而且希望通过创新和改变公司目前的经营方式，使常先生不仅想迁移店铺，而且希望通过创新和改变公司目前的经营方式，使公司的业务在价格和交货方面更具竞争力，并且适应那些要求全天候购物的顾客公司的业务在价格和交货方面更具竞争力，并且适应那些要求全天候购物的顾客不断变化的需要。

他还打算延长零售店的营业时间，推出一项名为不断变化的需要。

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他希望这些灵活多样的选择能够促进顾客购买。

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