桂林万达销售签约回款管理办法.docx

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桂林万达销售签约回款管理办法

桂林万达销售签约、回款管理办法

（试行版）

一、目的

为加强和规范项目公司销售管理，加快销售回款，加快认购转签约，降低资金占用，降低逾期签约率，减少坏账损失，防范财务风险。

二、范围：

桂林高新万达广场有限公司销售中心。

三、组织架构及职责界定

营销副总作为第一责任人，应负责对销售、回款等营销业务进行管理和协调，督促相关责任部门负责具体实施。

项目公司的销售部门是销售回款管理的直接责任机构，主要负责认购转签约、按揭资料收集、审核和销售欠款催收等。

财务部门为销售回款管理的直接责任机构，主要负责督促销售部门认购转

签约和欠款催收工作的及时开展，以及在按揭资料报送银行后负责跟进银行按

揭放款的办理。

 四、认购转签约管理和流程

 4.1 、销售人员在向客户推介产品时，必须明确告知总价、付款方式、支付时间

以及违约没收定金等事项。

4.2、 销售人员在客户签定认购书时必须同时预约签约日期（签定认购书之日起7 天内）。

4.3 、销售人员（合同专员）在预约签约日到期之前必须再次同客户确认，如有

合理原因推迟至认购日7 天以上者，需报销售经理／营销经理批准，酌情给予一定宽限期（不超7 天）, 并在认购书中予以注明，否则应没收定金处理，最多延期允许1 次。

 4.4、 对逾期签约客户在认购书签订第7 天销售业务部门必须按流程发送《 催款函》，认购书签订第15天内客户仍未签订《商品房买卖合同》，应发送《没收定金律师函》。

4.5、 对发送《没收定金律师函》函后7 天内仍不来签约的客户，应没收定金

再售。

五、签约与回款的管理和流程

 5.1、 原则上客户应达到以下条件方可签订销售合同：

一次性付款客户：

交清所有房款

按揭客户：

交清认购书约定首期款

 分期付款客户：

交清认购书约定首期款（尽量减少分期付款方式）

5.2 、在签订销售合同时，销售人员必须明确向客户告知相关违约责任。

5.3 、销售人员应提前告知客户办理按揭手续所需的资料、相关表单、按揭资料

说明，要求客户在签订合同的同时提交按揭资料（最迟不得超过签订合同之后7 天）。

5.4、 销售人员在客户现场办理按揭手续时跟踪客户按揭资料是否齐全后，并移交相应银行办理客户按揭手续，按揭专员跟踪银行在收到按揭资料后的2个工作日内完成对客户按揭资料的审核。

如按揭银行需客户增加按揭资料的，销售人员应予协助，负责通知客户补齐相关资料。

 5.5 、有以下情形的应向客户发送《按揭违约通知函》，该函复印件由按揭专

员保管，原件由财务部门保管：

合同签订后7 天内未提交完整按揭资料的；

按揭资料有瑕疵，未在7 天内重新提交的 ；

未在规定时间前往指定地点与银行签订按揭合同并办理相关手续的；

 5.6、按揭款未回笼的或分期付款款项未付清的，不得为客户办理入伙手续或房

产证。

六、逾期欠款清收

6.1 、营销负责人、财务负责人为销售欠款清收责任人。

6.2、 销售部门应每月会同财务部制定欠款清收计划，经由并联合财务部门对计

划执行情况进行动态跟踪；销售部门每月对计划完成情况进行分析，并将分析报告提交财务部门核实、签署意见后，报送营销副总、财务副总、项目总经理。

6.3 、每月5 日前应由营销副总、财务副总组织销售与财务部门召开销售回款工作例会，跟踪制定截止上月欠款清收计划完成情况、解决措施和本月清收计划和措施，跟进相关部门工作进展，并及时将会议纪要发送项目总经理。

客服部岗位职责

●客服经理（1人）

Ø销售后台及客服工作的全面管理与跟进；

Ø负责办理房管局的网上备案手续及对权限钥匙的保管；

Ø负责去房管局办理合同注销、更名等的特殊手续；

Ø负责定期汇报销售后台及客服工作以及与公司的对接。

Ø积极完成上级领导交办的其他临时性工作。

●客服主管（1人）

Ø协助办理商品房销售许可证，商品房备案登记的工作。

Ø协助办理商品房预售面积测绘、商业抵押、公积金抵押的工作。

Ø负责各相关政府部门（物价局、房产局等）的协调工作。

Ø负责办理商品房面积实测、产权证的相关手续及发放土地证资料等工作。

Ø销售文件及各种档案资料的收集和整理工作。

Ø负责完成客户分析工作。

Ø在客户投诉、索赔方面与公司法律顾问的沟通。

负责客户投诉的收单、处理跟踪工作。

Ø负责销售部佣金的计算；

Ø协助销控专员做好集团相关报表。

Ø完成领导交办的其它工作。

●销售控制专员（1人）

Ø负责对客户资料进行录入、整理、统计的工作；

Ø负责对销售数据进行NC系统的录入、整理、统计，做好销售阶段的销控工作；

Ø定期对销售数据进行整理分析，形成销售日报、销售周报、销售月报、销售季报、销售年报，报营销副总经理；

Ø负责督促跟踪客户的签约情况；

Ø负责商品房买卖契约的合同归档、档案整理等工作；

Ø负责销控表的核对和销控工作，认真执行公司的付款、折扣、退房管理等相关规定；

Ø完成领导交办的其它工作。

●销售收款（2人）

Ø负责销售软件前期录入、后期数据维护及与财务定期核对的工作；

Ø负责监督客户按揭资金的回笼、营销部的催款工作，每周向客户服务经理提供回款情况；

Ø负责客户现金、刷卡、支票、本票的收取工作，负责现金收款、按揭回款的财务软件、销售软件的录入工作；

Ø负责销控表的核对和销控工作，认真执行公司的付款、折扣、退房管理规定等相关规定；

Ø负责办理开具购房收据，负责面积差价款及与财务的衔接工作；

Ø完成部门的日常行政事务；

Ø负责公司各类文件的传达、整理、归档工作；

Ø负责营销部各类报销、日常办公用品、耗材采购对接、商管公司相关事项对接、

Ø完成领导交办的其它工作。

●按揭岗（1人）

Ø负责客户按揭资金的回笼工作。

按时汇报按揭办理情况，督促置业顾问将客户按揭资料准备齐全；

Ø协助财务部协调银行关系；

●合同岗（2人）

Ø负责商品房买卖合同的审核、盖章、鉴证的工作；

Ø负责网签合同的审核工作；

Ø负责完成交易所建盘工作；

Ø协助销控专员完成各种档案资料的收集整理工作；

Ø完成领导交办的其它工作。

1.

认购流程图

2.认购流程图详解（认购资料包含：

认购书、确认书、收款确认单白蓝联、买受人身份证）

1）确认客户认购意向时，置业顾问在销售经理处查询房源，并到销控专员处进行确认（如该意向房源为不可售，则向客户推荐其他房源）；

2）客户确认购买后，若客户准备按揭，则置业顾问帮助客户到银行处查询征信，并填写《客户承诺书》；

3）销控专员提前填写认购书，置业顾问在销控专员处领取认购书，且引导客户本人在认购书上签字确认，收银员审核无误后收取房款，并发放《签约须知》，置业顾问需就签约须知对客户详细讲解，并告之双方权利与义务，强调须在七日内到我处完成正签流程，或者七日内交清首付款或全部房款；

4）《认购协议》一式三联，客户一联，财务一联，客服一联，客服联需交至数据岗客服人员存档，并于当日录入明源系统。

3.认购注意事项

1）认购人提供的身份证件，中国人须提供身份证或军官证，港澳台人士须提供来往通行证或香港身份证，外籍人须提供护照；

2）按揭贷款的客户，置业顾问告知客户须在签约时同步办理按揭贷款手续；

3）客户的特殊申请事项，如更名、特殊折扣、延期等特殊事项，须按集团制度要求提前办理明源审批，上报流程审批完成后方可签约；

4）认购人在签署认购协议后，严禁更名。

（按制度规定直系亲属可以免费更名一次）

一、退房流程

1.退房流程（认购状态下）详解

1）置业顾问填写《销售退房审批表》，客户本人签字确认，并手写退订申请，提供认购协议、收据原件，客户本人身份证复印件及银行卡复印件；

2）《销售退房审批表》需项目内领导会签完毕；

3）置业顾问将退房资料交至客服人员处，审核无误后，客服人员在明源系统中发起退房申请，按设置好的流程进行审批；

4）退房流程完成后，客服将客户退款资料交接给财务部，并跟进财务部退款时间；

5）财务部退款给客户，收银于退款当日在收款明细中列出退款明细，并在明源中进行操作，销控专员第一时间进行房源销控。

2.退房流程（认购状态下）注意事项

1）置业顾问在搜集客户资料时，客户退款的卡号及开户行一定要填写准确，完整；

2）退款只能转账到客户申请的银行卡中，不能为现金；

3）退款人需与收据及《认购协议书》中一致（若客户为未成年人，则将款项退到其监护人卡上，需提供关系证明）；

4）退款时要客户本人持身份证原件、收据、认购协议书办理退款手续，财务部留存客户身份证复印件一份；客户本人不能前来办理退款，需提供经公证处公证的委托书委托他人办理，被委托人持委托书、委托人和被委托人身份证原件到客服部办理退款事宜。

一、签约、备案及合同领取流程详解（签约资料包含：

网签合同、预告登记资料、委托书、认购书一式三联、收款确认单蓝、合同审批单一式三份、买受人身份证）

1.已认购的客户，由置业顾问按照《认购协议书》内约定的签约日期与客户预约时间，提前填写《合同审批单》且销售经理签字后，由客服签约人员审核签字；

2.如有银行驻场的情况，置业顾问引导客户将有效的按揭资料交至银行人员处，资料齐全无误情况下，由银行人员出具签字的按揭情况反馈至客服。

收银员方可收款（如无银行驻场，由客服人员检查按揭资料准备情况，确认齐全无误后收款，并由客服专员整理完毕后根据当期各银行贷款政策及客户情况后通知相应银行客户经理至展示中心来取件）；

3.收银员审核《合同审批表》无误后，收回客户的《认购协议书》、定金收据，按照《合同审批表》收取房款，开具收据；

4.置业顾问将收银员签字的收款确认单、收据复印件交至客服签约岗。

由置业顾问在网签系统中录入草签合同信息，客服签约岗、客户、置业顾问三方对合同相关信息确认无误，客户签字，客服签约人员收回草签合同，在网签系统中进行预售合同的正式提交、联机备案和打印。

置业顾问引导客户签字按手印。

收银录入收款信息，定金转为房款；

5.置业顾问将签订完毕的合同装置档案袋，交至客服。

客服部安排走公司的审批及盖章流程，并到房产局进行备案；

6.合同备案后整理由客服对外窗口登记发放合同。

二、签约、备案及合同领取注意事项：

1.签约时注意事项细则

1）购房人证件提供要求（根据最新政策实行）：

a）中国籍购房人（行为能力人）需提供的身份证明为有效期内的身份证；

b）未成年人合同签署时需提供体现监护关系的户口本复印件一份，监护人

身份证复印件一份，购房人身份证或户口本复印件一份，由监护人在购房合同上签字；

c）境外个人购房：

港澳人员提交有效的《港澳人员来往大陆通行证》和《港

澳居民身份证》、华侨提交有效的《中华人民共和国护照》和驻在国长期居留身份证件、台湾居民提交有效的《台湾居民来往大陆通行证》，港澳台个人和华侨还需提交北京市公安局出入境管理处出具的《境外个人在境内居留状况证明》。

外国个人提交有效的护照及护照翻译公证原件一份；

d）企业购房人，需提供企业营业执照副本复印件一份（加盖公章）、企业

出具的法人证明一份、法人身份证复印件一份、组织机构代码证复印件一份；如法人无法到场由企业开具授权委托书，委托人持本人身份证到场办理相关手续；

e）所有复印件均需原件复印；所有公证书均需三份以上。

2）付款方式要求：

a）办理贷款的客户须符合贷款银行要求，并提交所有贷款资料、签署相关

法律文件后才可签署正式合同；

b）港、澳、台、外籍人士、企业购房的仅限一次性付款。

2.缴款时注意事项细则

1）不收取现金

2）收款确认单一式四联，财务、客服部各两联；

3）客户电汇交款时，在电汇单备注栏必须注明购房人姓名、所购房号等；汇款人与购房人为同一人时，签约时须提供电汇单复印件，并由本人签字确认。

汇款人与购房人不为同一人时，签约时需提供汇款人身份证复印件，双方签字的付款声明函（如汇款人为单位的声明函需加盖公章）；

4）收据、认购协议如有丢失需客户办理登报遗失声明；

5）如有特殊事务流程未办理完毕的，如更名、换房等，不予收取房款及签约。

3.合同流转中注意事项细则

1）一次性付款的客户合同一式四份，按揭贷款的客户合同一式五份，公积金贷款的客户合同一式六份；

2）置业顾问根据客户的要求，填写相应的客户需求变更申请单，客户签字确认

后，根据公司相关规定进行会签；特殊折扣、延期、更名、退房的审批需签批确认；

3）购房合同领取要求：

领取购房合同时需客户本人持身份证领取，不可代领，客服做好合同领取登记。

三、退房流程详解（已签约）

1.置业顾问根据客户的要求填写《销售退房申请表》，后由客服部按流程逐级审批；

2.项目公司内部审批完成后，客服人员提起网签撤销申请的流程；

3.流程审批完成，买卖双方签署《商品房预售合同终止协议》；

4.买卖双方到房管局办理撤销合同的相关手续；

5.房管局受理后，网签专员及时跟进该套房源的可售情况，网签系统中变更为可售状态后及时反馈销售部；

6.置业顾问同财务部、客户预约时间领取退款

7.退款付给客户前收回收据；

四、退房流程注意事项

1.签约后退房的审批单必须签到项目公司总经理，并明源上报系统，最终审批人为分管副总经理（龚小文总）；

2.退房时客户前期交款的POS机手续费要扣回；退款时一定要客户本人前来办理相关手续，收款专员留存客户身份证复印件一份；置业顾问和财务部、客户约定退款时间；

3.客户退房不退钱的要由客户本人携带收据到收款室换新收据并在收据上注明预收款；

五、商品房注销办理流程

公司流程审批：

涉及姓名变更、换房、退房等需OA提交申请，审批通过后至房地产产权监理处办理相关变更手续。

涉及抵押金额、字体错误、证件号码错误等合同信息需营销副经理以上人员签字同意后方能办理变更手续；

六、按揭办理工作

1.置业顾问协助客户准备按揭须知中所需资料，并在客服收款之前，与银行人员确认资料是否齐全有效；

2.通知各贷款银行对该楼栋的按揭卷宗进行整理，对缺资料的客户进行资料催缴，并上报；

3.按揭进度明细表，根据明细表录入按揭进度台帐；

4.对于按揭资料未提供齐全的列出明细表，交销售部配合解决；

5.给各贷款银行领取《商品房预售合同》及备案证明，进行登记、存档；

6.对各贷款银行需盖章材料进行审核、上报、盖章，盖章后通知贷款银行领取、登记；

7.每天更新按揭进度台帐。

一、按揭放款后工作

1.销售开具收款确认单，交收款专员、销控数据岗签字开具发票；

2.随时与各贷款银行核对按揭进度，更新按揭台帐，针对贷款资料仍未提供齐全、意向补款的客户，与业务员沟通，督促解决；

3.每天与各贷款银行核对已报卷客户进度情况，协调、督促各贷款银行尽快放款；

4.定期与财务部核对按揭放款情况。

营销部员工管理制度

一、惩罚制度（置业顾问）：

1、认购书资料、信息不全---100元/次

2、已认购未录明源----100元/套，当天递增--100元/天

3、认购书当日必须上交客服，超期不交---100元/套,递增每天--100元/天

4、认购到期未签约提醒（5天内）--超期50元/次，短信提醒为凭证。

5、合同审批单错误-----100元/次，再次更改有误—100元/次

6、《商品房买卖合同》有误----100元/套，且自己到房管理办理更正手续，费用自理

7、预告登记资料不全---警告2天内未补齐—罚款50元/次

8、公证委托书资料不全、信息有误—50元/次

9、自己客户相关动作未跟进、未交代任何人代办---50元/次（例如退筹、领合同）

10、客户办理退筹、换房、更名、退房、特例等资料不全---50元/户

11、按揭资料不齐，约定时间内未补齐----10元/天/户

12、资料保管不利随处丢放—100元/次，如果是价格表、已盖公章等重要资料—1000元/次。

13、置业顾问收款价格写错—100元/次。

二、惩罚制度（客服）

1、认购到期未签约提醒（5天内）--超期10元/次

2、合同岗存档资料不全----100元/套（限3天内补齐）

3、合同岗存档资料遗失---100元/套（限7天内解决）

3、合同审批单有误未审核出来-----100元/次，

4、《商品房买卖合同》备案后有误----100元/套（限7天内解决）

5、销控岗未签字并出现收款错误-----收款专员20元/次

6、按揭资料未齐催缴3天仍未回复并无任何进展----50元/户

7、销控岗价格审核错误—100元/次