行政规范.docx

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行政规范

集团有限公司

总部办公区管理手册

编制：

行政办公室

实施日期：

2016年1月1日

一、总则………………………………………………………………………………………3

二、办公纪律管理…………………………………………………………………………3

2.1办公日常管理…………………………………………………………………………3

2.1.1办公区行为规范………………………………………………………………3

2.1.2办公区礼仪……………………………………………………………………4

2.1.3办公区着装……………………………………………………………………4

2.2固定资产管理…………………………………………………………………………4

2.3办公用品管理…………………………………………………………………………5

2.4名片管理………………………………………………………………………………5

2.5公司报刊、邮件收发管理……………………………………………………………6

2.6办公设备使用…………………………………………………………………………6

2.7计算机网络管理………………………………………………………………………6

2.7.1计算机配置标准………………………………………………………………6

2.7.2上网管理………………………………………………………………………7

2.7.3OA系统管理………………………………………………………………7

2.7.4公司官方网站管理…………………………………………………………7

2.7.5机房管理……………………………………………………………………7

2.8办公电话的使用管理………………………………………………………………8

2.9办公室钥匙管理……………………………………………………………………8

2.10公司访客及来宾参观接待管理…………………………………………………9

2.10.1访客接待…………………………………………………………………9

2.10.2访客接待时间要求及服务提供…………………………………………9

2.11前台值班管理……………………………………………………………………9

2.11.1迎客接待…………………………………………………………………9

2.11.2送客接待…………………………………………………………………10

2.11.3电话规范…………………………………………………………………10

2.11.4日常工作要求……………………………………………………………10

2.12员工工作证管理…………………………………………………………………10

2.13办公室布置管理…………………………………………………………………10

三会议室管理…………………………………………………………………………13

3.1会议室名称及功能配置……………………………………………………………13

3.2会议室的使用划分与预订…………………………………………………………13

3.2.1会议室的使用划分…………………………………………………………13

3.2.2会议室预订…………………………………………………………………13

3.3会议室的日常管理与维护…………………………………………………………14

3.4会议室纪律…………………………………………………………………………14

四安全卫生管理………………………………………………………………………15

4.1清洁管理……………………………………………………………………………15

4.2绿化管理……………………………………………………………………………16

4.3消防管理……………………………………………………………………………16

五办公室楼面管理……………………………………………………………………17

5.1公共区物业管理…………………………………………………………………17

5.2用餐管理……………………………………………………………………17

5.3办公区打卡管理………………………………………………………………18

六附则……………………………………………………………………………………18

一、总则

1.1文明办公环境是公司形象和员工素质的综合体现，创建文明办公环境也是公司每位员工的责任。

为加强办公区管理，保持安全、有序、舒适的工作环境，规范员工的行为，营造良好的工作氛围，特制定本管理手册。

1.2集团总部办公区由集团行政办公室统一管理。

二、办公纪律管理

2.1办公日常管理

2.1.1办公区行为规范

（1）应严格遵守《员工手册》关于员工标准、员工守则、员工管理条例的各项规定。

（2）应遵守工作制度。

上班作息时间内要坚守工作岗位，不得迟到、早退，不得溜岗、串岗、擅离职守，违者按公司相关制度处罚。

（3）在公共区域不得闲坐聊天，不得坐在工作台、各类箱柜和办公桌上，违者每次扣罚绩效5分。

（4）保持办公场所整洁，不得在办公区域乱扔废纸、污物，办公场所内墙面、门面、桌柜面不得随意张贴；个人办公区域和桌面不得摆放与办公无关的物品；桌椅、桌面文件资料、物品要摆放整齐；要符合公司规定的6S管理标准；违者每次扣罚绩效5分，情节严重者每次扣罚绩效可达10-20分。

（5）严禁上班时间在办公区打瞌睡，违者每次扣罚绩效5分。

（6）不得在办公区吵架斗殴，违者每次扣罚绩效5分，情节严重者每次扣罚绩效可达10-20分，直至开除。

（7）不得在上班时间玩网络或手机游戏。

违者每次扣罚绩效5分。

（8）不得随意翻阅他人文件、资料，未经允许不得私自开启他人办公设备，一经发现或举报核实，每次扣罚绩效5分，造成他人财物损失的应照价赔偿。

（9）办公区严禁任何形式的娱乐游戏和赌博，违者每次扣罚绩效10分，情节严重者开除处理。

（10）办公区人员应收藏好文件、资料，整理好办公桌椅及其他物品，下班离开时应检查灯光、电脑等设备是否关闭或上锁。

违者每次扣罚绩效5分。

（11）最后一个离开办公区的人员或值班人员要检查电脑（包括显示器）、复印机及相关物品的电源是否关好，并注意关灯、锁门。

2.1.2办公区礼仪

（1）员工在办公区内与上级、来宾、同事相遇，要主动点头微笑、致意或礼貌问好；如遇领导应加以职称，如“董事长好、×总好”；如遇来宾参观访问时，应称“先生好”、“女士好”，并停留、侧立、礼让先行，微笑点头致意。

如正在工作状态，起立、点头致意后应立即投入工作，不得观望、议论或拍照。

（2）对前来办事、联系业务、来访的客人，不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”，要认真倾听，热心引导，快速衔接；在与内部人员确认后，要为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址，或引导到要去的部门。

2.1.3办公区着装

1）办公区内员工个人仪表应整洁、衣着正规。

禁止穿背心、T恤衫或拖鞋等不得体衣饰上班，违者每次扣罚绩效5分。

2）男性员工的一般着装要求：

夏天穿衬衣、西裤；穿衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣。

3）女性员工的一般着装要求：

不得穿低胸衫、透明衣衫或其它有碍观瞻的奇装异服。

4）员工有外出活动或重要业务洽谈时应着西装。

5）员工上班应注意将头发梳理整齐，男职员发不过耳，并一般不准留胡须；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。

2.2固定资产管理

2.2.1固定资产（除IT设备外）由行政办公室负责管理，IT设备由信息技术科负责管理。

各管理部门要根据业务需求提出固定资产购置、租入、报废、毁损等申请。

要建立管理台帐，详细记载资产名称、规格、型号、外形尺寸、价值、产地、编码、使用年限、购入日期、存放地点、使用部门和使用责任人等信息，并在实物表面标示编码牌。

应定期或不定期会同财务中心进行资产盘点。

2.2.2使用部门根据谁使用谁负责的原则，办理领用手续，归口到人管理，对本部门所使用的固定资产的完好性、安全性负责。

2.2.3固定资产增置

（1）固定资产的增置权集中在营运管理中心。

使用部门应向上级主管和行政办公室（或信息技术科）提出购买申请，经集团董事长审批后由行政办公室（或信息技术科）负责询价采购。

（2）行政办公室（或信息技术科）、财务中心和使用部门应每半年对帐一次，使帐实保持一致。

行政办公室（或信息技术科）牵头，每季度对办公区固定资产进行一次全面清查盘点，查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。

2.2.4减损处理。

固定资产报废时，由使用部门提出申请，经行政办公室（或信息技术科）核实、报集团董事长批准后，各部门同时销帐。

对非正常损失减少的固定资产要查明原因，追究责任。

若固定资产发生人为严重损坏、遗失或盘亏，应查明原因并视情况追究相关责任人或责任部门的责任。

2.3办公用品管理

2.3.1办公用品由行政办公室统一管理，各业务部门不得另行安排办公用品的配置和发放。

2.3.2公司办公用品分为消耗品和耐用品两类。

行政办公室设专人分别负责采购、保管、发放。

2.3.3办公用品申领

（1）由各部门根据实际需要填写《办公用品申领单》，将所需增配办公用品的数量、用途填写入表，经本部门负责人签字交行政办公室专人对申领表内容进行核查，不合规定或超出标准的予以驳回，经行政办公室审核后，根据发放情况及时汇总统计库存进行采购。

（2）行政办公室建立办公用品采购、库存、发放管理台帐。

采购入库时填写《办公用品入库单》，由专人逐件验收，对规格质量不符合要求的商品要及时通知经办人退换。

已验收合格的进仓物品，如规格、数量与发票一致的在送货单上签收，凭证报销；行政办公室设专人发放办公用品；建立员工领用台帐。

（3）办公用品保管员应对进仓物品进行登记，分类放置，完备物品进出仓账册登记，定期清查实物、核对账册；同时做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，确保安全。

（4）对非第一次申领的耐用办公品，实行以旧换新，包括圆珠笔、签字笔、订书机、计算器、笔筒、尺子、剪、刀、胶纸座、起钉器、文件架等。

2.4名片管理

2.4.1公司新入职的经理级以上员工、其他需要印制名片的员工、需要更改名片内容的员工、需要增补印制的员工应填写《名片印制申请表》，由部门主管签批确认，集团办公室负责在5日内印制完毕。

2.4.2名片印制者的职务须与实际工作相符。

因工作需要经主管领导签批确认后，可以使用比实际高的职务头衔印制名片，但不享受其实际职务和薪资待遇。

2.4.3公务、客户名片须在公司内共享使用，不得占为己有。

2.5公司报刊、邮件收发管理

2.5.1办公区公私报刊、外来邮件、外发公文由前台负责收发。

2.5.2外发函件要求：

（1）各部门因公需外发函件，经办人员应于每天下午17：

00点前将函件送到前台，分别填写速递、平信外发登记表。

（2）每天下午17：

30点前，前台文员应将当日外发函件清点交邮差寄发，最晚不得累积至次日9：

00。

2.5.3外来邮件管理：

（1）外来邮件一律经公司前台签收分发。

（2）凡挂号、包裹、网购快递、货运单等由前台文员通知收件人到前台当面签收。

不论公私邮件前台应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置积压。

2.5.4报刊收发。

前台文员每天对送来的报刊、杂志应对照清单分类清点，及时挂取更新报夹及杂志栏。

2.6办公设备使用

2.6.1行政办公室负责公司办公设备管理，其他人员不得擅自拆装和维护。

2.6.2不得随意开启他人电脑设备及查阅相关资料，如有特殊情况，须征得对方本人和其部门负责人的同意后方可使用。

违者每次扣罚绩效5分。

2.6.3办公桌椅实行个人负责维护保管制，按谁使用、谁负责的原则，如人为损伤或划痕，资产使用人承担相关维修费用。

2.6.4部分暂无人使用的办公桌椅日常维护及保管由所属区域部门负责，如有损坏，将由该部门第一负责人承担相关责任。

所属区域的确认由行政办公室按就近原则决定。

2.6.5严禁擅自挪用或更换个人办公设备（含电脑、桌椅、活动柜、电脑主机架等），违者每次扣罚绩效5分。

2.7计算机网络管理

2.7.1计算机配置标准

（1）公司所有的计算机可分为两类：

办公用台式计算机与办公用笔记本计算机，配置标准如下：

类型

品牌型号

CPU

内存

硬盘

显示器

台式计算机

组装机

INTEL3.0、I3\I5

2G、4G、12G

1TB

飞利蒲19、23

笔记本式电脑

东芝、联想

I5、I7

4G、8G、12G

1TB、2TB

14’

（2）如无特殊需要，计算机均不配置刻录机和音箱；如有需要，请提交集团董事长批准。

（3）计算机的主要配置将随着市场新产品的推广而相应提高。

2.7.2上网管理

（1）为满足集团管理和上市公司信息管控要求，公司逐步实施INTERNET访问痕迹管理。

（2）禁止在上班时间内访问游戏、娱乐、黄色、反动、毒品类网站，禁止个人上班炒股，禁止从事与工作无关的事项。

2.7.3OA系统管理

（1）公司OA系统由营运管理中心信息技术科管理和维护，并提供技术支持服务。

（2）不得用于广告、游戏等与工作无关的信息内容的传输，不得利用OA系统收发私人信件。

（3）员工应尽可能减少在OA服务器上占用的空间，将个人文件定期下载到计算机中的个人文件夹内。

公司OA系统中的公共文件夹是为了共享工作中的相关电子消息，公司员工不得用来存储大量数据；不得滥用公共文件夹，违者将取消相关使用权限。

（4）当组织架构调整、部门职能调整、岗位调整、人员异动、权限调整发生后的1个工作日内，OA管理员应报经部门负责人审批后，将OA相应调整和更改完成。

（5）新进员工入职当日，OA管理员应报经部门负责人审批后建立其OA使用权。

（6）离职员工或请假超过15个工作日的员工离开岗位的当日，OA管理员应报经部门负责人审批后取消其OA使用权；请假员工复岗后的当日，恢复其原有OA使用权。

（7）员工未经特别授权，不得向董事长发电子邮件。

2.7.4公司官方网站管理

（1）公司官方网站由管理中心信息管理科负责维护和管理，并提供技术支持服务。

（2）公司官方网站建设方案和页面调整方案应报经集团董事长同意后实施。

（3）公司官方网站首页内容、公司概况、新闻、企业文化、产品服务项目、合作方链接、招聘等内容，应在董事长审批签字后发布。

2.7.5机房管理

（1）机房包括计算机控制机房、电话控制室和其他多媒体控制室，由信息管理科负责管理。

（2）机房内各类设施摆放整齐、无灰、无尘，符合消防管理标准。

（3）机房钥匙由网络管理员持有，并由行政办公室备份、登记。

2.8办公电话的使用管理

2.8.1信息管理科负责办公电话及相关设备的管理，行政办公室负责设备和耗材使用登记和电话费核算。

2.8.2公司办公电话实行费用归口和内部收费管理，费用由使用部门承担，结算由财务中心按月通过内部银行或内部货币划转。

每月由信息管理科列出每部电话的长途电话费用明细，由部门负责人签字确认，扣除个人因私电话后的电话费用由部门承担。

2.8.3办公电话仅限于集团内部工作沟通、业务工作联系和沟通，因私电话费用由个人承担。

办公电话开通长途权限，由管理中心总监审批。

在技术条件许可的情况下，每部电话的使用人都应按要求设定长途电话使用密码。

2.8.4公司员工在使用电话时必须在本人或本部门所指定的电话机上拔打，严禁盗打其他部门的电话；一经发现或核实，除由个人承担通话电话费用外，每次扣罚绩效5分。

2.8.5员工接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，与之最近的职员应主动接听，重要电话应作好接听记录。

2.8.6在使用电话时，通话人员需力求言简意赅，尽量缩短通话时间，严禁长时间占用公司电话用于处理私人事务。

2.8.7公司鼓励员工工作联络通讯，在可行的情况下，使用电子邮件等方式。

2.8.8员工不经同意即私打国内长途电话，或以公事为由骗打国内长途电话的、私打香港或澳门的、私打国外长途电话的，除全额承担话费外，违者每次扣罚绩效5分。

2.8.9员工拨打国际长途，需提前在前台登记，拨打完毕后，需补登通话时长，不登记者，按2.8.8规定给予处罚。

2.8.10员工未经特别授权，不得直接给董事长打电话。

2.9办公室钥匙管理

2.9.1行政办公室负责办公室钥匙的管理。

公司所有钥匙应有不少于一把备用。

2.9.2钥匙按办公楼层分区定位编号，造册登记；各办公室、设施房及文件柜的钥匙应清楚标明，并整齐有序的放置在钥匙专柜中，钥匙专柜由专人统一管理。

2.9.3在正常情况下，备用钥匙不予借用。

如特殊情况下，应填写《借用钥匙登记表》，经部门负责人同意、集团办公室负责人批准，方可借用。

2.9.4钥匙丢失或损坏时，当事人应填写《钥匙丢失/损坏申请表》，并应承担增配钥匙的费用。

2.10公司访客及来宾参观接待管理

2.10.1访客接待

（1）办公室是公司访客管理的主导部门，统筹协调安排各个责任部门的准备工作。

应合理利用公司资源，加强接待所用物资的科学分配及规范管理，有效控制接待费用支出。

（2）前台文员为具体接待提供登记、楼层引领服务，接待部门为具体接待提供写字楼门禁办理、茶水、送客等服务。

重要访客由集团总裁办公室和接待部门共同协助。

（3）接待来访董事长的重要客人由行政办公室预制《VIP访客证》，不需在写字楼前台办理出入证，但需由接待部门人员到写字楼一层引领上楼，由贵宾门进出。

访问结束后，接待人员应陪送到写字楼一层或停车位，收回访客证。

（4）访客和面试人员原则上安排在楼层大门进出。

（5）未经许可，接待人员不得引领外来人员参观办公区。

（6）对拜访公司高层的客人，可由前台引领至高层的独立办公室，无特殊情况，任何人不得将来访客人带入公共办公室内，违者每次扣罚绩效5分。

（7）访客离开公司后，由前台或办公室或访客接待人员及时通知保洁员做好会客室清洁工作。

2.10.2访客接待时间要求及服务提供

（1）一般来访：

接待时限30分钟，提供一次性水杯、桶装水。

（2）业务签约：

接待时限60分钟，提供支装水。

（3）业务洽谈：

接待时限90分钟，提供一次性水杯、桶装水。

（4）VIP接待：

接待时限60-120分钟，提供茶点或咖啡或水果。

如使用多功能室接待，按接待申请审批标准提供茶点、咖啡、水果服务。

（5）董事长办公室接待：

接待不限时，提供支装水或茶点。

2.11前台值班管理

2.11.1迎客接待

（1）客人走近时，应立即起身，面带微笑，身体微向前倾，点头示意，主动问候“您好！

”、“您好，请问您找哪位？

”、“请问您有预约吗？

”“您好，您是×先生吗？

请稍等”。

（2）如客人进入时接待人员正在接电话，则应尽快结束电话交谈，如有重要电话，微笑向客人示意，用手势安排稍等。

（3）明确受访对象，并确认预约之后，请来访者稍等，立即为其联系；若要找的受访者正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者稍作休息；若等待时间过长，要主动关照来访者并向其说明，不可置之不理。

（4）若受访者没有亲自接待，但同意来访者进入，前台应指引受访者所处位置，或者带来访者进入会客室。

（5）受访高层人员的办公室门无论是否开着，都需先敲门，获得许可后方可请来访者进入，为来访者备水后，前台尽快返回岗位。

（6）若来访者明确受访对象，但没有预约，前台要先询问，告诉相关同事或领导助理/秘书，×××单位的×××来访，不知道是否方便接待。

2.11.2送客接待

（1）客人离开时，应站立，面带微笑，身体微向前倾，点头示意。

（2）一般用语：

“再见”、“请慢走”。

2.11.3电话规范

（1）在电话铃响三声之内，应拿起听筒接电话。

（2）接电话的规范用语为：

“您好，××”。

（3）若转接人不在公司，应说“您好，××已外出，方便的话请留下您的联系方式，我会尽快帮您通知”；如对方不需要转达，前台人员应记下来电显示的电话，作好电话记录，以便转达。

2.11.4日常工作要求

（1）前台应熟悉公司所有同事（包括新进同事）的电话号码，办公位置；

（2）保持前台工作区清洁、整齐，维持前台区域秩序；

（3）礼貌谢绝不必要的推销。

2.12员工工作证管理

2.12.1员工工作证由行政办公室印制和管理。

2.12.2工作证如有遗失或损坏，应通知行政办公室补发，每枚扣缴工本费50元；员工离职时工作证应缴回，如有遗失须扣款50元。

2.13办公室布置管理

2.13.1公司办公楼层布置由行政办公室管理。

2.13.2办公楼层实行分区管理。

总监级以上人员以办公楼内环一侧的独立办公间为主，采用“办公室+编号”标注；卡座区划分A、B、C、D、E、F、G、H八个区，采用“区位+编号”标注。

2.13.3办公楼层分区后，可实行定位配置、配置标准化管理。

即分区固定、位置固定、配置固定、人可流动。

分区、位置、配置需进行调整的，应由集团行政办公室审批。

2.13.4公司总监级别及以上人员可设立独立办公桌，副总裁及以上人员可设立单独办公间。

2.13.5办公楼分区后，所属部门座位应采用同一方向，后排为部门负责人，前排为一般职员。

2.13.6办公区采用的钉挂衔牌方式如下：

（1）部门及独立设置之小型办公室衔牌，钉挂于入口处适当位置。

（2）卡座位的衔牌挂于玻璃屏风适当位置。

（3）独立办公桌的衔牌放置在桌面适当位置。

可采用三角棱形标示牌。

（4）员工座位衔牌内容包括部门名称、姓名等信息，制作衔牌时姓名信息为可更换式。

2.13.7办公桌（台）面管理标准

（1）员工应保持个人办公桌（台）面的整齐、统一。

办公台面严禁摆放与工作无关的用（饰）品。

（2）办公桌面（台面、座位区）可放置的个人物品包括：

饮水杯，手机；一株小型盆栽（高度不超过40CM，盆平均直径不大于20CM，盆栽植物冠径不大于40CM，限绿色）；一盒抽纸或卷筒纸；椅垫（长宽不超过40CM）；备换上衣（在更衣间无法放置的情况下，可由外挂座椅靠背）；一双备换皮鞋（或旅游鞋）（放置在座位下适当位置）；收置好的雨具（不允许在办公区晾晒）。

（3）不允许放置的个人物品应放置在个人办公区的抽柜中，但不得影响工作物品和资料的收纳空间。

特殊情况下携带的大宗个人物品也可申请放置在办公楼层的更衣间或允许放置的公共区域。

（4）橱顶上及柜台原则上不得堆置文件。

（5）卡座位玻璃屏风不得粘贴任何物品。

（6）员工座位物品要有序放置，原则上的摆放规范暂以下例图示为参考，行政办公室根据现有座位家具情况分类下发规范图示：

2.13.8办公柜按公司指定统一方向摆放。

2.13.9未经许可，严禁在办公区或办公室墙上装贴挂画、日历或其他饰品。

公司内部通讯录严禁以任何方式张贴。

2.13.10下班后，应将工作椅面推进办公桌面下。

2.13.11以上各条如有违反，违者每项每次扣罚绩效5分。

三会议室管理

3.1会议室名称及功能配置

3.1.1办公区设会议室4个，洽谈室4个，前台等待区2个，贵宾接待室1个，由总裁办公室负责管理。

3.2会议室的使用划分与预订

3.2.1会议室的使用划分

（1）A区贵宾会议室：

主要用于集团董事长、总裁主持的各类工作会议，控股公司董事会，与外部单位共同召开的重要会议。

（2）B区/D区中会议室：

主要用于公司会议接待；对外商务洽谈接待会议；公司月度总结会议、部门经理会议等。

（3）F区圆桌会议室：

主要用于公司董事会，远程电话经营会议机构工作会议等。

（4）A区贵宾接待室：

主要用于集团董事长VIP接待。

（5）洽谈室：

主要用于商务洽