销售及收款内部控制制度.docx
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销售及收款内部控制制度
销售及收款内部控制制度
第一节总则
一、定义与范围
销售是关于公司出售产品并获得经济利益流入的过程。
本制度所指销售包括如下部分：
1、销售计划的制订
2、销售定价
3、信用额度的控制
4、销售谈判、合同订立、发货及发票开立
5、销售收款
6、应收账款的管理与坏账准备的计提
二、控制目标
∙规范销售行为；
∙防范销售过程中的差错和舞弊；
∙降低销售费用，提高销售效率。
三、主要控制节点
∙董事会审议批准有关下一年度的《销售定价、折扣政策、付款政策》。
第二节组织机构及岗位职责
一、部门及部门职责
Ø董事会
审批《销售定价、折扣政策、付款政策》等
Ø市场营销部
进行销售预测，并拟定下年度的销售计划；
制订《销售定价、折扣政策、付款政策》等。
Ø财务部：
进行财务分析，审核销售定价方案；
审核相关票据的真实性、合法性；
核算销售收入、销售成本及应收账款等。
物流部：
发出经检验合格的产成品，开具或获取相关单据；
向财务部报送销售环节的有关单据及报告等。
Ø仓储部门：
根据《发货通知单》组织备货、准备发货等。
Ø销售部：
负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款等。
二、岗位职责
总经理：
审核《销售定价、折扣政策、付款政策》，提交董事会审批；
审批《销售计划》；
审批100万元以上《销售合同》等。
财务总监：
审核《销售定价、折扣政策、付款政策》及《销售计划》。
主管副总：
审核《销售定价、折扣政策、付款政策》及《销售计划》；
审批100万以下《销售合同》等。
财务部长：
审核《销售定价、折扣政策、付款政策》等。
主管会计：
审核销售业务相关凭证；
每月编制银行存款余额调节表等。
成本会计：
核算产成品入库、出库、结存，制作相关报表；
核算生产成本和单位成本，制作相关报表等。
销售会计：
核算销售收入、销售费用和应收账款等。
Ø出纳：
负责办理销售业务的收款业务，及时登记现金和银行存款日记账等。
仓库管理组：
负责产成品出库，开具《成品出库单》并进行相关的记录；
向生产部核算办公室报送有关产成品出库的单据及报告等。
Ø销售部长/市场营销部长：
审核下年度《销售计划》、《销售定价、折扣政策、付款政策》及《销售合同》等。
Ø市场分析员：
根据市场行情初步进行销售预测，起草下年度《销售计划》等。
Ø销售部结算员：
审核《销售合同》，开具《发货通知单》
收集、整理销售环节相关单据；
向财务部报送销售环节的单据及报告等。
Ø销售经理（销售员）：
洽谈销售业务、签订《销售合同》等具体销售业务等。
第三节业务授权
销售与收款业务授权，是指公司内部各级管理人员在其职权范围内，根据既定的权限及有关职责执行销售与收款的各项业务。
销售及收款业务主要授权见下表。
项目
发起部门
审核部门
批准部门
/岗位
/岗位
/岗位
制订《销售计划》，完成销售预测
市场营销部
市场分析员
市场营销部部长、销售部长/财务总监/主管副总/总经理
总经理
完成《销售定价、折扣政策、付款政策》
市场营销部
市场分析员
财务部长/主管副总/财务总监/总经理
董事会
订立《销售合同》
销售部
销售人员
销售结算员
部门负责人
100万元以下由主管副总批准，100万元以上由总经理批准
第四节销售业务流程
一、销售计划（预测）的制订
步骤
涉及部门及岗位
岗位岗
步骤说明
1、制定下年度《销售计划》
市场营销部市场分析员
根据各产品品种历年销售量、市场占有份额以及相应产品的主要材料供应商、购买者、产业本身、替代品与产业潜在进入者等方面进行预测，同时结合自身优势与劣势拟定下年度《销售计划》，提交市场营销部部部长、销售部部长，并报财务部部长，并根据反馈的修改意见随时进行修改。
2、审核下年度《销售计划》
市场营销部长/销售部长/财务部部长
审核《销售计划》，提出修改意见。
由市场营销部部长将《销售计划》提交财务总监。
3、审核下年度《销售计划》
财务总监
审核《销售计划》，提出修改意见将《销售计划》，提交总经理。
4、批准下年度《销售计划》
总经理
审议批准《销售计划》。
5、存档
市场营销部/销售部
将经总经理审批的《销售计划》存档。
二、销售定价流程
步骤
涉及部门及岗位
岗位岗
步骤说明
1、制定《销售定价、折扣政策、付款政策》
市场营销部
市场分析员
根据各产品品种历年销售价格、市场价格、生产成本资料等起草下一年度《销售定价、折扣政策、付款政策》，列举多套可能方案并进行对比分析，提交财务部长，并根据反馈的修改意见随时进行修改。
2、审核、修改《销售定价、折扣政策、付款政策》
财务部部长
主管副总
财务总监
审核《销售定价、折扣政策、付款政策》，提出修改意见将《销售定价方案》提交总经理。
3、审核
总经理
审核《销售定价、折扣政策、付款政策》，并将它提交董事会。
4、审议批准
董事会
审议批准《销售定价、折扣政策、付款政策》。
5、存档
财务部
销售部
将经董事会审批的《销售定价、折扣政策、付款政策》存档。
三、信用额度控制流程
步骤
完成时间
涉及部门及岗位
岗位岗
步骤说明
1、填写《信用账户申请表》
新客户代码建立且经过三个月交易且交易金额达到20万元测试之后
市场营销部征信人员
根据客户提供的基本资料填写《信用账户申请表》。
2、发送《应收账款余额表》、《应收账款账龄分析表》
每月中上旬
财务部销售会计
将《应收账款余额表》、《应收账款账龄分析表》通过邮件形式发送给销售部长及市场营销部长。
3、关注客户信用额度的使用情况
每月中旬
市场营销部征信人员
审阅本月的销售计划,关注客户信用额度的使用情况。
4、填写《超额度交易申请表》
客户要求超额度交易时
销售经理（销售员）
在发货前填写《超额度交易申请表》，并递交单位营销总经理、财务部长审批。
5、编制《信用使用情况汇总》
每年财务结账后
市场营销部征信人员
编制《信用使用情况汇总》并提交公司营销副总经理及财务总监审阅。
6、填写《信用客户年度评估报告》
每年末
市场营销部征信人员
提出本年度授予每个长期客户的信用额度建议，填写《信用客户年度评估报告》并送交公司财务总监审批。
7、更新《客户档案文件》
信用额度变更之后
市场营销部征信人员
更新《客户档案文件》
四、销售谈判、合同订立、发货及发票开立流程
步骤
涉及部门及岗位
步骤说明
1、洽谈销售业务
销售部/销售经理（销售员）
就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。
对重要销售事项进行谈判时必须有须两人以上人员在场，对谈判中涉及的重要事项，必须作书面记录，同时填写销售合同草本交销售结算员。
2、审核
销售结算员
主要审核销售价格，信用政策、发货及收款方式等项目是否违反公司规定，审核后提交销售部长。
3、审核
销售部长
对销售合同草本进行初审后，若金额在100万元以下提交主管副总审批，若金额在100万元以下提交总经理审批。
4、审批
主管副总
总经理
按分级授权审批合同草本。
5、签订《销售合同》
销售经理（销售员）
根据审批后的销售合同草本同客户订立《销售合同》交销售结算员。
6、填制通知单
销售结算员
填制《发货通知单》和《销售发票通知单》分别交物流部及销售部长。
7、组织发货
物流部发运部门、仓储部门
发运部门审核《发货通知单》后，通知仓储部门发货；仓储部门依《发货通知单》内容备货、发货；发运部门发运前据《发货通知单》进行验货，并要求承运人开具运输票据及在《发货通知单》上签字，并将《发货通知单》和相关运输发票等单据交销售结算员；仓储部门填写一式二联的《成品出库单》，据此填写《发出商品汇总表》，同时在已发货的《发货通知单》上作记录存档，并将《成品出库单》的一联交销售结算员。
步骤
涉及部门及岗位
步骤说明
8、整理匹配单据
销售结算员
审核并将《发货通知单》和《成品出库单》及对应的《销售合同》相匹配，并据此登记《销售台账》，同时复印《销售合同》，并将匹配好的《销售合同》复印件、《发货通知单》和《成品出库单》交会计部销售会计。
9、审核《销售发票通知单》
销售部长
审核《销售发票通知单》，并审查客户的信用情况后签字，若销售金额在100万元以下的，提交主管副总审批，若销售金额在100万以上的，提交总经理审批。
10、审批《销售发票通知单》
主管副总
/总经理
审核《销售发票通知单》，充分审查客户的信用情况及《销售计划》后签字批准后，其中一联交财务部票务专员开票，另一联返销售部结算员。
11、开具发票
财务部票务专员
据《销售发票通知单》等资料开具发票，并将发票的记账联交销售会计入账。
12、编制会计分录
销售会计
将发票及对应的《销售合同》复印件、《发货通知单》和《成品出库单》审核并编制会计分录。
五、销售收款作业程序
步骤
完成时间
涉及部门及岗位
岗位岗
步骤说明
1、制订《月收款计划》
每月底
财务部长、总经理
在与各销售部长共同商议的基础上制订《月收款计划》。
2、核对
每月中旬
销售部长
核对所有客户当月15号前所属一个期间的发货金额、发货日期、欠款额和信用期限。
3、登记银行收款明细记录
收到各项目的银行进账单、支票回单的当日
出纳
登记其银行收款明细记录。
4、更新记录
收到银行进账单、支票回单、承兑汇票的当日
出纳
更新《银行收款明细记录》和《月收款计划》。
5、审签
每月底
财务部长
审阅《银行收款明细记录》连同《月收款计划》并签字，以获悉每月的实际收款情况。
六、应收账款的管理财及坏账准备的计提作业流程
步骤
完成时间
涉及部门及岗位
步骤说明
1、检查分录和会计信息
每月上旬
总账会计
确认所有上月会计分录和会计信息均已在财务系统内过账。
2、打印《应收账款账龄分析表》与《应收账款余额表》
每月中上旬
销售会计
从财务软件系统中生成并打印出《应收账款账龄分析表》与《应收账款余额表》。
3编制《坏账准备计算表》
每月上旬
销售会计
编制《坏账准备计算表》底稿，计算是否需补提或冲减坏账准备。
4、补提或冲回坏账准备
每月上旬
总账会计
在系统生成会计分录，补提或冲回坏账准备。
5、提交表格
每月上中旬
销售会计
将《坏账准备计算表》连同《应收账款账龄分析表》一起送交财务部长签署意见。
6、汇总一年以上的应收账款
每月上旬
销售会计
审阅《应收账款账龄分析表》，汇总一年以上的应收账款并提交销售部长确认可收回性。
7、发函对账
每月上旬
销售会计
对《应收账款余额表》中金额在1万元以上的应收账款余额对应的客户进行发函对账,填写《对账单》。
8、编制表格
每月上旬
销售会计
编制《对账单控制表》,以跟踪监控《对账单》的回收、反馈和核对情况
9、发函或者传真
每月上旬
销售会计
分发给销售各部发函或者传真给客户财务部门,电话确认对方财务部门已收到《对账单》。
10、加盖财务章
每月上旬
财务部长
核对审阅《对账单》并加盖财务章。
11、存档保管
收到客户确认的《对账单》后2个工作日内
销售会计
金额无差异，则按编号存档保管；若金额存在差异，则查明差异原因，并追溯到原始单据。
12、编制《差异调节表》
收到客户确认的《对账单》且查明差异原因后
销售会计
编制《差异调节表》,并交财务部长审阅,由财务部长判断是否需要作会计调整。
13、检查分录和会计信息
每月上旬
总账会计
确认所有上月会计分录和会计信息均已在财务系统内过账。
相关单据及报告：
三、《信用账户申请表》、《应收账款余额表》、《应收账款账龄分析表》、《超额度交易申请表》、《信用使用情况汇总》、《信用客户年度评估报告》、《客户档案文件》
四、《成品出库单》、《发货通知单》、《销售台账》、《发货商品汇总表》、《销售发票通知单》、《销售合同》
五、《月收款计划》、《银行收款明细记录》
六、《应收账款账龄分析表》、《应收账款余额表》、《坏账准备计算表》、《对账单》、《对账单控制表》、《差异调节表》
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