商务文书写作.ppt

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第九章第九章商务文书写作商务文书写作第一节第一节商务文书写作概述商务文书写作概述第二节第二节商务文书写作步骤商务文书写作步骤第三节第三节商务文书写作技巧商务文书写作技巧第四节第四节商务文书的规范写作商务文书的规范写作第五节第五节常用公文示范常用公文示范第六节第六节合同的合同的22个书写原则个书写原则第一节第一节商务文书写作概述商务文书写作概述按形式来划分按形式来划分按内容用途来划分按内容用途来划分一、商务文书的分类一、商务文书的分类固固定定格格式式非非固固定定格格式式通通用用商商务务文文书书礼礼仪仪性性商商务务文文书书二、商务文书写作的作用二、商务文书写作的作用福布斯福布斯杂志的创始人杂志的创始人马尔克姆马尔克姆福布斯福布斯一封好的商务信函，一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富帮助你摆脱困境，或者为你带来财富三、学习商务文书写作的关键三、学习商务文书写作的关键写作步骤写作步骤写作技巧写作技巧写作的注意事项写作的注意事项四、商务文书写作的特点与要素四、商务文书写作的特点与要素1.商务文书写作的特点商务文书写作的特点简明；准确简明；准确朴实；庄重朴实；庄重规范规范2.商务文书写作的要素商务文书写作的要素主旨；材料主旨；材料结构；语言结构；语言第二节第二节商务文书写作步骤商务文书写作步骤1.1.主动目标与被动目标主动目标与被动目标2.2.将被动目标转化为主动目标将被动目标转化为主动目标步骤一：

制定正确的行动目标步骤一：

制定正确的行动目标1.1.正式程度的判断依据：

正式指数正式程度的判断依据：

正式指数2.2.正式程度的表现正式程度的表现步骤二：

决定文章的正式程度步骤二：

决定文章的正式程度商务文书商务文书的撰写者本身的撰写者本身是否很了解目是否很了解目标读者；标读者；目标读者目标读者的地位比商务的地位比商务文书的撰写者文书的撰写者低吗；低吗；商务文书商务文书的内容是好消的内容是好消息吗。

息吗。

形式形式称谓称谓语气语气特别了解读者特别了解读者不了解不了解（10-110-1）下级：

平级：

上级（下级：

平级：

上级（10-110-1）好消息：

坏消息（好消息：

坏消息（10-110-1）分析以下分析以下围绕主主题撰写的商撰写的商务文文书的正式指数的正式指数1、某公司总经理要组织各部门秘书共进午餐，要求其秘书代表自己给他们发送通知邮件。

2、某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室吃中餐的决定，于是决定给行政部经理写一封投诉信。

1.1.把握总体风格的依据：

游说矩阵把握总体风格的依据：

游说矩阵2.2.总体风格的设定总体风格的设定步骤三：

设定文章的总体风格步骤三：

设定文章的总体风格简单型简单型说服型说服型解决问题型解决问题型艰难型艰难型游说矩阵游说矩阵案例案例请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的行动目标、正式指数以及总体风格：

行动目标、正式指数以及总体风格：

某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算，而这个秘书通过了解得知，算机的预算，而这个秘书通过了解得知，由于计算机的更新速度非常快，所以租赁由于计算机的更新速度非常快，所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低。

该计算机比购买新机所付出的费用更低。

该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报。

行汇报。

1.1.连贯式连贯式2.2.并列式并列式3.3.分析问题式分析问题式4.4.问答式问答式5.5.行动结果式行动结果式步步骤骤四四：

选选择择文文章章的的层层次次结结构构夏天草坪长得非常快，一个星期不剪就会很难看，夏日剪草是非常痛苦的一件事，我们公司生产的XYZ型号家庭剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动变的轻松。

经过计算，我们公司的剪草机比较同类型机器，可以节省30%的时间以及20%的能源。

选择我们的产品将是你明智的选择。

提纲法提纲法辐射法辐射法步步骤骤五五：

列列出出文文章章的的大大纲纲步步骤骤六六：

撰撰写写初初稿稿第三节第三节商务文书写作技巧商务文书写作技巧

（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力

（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力情感指数情感指数用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值（即情感指数为正），说明文书是以读者为中（即情感指数为正），说明文书是以读者为中心的；如果结果是负值（即情感指数为负），心的；如果结果是负值（即情感指数为负），则难以获得目标读者的良好感受。

则难以获得目标读者的良好感受。

案例：

案例：

情感指数的计算与调整情感指数的计算与调整以以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在66月份对月份对外开放，欢迎光临外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读这样一句话为例，其中提到目标读者的地方最多只有者的地方最多只有11处（即处（即“欢迎光临欢迎光临”中对目标读者中对目标读者的暗指），而提到撰写者自身的地方却有的暗指），而提到撰写者自身的地方却有22处；所以，处；所以，这句话的情感指数为这句话的情感指数为“22”。

由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就不是很舒服了。

为了提高其带给目标读者的亲和力，可不是很舒服了。

为了提高其带给目标读者的亲和力，可以将其改为：

以将其改为：

“从从66月份开始，您可以用新图书馆来完月份开始，您可以用新图书馆来完善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。

做了如此的。

做了如此的修改之后，情感指数变为了修改之后，情感指数变为了22（读者处为（读者处为33，撰写者处，撰写者处为为11），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。

），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。

3.增加情感指数的方法增加情感指数的方法增加第二人称代词增加第二人称代词增加第三人称的专有名词增加第三人称的专有名词增加读者的姓名增加读者的姓名增加对读者的暗指增加对读者的暗指练习练习1请计算以下范例中所表现出来的情感指数：

请计算以下范例中所表现出来的情感指数：

各位支持我的读者：

各位支持我的读者：

你们好你们好!

感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的也还不够成熟也还不够成熟,，但是还是要谢谢你们的支持，是，但是还是要谢谢你们的支持，是你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。

这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。

请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。

下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。

你们是最棒的读者。

耐心等待吧，一切都会继续你们是最棒的读者。

耐心等待吧，一切都会继续下去的！

下去的！

练习练习2以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由于在这次会议中该经理面对客户于在这次会议中该经理面对客户AA公司所提出的诸公司所提出的诸多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中的语气显得相当的严厉。

出于对小王进行适当指导的语气显得相当的严厉。

出于对小王进行适当指导的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。

的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。

“我们必须马上处理这件事情，在这次的会议我们必须马上处理这件事情，在这次的会议上我因为没有了解到上我因为没有了解到AA公司的最新信息而感到尴尬公司的最新信息而感到尴尬不堪。

对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应不堪。

对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从客户那里知道最新一切的消息，客户那里知道最新一切的消息，”。

（二）努力做到

（二）努力做到“读者为尊读者为尊”张良的推荐信张良的推荐信以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐信的部分内容：

信的部分内容：

“我非常高兴推荐张良加入对方的战我非常高兴推荐张良加入对方的战略团队，其财务技能可以帮助团队计算投略团队，其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上的个性也会使团队中的每个人都笑口常开。

的个性也会使团队中的每个人都笑口常开。

”如果按照如果按照“最先提及读者而非自己最先提及读者而非自己”的原的原则，这个内容应该如何修改？

则，这个内容应该如何修改？

（三）进行有效的反馈（三）进行有效的反馈1.1.正面反馈正面反馈2.2.修正性反馈修正性反馈3.3.负面反馈和没有反馈负面反馈和没有反馈（四）增加商务文书的紧迫性（四）增加商务文书的紧迫性时间的规范性时间的规范性时间的精确性时间的精确性时间的通用性时间的通用性（五）增加可信度（五）增加可信度请对以下的内容进行修改以增加其可信度：

请对以下的内容进行修改以增加其可信度：

“每个员工的绩效考评将根据每个人的全每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用几个标准来进面成长来计算，公司将会用几个标准来进行综合评分，希望每个员工重视个人的全行综合评分，希望每个员工重视个人的全面发展面发展”（六）做到行文简洁（六）做到行文简洁1.1.采用电报文体采用电报文体2.2.另加附件另加附件3.3.词句力求简单精炼词句力求简单精炼4.4.多用主动语式多用主动语式5.5.适当运用缩略语适当运用缩略语第四节第四节商务文书的规范写作商务文书的规范写作

（一）数字的使用规范

（一）数字的使用规范在以下列示的内容中，数字的使用都存在不规范在以下列示的内容中，数字的使用都存在不规范的问题：

的问题：

11、“对于项目管理人才的需求每年都在增加对于项目管理人才的需求每年都在增加”22、“您的账款已经过期了您的账款已经过期了”33、“本月氯化钾产量为本月氯化钾产量为300300吨，增加了吨，增加了8%8%”44、“本公司大专文化程度的员工由过去的本公司大专文化程度的员工由过去的54%54%上上升到升到78%78%，大本文化程度的员工由过去的，大本文化程度的员工由过去的29%29%上上升到升到53%53%”

（一）数字的使用规范

（一）数字的使用规范1.1.真实准确真实准确2.2.各个分数之和与总数相等各个分数之和与总数相等3.3.统计口径一致统计口径一致4.4.列举数字有可比性列举数字有可比性5.5.注意倍数关系注意倍数关系6.6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合

（二）部分结构层次叙述的规范性

（二）部分结构层次叙述的规范性（三）计量单位的使用规范（三）计量单位的使用规范正确使用正确使用错误使用错误使用长度单位长度单位公里、千米、米、公里、千米、米、分米、厘米分米、厘米公分、尺公分、尺功率单位功率单位千瓦、瓦千瓦、瓦马力马力质量重量质量重量单位单位千克、公斤、吨、千克、公斤、吨、克、毫克克、毫克斤、两斤、两热能单位热能单位焦耳焦耳千卡千卡体积单位体积单位升、毫升升、毫升公升、立升公升、立升土地面积土地面积单位单位公顷、平方米公顷、平方米亩、平方丈亩、平方丈（四）综合校对的注意事项（四）综合校对的注意事项1.1.做旁观者做旁观者2.2.