宅基地档案核对整理项目需求.docx
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宅基地档案核对整理项目需求
宅基地档案核对整理项目需求
1、项目概述
（1）项目背景
目前，中心保管了约三十万份宅基地实体档案及后期产生的相关资料，宅基地档案的纸质和电子资料之间缺少联系，信息分散，信息化程度较低。
同时，联合政务系统的开发公司已不存在，无法对功能单一的系统进行升级改造，该系统已无法满足我中心对宅基地档案管理的需求，对宅基地档案的管理和利用造成了极大的不便。
2017年，中心已完成了部分宅基地档案整理核对工作。
一是，通过档案整理服务，核对了其中22万份宅基地档案的实体档案和实体档案目录表信息。
二是，根据历史移交目录表，形成了移交目录表的电子表格，但未与历史移交目录表进行关联。
（2）项目内容
本项目包含宅基地档案核对整理和宅基地档案管理两部分，先通过宅基地档案核对整理服务，以宅基地证号划分档案，按照统一的标准整合每一份档案的纸质和电子资料，经审核通过后形成系统、规范的宅基地电子档案数据库。
然后利用形成的宅基地档案电子数据库，实现对宅基地档案的无纸化利用和管理。
序号
目的
项目内容
简述
1
整理
宅基地档案
整理核对
1.按照核对标准，人工比对宅基地档案信息；
2.利用信息技术，提高档案整理和审核效率，同时对所有操作进行留痕处理，防范廉政风险。
2
管理
宅基地档案管理
实现无纸化查册、调档
（3）项目周期
计划事项及工作内容
计划完成时间
1.收集项目需求
2018年2月底前完成
2.事前呈批
2018年3月底前完成
3.招投标、签订合同
2018年4月底前完成
4.项目实施
2018年11月底前完成
4.1 开发宅基地档案整理入库系统
2018年6月中前完成
4.2 宅基地档案核对整理入库
2018年11月底前完成
4.3 开发宅基地档案管理系统
2018年11月底前完成
2、宅基地档案整理核对服务
因本项目计划于今年内完成，工作量大，时间紧张，为提高档案整理效率，结合宅基地档案资料的特点，利用信息技术预处理宅基地档案资料和无纸化比对宅基地档案材料。
（1）宅基地档案整理核对服务内容
1.宅基地档案资料预处理
1.1.纸质版档案资料电子化
因宅基地档案（实体档案）历史移交目录表、审批更正案件档案、审批补录案件档案、司法协助文件目前只有纸质版的材料，为无纸化比对宅基地档案材料，需要先经过电子化形成扫描件。
1.2.筛选联合政务系统中有注记的档案数据
联合政务系统上约有30万条宅基地信息，将符合以下其中一个条件的宅基地信息筛选出来，形成联合政务系统注记数据：
①“身份证号”栏中有内容的；
②“注记”栏中有内容的；
③“注销注记”栏中有内容的。
1.3.导入宅基地档案电子材料形成原始数据库
将下列宅基地档案电子资料入库，形成原始数据库。
序号
名称
格式
1
宅基地档案（实体档案）目录表
Excel表格
2
宅基地档案（实体档案）扫描件
图片
3
宅基地档案（实体档案）移交目录表
Excel表格
4
宅基地档案（实体档案）历史移交目录表扫描件
图片/PDF
5
联合政务系统注记数据
数据库
6
纪检存疑案件表
Excel表格
7
镇街复函存疑案件表
Excel表格
8
镇街复函函件扫描件
图片/PDF
9
审批更正/补录案件表
Excel表格
10
审批更正案件扫描件
图片/PDF
11
审批补录案件扫描件
图片/PDF
12
法院来函表
Eccel表格
13
司法协助文件扫描件
图片/PDF
1.4.档案数据匹配关联
根据《宅基地档案目录表》，匹配关联原始数据库中的档案材料，每份宅基地档案关联后形成《档案数据表》。
《档案数据表》包含以下数据：
1宅基地档案目录表信息
2宅基地档案扫描件
3宅基地档案（实体档案）移交目录表关联结果
若有结果，包含移交目录表信息和历史移交目录表扫描件
4联合政务注记数据关联结果
若有结果，包含注记内容及证号、权利人姓名、土地坐落等信息。
5纪检存疑案件表关联结果
若有结果，包含纪检存疑案件表信息
6镇街复函存疑案件表关联结果
若有结果，包含镇街复函存疑案件表信息和复函扫描件
7审批更正/补录案件表关联结果
若有结果，包含审批更正/补录案件表信息和档案扫描件
8法院来函表关联结果
若有结果，包含法院来函表信息和函件扫描件
1.5.将档案情况表存入关联结果库
按照“4.档案数据匹配关联”，对每一宗宅基地档案进行处理后，将一份档案在不同档案材料中的情况汇总形成《档案情况表》，将所有进行过关联的档案一并存入关联结果库，待人工进行整理、核对。
2.人工核对宅基地档案信息
按照宅基地档案核对标准，对289,870宗宅基地档案的实体资料与电子数据进行整理和核对后入库。
工作人员基于《宅基地档案扫描件》和《实体档案目录表》，人工核对《档案情况表》上的信息是否真的为该档案的信息，并将核对且通过的档案入库。
（2）宅基地档案核对服务要求
1.人员要求
须有25名以上工作人员同时驻场进行宅基地档案核对工作
2.时间要求
于2018年11月底前完成宅基地档案核对工作
3.无纸化核对档案材料
工作人员使用计算机开展宅基地档案无纸化整理核对工作，并详细记录宅基地档案的整理核对过程。
3.1.派案及入库
宅基地档案分类后，按照特定顺序，逐份派发给初审人员，并做好“已派案”标记，避免重复工作。
经档案整理服务，人工比对审核后，可按照比对标准完成整理的案件归入“成果库”；整理过程中遇到无法通过比对标准进行判断的案件归入“特殊处理库”。
3.2.操作监控
凡审核人员对数据有修改、增加、删除等操作，计算机都要识别操作并保存操作记录。
3.3.档案审核
设置审核流程，对有特殊情况的案件需要进行二审或三审，并记录每一审核环节的审核意见。
3.4.数据统计
①统计各档案材料各条数据的入库情况
在审核人员完成整理和比对，确认档案入库后，需记录该档案中有哪些原始档案数据随档案入库。
随档案入库的，标记为“已入库”；未能关联到档案或最终与档案不一致未入库的，标记为“未入库”。
②统计各数据库的档案宗数以及各类别的档案宗数；
③统计审核人员的工作量。
3.5.角色与管理
在宅基地档案核对整理过程中，不同的角色有特定的核对整理权限。
3、宅基地档案管理
完成宅基地档案的整理核对工作后，利用形成的宅基地档案电子数据库，实现对宅基地档案的无纸化管理，提高宅基地实体档案管理和数据查询、利用的效率。
（1）需求模块
宅基地档案管理由六个需求模块构成，分别是信息管理模块、信息利用模块、实体管理模块、审核模块和数据统计、用户管理模块和端口对接模块。
（2）信息管理模块
在宅基地档案整理和审核服务完成后，宅基地电子档案已被标记为不同种类的案件，不同的档案有对应的对外利用条件。
例如，标记为“纪检存疑”或“违规案件”的档案不能对外利用，也不能通过普通查询来查看。
（3）信息利用模块
信息利用模块有三个功能，分别是查询功能、对外利用功能和添加注记功能。
对外利用功能和添加注记功能建立在查询功能的基础上，先通过多种方式查询所需的宅基地信息，然后根据业务需要对档案信息进行对外利用或添加注记。
1.查询功能
查询对象分为档案信息和实体档案扫描件两种，查询功能只用于查询信息，不包括对信息的利用。
根据用户角色，分配不同的查询权限。
例如，窗口工作人员只能查看宅基地证号、使用人姓名、坐落和用地面积。
部门负责人和中心领导可查看完整的宅基地信息和扫描件。
1.1.查询方式
（1）按姓名查询
输入使用人姓名后，查询该使用人对应的宅基地档案信息。
（2）按地址查询
输入宅基地的地址后，选择通过精确查询或模糊查询该地址对应的宅基地档案信息。
（3）按证号查询
输入宅基地证号后，查询该证号对应的宅基地档案信息。
（4）按注记查询
输入注记内容后，查询含有该注记的宅基地档案信息。
（5）按案号查询
输入业务案号后，查询该案号对应的业务详情，包含业务类型、受理时间、经办人和申请资料等。
1.2.查询结果
（1）档案信息
1基本产权情况
2转移情况
3使用人情况
4附注情况
5群众来信（公检法）
直接显示司法机关相关文件的扫描件。
6历史情况
7历史移交目录
若宅基地档案有历史移交目录，则显示历史移交目录扫描件。
（2）档案扫描件
显示对应的宅基地实体档案扫描件。
2.对外利用功能
信息利用功能建立在查询功能上，根据业务需要对宅基地档案数据和扫描件进行利用。
目前中心对档案利用的业务主要有三个：
查册、调档和补缺。
2.1.查册
第一步：
查册业务需要立案，录入申请人的身份信息和查册内容等信息，并根据需要扫描申请材料后提交系统生成业务案号；
第二步：
打印《宅基地档案查询摘抄记录》。
2.2.调档
第一步：
参照国有档案查询，记录申请人身份信息、申请调档的材料清单等信息后，生成业务案号；
第二步：
打印《调档材料清单》和申请人申请的实体档案扫描件。
2.3.其他证明
管理员上传证明模板，根据需要打印相关证明给申请人。
2.4.添加注记
当宅基地权利情况发生改变时，依申请更新档案的相关信息，通过添加注记的方式实现对宅基地档案信息的更新。
（4）实体管理模块
实体管理模块用于管理和添加实体档案扫描件。
（5）审核模块
1.业务审核
若宅基地档案存在对外限制利用或需打印附注详细内容等情况，依申请人申请后，窗口生成业务案号，经过审核人审核后可对外利用。
2.档案扫描件添加审核
对宅基地档案有修改、添加信息或扫描件的，需经审批后才能正式录入数据库。
例如，有新的法院查封、解封来函，对宅基地进行注记后，需要在宅基地档案中添加法院文件扫描件。
（6）数据统计和用户管理模块
1.业务数据统计
提取宅基地档案管理系统的业务数据进行统计，如统计某一时段内的业务种类、业务量、受理量、审核量等，并生成相关报表。
2.业务日志
业务日志包括所有工作人员对宅基地档案的操作记录和使用情况。
3.用户管理
根据不同岗位，分配相应查询、审核等权限。
（7）端口对接模块
涉及其他单位或部门需要对宅基地档案填加信息的，开放特定的查询和录入端口，其他单位录入的数据经中心审核通过后方可添加至档案。
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