计量技术机构档案标识管理.docx

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计量技术机构档案标识管理

计量技术机构建标授权

文件档案及标识管理

第一部分档案管理

一、人员档案（一人一档）

存入信息：

（复印件）

履历表、身份证、学历证书、资格证书、聘任书、任命书、检定员证、结业证、内审员证、考评员证等、人员劳动合同及五经等。

二、人员培训计划

存入信息：

1、机构人员一览表;

2、年度培训计划（内培和外培，年初制定）;

3、实施记录（内培外培效果评价、外培资料归档等记录）;

4、内培签到表及学习记录;

5、外培学习申请、审批记录;

6、各类考试、考核记录。

三、文件控制

存入信息：

1、受控文件一览表（法律法规、体系文件、标准规范）

2、领用发放、作废、收回、销毁等记录；

3、体系文件审批、修改、评价等记录；

四、记录控制

此档案存入所有质量记录和技术记录的空白表格。

五、标准设备（一台∕项一档）

存入信息：

1、设备及软件制造商的使用说明书；

2、设备接收、验收、启用日期记录；

3、设备使用、维护、修理记录；

4、连续有效的检定∕校准证书；

5、设备更换、停用的审批、备案记录；

6、有效期内计量标准、社会公用标证书：

7、项目检定员证二人复印件：

8、量值溯源传递框图：

9、检定规程、规范:

10、技术报告、履历书：

11、重复性记录、稳定性记录;

12、设备运行记录;

13、作业指导书：

14、申请书、考核申请书;

六、环境设施

存入信息:

1、机构合理布局框图（要求与检验无关或对检验有影响的设施应撤离或隔离、标识）；

2、检定环境条件监测试、控制记录（规程有要求的）；

3、实验室管理制度；

七、服务采购

存入信息：

1、仪器设备一览表；

2、消耗材料一览表；

3、设备采购申请审批、实施、验收、领用记录；

4、服务、供应商有关资质、联系方式、评价记录等。

八、量值溯源

存入信息：

1、量值溯源一览表（包括:

省检、市检、自校）；

一览表信息应有：

设备名称、编号、型号、测量范围、准确度等级、检定周期、检定单位、本次检定日期、检定证书号；

2、年度量值溯源计划（年初制定）；

3、实施计划及实施记录。

九、样品合同

存入信息：

1、样品使用一览表；

2、样品抽样记录；

3、样品发收登记单；

4、样品委托书；

5、样品流转记录；

6、合同协议及评价记录：

十、顾客满意投诉

存入信息：

1、顾客申投诉登记表；

1、申投诉处理结果记录；

2、工作服务质量反馈记录。

十一、纠正预防措施

存入信息：

1、质量监督年度计划；

2、质量监督实施记录；

3、不合格工作纠正措施要求记录；

4、不合格工作纠正措施实施记录；

5、不合格工作预防措施要求记录；

6、不合格工作预防措施实施记录；

7、监督员日常监督记录。

十二、质量改进

存入信息：

1、期间核查、实验室比对年度计划；

2、核查、验证比对实施记录;

3、核查、验证比对结果评价;

4、不合格质量控制结果的纠正预防措施记录。

十三、内部审核

存入信息：

1、内审年度计划；

2、内审实施计划；

3、会议签到表；

4、内审检查表；

5、不合格工作及纠正验证报告；

6、相关验证证明材料；

7、内审报告；

十四、管理评审

存入信息：

1、管理评审年度计划；

2、管理评审实施计划；

3、管理评审通知单；

4、相关评审信息资料；

5、会议签到表；

6、评审会议评审记录；

7、管理评审报告。

十五、计量授权

存入信息：

1、有效期内授权证书及附件；

2、上次考核整改意见及整改报告；

3、有效期内建标授权申请书一套；

4、与授权有关的其他资料；

5、计量授权管理办法；

6、相关考核评审表。

十六、样本备案

存入信息：

1、原始记录、检定证书、检定结果通知书、合格证、仪器收发通知单；

2、所有在用标识样本；

3、受控、作废、授权、检定、行政章、封铅、封印等。

十七、附件材料（复印件）

存入信息：

1、独立法人证明或法人委托书：

2、机构设立的批文，；

2、工作场所的所有权、使用权的证明文件；

3、仪器设备的所有权、使用权的证明文件；

4、组织机构代码证；

5、最高管理者、技术、质量负责人、部门负责人、监督员任命书；

6、授权签字人、签字范围及代理人一览表；

7、检定项目一览表；

8、采用规程一览表；

9、仪器设备一览表；

10、持证人员一览表；

11、授权签字及签字范围一览表。

十八、变更备案

存入信息：

1、相关变更申请表；

2、相关变更审批备案表等；

3、标准变更评价记录。

十九、省市文件

二十、县、公司文件

二十一、质量手册

二十二、程序文件

二十三、作业指导书

二十四、检验标准

二十五、系统内文件

二十六、系统外文件

第二部分标识印章管理

一、实验室常用标识种类

1、设备管理标识；

2、设备状态标识；

3、样品状态标识；

4、样品区域标识；

5、区域特定标识（如适用）；

二、标识样本参考

1、设备管理标识（白底黑字）：

设备管理卡

设备名称

购置日期

生产厂家

启用日期

型号规格

存放地点

出厂编号

操作人员

管理编号

管理部门

2、设备状态标志

a、合格标识（绿底黑字）

状态合格标识

设备编号

检定日期

有效日期

检定单位

确认人员

确认日期

b、准用标识（黄底黑字）

状态准用标识

设备编号

限制范围

限制日期

确认人员

确认日期

C、停用标识（红底黑字）

状态准用标识

设备编号

停用原因

停用日期

确认人员

确认日期

3、样品状态标识（白底黑字）：

样品状态标识

样品编号

送检单位

送检日期

样品状态

待检□已检□备样□留样□

检验部门

4、样品区域标识（白底黑字）：

a、待检区；

b、已检区；

c、报废区；

d、留样区；

e、警示区；

三、印章参考样本

1、受控章

机构名称

受控

日期：

年月日编号：

代号+序号

2、作废章

机构名称

作废

日期：

年月日

建议：

1、每年年初把必需的八个年度计划统一制定：

设备物品采购、量值溯源、人员培训、内部审核、管理评审、监督检查、期间核查、比对验证，然后按月实施。

2、每个检验项目建立一本副档案，方便检验员使用，存入信息：

作业指导书，检验标准，设备使用记录，环境温控记录，检验用原始记录等，对记录按规定收集归档。

说明：

1、每个档案盒内应放有目录表、资料领用、发放、归档记录表；

2、要指定一名档案管理人员，负责资料的领用、发放、归档记录；

3、此资料仅供参考，实验室可根据本机构的实际情况做调整。

2011年.8月修改