工程类供应商管理流程.docx
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工程类供应商管理流程
工程类供应商管理流程
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1目的
规范工程类供应商管理，提高采购效率与质量，发展与供应商的战略合作关系，为集团发展提供支持。
2适用范围
适用于集团及集团下属子公司（以下简称一线公司）工程类供应商管理，其他供应商管理可参考本管理流程。
3定义与分类
3.1工程类供应商包括：
工程施工类（含属营销展示、样板房装修工程）、材料/设备采购类、工程服务类（指造价咨询、工程监理、检验检测、技术评估等）供应商，以下简称“供应商”。
3.2供应商分类包括：
战略供应商、优秀供应商、合格供应商、待审供应商、不合格供应商、黑名单供应商。
分别定义如下：
3.2.1战略供应商：
在优秀供应商中，已与集团签订战略合作协议，且在协议有效期内的供应商。
3.2.2优秀供应商：
在合格供应商中，五年内有两个及以上合作项目，五年内累计履约评估合格率为100%且履约评估结果为优秀的比例≥60%的供应商。
3.2.3合格供应商（符合以下任意一项条件）：
Ø近两年内，经考察评价合格，但未合作的供应商；
Ø近两年内有合作，且两年内累计履约评估合格率为100%的供应商；但履约评估得分为优秀的比例<60%。
Ø超过2年未合作的“优秀”、“战略”供应商，降级为“合格”供应商。
3.2.4待审供应商（符合以下任意一项条件）：
Ø初始登记未经审批的供应商；
Ø超过2年未合作的“合格”供应商，降级为待审供应商。
3.2.5不合格供应商（符合以下任意一项条件）：
Ø考察评价为不合格，
Ø近两年履约评估合格率<100%的供应商。
3.2.6黑名单供应商：
在投标或合同履行过程中有欺诈、贿赂、串标等违法行为的；或定标后谈条件致使合同无法正常签约，在营销展示、业主交楼、产权办理等重大环节，严重不配合，给我方造成较大损失或恶劣影响的；或因质量问题被政府或行业机构通报或媒体曝光的供应商。
或因其他原因经相关部门一致认定划入黑名单的供应商。
3.3本制度中成本、工程、设计管理部等未特别约定的，均指一线公司的职能部门
4职责
4.1集团招标领导小组
4.1.1指导供应商等级认定。
4.1.2审议集中战略采购、集团管控项目入围单位确定。
4.1.3审议供应商管理类特殊事项。
4.2集团成本管理部
4.2.1参加集团重点管控招标项目及造价咨询类入围单位考察，牵头组织集团设计、经营部参与一线公司总包考察。
4.2.2负责战略及集中采购供应商的基础信息收集、录入、考察评价、档案管理，组织战略及集中采购供应商考察。
4.2.3牵头组织供应商的集团履约评估，制定分级评定标准。
4.2.4汇总一线公司及集团供应商履约评价结果，初步核定供应商等级，并按《知名地产公司国际集团经营管理关键事项权责手册》报批后，更新供应商综合等级。
4.2.5负责集团的履约评估档案管理。
4.2.6组织建立、更新《供应商信息库》，负责检查和日常维护。
4.2.7组织集团层面供应商相关评级会议。
4.3集团经营管理部
4.3.1参加集团重点管控招标项目入围单位考察。
4.3.2参加战略及集中采购供应商考察。
4.3.3审核一线公司上报的供应商考察评价结果，参与供应商等级初步核定。
4.3.4配合组织并参与供应商的集团履约评估，提供供应商评估、分级标准制定的技术支持。
4.3.5配合建立、核对、更新和维护《供应商信息库》。
4.3.6参与供应商相关评级会议。
4.4集团设计管理部
4.4.1参与涉及与品质效果有关的材料采购、营销展示、室内外精装修、景观工程的入围单位考察、履约评估。
4.4.2牵头组织集团成本、经营部参与一线公司涉及品质效果项，如精装修总包、门窗、景观、客户敏感点材料类单位考察。
4.4.3参与供应商相关评级会议。
4.5一线公司成本管理部
4.5.1组织造价咨询服务供应商的信息收集、考察评价、履约评估，录入、更新供应商信息库中造价咨询服务类信息。
4.5.2参与供应商考察评价、履约评估。
4.5.3参与供应商相关评级会议。
4.6一线公司工程管理部
4.6.1主责编制年度供应商引进计划。
4.6.2收集供应商信息，组织除战略（集中）采购供应商、造价咨询服务外，其他供应商资格预审、考察，登记预审、考察结果，报入库审批。
4.6.3负责从《供应商信息库》中选择项目适合的供应商，按【知名地产公司国际集团经营管理关键事项权责手册】及集团招标管理文件报审批。
4.6.4组织供应商的一线公司履约评估，汇总一线公司评估结果，报集团成本管理部，在成本管理信息系统正式应用后，直接登记或上载系统（或评审人员按系统设置完成相关操作）。
4.6.5负责一线公司的供应商档案管理；录入并更新除战略合作供应商外，其他供应商的基础信息到《供应商信息库》，发起供应商入库及定级流程。
4.6.6组织一线公司供应商相关评级会议。
5关键活动描述
5.1年度供应商引入及考核
一线公司工程口负责人牵头，工程管理部主责每年初制定年度供应商引进计划，以满足本工程招标需要，报集团经营管理部及成本管理部审核后执行；年度供应商引进计划的完成情况纳入集团对一线公司的考核指标。
5.2供应商信息收集
5.2.1一线公司工程管理部通过各种渠道，例如：
网上搜索、内部公告、内部相关部门或人员推荐、供应商自荐、同行推荐等方式收集供应商信息。
5.2.2供应商的基础信息收集，包括但不限于：
Ø供应商基本情况、特性描述、业务状况、经营业绩、提供的产品或服务、工程营业额、财务状况、资信情况；
Ø供应商能提供的服务或产品概要；
Ø供应商资质满足项目需求（含政府要求），证照齐全、重合同、守信用，信誉良好、管理规范；
Ø技术力量和资金实力雄厚，在本行业中有一定的知名度；近三年无重大质量事故，无重大安全事故；近三年与公司无诉讼；
Ø供应商与公司合作情况、与其他供应商合作情况；
Ø供应商的类别、等级及等级调整记录；
Ø其他补充信息。
5.2.3供应商基础资料收集内容及标准：
见附件《供应商调查表》、《资格预审需提供资料清单》、《景观单位资格预审需提供资料清单》中的详细要求。
5.3供应商资格预审
5.3.1一线公司工程管理部组织成本、设计、项目部等对供应商基础信息进行资格预审。
5.3.2资格预审的内容，详见后附表《资格预审表》。
一线公司可依据具体情况细化此表。
须对入围单位拟派现场负责人所负责工程案例的真实性及该工程的质量、管理情况进行核实。
5.3.3一线公司工程管理部须逐一核实重要证明文件的原件，若为复印件须加盖供应商公章。
重要证明文件包括但不限于：
序号
资格预审的证明文件
供应商类别
1
资质证书（其中工程类还需提供安全生产许可证，材料设备类需提供生产许可证）
各类
2
营业执照
各类
3
产品合格证
材料设备类
4
产品专利证书
材料设备类
5
近五年合作的代表项目合同主要部分
各类
6
拟派项目经理、现场负责人所负责类似工程案例
各类
7
经审计的财务报表
各类
8
其它证明文件
各类
注：
上表第7条，由财务部人员协助复核；若无经审计的财务报表，由财务部人员征询其财务状况。
相关部门有义务协助复核其他证明文件。
5.3.4资格预审得分≥75分，方可成为待考察供应商，进入实地考察评价环节。
5.4供应商考察
5.4.1考察时间：
原则按年度供应商引进计划组织考察；当年度供应商引进计划不能满足需要，需提前制定新的引进计划，报集团经营管理部和集团成本管理部审核后，组织考察。
5.4.2考察对象：
通过资格初审后的各类新引入供应商，和已进入《工程类供应商信息库》但两年内未与我司合作的合格供应商。
5.4.3考察组织：
集团成本部组织战略（集中）采购供应商考察；一线公司成本部组织对造价咨询服务供应商考察；一线公司工程管理部组织除战略（集中）采购、造价咨询服务以外其他供应商考察，编制考察工作计划，并按计划实施供应商考察评价。
5.4.4考察小组人员组成：
Ø集团重点管控招标项目中，由一线公司组织，原则上由一线公司总经理带队，邀请集团、一线公司相关部门参加考察。
Ø战略及集中采购、集团造价咨询服务项目，由集团成本管理部组织，原则上由集团成本部总经理带队，邀请集团、一线公司相关部门参加考察。
Ø一线公司造价咨询服务项目，由一线公司组织，集团委派成本负责人带队，邀请集团、一线公司相关部门参加考察。
Ø其他招标采购项目，由一线公司组织，原则上由项目（总）经理及以上领导带队，工程、成本、设计、财务人员参加。
5.4.5考察内容包括但不限于：
Ø现场复核营业执照和资质证书、财务审计报告、安全生产许可证（施工企业需复核）原件，考察项目是否与拟招标项目特征基本吻合，考察项目的施工合同（确认项目经理是否是投标单位拟派项目经理），机械设备、劳务人员来源、技术力量、类似工程的业绩、拟派项目班子成员的能力，所考察项目的管理和配合协作情况、其他业主评价等方面。
Ø现场考察工程施工质量、安全生产文明施工状况（需附图片说明），考察其合同要求的工期计划误差等。
对勘察、施工、监理单位考察，应对拟派项目经理或总监直接管理的项目，选择一个在建和一个已完工程项目（要求与拟招标项目特征基本吻合），进行考察。
Ø具体考察内容及标准详见附件《考察评审表》、《景观施工企业项目考察评定表》，参与考察人员评分并签字确认。
Ø一线公司可根据具体情况细化以上表单，对子项进行赋值，进行评审打分。
5.4.6考察评价结果认定及供应商入库：
Ø经现场考察后，组织考察部门组织参与考察人员填写考察评审表，得分≥80分，评审结论为合格；得分＜80分，评审结论为不合格。
同一个部门参与评审打分人员不得超过总评审人数的50%。
Ø考察组织部门负责录入评价为合格的供应商资料到《供应商信息库》，供应商资料包括营业执照、资质证书、供应商调查表、资格预审表、考察报告（含考察评审表）、公司公章印鉴扫描件等，并发起入库审批流程。
5.5采购过程管理
5.5.1入围单位的确定：
Ø入围单位原则上从《供应商信息库》中选择。
各公司在选择入围单位时，优先从本公司《供应商信息库》中选择。
使用集团《供应商信息库》中其他公司供应商时，如果供应商拟派项目管理班子与原引入公司一致，可以不经考察直接使用；如果项目管理班子不一致，须对拟派项目管理班子在建、已建项目考察合格后，按【知名地产公司国际集团经营管理关键事项权责手册】审批确定入围单位。
Ø若上述方式不能满足本项目需要，须报集团工程招标领导小组会议审议同意后，确定入围单位；但相关部门必须在一周内将新引入的单位登录入库。
5.5.2采购过程管理，详见【工程招标管理流程】。
5.6供应商履约评估
5.6.1履约评估时机：
Ø竣工履约评估：
单项合同结算完成或工程竣工后三个月内（其中精装修总包、入户门、木门、橱柜工程可在交付六个月内），相关部门组织完成履约评估工作。
Ø依据项目需要，一线公司可以组织进行其他过程评估。
5.6.2履约评估对象：
参与项目的工程类供应商。
Ø履约评估的组织：
履约评估包括一线公司评估、集团评估两部分。
成本委派负责人主责，成本部组织完成一线公司造价咨询服务类履约评估工作。
一线公司工程分管领导主责，工程管理部具体组织成本、设计、项目、物业客服等部门对其他工程类供应商进行一线公司评估（履约评估表单见附件）。
集团成本管理部会同集团经营管理部、集团设计管理部等部门进行集团评估。
集团成本管理部负责人主责，集团成本管理部组织完成集团造价咨询服务类履约评估工作。
5.6.3履约评估人员组成
Ø一线公司评估参与评审人员：
公司领导：
总经理、以下部门分管领导。
项目管理部：
经办工程师、专业负责人、项目负责人。
工程管理部：
专业负责人、工程管理部经理。
成本管理部：
项目成本工程师、成本管理部经理。
设计管理部：
专业负责人、设计管理部经理。
物业客户服务中心：
各项目返修负责人。
Ø集团评估参与评审人员：
集团成本管理部：
专业负责人、集团成本管理部负责人。
集团经营管理部：
专业负责人、集团经营管理部负责人。
集团设计管理部：
专业负责人、集团设计管理部负责人。
5.6.4履约评估评分：
按附件《供应商履约评估表》执行，其中：
Ø优秀：
95≤N
Ø合格：
80≤N＜95
Ø不合格：
0≤N＜80
注：
“N”为汇总后的履约评估得分值
5.6.5履约评估评分的权重：
Ø战略供应商评分：
一线公司:
集团=40:
60。
Ø集团管控项目供应商评分：
一线公司:
集团=50:
50。
Ø其他供应商评分：
一线公司:
集团=60:
40。
5.6.6履约评估报告：
若《供应商履约评估表》列项未能全面反映供应商的履约状况，可另行编制详细的履约评估报告。
其内容包括：
产品采购过程及优缺点；产品施工过程及优缺点；产品成本控制过程及优缺点；客户意见反馈及建议（精装修交楼工程需统计户精装修质量投诉数量）；本期项目措施和建议；其他认为有必要的内容。
5.6.7履约评估结果与供应商定级：
5.6.7.1一线公司履约评估结果经总经理签署后，工程部将评估结果上传成本管理信息系统（或按系统设置完成相关操作）。
集团成本管理部汇总一线与集团整体评估结果，上传成本管理信息系统（或按系统设置完成相关操作）。
5.6.7.2集团成本管理部汇总履约评估得分，完成供应商的履约初评（或按系统设置完成相关操作）。
5.6.7.3集团成本管理部依据评估初评得分，对供应商定级，规则如下：
Ø优秀供应商：
近两年有合作，五年内有两个及以上合作项目，五年内累计履约评估合格率为100%且履约评估结果为优秀的比例≥60%的供应商。
Ø合格供应商：
近两年有合作，履约评估得分为合格及以上比例为100%，但履约评估得分为优秀的比例<60%。
Ø待审供应商：
超过2年未合作的“合格”供应商，降级为待审供应商。
Ø不合格供应商：
近两年履约评估得分为合格及以上比例<100%。
Ø黑名单供应商：
在投标或合同履行过程中有欺诈、贿赂、串标等违法行为的；或定标后谈条件致使合同无法正常签约，或在营销展示、业主交楼、产权办理等重大环节，严重不配合，给我方造成较大损失或恶劣影响的；或因质量问题被政府或行业机构通报或媒体曝光的供应商。
或因其他原因经相关部门一致认定划入黑名单的供应商。
5.6.7.4集团成本管理部按【知名地产公司国际集团经营管理关键事项权责手册】报审批，审批完成后10个工作日内，更新供应商综合等级。
一线公司工程部负责完成其他资料的更新、上载。
（或按系统设置完成相关操作）
5.6.7.5供应商绩效改善：
履约评估组织部门根据需要将《供应商履约评估表》评定结果或履约评估报告告知供应商，对于有后续合作项目供应商，供应商提出改进计划，成本管理部与项目管理部监督执行情况。
5.6.7.6战略及集中采购供应商的履约评估：
战略及集中采购合作协议期满前3个月，集团成本管理部组织相关部门参照以上规定进行战略供应商履约评估；评估结果作为综合评级和是否续签战略、集中采购合作协议的重要依据。
5.7供应商降级管理：
5.7.1在以下情况下，对供应商实施降级处理：
Ø距最近一次履约评估时间＞2年未合作的“优秀”、“战略”供应商，降级为“合格”供应商。
Ø距最近一次履约评估时间＞2年未合作的“合格”供应商，降级为“待审”供应商。
5.7.2待审供应商须经重新审批合格后才能使用。
5.7.3被评定为“不合格”供应商在满2年后，重新考察评价合格后才能使用。
5.7.4黑名单供应商，永久不予合作。
5.8供应商激励方案
5.8.1优先选用：
Ø1年内被评为优秀供应商：
优先取得投标入围资格。
Ø3年内连续被评为优秀供应商的：
中标后可获得15%的工程预付款。
中标人需提供对等不低于该数额的预付款保函，预付款需在后期约定的预付款起扣点开始按约定规则扣回。
Ø5年内连续被评为优秀供应商的：
与集团签订战略合作协议后，可上升为战略供应商。
5.8.2优先中标：
Ø1年内被评为优秀供应商：
同等条件优先中标。
Ø3年内连续被评为优秀供应商的：
颁发优秀服务奖，奖金按合同额的5‰计算。
Ø5年内连续被评为优秀供应商的：
每年给予1-2项直接委托工程。
委托价格参照其最近中标价格水平，如果最近中标时间到直接委托期间，市场价格出现较大变化，可以依据市场价格的变动幅度进行合理的调整。
5.8.3质量奖金：
项目完工，达到市优\省优\国优，相应获得奖金：
合同金额的0.5%的奖金（同时不高于100万）\合同金额的1.5%的奖金（同时不高于500万）\经总裁办专题讨论，可特别奖励。
5.9档案管理
5.9.1归档资料目录：
序号
名称
备注
移交人
接收人
1
营业执照
2
资质证书
3
供应商调查表
4
资格预审表
5
考察评审表
6
考察报告
若有，则存档
7
公司公章印鉴扫描件
8
其他资格预审证明资料
9
履约评估表
10
履约评估报告
若有，则存档
11
重要资料
重大事件记录资料、双方重要往来文件、记录重要事件的会议纪要、相关单位的重要文件、政府部门出具的重要文件等
5.9.2工程管理部是一线公司供应商档案的收集、整理和归档部门，成本管理部是一线公司的造价咨询服务类供应商的收集、整理和归档部门，集团成本管理部是集团战略、集中采购、造价咨询供应商档案的管理部门。
5.9.3工程管理部应及时进行供应商档案的归档工作（包括及时上传到供应商信息库），原件移交档案管理部门。
归档顺序应按合同编号顺序进行，便于查询。
5.9.4集团成本管理部定期对供应商资料的上传工作进行检查。
6支持性文件
6.1《工程招标管理流程》
7相关附件
7.1《供应商调查表》：
7.2《资格预审需拟投标单位提供资料清单》：
7.3
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