OA系统在企业管理中的应用.docx
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OA系统在企业管理中的应用
OA系统在企业管理中的应用
摘要:
近几年，随着知识经济的到来和计算机技术、网络技术以及数据库技
术的不断发展，OA系统在企业中的应用也越来越广泛，不仅为企业节省了资源，
在很大程度上也为企业提高了工作效率。
在传统OA系统的基础上，OA系统的功
能逐渐强大，所受到的威胁也随之增多。
关键词:
OA系统企业管理发展威胁
Abstract:
Inrecentyears,alongwiththecomingofknowledgeeconomyandthedevelopmentofcomputertechnology、networktechnologyandalso
thedatabasetechnology,OAsystem’sapplicationinenterprisebecome
smoreandmorewidely.Itnotonlysavesresourcesforenterprise,toagreatextent,butalsoimprovestheworkefficiencyforenterprises.OnthebasisoftraditionalOAsystem,OAsystem’sfunctiongetsstrong
gradually,andthethreatalsoincreases.
KeyWords:
OAsystemEnterprisemanagementDevelopmentThreat
1OA系统简介
近年来，随着知识经济的到来和计算机技术、网络技术以及数据库技术的不断发展，OA系统在企业中的应用也越来越广泛，不仅为企业节省了资源，在很大程度上也为企业提高了工作效率。
同时，随着企业信息化由初步发展到现在的逐渐成熟,企业OA系统逐步将信息、物、人和知识等诸多企业资源集结在一起,成为一个适合底层员工办公、中层干部管理、高层领导决策的知识协同的平台。
1.1OA系统的概念
企业OA即企业办公自动化，是指企业采用Internet/intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学依据的信息系统。
对于企业员工来说，企业OA最终的作用是提高他们的办公效率和工作质量;对于企业领导来说，OA的最终作用是帮助他们提高辅助决策能力,更好地实现既定目标，从而为整个企业带来利益。
1.2企业建立OA系统的原则
每个系统在建设的过程中都是有章可依的，OA系统也有着它自己的建立原则。
（1）整体规划、分步实施
系统的建设都是循序渐进的，因此在建设之前，需要对系统有一个整体的规划，根据企业的实际情况制定相应的实施步骤，将企业与系统最好的结合，从而取得最好的应用效果。
（2）先进性、灵活性
企业总是不断发展的，在发展的过程中创造着利益，因此所建设的OA系统必须是先进性的，只有这样，才能更好的服务于企业。
也正因为企业是不断发展的，因此OA系统也必须得具备灵活性，随着企业的发展而发展，这样才不会在段时间内就被淘汰。
（3）适用性、实用性
一个系统建成后，不管它的功能有多么强大，但是如果不适用于企业，那么也是枉然的。
信息系统是整个企业信息化的产物，它不是企业内少数人的囊中之物，需要所有的人员共同使用，这样才能真正的实现资源共享，提高效率。
（4）界面友好、易于操作
企业中人员的信息素质参差不齐，为了使得OA系统能最大限度的适用于所有人员，OA系统的界面应是友好的、易于操作的。
一个企业在建设OA系统的过程中，充分考虑到了各方面的因素，那么最终的系统必然能发挥最大的效用。
2OA系统的发展现状及趋势
随着网络和信息技术的高速发展，全球信息化的趋势越来越明显，企业对信息的各种了解和利用正成为衡量该企业市场竞争力的重要因素之一，OA系统因其在企业中的突出作用而逐渐受到关注。
一些大型企业集团也正致力于实现高层次的网络办公自动化。
如此一来，不仅可以显著提高办公效率，还可以节省传统办公中的大量费用，以及某些不必要的人力资源。
OA系统己成为企业内部的管理运作核心，与企业发展息息相关。
2.1OA系统在我国的发展历程
OA系统起源于20世纪70年代,在我国，则主要是从80年代中期开始起步,发展速度较快,其发展过程分以下三个阶段:
（1）以数据处理为中心的传统办公系统
以数据处理为中心的传统办公系统，即是第一代办公系统，它的主要目标是实现个体工作自动化，以个人电脑和办公套件为主要特征，完成了办公信息载体从原始书写纸介质向电子打印文档的飞跃。
这一阶段的OA系统提高了用户的文件管理水平和资料整理水平，但也只是对公文的流转和档案的整理起到了较大的作用，对于办公过程中的沟通协作和角色的设计尚有缺陷，所以效果并不是特别理想。
（2）以工作流为中心的OA系统
以工作流为中心的OA系统也成为第二代办公系统，它的主要目标是实现工作流程自动化。
它弥补了第一代办公自动化系统的不足之处。
（3）以知识管理为核心的OA系统
以知识管理为核心的OA系统称为第三代OA系统。
知识管理是一种系统，它帮助企业发现和了解所需要的信息，并获取拥有特定知识的人才。
2.2OA系统的发展趋势
从OA系统的发展现状，我们不难看出，OA系统在企业的应用前景是广阔的，那么它的发展趋势又是怎么样的呢,
（1）协同OA:
协同OA可改善传统办公的分散办公，避免因信息或资源的闭塞而导致的等待和延迟，以此来提高工作效率。
远程办公:
计算机和移动通讯设备的发展为远程办公创造了条件。
远程办公可使企业不受时间和地域的限制，使出差在外的流动人员或不在办公室的领导和员工能够通过互联网登陆到企业本地的OA系统，进行各种事务处理。
（2）以知识管理为核心:
知识管理可帮助企业发现和了解所需要的信息，并获取拥有特定知识的人才。
（3）面向服务的体系结构:
它是一种用于构建分布式系统的方法，也是一个组件模型，它将应用程序的不同功能单元通过这些服务之间定义良好的接口和契约联系起来。
这使得构建在各种这样的系统中的服务以一种统一和通用的方式进行交互。
（4）个性化:
OA系统应该满足不同的用户提出的个性化要求。
（5）智能化:
OA系统在企业的日常事务处理中，须得帮助人们完成智能性劳动。
3OA系统的安全威胁及防范措施
众所周知，互联网的安全威胁是层出不穷的，OA系统既然是建立在Internet/Intranet技术的基础上，那么和互联网信息系统一样，一定存在着许多的安全漏洞。
3.1OA系统的安全威胁
（1）企业内部人员泄密
OA系统是企业所有员工所共有的，他们可以根据自己的职位、自己的工作要求来进行相应的操作，但另一方面，由于员工信息素质的差异，并不能保证每个员工都是规范操作，因此难免会有企业内部人员泄漏起哦也机密，导致OA系统受到安全威胁。
（2）企业外部人员入侵
网络技术和信息技术的发展都是双刃剑，既可以服务于企业，也可以给企业带来危害。
无意的黑客入侵和有意的机密窃取总是存在着的，即使随着技术的高度发展，安全防范措施越来越严格，入侵者的攻击技术也在不断提高。
（3）计算机网络在安全方面的漏洞
Internet使用的TCP/IP协议以及其他许多协议本身都包含许多不安全因素，存在许多漏洞。
黑客可采用使用远程访问对防火墙进行攻击。
3.2OA系统的安全防范措施
OA系统的安全影响着企业的发展，因此针对根据之前所述的安全威胁，提出一以下几点防范措施。
（1）在招聘员工的时候严格筛选，进入企业后，根据需要对员工进行分批份层次的培训，进一步提高他们的计算机水平和职业素质，警惕有意识的泄密，同时指定相关的奖惩条例。
（2）防止黑客和未授权用户通过网络入侵OA系统，窃取机密资料甚至破坏整个OA系统。
与此同时，也要防范病毒袭击OA系统。
主要是要注意文件在存储和传输过程中的安全性和机密性。
目前经常使用的是文件加密及数字签名技术。
（3）确保远程办公的安全，防止非法用户利用远程办公通道潜入OA系统，窃取机密资料。
随着信息技术的日益成熟，为了更充分的利用信息资源，越来越多的企业开始在外地设立办事处。
在提高工作效率、创造利益的同时，远程办公中的安全问题也逐渐凸显。
主要的安全防范措施包括租用专线、虚拟专用网技术、
利用SSL协议和数字证书建立安全Web办公站点。
4OA系统在企业管理中的作用
对于企业的高层领导来说，OA能够为他们提供决策参考和依据;对于中层管理者而言，它是信息管理系统;而对于普通员工，它又是事物/业务处理系统。
OA能够为企业内各种人员提供良好的办公手环境，使他们更为高效的工作。
实施OA系统可帮助企业实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理企业各种资产，避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。
具体来说，实施OA办公自动化系统作用为:
（1）OA系统可以提高个人办公效率
OA系统中的公文管理、日常办公、个人事务管理等功能能够帮助员工提高协作能力和办事效率。
传统办公中的手工作业不仅费时费力，而且还容易产生错误，但是通过电子化、网络化后，就能加快办公中信息传递的速度。
同时由于协同办公平台能够完整的保留办公流程中的过程记录和结果信息，从而有效避免了手工作业中经常出现的错误、纰漏等问题，大大的节省了检查错误和纠正错误的时间，使员工可以将更多的时间和精力投入到工作中，因而能够极大的提高个人的办公效率。
（2）OA系统可以实现企业群体的协同工作
通过OA系统，企业可以建立一个有效的信息发布和交流的平台，例如电子论坛和电子公告，使员工之间可以互相交流信息，了解各部门的工作进展情况，从而安排自己的工作进程，实现企业全体员工的协同工作。
（3）OA系统可以提高信息共享和资源利用水平
通过OA系统，企业可以将各种信息集中在一起，从而员工可以根据自己的需要了解信息。
当然，企业中的每个人也可以发布自己所掌握的重要信息，供更多的人参考。
总之，OA系统在一定程度上能够有效的提升企业信息共享和资源的利用水平。
（4）OA系统可以提高企业的科学决策能力
实施OA系统后，企业中的高层领导者可以查询业务过程中有关的各种数据，从而准确、高效的获取所需要的信息，并因此通过相关软件对数据进行统计和分析，最终为决策提供科学依据。
（5）OA系统为企业走向世界垫下基石
在OA系统中，企业的Intranet网络可以和Internet相联。
一方面，企业的员工可以在网络上查找相关信息，另一方面，也可以发布信息供别人浏览，例如企业的简介、业务范围、年营业额、市场信誉等等。
如果宣传成功，那么与世界就近了一步，市场也会更加广阔。
5企业OA系统关键功能的实现及优化
企业要实现OA系统的功能并对其进行优化，一般需要企业实现统一平台、部门分布式维护、灵活的用户分级授权，可自由定制的模式等几个方面。
企业要实现OA系统使用的更大的自由性、更好的安全性可以从一下几个方面着手。
企业OA系统关键功能的
实现及优化
加强办公自动建立健全的建立健全的建立健全的实现文件处
化现代OA系统现代OA系统现代OA系统理系统可靠性人机交互模的技术平台管理体制
及安全性式高度自动化
5.1建立健全的现代OA系统技术平台
随着商业竞争的加剧，传统的OA技术已不能跟上工作发展的步伐。
现今社会，OA系统已成为企业管理的重要支撑，OA技术水平的高低与公司核心竞争力的强弱息息相关。
但是，在实际的工作中，很多企业依然无法提供协同工作的工作平台，因此不能有效地实现信息共享等各种功能。
企业要统一平台，因此必须得建立健全的现代OA系统技术平台。
首先要加强OA系统软件建设，如广泛推广和应用office软件，做好办公事务处理软件的应用。
然后要好好运用OA系统，并且要加强OA系统硬件设施建设，在购买计算机网络设备时，要使之与OA系统相匹配。
5.2建立健全的现代OA系统人机交互模式
传统的OA人机操作模式已不能适应现代商业竞争及工作发展的要求。
传统的OA只是少数人的办公设备，在企业内并没有普及，而现代的OA系统是要求企业内的每个员工都熟悉掌握。
但是由于企业员工的差异，仍难以实现整个企业的自动化。
因此得建立健全的现代OA系统人机交互模式。
这样一来可以突出软件设计的人性化、无线化以及智能化。
5.3实现文件处理的高度自动化
传统的OA追求公文的起草、提交、签批、下发和归档等自动化的实现，然而在实际工作中，企业各部门经常也有大量文件需要直接提交给领导审阅批示，也需要登记和统计，方便检错和纠错，这就要求OA系统能给予某些部门以文件调度的权限，并对每份文件的使用进行跟踪并进行自动的文件登记和文件统计，这种文件处理的高度自动化要求OA系统能使具有特定权限的领导能通过文件登记和文件统计，检查企业的文件流转的情况，并根据此情况改善企业内部文件的处理效率，真正实现文件处理的高度自动化，从而提高效率。
5.4加强办公自动化系统可靠性及安全性
在实现企业的信息化过程中，防止非授权用户对系统的非法访问是每个企业都必须高度重视的。
在企业OA系统中，根据系统用户的权限进行分层管理。
当用户登录时，自动检查用户的用户名和密码，并自动对其分配权限，使合法用户能够访问系统内的相关信息，同时拒绝非法用户的访问。
据此加强OA系统的可靠性和安全性。
5.5案例——升蓝OA系统简介及架构图
升蓝（OA）网络办公自动化系统是升蓝软件公司推出第三代的适用于企业、事业单位、政府机关用户的网络协同OA系统。
本系统的工作流程管理、即时通信、客户管理、文件管理、资产管理等模块具有领先的技术，强大的功能和简单方便的操作更是深受用户喜爱。
采用升蓝OA网络办公自动化系统，不仅能快速提高企业的运作效率，节省大量的办公费用，而且能全面提升企业的核心竞争力和生产力。
升蓝OA协同办公系统，是在升蓝软件五年的开发和布署经验基础上，总结了几百家国内外客户的实际需求，采用模型组件与WEB技术结合的方式，具有强大的功能，广泛的适用性、可靠安全性和可扩展性。
结束语
高效率、高收益一直是企业所追求的目标，以信息技术替代人工劳动，即通过采用现代办公设备来实现办公自动化，从而精简机构和人员来追求投入和产出的最优化已经逐渐在企业中普及，这样不仅节省了资源，也提高了效率。
当然，要完全实现办公自动化在现代企业中的功能，还有待于OA系统的自动化功能的加强。
总之，企业都已经认识到OA系统的强大功能，坚持OA系统的作用并不断发展创新，将有助于保持并提高竞争优势，使企业逐步壮大。
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