SimForwarder学生篇A4.docx
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SimForwarder学生篇A4
SimForwarder国际货代实训平台
实习指导书
(学生篇)
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版权所有保留所有权利
SimForwarder国际货代实训平台
实习指导书(学生篇)
第一篇实习准备
第一章实习目标
随着经济全球化不断深入和我国货运市场的进一步开放,国际货运代理业正在步入分化重组的历史性时期,规模化、专业化、网络化、物流化将是国际货代企业发展的方向,这也对货运代理人才提出了更高的要求。
如何培养出既掌握理论知识又具备实践能力的优秀货代人才?
SimForwarder正可以帮助解决此问题。
SimForwarder全面模拟了现代货运代理行业的商业环境,精心设计了各种难度的大量运营业务,让学习者以小组为单位共同经营模拟货代公司。
模拟过程从整箱、拼箱、海运、空运、进口、出口等多种角度,涵盖了从接单到安排运输、报检报关等整个业务流程的相关具体操作,涉及到收发货人、船公司、航空公司、拖车行、检验机构、海关、集装箱货运站、堆场、机场监管仓库、机场货运站等各个办事机构,让使用者体验真实货代工作的全过程。
通过SimForwarder的培训模式,能够培养学生国际货运代理的岗位实操技能,进而提高他们发现问题与解决问题的能力,今后能更好地适应工作岗位。
第二章实习主要内容
1.利用SimForwarder提供的各项资源,做好承接货代委托业务前的准备工作,独立进行业务规划。
2.使用模拟物流平台搜索市场信息,了解海陆空运价、商品、税率等信息。
3.根据业务需求进行成本核算并报价,接下任务委托。
4.掌握委托录入与审核的方法。
5.学会缮制相关单据。
6.学习预配箱方法,掌握订舱要点。
7.会安排拖车进行内陆运输。
8.能够办理进出口报检、报关事宜,会使用EDI电子报关系统进行预录入。
9.正确填写各种单据(包括出口业务中的报检、报关、议付单据,进口业务中的信用证开证申请)。
10.跟踪货物进度,能处理业务过程中遇到的各种意外事件。
11.学会合理利用各种方式控制成本以达到利润最大化的思路。
12.能掌握各种运输方式和贸易方式的具体实施方法。
第三章对学生的实习要求
1.遵守相关法律法规,不得在网上发表违法言论。
2.按实习内容,认真进行准备,积极开展调查活动,刻苦学习,并做好实习日记。
3.在实习期间应尽可能的多做业务,熟练掌握货代业务相关环节的主要业务及操作技巧。
4.必须完成以下任务:
(1)出口:
至少完成6笔以上出口业务,其中海运整箱业务3笔(货物交接地点为DOOR、CY、CFS的各一笔)、海运拼单、空运直单、空运拼单业务各1笔。
(2)进口:
至少完成3笔以上进口业务,其中海运业务2笔(货物交接地点为DOOR、CY的各一笔)、空运业务1笔。
5.就下述具体业务操作的某些方面,完成实习报告。
(1)独立进行业务规划。
(2)掌握利用网络资源来寻找有利信息的基本技巧,利用网络发布广告、搜索信息。
(3)费用、利润的核算。
(4)掌握报价方法,成功接下委托业务。
(5)掌握委托录入与审核。
(6)学会拼单,了解其中技巧。
(7)了解预配箱方法。
(8)海运、空运订舱。
(9)安排拖车进行内陆运输。
(10)申请用箱、放箱。
(11)办理进出口报检事宜。
(12)使用EDI电子报关系统进行预录入。
(13)办理进出口报关事宜。
(14)缮制相关单据。
(15)费用结算、退单。
(16)跟踪货物进度,能处理业务过程中遇到的各种意外事件。
(17)各种运输方式和贸易方式的具体实施。
第二篇学生实习
第一章认识SimForwarder
1.1学生操作画面简介
在Simforwarder中,需由一个或多个学生以小组合作的形式,扮演货代公司角色,通过在市场信息网站中接受任务,体验各种方式下的货代作业流程。
学生用老师分配的账号密码登录系统后,主要有以下几个操作界面:
1.1.1首页
登录系统后,在首页画面上,列有学员所属货代公司名称(注册公司后才显示),公司目前的得分,以及所属小组(公司)中的所有成员列表。
如果有多个成员,其中排在第一位的即为公司负责人,公司负责人需要注册公司资料和给所有成员分配分数。
在首页的右下方,可以看到部分系统提示信息。
提示信息帮助学员了解当前操作状况,学员可参考提示继续未完成的业务。
1.1.2我的公司
点画面上方的“我的公司”按钮,可查看公司基本信息和公司成员详情。
(一)基本信息
此画面中内容为公司的各项基本资料。
第一次登录时,必须先注册公司,才能够开展后面的业务。
如果是多人经营一个公司,那么公司基本信息只能由公司负责人来填写并注册,注册成功后即不能再修改。
公司编号、注册资金、企业注册登记号、税务登记号、报检登记号、海关注册编码:
这几项都是系统自动分配的,使用者不能修改,在填写单据过程中会用到。
公司全称(中文、英文):
第一次登录成功后,必须先注册公司名称,否则不能进行其它业务操作。
注意出口商的中文、英文名称都要注册。
公司简称(中文、英文):
将会显示在相关交易信息中,但在填写各单据时必须使用全称。
企业法人(中文、英文):
作为以后填写各项单据的法人签名使用,注意中英文都要填写。
电话、传真、邮政编码、开户银行(中文、英文)、银行账号:
这些都是公司的联络资料,请逐项填写,在填写单据过程中会用到。
公司地址(中文、英文):
在托运书、报检单等多种单据中都需填写公司地址。
(二)公司成员
公司成员画面分为两部分,左边是公司整体完成情况及公司内各成员完成状况的数据分析:
登陆统计:
可了解学生总的学习时间。
报价统计:
报价成功率及预算能力。
业务能力:
目前的资金状况及盈亏分析。
业务统计:
用列表对公司所有成员完成的不同业务类型的统计。
公司成员画面中的右半部分则是给公司中各成员分配分数的画面,只能由公司负责人来进行操作。
其中可分配分数=公司得分*公司成员数量,所有成员的得分相加不能大于可分配分数。
一般来说,如果公司中各成员的工作量差不多,可以采用平均分配分数的方式;但在实际中,也常常会出现有的同学辛辛苦苦做了很多,而有的同学却根本不做或者做得很少的情况,在这种时候,为了公平起见,就需要由负责人根据大家的实习情况来分配各自的得分。
1.1.3财务状况
点画面上方的“财务状况”按钮,可打开财务资料的操作画面,这里相当于公司的财务部,所有业务往来发生的收入、支出都在"财务流水"中体现。
本画面的财务状况只用于查询,不能做任何修改。
(一)财务统计
财务统计是针对每笔业务所做的统计,据此可以了解公司整体以及每笔业务的收入、支出和盈亏状况。
需要注意的是,只有当项目状态为“已经完成”后,各项收入与支出才不会再有变化。
(二)财务流水
财务流水画面是对公司所有业务往来产生的收入、支出情况的详细记载,可按委托号或者时间段对费用进行查询。
1.1.4业务管理
点画面上方的“页面管理”按钮,可打开业务管理操作画面。
所有业务的委托录入、审核、单据的填制、拼单的操作等都在这里进行。
一、委托录入:
所有公司成员在市场信息网站中进行报价,并成功接下的委托都显示在这个页面中。
在这里,主要的工作是对每笔新委托进行录入并提交审核。
委托录入的具体操作步骤:
1、找到要录入的委托业务,点击标题,打开详细信息;在详细信息画面中再点击“查看委托书”按钮,可打开客户提供的委托书;
2、点击要录入业务对应的“委托录入”按钮,进入录入画面,下图为一笔录入好的范例:
所有录入的内容,都应参考货主发布的详细信息和委托书。
业务类型:
选择“出口”或“进口”。
运输方式:
选择“海运”或“空运”。
货物交接方式:
只有海运时才需选择,可参考委托书中“ServiceMode”栏的相关内容。
发货人名称、地址、联系人:
可根据委托书中的发货人名称,到市场信息网站的“公司黄页-国内或国际贸易公司”中寻找对应的公司资料,填写资料中的公司中文名称、中文地址及法人中文名称。
收货人名称、地址、联系人:
可根据委托书中的收货人名称,到市场信息网站的“公司黄页-国内或国际贸易公司”中寻找对应的公司资料,填写资料中的公司中文名称、中文地址及法人中文名称。
起运港、目的港:
海运时为港口名称,空运时为机场名称,都填中文,可根据货主发布的信息中相关内容填写。
承运人:
出口时选择本笔委托业务准备向其订舱的承运人,通常在开展业务的报价阶段就已经选好了承运人,各承运人的运价可到市场信息网站中查看。
一直到正式订舱前,承运人都可以修改。
进口时不需选择本栏。
拖车行:
只有海运时且出口或进口货物交接地点为“门(DOOR)”时才需选择拖车行,方法与选择承运人类似,通常在报价阶段已经选好。
货物编号、名称、销售数量、销售单位:
根据货主在详细信息中提供的商品编号,到市场信息网站的“商品”页面查询商品详细信息,分别填写编号、中文名称、销售数量(货主提供)、中文销售单位。
如果有多个商品,依次填写。
货物总重量、总体积:
可根据委托书中的商品总毛重、总体积填写,只填数字即可。
3、全部内容录入完成后,点击“确定”然后关闭,回到委托列表中,点击“提交审核”。
该笔委托则进入到“委托审核”画面中。
二、委托审核:
进入“业务管理-委托审核”画面,在这里可以通过查看每笔业务的委托书详情,对本组成员提交的委托进行审核。
具体审核方法为:
由负责审核的公司成员(也可以是自己)分别点击对应业务的“查看详细”与“委托审核”按钮,对这笔业务进行审核。
如果审核无误,点击“审核通过”,这笔委托业务会进入“业务管理-委托管理”画面中,就可以开始履行业务了;如果录入有误,则需点击“打回修改”,让录入人回到委托录入画面,对录入内容进行修改后重新提交审核。
三、委托管理:
所有通过委托审核的业务都列在委托管理的列表中,学员可以到这里查看每笔委托的动态及业务流程图。
查看详细:
查看录入的内容。
运输公司设置:
在正式订舱前,都可以对录入时选择的运输公司进行修改。
点击对应的“运输公司设置”按钮,如下图,重新选择公司即可。
委托动态:
点击随时查看委托的相关动态,主要为一些意外事件。
进度图:
点击可查看进度图,绿色表示已经完成的步骤,灰色表示尚未进行的步骤。
四、拼单操作:
单就是将起运港和目的港相同、货物性质相同、运费支付方式相同,且在同一段时间内出运的货物拼在一起,作为一整票货安排装运。
拼单的主要目的是节省运费,海运和空运均可做拼单。
海运拼单:
在实际业务中通常被称作“拼箱货(LessThanContainerLoad,LCL)”,两批或两批以上同装一箱的货才可称为拼箱货。
在市场信息网站发布的委托中,如果货量较少,装不满一个集装箱时,为了节省运费,将利润最大化,货代公司可以寻找其他一笔或多笔同样装不满一个货柜的委托,将多票货物拼在一个或多个集装箱中,一同订舱出运。
空运拼单:
在实际业务中通常被称作“集中托运”。
集中托运是指将若干票单独发运的,发往同一方向的货物集中起来作为一票货,填写一份总运单发运到同一到站的做法。
由于空运货物的基本运费采用等级运价,货量越多,适用的运费率就越低,因此集中托运已经成为货代公司赚取利润的一种手段。
拼单业务需要具备以下条件:
(1)所有委托的发货港和目的港必须相同。
(2)所有委托的运费支付方式(预付、到付)必须相同。
(3)海运拼单时所有委托的商品必须适用于同种集装箱(例如普柜和冻柜的货物就不能拼在一起)。
进行拼单操作前,首先要到这里创建一个主单。
具体操作步骤为:
1、点击“创建主单”按钮,新增一条主单记录。
此时,主单状态为“编辑中”,如下图所示:
2、点击新建主单后的“添加委托”图标,在弹出的对话框中选择需要进行拼单操作的委托。
本例中将5笔委托拼在一起,如下图,分别选中进行添加即可。
3、创建完成的主单如下图所示,该主单由五票分单组成。
选中主单前的单选钮,在下方会显示所有分单的信息,如下图。
通过“拼单操作”页面,可以清楚了解每票主单的状态、分单数量等基本信息。
如果要更改分单,可进行“移除”操作,也可重新添加。
五、单据管理:
这里是系统的单据管理中心,所有委托单据的添加及填制需要来这里完成。
在查看单据之前首先要选择委托类型为“直单”还是“拼单”,查看的方法略有不同。
直单直接点击对应的“查看单据”按钮,就可看到对应的所有单据;而拼单时,点击主单对应的“查看单据”,看到的是该主单及项下所有分单的单据。
单据列表的画面如下图所示:
如果要添加新单据:
点击“添加新单据”按钮,选择添加单据。
可以点击单据名称,打开单据进行查看、填写,也可对非只读状态下的单据进行删除操作。
六、预配箱:
预配箱是指货运代理人按照客户的要求和货物的重、泡情况,根据船公司不同集装箱的重量和体积要求,制定预配箱方案,从而确定货物装载所需的集装箱箱型及数量。
尤其是拼箱货,更需要借助预配箱,可以更方便准确地安排货物装载。
出口海运业务订舱前,需要来这里完成预配箱操作。
点击“预配箱”按钮,进入相应画面:
1、增加货柜:
(1)如果是整箱货(直单),货主已经对所需箱型箱量做了要求,可直接按委托书中的“柜型及数量”,在集装箱类型下拉列表中选择相应尺寸的集装箱,点击下方的“增加货柜”按钮。
(2)如果是拼箱货(拼单),则可根据报价时计算所得出的箱型箱量增加货柜。
注:
如有多个集装箱,需逐一添加。
若集装箱类型选择错误,还可以移除集装箱重新选择。
只要把鼠标放在需要移除的集装箱上,选择箱体上方出现的“移除货柜”按钮即可。
2、装箱:
右边列表为本笔委托所有需装箱的商品。
首先选中需要装货的集装箱,在右边需装入商品对应的“装箱数量”文本框中输入装入商品的数量,点击“装箱”即可。
重复此操作,直至将所有货物都被装入集装箱为止。
包装数量:
为该商品总的包装数量;
剩余数量:
为该商品还未装箱的包装数量;
集装箱列表栏和商品列表栏上下箭头:
如果集装箱数量或商品数量超过3种,一页中显示不完,可以点击上方或下方的箭头进行翻页;
集装箱旁指示条:
分别代表货物装入的重量和体积的状态,任意一根指示条变为满绿后,代表集装箱空间已满。
鼠标放在指示条上,可查看货品已装箱的重量和体积,以及该集装箱能装入的最大重量与体积。
例如:
“重量21000/22000”表示该集装箱可装最大重量为22000KGS,其中已装入的货物总重量为21000KGS;“体积18/33”表示该集装箱可装最大体积为33CBM,其中已装入的货物体积为18CBM。
3、完成预配:
当所有货物装箱完毕后,商品图片上方显示“已装完”,点击“完成预配”按钮即可完成预配箱操作。
系统会根据预配结果生成一份“集装箱预配清单”,供货代向船公司订舱使用。
1.1.5外出办事
点画面上方的“外出办事”按钮,可打开外出办事的操作画面。
在画面上,显示了所有与货代相关的办事机构,各个机构的名称均显示在相应的图片上。
点击进入,页面会显示所有与该机构相关的工作内容。
例如:
点击“船公司”进入,可办理“订舱”、“申请用箱”等。
1.1.6公司电话簿
点画面上方的“公司电话薄”按钮,可打开公司电话簿的操作画面。
在公司电话簿里,可以查询与办事机构相关的业务知识及办理相关业务的流程手续。
如果业务中途发生意外,还可以来这里查询该业务当前的进展状态。
1.1.7操作日志
点画面上方的“操作日志”按钮,可打开业务日志的操作画面,这里记载了使用者的所有操作记录,让使用者及时了解业务的进行状况。
还可以按不同要素(时间段、使用者、委托编号)对操作记录进行查询。
1.1.8市场信息网站
在画面右上方,还有一排较小的按钮,鼠标放上去会显示按钮的名称,点第一个“市场信息网站”按钮。
“市场信息网站”是货代公司查看业务需求,接受任务委托的平台。
此外,这里还提供了所有商业环境,使用者可在各个页面中查到运价、汇率、公司信息、商品资料等信息。
一、市场信息
可看到目前所有货主发布的委托信息,点击信息标题,弹出信息详细内容。
点击“报价”按钮,可填写预算表,并对该条信息进行报价。
报价成功后,即可接下该笔业务。
二、新闻
可查看当前的一些新闻动态。
点击“详细”按钮,打开新闻详细内容画面。
三、运价
可查看船公司、航空公司及拖车行的报价。
点击运输公司名称,可查看该公司详细资料:
点击港口名称,则可查看港口详细资料:
点击每条运价对应的“详细”按钮,则能看到该家运输公司的航线报价:
四、公司黄页
这里可以查到系统中所有国内贸易公司、国外贸易公司、船公司、航空公司及车队的公司资料。
五、商品
这里可查询所有系统中商品的详细资料。
输入商品编号或商品名称,点击“查询”按钮,可查到相关商品:
点击“查看详细”按钮,打开商品详细资料画面:
六、税率
这里可查询到所有商品所适用的进出口税率。
输入在商品资料中查得的商品海关编码,即可进行查询。
七、汇率
汇率页面可查看当前一些主要币别的汇率,在计算中会用到。
八、其他费用
其他费用页面可查看除运价以外的所有费用,在计算中会用到。
1.1.9电子报关
电子报关是一种新型、现代化的报关方式。
货代公司进行进出口报关前,需到这里进行电子申报。
点市场信息网站旁的按钮,可打开“电子报关”画面。
模拟插卡动作跳转后,进入口岸电子报关首页,输入口令(同登录密码),点确认后登录:
登录后进入功能选择画面:
点击“报关申报”,进入申报画面,即可根据需要进行进出口报关申报。
报关申报画面上菜单较多,其中有部分按钮暂时不可点。
主要功能包括:
报关单
(1):
选择需要办理进口申报还是出口申报;
业务统计(7):
所有正在录入、已保存或已上载打印的报关单记录都在业务统计中,可以分进出口进行查询,点击其对应的“查看详细”按钮则可以打开此份报关单进行查看;
新增(N):
选择完进出口后,需要点击“新增”,才能开始录入报关单;
检查:
在录入报关单的过程中,可随时点击上方中间的“检查”按钮,查看填的是否正确以及单据是否通过;
帮助:
在录入报关单的过程中,可随时点击上方最右边的“帮助”按钮,查看填写说明;
暂存(S):
相当于保存功能,在录入报关单过程中请注意保存;
上载(U):
报关单录入完成并且检查通过以后,应先点击“暂存”,然后再点击“上载”,将录入的报关单数据上载到海关服务器;
申报(R):
报关单上载完成后,应点击“申报”,正式向海关提交要求申报;
打印(I):
报关单申报完成后,应将纸质报关单打印出来,以便后面正式向海关进行书面提交。
1.1.10修改密码、个人信息、查看通知
依次点击电子报关旁的按钮,可以修改密码及个人信息,还可以查看本班教师发布的通知内容。
一、修改密码
由于老师设置时多半是空密码,或者密码同用户名,所以学生登录后首先就应当对密码进行修改,保证自己账号的安全性。
二、填写个人信息
三、查看通知
所有管理员和老师发布的本班的通知,都可以在这里进行查看。
1.1.11帮助
如有任何问题,可点击小按钮上的“系统帮助”,随时查看在线帮助。
第二章货代流程概述
国际货代公司一般来说大致可以分为几个部门:
销售部门——接业务找市场的部门,负责揽货、接单。
货代的销售业务员是公司利润的主要来源,也是推广公司产品,提高公司形象的核心力量。
操作部门——负责订舱、安排货物运输、报检、报关等具体的流程操作,保证货物顺利、及时地出运。
操作人员是货代公司中工作最细致、最烦琐的。
单证部门——负责操作过程中的单据缮制。
单证部与操作部的工作密不可分,是每一票货、每一环节动作完成和记录的过程,有的公司把这两个部门合二为一。
客服部门——是全流程的服务质量评估和保障部门,负责处理客户投诉、查询,甚至市场调研和服务质量考核。
通常在规模比较大的公司中会设有客服部门,也可由操作人员兼做。
财务部门——负责每一环节的成本控制、核算,包含款项的回收,是国际货运代理企业赢利的保证。
2.1出口货运代理流程
从揽货接单,到订舱、报检、安排货物运输、报关、出运,直至账单结算、退单,是每笔出口货代委托业务必经的过程。
下面的图例概括了出口货运代理的全流程,其中部分流程的操作会因运输方式的不同而不同。
一、揽货接单
揽货(Canvassion),就是通过与客户直接洽谈,或通过电话、传真、互联网、广告等各种方式,从客户那里争取货源,承揽货载的行为。
在开展揽货工作之前,首先应对自己企业的资源和竞争对手的企业资源有所认识,充分调动优势、规避劣势;其次应找准揽货对象,尽量搜集比较多的揽货对象信息;除此之外,货代销售人员还应多了解一些当前的宏观经济信息及微观经济信息,并且准备好必不可少的基本文件资料,例如公司简介、运价表、空白托书等。
在成功接单,拿到客户的委托书后,销售人员应当与本企业的操作人员进行沟通,并且做好对各个环节的跟踪,以便更好地完成“运后服务”。
良好的运后服务往往能赢得客户的信任,增进揽货人员与客户之间的感情,稳定老客户,增加新客户,提高企业的竞争力。
二、订舱
订舱(Booking)是操作最基本也是最为关键的一步,是指托运人或其代理人在截单日前向承运人申请货物运输,预订货物舱位,承运人对该请求进行承诺的行为。
如果是海运,应向班轮公司(船公司)或其代理订舱;如果是空运,则向航空公司或其代理订舱。
在正式订舱之前,需先确定好货物出运日期、货物具体数量、所需舱位信息等。
三、出口报检
凡列入《出入境检验检疫机构实施检验检疫的进出境商品目录表》的出口商品和其他法律、法规规定须经检验的出口商品,或合同规定必须经由检验检疫机构检验出证的商品,在完成备货后,应在规定地点和期限内,填写“出境货物报检单”(ApplicationforCertificateofExportInspection),并备齐商业发票、装箱单等相关文件向出入境检验检疫局申请出口检验。
检验机构经对商品检验合格后,签发“出境货物通关单”;并根据申请人的要求,签发相应的商检证书,如品质证书、健康证书等。
四、安排货物运输
在完成订舱手续后,就可以开始安排货物装载运输。
空运方式下由于货量较小,通常由货代发送进仓通知,货主自行将货物送入货代指定仓库;海运情况则较复杂,根据货主提出的货物交接地点不同,运输的具体流程也不相同:
交接地点为“门(DOOR)”——实际工作中通常被称作“门到门”。
在这种方式下,货物储存在发货人工厂仓库中,要求货运代理安排集装箱拖车运输。
货代应在约定的装货时间内,安排拖车提取空箱,将空箱运至发货人工厂仓库;发货人则应准备好货物,安排好装卸工人及装卸机械进行装箱作业;货物完成装箱后,再由集装箱拖车将货物运至指定的码头集装箱堆场。
具体操作流程可参考出口海运DOOR交货流程。
交接地点为“场(CY)”——实际工作中通常被称作“自做箱”或“自拉自送”。
在这种方式下,发货人会自行安排拖车将货物在工厂装箱并运至指定堆场,货代只需及时向发货人发送进仓通知,指定进仓时间与地点即可。
具体操作流程可参考出口海运CY交货流程。
交接地点为“站(CFS)”——实际工作中通常被称作“内装箱”。
在这种方式下,货主会按货代发送的进仓通知将未装箱货物送入