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规划局档案管理办法

关于印发《姜堰市规划局档案管理暂行办法》的通知

作者：

规划局办公室来源：

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1331时间：

2009-10-3013:

52:

01

      姜规发〔2009〕22号

关于印发《姜堰市规划局档案管理

暂行办法》的通知

机关各科室，信息中心、监察大队：

《姜堰市规划局档案管理暂行办法》已经局长办公会研究通过，现印发给你们，希认真贯彻执行。

二〇〇九年十月三十日

主题词：

文秘工作档案管理办法通知

抄送：

市史志档案办公室

姜堰规划局办公室2009年10月30日印发

共印15份

姜堰市规划局档案管理暂行办法

第一章总　则

　　第一条　为全面规范规划系统档案管理工作,提高档案利用效率，逐步实现档案管理的标准化、制度化,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《国家档案局机关档案工作业务建设规范》、《江苏省档案管理条例》等法律、法规和规定，制定本办法。

　　第二条本办法所称的机关档案（以下简称档案），是指局机关各科室、开发区分局以及市规划信息中心、市规划监察大队在工作活动中形成的、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　第三条档案工作应遵循下列原则：

统一领导，分级管理，维护档案的完整与安全。

第四条档案管理的基本要求：

集中统一管理，门类收集齐全，科学分类和确定保管期限；规范有序，合理利用，确保安全。

第五条档案管理的基本任务为：

（一）对档案进行收集、整理、立卷和归档，实施统一集中管理并积极提供利用。

（二）接受上级档案主管部门的指导和检查，按规定向上级档案馆移交档案。

　　（三）加强档案管理业务建设和信息化建设。

　　（四）对局系统档案管理工作进行指导和监督。

（五）办理其它档案业务工作。

第二章档案机构及管理职责

　　第六条局档案工作由局档案工作领导小组统一领导。

领导小组组长由分管局领导担任,成员由各科室（单位）负责人和专职档案管理人员组成。

　　第七条局办公室是局档案管理工作的牵头责任部门，组织实施收集、整理、保管、利用等各项档案工作，具体工作由局档案室承办。

人事档案和会计档案由局办公室根据有关规定管理。

各科室（单位）根据工作情况指定兼职档案管理人员负责本科室（单位）档案工作。

　　第八条局档案工作领导小组的主要职责为：

（一）负责对局系统档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。

（二）负责审定年度档案工作计划，并指导监督各相关部门落实。

　　（三）负责指导和组织档案鉴定及销毁工作。

　　（四）围绕全局中心工作，组织开发档案信息资源，开展业务培训和业务交流，提高档案管理整体水平。

　　（五）负责对违反本办法的行为和人员提出处理意见建议。

　　（六）负责组织实施局研究决定的关于档案管理的其它工作。

　　第九条专职档案管理人员的职责为：

（一）认真贯彻上级有关档案工作的方针政策、法律法规，学习档案专业知识，爱岗敬业，忠于职守，保障我局档案工作规范高效开展。

（二）根据有关业务规范，承办档案接收、整理、保管、提供利用和移交工作。

　　（三）负责编制年度档案工作计划，并会同兼职档案管理人员执行落实。

　　（四）具体指导各科室（单位）的档案工作。

（五）负责编制检索工具，采取多种形式提供利用。

（六）积极参与档案业务培训活动和档案信息资源开发利用工作。

　　（七）承办局档案工作领导小组及局办公室交办的其它工作。

　　第十条兼职档案管理人员的职责为：

（一）参与制定和执行年度档案工作计划。

（二）根据有关管理规定和业务规范，承办本科室（单位）档案的收集、保管、初步整理工作。

　　（三）负责做好档案形成记录，编制移交档案目录，及时办理档案移交。

　　（四）承办局档案工作领导小组交办的其它工作。

兼职档案管理人员的工作应与其所承担的科室（单位）日常工作一并考核。

第三章档案分类与编号

　　第十一条全宗内档案设文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、实物档案、人文档案、声像档案7个一级类目。

　　第十二条编制档号应兼顾唯一性、合理性、稳定性、扩充性和简单性原则。

　　第十三条文书档案、人事档案根据上级档案管理部门和人事部门的要求分类编号；业务档案、会计档案、实物档案、科技档案、声像档案根据我局工作需要分类编号。

　　第十四条文书档案采用年度—问题（组织机构）分类法

　　文书档案的档号结构为：

全宗号—年度号—问题（组织机构）—保管期限—案卷号。

　　第十五条业务档案设用地类、建设工程类、违法建设处理类、编制成果类等4个二级类目，采用年度—问题分类法。

　　业务档案的档号结构为：

全宗号—年度号—类别号—案卷号。

　　第十六条会计档案采用年度—名称分类法，设会计凭证、总帐、明细帐、现金银行、会计报表、其它会计业务6个二级类目。

　　会计档案的档号结构为：

类别号—年度号—案卷号。

　　第十七条实物档案采用年度—载体形式编制案卷号。

排列顺序为领导人重要题词、奖状（奖牌、奖旗、奖杯）、证书、模型、其它实物。

　　实物档案的档号结构为：

类别号—年度号—案卷号。

　　第十八条科技档案设基建档案、设备档案2个二级类目。

基建档案采用年度—项目形式编制案卷号，设备档案采用年度—型号形式编制案卷号。

　　科技档案的档号结构为：

类别号—年度号—案卷号。

　　第十九条声像档案采用年度—载体形式编制案卷号。

排列顺序为照片、录音带、录像带、磁（光）盘、其它声像档案。

　　声像档案的档号结构为：

类别号—年度号—案卷号。

　　第二十条其它档案按年度编制案卷号。

其它档案的档号结构为：

类别号—年度号—案卷号。

第四章文书档案的归档范围

　　第二十一条根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，凡反映我局工作活动，具有查考利用价值的文件材料，均属文书档案归档范围。

包括：

对外行文材料；收文材料；承办或参加的重要会议材料；总结计划和重要的工作报表；组织沿革、大事记和年鉴等。

　　第二十二条涉及我局行文的档案应归档以下要件：

各级机关（单位）的来文；拟办和批办意见；承办记录；有关会议纪要；行文的报签稿；审签人签发手稿；正式文本；根据有关规定应归档的业务材料；根据行文的特殊要求应归档的其它材料。

　　第二十三条局党组会、局长办公会、局业务会、专题业务会以及局内部其它重要会议的纪要应归档以下要件：

审签人签发手稿；会议纪要的报签稿；正式文本。

　　我局承办或参加的重要会议材料应归档以下要件：

会议通知、名单、日程；会议形成的报告、讲话、决议决定、会议纪要；重要的声像材料；根据会议具体情况应归档的其它材料。

　　第二十四条我局与有关单位签订的、具有重要意义和长远利用价值的合同、协定、协议书等文件材料应予归档。

归档要件视具体情况确定。

　　第二十五条我局形成的工作总结、工作计划，检查下级单位工作形成的重要文件材料，调查研究形成的重要文件材料，上报的重要工作报表和统计分析资料，下级单位上报我局的重要报告、工作报表和统计分析资料应予归档。

归档要件视具体情况确定。

　　第二十六条我局组织沿革、大事记、年鉴应予归档。

应归档以下要件：

报签稿；审签人签发手稿；正式文本。

第二十七条人事档案应根据有关管理规定归档。

其中党内统计表、退休变化情况表、党员统计表、机构编制统计表、机关事业单位工作人员工资统计表纳入文书档案管理。

第五章业务档案的归档范围

　　第二十八条用地类档案应归档以下要件：

（一）出具建设项目选址意见书的材料。

建设单位建设项目选址申请书、划拨土地项目附项目建议书或可行性研究报告及项目建议书批准文件、拟选地块地形图、相关部门意见、建设项目选址意见书存根、其他相关资料。

（二）出具建设用地规划设计要点（规划条件）的材料。

建设项目选址意见书复印件（划拨土地项目附项目建议书或可行性研究报告、项目建议书批准文件）、实测地形图（含软盘）、其他相关资料。

（三）核发建设用地规划许可证（含临时）的材料。

建设单位建设用地申请书、建设项目批准（核准、备案）文件、土地挂牌成交确认书、国有土地使用权出让合同（划拨土地项目附控制性详细规划）、建设项目用地勘测定界成果报告书、建设项目选址意见书复印件、经审批的规划方案总平面图或初步设计方案、用地红线图、建设用地规划许可证存根、其他相关资料。

（四）审查规划设计方案的材料。

建设用地规划设计要点、用地红线图、规划方案文本、设计单位资质证书复印件、规划论证及相关部门审查意见、规划公示资料、规划方案审批表及批准文本、领导批件、其他相关资料。

　　第二十九条建设工程类档案应归档以下要件：

（一）核发建设工程规划许可证（含临时）的材料。

建设单位办理建设工程规划许可证申请书（镇规划区内项目附镇初审意见）、建设项目批准（核准、备案）文件、建设用地规划许可证复印件、建设用地批准文件（土地证）、建筑定位红线图、相关部门审查意见、建筑施工图及变更通知书、规划公示资料、其他相关资料。

（城市规划区个人建房需姜堰镇村（居）民建房呈批表、房屋产权证、房屋安全鉴定报告）

（二）核发乡村建设规划许可证的材料。

建设单位或者个人办理乡村建设规划许可证申请书、镇初审意见及许可证审批表、建设项目批准（核准、备案）文件、需选址项目附建设项目选址意见书复印件、建设用地规划许可证复印件、建设用地批准文件（土地证）、建筑定位红线图、相关部门审查意见、建筑施工图及变更通知书、其他相关资料。

（三）建设工程项目竣工规划条件核实的材料。

规划验收申请表、放验线记录、工程竣工测绘图、规划条件认可文件及建设工程规划许可证（副本）复印件、规划变更许可手续）、其他相关资料。

　　第三十条违法建设处理类档案应归档以下要件：

　　案件受理登记表、案件立案审批表、案件勘查（调查）笔录、处罚审批表、授权委托书、行政处罚陈述申辩告知书、行政处罚听证告知书（2万元以上）、陈述申辩（听证）意见复核审批表、行政处罚决定书、送达回执、重大行政处罚决定备案报告（2万元以上）、罚没收入专用缴款书、案件结案审批表、其他相关资料。

　　第三十一条规划编制成果类档案应归档以下要件：

（一）战略规划编制成果。

文本、说明书、图则、基础资料汇编、专项研究成果、多媒体；有关论证和审议意见；编制过程中的其它重要材料。

（二）城市总体规划编制成果。

城市总体规划文本、说明书、主要图纸、附件；提请准予修编的申请及批复文件；提请进行论证、审查、审议和批准的申请及相关论证意见、审查意见、审议意见和批复文件；编制过程中的其它重要材料。

　　（三）控制性规划编制成果。

文本、说明书、图则、专题研究成果；提请准予编制的申请及批复文件；提请进行论证、审查、审议和批准的申请及相关论证意见、审查意见、审议意见和批复文件；编制过程中的其它重要材料。

（四）专业专项规划编制成果和重点地段规划编制成果。

文本、说明书、图则；提请准予编制的申请及批复文件；提请进行论证、审查和批准的申请及相关论证意见、审查意见和批复文件；编制过程中的其它重要材料。

第六章档案移交

　　第三十二条各科室（单位）形成的档案由兼职档案管理人员按季收集，并进行初步整理。

根据年度档案工作计划，原则上每半年前向局档案室移交一次档案，但下列情形除外：

（一）会计档案在局档案室异地存储，不办理移交。

（二）有特殊要求的业务档案可随时移交。

　　第三十三条档案移交时应填写档案交接手续，并由移出人（兼职档案管理人员）和接收人（专职档案管理人员）共同核对签章。

　　第三十四条移交的档案须编制案卷目录一式两份，分别由档案形成部门和局档案室保存。

　　文书档案须同时移交两套。

第三十五条移交的档案须齐全完整，除特殊要求外应归档原件，其用纸、字迹和签发用印等须符合国家和省市有关标准。

第七章档案的归档要求

　　第三十六条归档的材料应遵循档案的形成规律和特点，保持材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　　第三十七条归档材料的种类、份数以及每份材料的页数均应齐全完整。

　　第三十八条文书档案中对外行文的正式文本应复制电子文件存档，具备条件的业务档案应归档电子文件。

　　第三十九条不同年度的材料一般不得一并立卷。

但下列情形除外：

（一）总结类材料，在下年度立卷。

（二）跨年度的请示与批复，在批复年立卷。

　　（三）跨年度的规划成果，在成果审定年立卷。

　　（四）跨年度的行政审批材料，在办结年立卷。

　　第四十条声像材料由档案形成部门负责整理、编辑、编制归档说明和文件目录清单，按有关规定转换成标准格式，并采用两种以上的介质保存。

　　磁盘、光盘类须附存贮文件内容，运行的软、硬件环境等说明，录像带须附内容、制式、语别、密级、规格和放映时间等说明，录音带须附讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等说明。

录像带类另须归档一套可供借阅的备份录像带。

　　正常保存的声像资料档案，须5年复制备份一次。

第四十一条除有特殊要求的以外，卷内文件不应有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹，不应有金属物；对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；应按规定方式装订。

第八章档案保管制度

　　第四十二条档案保管期限分为永久和定期。

定期分为30年、10年。

另有保管期限规定的专门档案，按有关规定执行。

　　第四十三条凡是反映我局主要职能活动和基本历史面貌、对党政和业务工作具有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　凡是反映我局一般工作活动，在较长时间内对我局党政和业务工作有查考利用价值的文件材料，列为30年定期保管。

　　凡是在较短时间内对我局党政和业务具有参考利用价值的文件材料，列为10年定期保管。

　　第四十四条　按照分类方案，科学规范地排列档案。

纸质档案按照档号顺序，从左到右、从上到下垂直存放排列；照片、录音带、录像带、磁（光）盘要分别装盒存放。

　　第四十五条档案库房应具备防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防虫鼠等安全措施，档案管理人员要定时做好库内温湿度监测记录，并有针对性地采取调控措施。

　　第四十六条档案库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品和食品，保持库房整齐清洁。

未经许可，非档案管理人员不得进入档案库房。

第四十七条定期进行档案保管状况检查，并做好检查记录，发现问题及时采取有效措施予以解决。

第九章档案借阅查阅利用制度

　　第四十八条　档案借阅和归还应填写借阅档案登记簿，档案管理人员和借阅人应共同核对档案有无缺失、损坏、涂改现象，并签章确认。

　　第四十九条档案借阅限期为２周，期间遇法定节假日顺延。

借阅期满后需续借的，应办理续借手续。

逾期不归还的，档案管理人员应予以提醒督促。

无正当理由拒不归还的，予以通报批评，情节严重的根据有关规定给予处分。

　　第五十条借阅人因工作调动离开本局或其它原因长期不在本局，离开前应归还所借档案。

　　第五十一条借阅人应爱护档案，不得拆卷、涂改和污损。

出现上述问题，可根据有关规定视情对借阅人予以处分。

　　第五十二条　借阅室藏机读档案必须使用档案室专用设备。

　　第五十三条　企事业单位、机关团体、社会组织及其工作人员等查阅我局档案，需填写查阅单，并经分管领导批准。

　　未经批准，档案不得复印和借出使用。

　　第五十四条应根据有关业务规范要求，编制全宗指南、案卷目录、立卷说明、文件字号索引、档案存放位置索引。

　　第五十五条档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

　　第五十六条应开展档案史料编研工作，积极编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编和专题文件汇集等。

第五十七条应结合全局电子政务和办公自动化系统建设，积极推进档案管理信息化建设。

第十章档案保密制度

　　第五十八条局系统工作人员应强化保密意识，严格执行有关保密法规和我局有关制度，做到不丢失、不损坏、不泄密。

　　第五十九条借阅人应认真保管档案，未经批准不得将档案带出局办公场所，不准将档案转借他人。

　　第六十条档案管理人员不得在非保密本上记录机密，不得在私人通信中涉及机密，不得在公共场所及家属面前谈论机密。

第六十一条档案管理人员在接待查阅人员时应严格掌握保密范围和尺度，凡借阅机密以上档案，应严格履行审批手续，需摘抄的内容应记录在保密手册上。

第十一章档案鉴定销毁制度

　　第六十二条　局档案工作领导小组应按照档案保管期限的相关规定，定期或不定期组织对库存档案进行鉴定工作。

　　保管期满但仍有保存价值的档案可重新确定其保管期限。

　　第六十三条　确无保存价值需销毁的档案，应经局档案工作领导小组组织严格鉴定后方可销毁，销毁前应编制《销毁档案清册》。

　　第六十四条档案销毁时应由局档案专职管理人员监销。

监销人员应按照《销毁档案清册》所列内容逐项清点并签章。

第六十五条《销毁档案清册》应归档永久保存。

第十二章附则

　　第六十六条本暂行办法由局办公室负责解释。

　　第六十七条本暂行办法自印发之日起执行