l关于档案工华目标管理申报省特级标准考评的请示.docx

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l关于档案工华目标管理申报省特级标准考评的请示

目录

l、关于档案工华目标管理申报省特级标准考评的请示

2、成立档案工作领导小组的通知

3、档案工作规范化管理评估申报表

4、自检报告

5、自检评分说明

6、全宗介绍

7、组织机构沿革

8、大事记

9、档案查阅利用效果典型事例

资兴市烟草专卖局文件

资烟字[2006]8号签发人：

曹桂华

资兴市烟草专卖局

关于档案工作目标管理申报省特级标准

考评的请示

湖南省档案局：

我局（营销部）是根据资兴县人民政府资政发[1984]82号文件精神成立的。

1985年1月1目，上划至中国烟草总公司湖南省公司，是兼具行政执法权的全民所有制企业。

2005年，我局（营销部）荣获市局2005年度目标管理一等奖、资兴市2005年度执行党风廉政建设责任制优秀领导班子、优秀团支部、组织工作先进单位、商务工作先进单位等荣誉称号。

多年来，在市档案局的重视和指导下，我们对照《湖南省机关档案工作目标管理考评试行标准》做了大量艰苦细致的工作，档案管理日趋规范化、标准化、现代化，已经具备了档案工作目标管理晋升省特级的条件。

自建立档案室以来，我局（营销部）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》，建立档案工作管理机构，完善了档案室管理制度，加强了档案基础设施建设，使我局（营销部）档案逐年、逐步朝着制度化、规范化、科学化和现代化的方向迈进。

现在拥有库存档案3507卷（册）、主要分文书、财会、专卖档案、荣誉档案及书籍资料等。

其中文书档案200卷（册）、财会档案3037卷（册）、专卖档案26卷（册）．荣誉档案39件、普法档案5卷、书籍资料231（册）、编写了大事记、组织沿革、全宗介绍、档案分类大纲、烟草志和卷烟经营数字汇编及近三年的文件汇编等，文书档案按年度、问题、保管期限组件，材料收集较全，近几年文件归档率达100％，能全面反映单位的历史面貌。

检索工具科学、系统、准确，能满足利用者的需要，配有《全引目录》、《归档文件目录》、财务档案、文书档案以及荣誉档案和书籍资料目录一应俱全，能方便、快捷提供服务。

档案室早于1995年晋升为“省一级档案室”，又于96年复查“省一级档案”合格，并颁发了铜牌。

为了晋升为省特级档案室，2005年，我局（公司）又进一步加强了对档案工作的现代化建设和管理，基本实现了档案管理现代化和办公自动化同步发展。

一、加强管理，明确责任

同其他工作一样，档案管理好不好，关键在领导。

我们成立了以曹桂华局长任组长、肖小明副局长任副组长、各股室负责人任成员的档案管理领导小组，实行由分管领导分管，办公室主任主管、档案管理人员具体管的分工负责制。

二、建章建制，有章可循

为了对档案工作进行规范化管理，促进档案工作上新台阶，局（营销部）设立了档案工作领导小组、档案鉴定领导小组，并制定了《档案管理制度》、《立卷归档制度）》、《档案利用制度》、《保密制度》、《档案人员岗位职责》等规章制度，使档案管理工作每个环节都有章可循，责任明确。

同时，多次选派档案管理员参加上级举办的业务培训，到相关部门和兄弟单位学习取经，不断提高了档案人员的业务水平和工作质量。

档案员于1999年获得馆员中级职称，1998年取得档案管理专业专科自学考试专科文凭。

三、夯实基础，完善设施

万丈高楼平地起，档案工作也要抓好基础工作。

在局（营销部）领导的高度重视下，档案工作的基础工作经过十几年的不断建设和发展，现已基本上迈上了规范化、现代化的轨道。

2005年，我局（营销部）进一步完善了基础设施。

目前，档案室设有库房、阅览室和工作室，总面积约80平方米。

库房外安装了铁窗、铁门、防盗网、防盗报警器，灭火器；室内有厚窗帘，并且档案库房装有省档案局推广的档案型密集架组、空调和去湿机以及温湿度自动控制系统。

档案室配有计算机、复印机、照相机、扫描仪、防磁柜、紫光启明电子档案管理系统等．局（营销部）共投入基础建设资金5万多元。

四、合理利用，重视效果

档案的特殊性决定了它用途广泛，且管理不易。

为加强管理，更好地发挥档案的作用，我局（营销部）制定了《档案利用制度》并严格执行。

一是编制了适用的检索工具和参考资料，为档案利用创造条件，简化手续，主动搞好服务；二是对档案的借阅和归还做好登记，明确责任；三是对档案的利用效果做好登记，以保证档案的有序利用，取得了较好的经济效益和社会效益。

以上工作得到了上级档案主管部门的精心指导，对照《湖南省档案工作规范化管理（DB43／T263-2005）》地方标准，我们进行严格自查后得分为98分，自认达到省特级标准，现特提出申请，请予以考评认定。

特此请示。

二○○六年十一月二十八日

资兴市烟草专卖局文件

资烟办[2006]6号

资兴市烟草专卖局

关于成立档案工作领导小组的通知

各股室、客户、物流分部：

为了进一步加强档案工作规范化管理，根据《湖南省档案工作规范化管理地方标准》（湖南省质量技术监督局2005年7月20日发布）的要求和省档案局的统一工作部署，加强对档案工作规范化管理，力争达到省特级标准。

为此，经局务会研究决定，成立档案工作领导小组：

组长：

曹桂华

副组长：

肖小明李军斌邓永辉

成员：

杨丽萍宋云初袁模文陆珍玲周智斌范晓霞

为了按时完成到期档案的鉴定，决定成立档案工作鉴定小组，组长：

李军斌，成员：

杨丽萍、宋云初、陆珍玲、范晓霞。

领导小组下设办公室，办公室设在综合办公室，由杨丽萍兼任办公室主任。

二○○六年四月二十八日

档案室工作规范化管理评估申报表

申报单位

资兴市烟草专卖局

申报类型与级别

省特级

分管领导姓名

李军斌

档案机构

负责人

杨丽萍

主管领导

曹桂华

联系电话

单位地址

资兴市烟草专卖局

邮编

1995年已获省一级标准档案室现申请省特级标准档案室

单

位

自

检

按照《湖南省档案工作规范化管理》（DB43／T263）标准，自测评分如下：

1组织管理20分；2、保管保护条件19.5分；3、基础业务33.5业务分；4、开发利用25分。

合计98分。

自认为符合省特级档案室的标准，请上级档案部门予以考评认定。

单位（盖章）

2006年11月28日

评

估

组

意

见

评估组组长（签名）

认

定

意

见

认定单位（盖章）

年月日

资兴市烟草专卖局

档案工作规范化管理评估申报省特级

自检报告

一、资兴市烟草专卖局概况

资兴市烟草专卖局（公司）是根据资兴县人民政府资政发[1984]82号文件精神成立的。

1985年1月1日，上划至中国烟草总公司湖南省公司。

1985年1月5日，资兴撤县设市，遂更名为资兴市烟草专卖局（公司）。

1988年3月由兴宁镇迁往新区办公。

资兴市烟草专卖局（公司），是兼具行政执法权的全民所有制企业。

局正科级单位实行两块牌子，一套人马，隶属于湖南省烟草公司，郴州地区分公司，由资兴市经委代管。

是具有法人资格的经济实体，对人、财、物、内外贸实行统一集中管理，对烟草产、供、销业务实行垄断性专营（卷烟经营业务于84年11月由市商业局移交，烟叶生产经营于89年3月由市供销社移交）。

2006年1月1日起资兴市烟草公司撤销法人资格，改称湖南省烟草公司郴州分公司资兴营销部，所有资产收归郴州市公司。

2005年，我局（营销部）荣获市局2005年度目标管理一等奖、资兴市2005年度执行党风廉政建设责任制优秀领导班子、优秀团支部、组织工作先进单位、商务工作先进单位等荣誉称号。

二、资兴市烟草专卖局档案工作基本情况

自建立档案室以来，我局（营销部）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》，建立档案工作管理机构，完善了档案管理制度，加强了档案基础设施建设，使我局（营销部）档案工作逐年、逐步朝着制度化、规范化、科学化和现代化的方向迈进。

现在拥有库存档案2507卷（册）、主要分文书、财会、专卖档案、基建房产档案、荣誉档案及书籍资料等。

其中文书档案169卷（册）（永久106、长期32、短期31）、财会档案3037卷（册）、专卖档案26卷（册）、普法档案5件（册）、荣誉档案39件、书籍资料231（册）、编写了大事记、组织沿革、全宗介绍、档案分类大纲、烟草志和各种数字汇编及近三年的文件汇编等，文书档案按问题、年度、保管期限组件，材料收集较全，近几年文件归档率达100%，能全面反映单位的历史面貌。

检索工具科学、系统、准确，能满足利用者的需要，配有《全引目录）》、《归档文件目录》，财务档案、文书档案以及荣誉档案和书籍资料目录一应俱全，能方便、快捷提供服务。

档案室早于1995年晋升为“省一级档案室”，又于2005年复

查认定“省一级档案室”合格，并颁发了铜牌。

为了晋升省特级档案室，2005年，我局（公司）又进一步加强了对档案工作的现代化建设和管理，基本实现了档案管理现代化和办公自动化同步发展。

三、资兴市烟草专卖局档案工作的主要措施

1、加强管理，明确责任

同其他工作一样，档案管理好不好，关键在领导。

我们成立了以曹桂华局长任组长、肖小明副局长任副组长、各股室负责人任成员的档案管理领导小组，实行由分管领导分管，办公室主任主管、档案管理人员具体管的分工负责制。

二、建章建制，有章可循

为了对档案工作进行规范化管理，促进档案工作上新台阶，局（营销部）设立了档案工作领导小组、档案鉴定领导小组，并制定了《档案管理制度》、《立卷归档制度）》、《档案利用制度》、《保密制度》、《档案人员岗位职责》等规章制度，使档案管理工作每个环节都有章可循，责任明确。

同时，多次选派档案管理员参加上级举办的业务培训，到相关部门和兄弟单位学习取经，不断提高了档案人员的业务水平和工作质量。

档案员于1999年获得馆员中级职称，1998年取得档案管理专业专科自学考试专科文凭。

三、夯实基础，完善设施

万丈高楼平地起，档案工作也要抓好基础工作。

在局（营销部）领导的高度重视下，档案工作的基础工作经过十几年的不断建设和发展，现已基本上迈上了规范化、现代化的轨道。

2005年，我局（营销部）进一步完善了基础设施。

目前，档案室设有库房、阅览室和工作室，总面积约80平方米。

库房外安装了铁窗、铁门、防盗网、防盗报警器，灭火器；室内有厚窗帘，并且档案库房装有省档案局推广的档案型密集架组、空调和去湿机以及温湿度自动控制系统。

档案室配有计算机、复印机、照相机、扫描仪、防磁柜、紫光启明电子档案管理系统等．局（营销部）共投入基础建设资金5万多元。

四、合理利用，重视效果

档案的特殊性决定了它用途广泛，且管理不易。

为加强管理，更好地发挥档案的作用，我局（营销部）制定了《档案利用制度》并严格执行。

一是编制了适用的检索工具和参考资料，为档案利用创造条件，简化手续，主动搞好服务；二是对档案的借阅和归还做好登记，明确责任；三是对档案的利用效果做好登记，以保证档案的有序利用，取得了较好的经济效益和社会效益。

以上工作得到了上级档案主管部门的精心指导，对照《湖南省档案工作规范化管理（DB43／T263-2005）》地方标准，我们进行严格自查后得分为98分，自认达到省特级标准，现特提出申请，请予以考评认定。

特此请示。

二○○六年十一月二十八日

自检评分说明

对照《机关档案工作规范化管理评估内容及评分细则》，我们进行了较艰苦的整改工作，现将自检情况汇报如下：

一、组织管理：

（20分）（自评20分）

（1）管理体制（10分）（自评分10分）

成立了以局领导为组长，办公室工作人员为成员的档案工作领导小组，每年度明确了把档案工作列入目标管理责任制的工作，保证了档案工作所需经费，近几年来共投入5万多元用于档案工作。

确定了专职档案员1人，形成了档案管理网络。

建立了档案人员岗位责任制。

机关档案文件集中统一存放在机关档案室。

制定并落实了归档、保管、保密等档案工作制度。

（2）队伍建设（5分）（自评分5分）

组织全体干部职工积极参加档案主管部门主办的《档案法》和《湖南省档案管理条例》知识考试。

档案员通过自考取得了大专文凭，并于1993年获得助理馆员中级职称。

能够熟练操作计算机，档案员多次参加档案部门组织的档案业务培训，文化素质高，业务能力强。

（3）履行职责（5分）（自评分5分）

对各股室的文件材料及时进行收集、整理、归档。

及时向同级文件服务中心报送现行文件资料。

如2005年报送了《整顿规范市场经济秩序工作》。

每年按时报送机关档案管理信息和统计报表。

二、保管保护条件（20分）（自评分19.5分）

（4）档案用房（10分）（自评分9.5分）

档案用房能够满足15年左右存放档案的需求，库房、办公室、阅览室三分开，库房干净整洁，管理有序。

（5）装具设备（10分）（自检分10分）

档案室现存放有20多年的文件档案，库房安全适用，“九防”措施完备，配置了厚窗帘、空调、厚铁门、防虫樟脑药物等保管设施和物品。

配置了密集架、去湿机、温湿度自控系统。

配有计算机2台、复印机一台、照相机一部、防磁柜一台、消毒柜一台、打印机一台，具有较先进的现代化管理设施。

三、基础业务工作（35分）（自评分33.5）

（6）归档工作（8分）（自评分7.5分）

我们严格地实行各股室、各部门文件档案立卷归档制度，档案人员行使监督、检查、指导的职能，负责把各部门文件收集整理及时归档，由于抓得紧，把关严，各类档案组件快，归档及时，归档的文件材料、字迹基本符合档案保管要求。

（7）整理与编目（5分）（自评分5分）

按规定要求制定了《档案分类大纲》，分类科学且体现了行业特点，装订规范、排列有序。

编目编号系统规范。

（8）保管和移交（9分）（自评分8.5分）

本机关各类档案文件统一存放档案室，存放整齐，符合规范。

制订了全宗介绍，库房档案放存放示意图。

档案室每年定期对库房进行安全检查，杜绝了档案的霉变、虫蛀等现象。

由于本系统的规定，档案暂不向本市档案馆移交，故本局档案没移交档案局。

（9）鉴定与统计（3分）（自评分3分）

成立了档案鉴定领导小组，2005年对本局1984年-1995年卷烟销售发票统计联按有关规定程序进行了销毁。

建立了各种统计台帐和资料目录、荣誉档案目录。

（10）档案数字化（10分）（自评分9.5分）

建立了湖南省商业系统综合门户对各级来文来电实行电子公文处理。

使用了DARMS文件档案资料综合管理系统和紫光启明电子档案管理系统。

建立了案件和文件目录数据库。

建立了全文数据库和多媒体数据库。

四、开发利用（25分）（自评分25分）

（11）档案查阅（10分）（自评分10分）

编有《全宗介绍》、《全引目录》、《归档文件目录》等检索工具。

档案员长期稳定且业务熟练。

所以查找准确，快速。

我们建立了借阅登记和利用效果登记，根据记载，每年均提供利用档案几十次，为领导决策提供了有力可靠的依据，在烟草管理中发挥了极其重要的作用，取得了较好的经济效益和社会效益。

（12）档案编研（15分）（白评分15分）

我们利用馆藏档案资料较有成效地进行了编研工作，编有《组织机构沿革》、《大事记》、《烟草志》、《基础数字汇编》。

利用档案资料，保证我局合法土地使用权。

由于新办公大楼还正在建设当中，展览室只能因陋就简。

以上自评分98分，请省、市档案局考评组考评认定。

资兴市烟草专卖局

二○○六年十一同二十八曰

全宗介绍

一、机构沿革

资兴县烟草专卖局（公司）是根据资兴县人民政府资政发[1984]82号文件精神成立的兼有行政执法权的全民所有制企业，负责烟草制品的销售及烟草专卖市场的管理。

1985年1月1日，上划到中国烟草总公司湖南省公司。

1985年1月5曰，资兴撤县设市，遂改名为资兴市烟草专卖局（公司）。

1998年3月由兴宁镇迁往新区办公。

1996年11月1日，经局（公司）研究决定，设立六个服室、六个批发部和一个劳动服务公司，股、至、批发部机构设置如下：

办公室人教监察股计财统计股安全保卫股

专卖管理股卷烟销售股烟叶股局（公司）劳动服务公司

唐洞卷烟批发部鲤鱼江卷烟批发部兴宁卷烟批发部

三都卷烟批发部东江卷烟批发部州门司卷烟批发

1996年11月1日，经局（公司）研究决定，成立资兴市烟草公司金叶实业有限公司，实行股份制企业，独立核算，自负盈亏。

2000年2同22日，经局（公司）研究决定，成立烟草专卖稽查队。

2003年12月8日，经局（公司）研究决定，撤消卷烟销售股，成立卷烟营销中心，营销中心下设电话订货部、客户服务部、配送部、信息部。

2006年1月1日，湖南省烟草公司资兴市公司法人资格被撤消，资产划归湖南省烟草公司郴州市公司，改称湖南省烟草公司郴州市公司资兴营销部。

本局于1985年始建立专门档案室。

为加强档案管理，一是明确了由局长分管，办公室主任兼管的管理体制，积极参加档案部门举办的各种业务培训，使档案员的业务水平与时俱进，现已具备档案专业中级职称。

二是制定了一整套必要的规章制度，档案室逐年改善了条件。

1985年，档案室面积仅6平方米。

1987年，新办公大楼落成使用，在三楼安排了三个房间作为档案工作用房，面积约80平方米。

档案室配备了密集架5组、电脑2台，档案管理软件2套、空调2台、复印机、照相机、扫描仪、防磁柜、去湿机、吸尘器各1台。

1995年晋升为“省一级档案室”。

二、全宗内档案情况简介

本全宗文书档案、资料共200卷（件）。

形成年代为1984年-2005年。

1、文书档案：

共计200卷（件）。

1984年-2000年形成永久保存的档案有85卷，配有全引目录一式四套，1985年-2000年形成长期保存的档案有25卷，配有目录一式四套，1985年-2000年形成短期保存的档案有26卷，配有全引目录一式一套。

2001年-2005年形成的档案，以件为单位进行整理，永久保存的档案有21盒，配有归档文件目录一式四套，长期保存的档案有6盒，一式四套，短期保存的档案有5盒，配有归档文件目录一式一套。

2、普法档案：

2001年-2005年形成的永久保存的档案共5盒，配有归档文件目录一式四套。

3、专卖案件档案：

为1994-2000年形成的长期保存的档案26卷，配有案件目录一式四套。

4、财务档案：

报表1984年-1993年形成的归入文书档案，1994年-2005年形成长期保存的会计报有12盒，配有文件目录一式四套。

2001年-2005年形成的短期保存的报表19盒。

5、1985年-2005年形成的长期保存的账本93盒，配有归档文件目录一式四套。

会计凭证：

1984年-2005年形成永久保存的会计凭证有2813盒，由财务自行按规范整理，归入档案室保存。

荣誉档案：

从1992年-2005年获得省、地、市各类奖状、证书计39块（本）。

1992年之前由于各种原因未能收集。

资料：

收集了从1987年-2005年各类资料共计231册（本）。

这些资料多是收集而成，不是特别完整。

本全宗档案按门类进行分类整理，随着档案管理逐步规范，至2005年所有文件材料全部整理归档，确保了档案的完整。

三、全宗内档案内容与成份介绍

本全宗内档案按内容可分综合文书档案、财务档案、基建房产档案、荣誉档案、案件档案和资料档案等六大类。

2000年以前上述各类档案只分为综合文书档案、财务档案，案件档案和资料4大类，基建房产档案和部份荣誉档案归入了文书档案中。

2001年以后，制定了档案分类大纲，将上述档案分为6大类，现将各类档案所含内容介绍如下：

l、综合文书档案：

重要的本级文件材料，定为永久保存；分为党群、行政、业务三大类；重要的业务上级文件定为长期保存；非业务上级以及本级产生的短时期内保存的文件定为短期保存。

这些档案全面记载了省、市、县烟草管理部门贯彻执行党和国家的各项方针、政策，狠抓质量，强化管理、突出效益、全面发展烟草事业的情况，记载了本局主要职能、历史沿革、机构设置、人事任免、奖惩、劳资、房改的情况，具体来说，主要是历年来烟草专卖管理、卷烟经营销售等的通知、办法、规定、历年工作计划、总结、会议

记录、统计年报等。

2、财务档案：

分为凭证类、账簿类、报表类。

这些档案主要有加强管理、清产核资等的计划、制度，有经费检查、统计报表、审计表、卷烟购销存报表、各种工资奖金、加班费名册、转正、调资表等。

3、基建房产档案：

主要有房产管理、基建计划、设计、施工、竣工等的报告、批复、图纸等材料。

4、荣誉档案：

主要保存了省、郴州市、资兴市等有关部门表彰奖励的证书、奖状、奖杯等。

5、案件档案：

主要是加强烟草市场管理中，依法查处的违规案件材料。

6、资料：

主要有烟草市场管理的政策法规，烟草年鉴等。

四、备注

1、本全宗指南在1992年编制的分类大纲的基础上适当完善编制而成。

2、在2006年整理档案时，对部分零散文件材料进行了全面清理并进行了补充归档，确保了档案的完整。

编制人：

范晓霞

业务指导：

代宗贵

杨丽萍

二○○六年十一月二十八日

组织机构沿革

1、1984年11月，资兴市烟草专卖局（公司）成立，两块牌子，一套人马，正科级建制，地址资兴市城关镇南正街。

局长（经理）兼党支部书记陈桂生。

设有办公室、业务股、专卖管理股、财务股4个股室和城关、鲤鱼江、三都3个卷烟批发部。

共有干部职工17人，其中党员5人、干部6人、女职工6人。

2、1984年12月，资兴市商业局移交卷烟经营业务。

3、1985年1月5日：

资兴市撤县改市，资兴县烟草专卖局（公司）更名为资兴市烟草专卖局（公司）。

4、1985年4月，烟草实行专卖，局（公司）行使烟草制品专卖管理权和垄断经营权。

5、1988年10月：

设立唐洞卷烟批发部。

6、1989年3月，资兴市烟草专卖局（公司）由原资兴县城关镇迁址资兴市新区东江中路。

7、1989年3月，资兴市决定烟叶生产经营由供销社移交烟草公司，实现“一条鞭"经营。

4月，设立原烟股。

8、1989年3月，撤销唐洞卷烟批发部。

9、1992年3月，撤销三都批发部。

10、唐洞卷烟批发部恢复营业。

11、1994年3月设立纪检监察股、人事教育股。

12、1994年7月，三都批发部恢复营业。

13、1996年11月1日，经局（公司）研究决定，设立六个股室、六个批发部和一个劳动服务公司，股、室、批发部机构设置如下：

办公室人教监察股计财统计股安全保卫股

专卖管理股卷烟销售股烟叶股局（公司）劳动服务公司唐洞卷烟批发部鲤鱼江卷烟批发部兴宁卷烟批发部

三都卷烟批发部东江卷烟批发部州门司卷烟批发部

14、1996年11月1日，经局（公司）研究决定，成立资兴市烟草公司金叶实业有限公司，实行股份制企业，独立核算，自负盈亏。

15、2000年2月22同，经局（公司）研究决定，成立烟草专卖稽查队。

16、2003年12月8日，经局（公司）研究决定，撤消卷烟销售股，成立卷烟营销中心，营销中心下设电话订货部、客户服务部、配送部、信息部。

17、2006年1月1曰，湖南省烟草公司资兴市公司法人资格被撤消，资产划归湖南省烟草公司郴州市公司，改称湖南省烟草公司郴州市公司资兴营销部。

大事记

一九八四年

11月22日由县委组织部召开有关人员参加的筹备会议，研究组建烟草局、烟草公司有关具体事项。

11月28日县委决定租赁县人武部的一栋家属房为烟草局、烟草公司的办公地点，每月租金5000元。

12月1日，烟草局、烟草公司宣布正式成立。

12同3日，鲤鱼江烟草批发部租赁副食品公司的仓库及办公室，宣布正式开业。

12月5日，兴宁烟草批发部租赁副食品的仓库及办公室，宣布正式开业。

12月9日，三都烟草批发部借用三都供销社的两名职工，租赁三间房屋，宣布正式开业。

12月13曰，我局（公司）根据上级文件