l关于档案工华目标管理申报省特级标准考评的请示.docx

1、l关于档案工华目标管理申报省特级标准考评的请示目 录l、关于档案工华目标管理申报省特级标准考评的请示 2、成立档案工作领导小组的通知 3、档案工作规范化管理评估申报表 4、自检报告 5、自检评分说明 6、全宗介绍 7、组织机构沿革 8、大事记 9、档案查阅利用效果典型事例 资兴市烟草专卖局文件资烟字2006 8号 签发人：曹桂华资兴市烟草专卖局关于档案工作目标管理申报省特级标准考评的请示湖南省档案局： 我局(营销部)是根据资兴县人民政府资政发1984 82号文件精神成立的。1985年1月1目，上划至中国烟草总公司湖南省公司，是兼具行政执法权的全民所有制企业。2005年，我局(营销部)荣获市局2

2、005年度目标管理一等奖、资兴市2005年度执行党风廉政建设责任制优秀领导班子、优秀团支部、组织工作先进单位、商务工作先进单位等荣誉称号。多年来，在市档案局的重视和指导下，我们对照湖南省机关档案工作目标管理考评试行标准做了大量艰苦细致的工作，档案管理日趋规范化、标准化、现代化，已经具备了档案工作目标管理晋升省特级的条件。自建立档案室以来，我局(营销部)认真贯彻执行中华人民共和国档案法和湖南省档案管理条例，建立档案工作管理机构，完善了档案室管理制度，加强了档案基础设施建设，使我局(营销部)档案逐年、逐步朝着制度化、规范化、科学化和现代化的方向迈进。现在拥有库存档案3 5 0 7卷(册)、主要分文

3、书、财会、专卖档案、荣誉档案及书籍资料等。其中文书档案200卷(册)、财会档案3037卷(册)、专卖档案2 6卷(册)荣誉档案3 9件、普法档案5卷、书籍资料231(册)、编写了大事记、组织沿革、全宗介绍、档案分类大纲、烟草志和卷烟经营数字汇编及近三年的文件汇编等，文书档案按年度、问题、保管期限组件，材料收集较全，近几年文件归档率达100，能全面反映单位的历史面貌。检索工具科学、系统、准确，能满足利用者的需要，配有全引目录、归档文件目录、财务档案、文书档案以及荣誉档案和书籍资料目录一应俱全，能方便、快捷提供服务。档案室早于1995年晋升为“省一级档案室”，又于96年复查“省一级档案”合格，并颁

4、发了铜牌。为了晋升为省特级档案室，2005年，我局(公司)又进一步加强了对档案工作的现代化建设和管理，基本实现了档案管理现代化和办公自动化同步发展。一、加强管理，明确责任同其他工作一样，档案管理好不好，关键在领导。我们成立了以曹桂华局长任组长、肖小明副局长任副组长、各股室负责人任成员的档案管理领导小组，实行由分管领导分管，办公室主任主管、档案管理人员具体管的分工负责制。二、建章建制，有章可循为了对档案工作进行规范化管理，促进档案工作上新台阶，局(营销部)设立了档案工作领导小组、档案鉴定领导小组，并制定了档案管理制度、立卷归档制度)、档案利用制度、保密制度、档案人员岗位职责等规章制度，使档案管理

5、工作每个环节都有章可循，责任明确。同时，多次选派档案管理员参加上级举办的业务培训，到相关部门和兄弟单位学习取经，不断提高了档案人员的业务水平和工作质量。档案员于1999年获得馆员中级职称，1998年取得档案管理专业专科自学考试专科文凭。三、夯实基础，完善设施万丈高楼平地起，档案工作也要抓好基础工作。在局(营销部)领导的高度重视下，档案工作的基础工作经过十几年的不断建设和发展，现已基本上迈上了规范化、现代化的轨道。2005年，我局(营销部)进一步完善了基础设施。目前，档案室设有库房、阅览室和工作室，总面积约80平方米。库房外安装了铁窗、铁门、防盗网、防盗报警器，灭火器；室内有厚窗帘，并且档案库房

6、装有省档案局推广的档案型密集架组、空调和去湿机以及温湿度自动控制系统。档案室配有计算机、复印机、照相机、扫描仪、防磁柜、紫光启明电子档案管理系统等局(营销部)共投入基础建设资金5万多元。四、合理利用，重视效果档案的特殊性决定了它用途广泛，且管理不易。为加强管理，更好地发挥档案的作用，我局(营销部)制定了档案利用制度并严格执行。一是编制了适用的检索工具和参考资料，为档案利用创造条件，简化手续，主动搞好服务；二是对档案的借阅和归还做好登记，明确责任；三是对档案的利用效果做好登记，以保证档案的有序利用，取得了较好的经济效益和社会效益。以上工作得到了上级档案主管部门的精心指导，对照湖南省档案工作规范化

7、管理(DB43T263-2005)地方标准，我们进行严格自查后得分为98分，自认达到省特级标准，现特提出申请，请予以 考评认定。特此请示。二六年十一月二十八日资兴市烟草专卖局文件资烟办20066号资兴市烟草专卖局关于成立档案工作领导小组的通知各股室、客户、物流分部：为了进一步加强档案工作规范化管理，根据湖南省档案工作规范化管理地方标准(湖南省质量技术监督局2005年7月20日发布)的要求和省档案局的统一工作部署，加强对档案工作规范化管理，力争达到省特级标准。为此，经局务会研究决定，成立档案工作领导小组：组 长：曹桂华副组长：肖小明 李军斌 邓永辉成 员：杨丽萍 宋云初 袁模文 陆珍玲 周智斌

8、范晓霞为了按时完成到期档案的鉴定，决定成立档案工作鉴定小组，组长：李军斌，成员：杨丽萍、宋云初、陆珍玲、范晓霞。领导小组下设办公室，办公室设在综合办公室，由杨丽萍兼任办公室主任。二六年四月二十八日档案室工作规范化管理评估申报表申报单位资兴市烟草专卖局申报类型与级别省特级分管领导姓名李军斌档案机构负责人杨丽萍主管领导曹桂华联系电话单位地址资兴市烟草专卖局邮编1995年已获省一级标准档案室现申请省特级标准档案室单位自检 按照湖南省档案工作规范化管理(DB43T263)标准，自测评分如下：1组织管理20分；2、保管保护条件19.5分；3、基础业务33.5业务分；4、开发利用25分。合计98分。自认为

9、符合省特级档案室的标准，请上级档案部门予以考评认定。单位(盖章) 2006年11月28日评估组意见 评估组组长(签名)认定意见 认定单位(盖章) 年 月 日资兴市烟草专卖局档案工作规范化管理评估申报省特级自检报告一、资兴市烟草专卖局概况资兴市烟草专卖局(公司)是根据资兴县人民政府资政发198482号文件精神成立的。1985年1月1日，上划至中国烟草总公司湖南省公司。1985年1月5日，资兴撤县设市，遂更名为资兴市烟草专卖局（公司)。1988年3月由兴宁镇迁往新区办公。资兴市烟草专卖局(公司)，是兼具行政执法权的全民所有制企业。局正科级单位实行两块牌子，一套人马，隶属于湖南省烟草公司，郴州地区分

10、公司，由资兴市经委代管。是具有法人资格的经济实体，对人、财、物、内外贸实行统一集中管理，对烟草产、供、销业务实行垄断性专营(卷烟经营业务于84年11月由市商业局移交，烟叶生产经营于89年3月由市供销社移交)。2006年1月1日起资兴市烟草公司撤销法人资格，改称湖南省烟草公司郴州分公司资兴营销部，所有资产收归郴州市公司。2005年，我局(营销部)荣获市局2005年度目标管理一等奖、资兴市2005年度执行党风廉政建设责任制优秀领导班子、优秀团支部、组织工作先进单位、商务工作先进单位等荣誉称号。二、资兴市烟草专卖局档案工作基本情况自建立档案室以来，我局(营销部)认真贯彻执行中华人民共和国档案法和湖南

11、省档案管理条例，建立档案工作管理机构，完善了档案管理制度，加强了档案基础设施建设，使我局(营销部)档案工作逐年、逐步朝着制度化、规范化、科学化和现代化的方向迈进。现在拥有库存档案2507卷(册)、主要分文书、财会、专卖档案、基建房产档案、荣誉档案及书籍资料等。其中文书档案169卷(册)(永久106、长期32、短期31)、财会档案3037卷(册)、专卖档案26卷(册)、普法档案5件(册)、荣誉档案39件、书籍资料231(册)、编写了大事记、组织沿革、全宗介绍、档案分类大纲、烟草志和各种数字汇编及近三年的文件汇编等，文书档案按问题、年度、保管期限组件，材料收集较全，近几年文件归档率达100%，能全

12、面反映单位的历史面貌。检索工具科学、系统、准确，能满足利用者的需要，配有全引目录)、归档文件目录，财务档案、文书档案以及荣誉档案和书籍资料目录一应俱全，能方便、快捷提供服务。档案室早于1995年晋升为“省一级档案室”，又于2005年复查认定“省一级档案室”合格，并颁发了铜牌。为了晋升省特级档案室，2005年，我局(公司)又进一步加强了对档案工作的现代化建设和管理，基本实现了档案管理现代化和办公自动化同步发展。三、资兴市烟草专卖局档案工作的主要措施1、加强管理，明确责任同其他工作一样，档案管理好不好，关键在领导。我们成立了以曹桂华局长任组长、肖小明副局长任副组长、各股室负责人任成员的档案管理领导

13、小组，实行由分管领导分管，办公室主任主管、档案管理人员具体管的分工负责制。二、建章建制，有章可循为了对档案工作进行规范化管理，促进档案工作上新台阶，局(营销部)设立了档案工作领导小组、档案鉴定领导小组，并制定了档案管理制度、立卷归档制度)、档案利用制度、保密制度、档案人员岗位职责等规章制度，使档案管理工作每个环节都有章可循，责任明确。同时，多次选派档案管理员参加上级举办的业务培训，到相关部门和兄弟单位学习取经，不断提高了档案人员的业务水平和工作质量。档案员于1999年获得馆员中级职称，1998年取得档案管理专业专科自学考试专科文凭。三、夯实基础，完善设施万丈高楼平地起，档案工作也要抓好基础工作

14、。在局(营销部)领导的高度重视下，档案工作的基础工作经过十几年的不断建设和发展，现已基本上迈上了规范化、现代化的轨道。2005年，我局(营销部)进一步完善了基础设施。目前，档案室设有库房、阅览室和工作室，总面积约80平方米。库房外安装了铁窗、铁门、防盗网、防盗报警器，灭火器；室内有厚窗帘，并且档案库房装有省档案局推广的档案型密集架组、空调和去湿机以及温湿度自动控制系统。档案室配有计算机、复印机、照相机、扫描仪、防磁柜、紫光启明电子档案管理系统等局(营销部)共投入基础建设资金5万多元。四、合理利用，重视效果档案的特殊性决定了它用途广泛，且管理不易。为加强管理，更好地发挥档案的作用，我局(营销部)

15、制定了档案利用制度并严格执行。一是编制了适用的检索工具和参考资料，为档案利用创造条件，简化手续，主动搞好服务；二是对档案的借阅和归还做好登记，明确责任；三是对档案的利用效果做好登记，以保证档案的有序利用，取得了较好的经济效益和社会效益。以上工作得到了上级档案主管部门的精心指导，对照湖南省档案工作规范化管理(DB43T263-2005)地方标准，我们进行严格自查后得分为98分，自认达到省特级标准，现特提出申请，请予以 考评认定。特此请示。二六年十一月二十八日自检评分说明对照机关档案工作规范化管理评估内容及评分细则，我们进行了较艰苦的整改工作，现将自检情况汇报如下：一、组织管理：(20分)(自评2

16、0分)(1)管理体制(10分)(自评分10分)成立了以局领导为组长，办公室工作人员为成员的档案工作领导小组，每年度明确了把档案工作列入目标管理责任制的工作，保证了档案工作所需经费，近几年来共投入5万多元用于档案工作。确定了专职档案员1人，形成了档案管理网络。建立了档案人员岗位责任制。机关档案文件集中统一存放在机关档案室。制定并落实了归档、保管、保密等档案工作制度。(2)队伍建设(5分)(自评分5分)组织全体干部职工积极参加档案主管部门主办的档案法和湖南省档案管理条例知识考试。档案员通过自考取得了大专文凭，并于1993年获得助理馆员中级职称。能够熟练操作计算机，档案员多次参加档案部门组织的档案业

17、务培训，文化素质高，业务能力强。(3)履行职责(5分)(自评分5分)对各股室的文件材料及时进行收集、整理、归档。及时向同级文件服务中心报送现行文件资料。如2005年报送了整顿规范市场经济秩序工作。每年按时报送机关档案管理信息和统计报表。二、保管保护条件(20分)(自评分19.5分)(4)档案用房(10分)(自评分9.5分)档案用房能够满足1 5年左右存放档案的需求，库房、办公室、阅览室三分开，库房干净整洁，管理有序。(5)装具设备(10分)(自检分10分)档案室现存放有20多年的文件档案，库房安全适用，“九防”措施完备，配置了厚窗帘、空调、厚铁门、防虫樟脑药物等保管设施和物品。配置了密集架、去

18、湿机、温湿度自控系统。配有计算机2台、复印机一台、照相机一部、防磁柜一台、消毒柜一台、打印机一台，具有较先进的现代化管理设施。三、基础业务工作(35分)(自评分33.5)(6)归档工作(8分)(自评分7.5分)我们严格地实行各股室、各部门文件档案立卷归档制度，档案人员行使监督、检查、指导的职能，负责把各部门文件收集整理及时归档，由于抓得紧，把关严，各类档案组件快，归档及时，归档的文件材料、字迹基本符合档案保管要求。(7)整理与编目(5分)(自评分5分)按规定要求制定了档案分类大纲，分类科学且体现了行业特点，装订规范、排列有序。编目编号系统规范。(8)保管和移交(9分)(自评分8.5分)本机关各

19、类档案文件统一存放档案室，存放整齐，符合规范。制订了全宗介绍，库房档案放存放示意图。档案室每年定期对库房进行安全检查，杜绝了档案的霉变、虫蛀等现象。由于本系统的规定，档案暂不向本市档案馆移交，故本局档案没移交档案局。(9)鉴定与统计(3分)(自评分3分) 成立了档案鉴定领导小组，2005年对本局1984年-1995年卷烟销售发票统计联按有关规定程序进行了销毁。建立了各种统计台帐和资料目录、荣誉档案目录。(10)档案数字化(10分)(自评分9.5分)建立了湖南省商业系统综合门户对各级来文来电实行电子公文处理。使用了DARMS文件档案资料综合管理系统和紫光启明电子档案管理系统。建立了案件和文件目录

20、数据库。建立了全文数据库和多媒体数据库。四、开发利用(25分)(自评分25分)(11)档案查阅(10分)(自评分10分)编有全宗介绍、全引目录、归档文件目录等检索工具。档案员长期稳定且业务熟练。所以查找准确，快速。我们建立了借阅登记和利用效果登记，根据记载，每年均提供利用档案几十次，为领导决策提供了有力可靠的依据，在烟草管理中发挥了极其重要的作用，取得了较好的经济效益和社会效益。(12)档案编研(15分)(白评分15分)我们利用馆藏档案资料较有成效地进行了编研工作，编有组织机构沿革、大事记、烟草志、基础数字汇编。利用档案资料，保证我局合法土地使用权。由于新办公大楼还正在建设当中，展览室只能因陋

21、就简。以上自评分98分，请省、市档案局考评组考评认定。 资兴市烟草专卖局二六年十一同二十八曰全 宗 介 绍一、机构沿革资兴县烟草专卖局(公司)是根据资兴县人民政府资政发198482号文件精神成立的兼有行政执法权的全民所有制企业，负责烟草制品的销售及烟草专卖市场的管理。1985年1月1日，上划到中国烟草总公司湖南省公司。1985年1月5曰，资兴撤县设市，遂改名为资兴市烟草专卖局(公司)。1998年3月由兴宁镇迁往新区办公。1996年11月1日，经局(公司)研究决定，设立六个服室、六个批发部和一个劳动服务公司，股、至、批发部机构设置如下：办公室 人教监察股 计财统计股 安全保卫股专卖管理股 卷烟销

22、售股 烟叶股 局(公司)劳动服务公司唐洞卷烟批发部 鲤鱼江卷烟批发部 兴宁卷烟批发部三都卷烟批发部 东江卷烟批发部 州门司卷烟批发1996年11月1日，经局(公司)研究决定，成立资兴市烟草公司金叶实业有限公司，实行股份制企业，独立核算，自负盈亏。2000年2同22日，经局(公司)研究决定，成立烟草专卖稽查队。2003年12月8日，经局(公司)研究决定，撤消卷烟销售股，成立卷烟营销中心，营销中心下设电话订货部、客户服务部、配送部、信息部。2006年1月1日，湖南省烟草公司资兴市公司法人资格被撤消，资产划归湖南省烟草公司郴州市公司，改称湖南省烟草公司郴州市公司资兴营销部。本局于1985年始建立专门

23、档案室。为加强档案管理，一是明确了由局长分管，办公室主任兼管的管理体制，积极参加档案部门举办的各种业务培训，使档案员的业务水平与时俱进，现已具备档案专业中级职称。二是制定了一整套必要的规章制度，档案室逐年改善了条件。1985年，档案室面积仅6平方米。1987年，新办公大楼落成使用，在三楼安排了三个房间作为档案工作用房，面积约80平方米。档案室配备了密集架5组、电脑2台，档案管理软件2套、空调2台、复印机、照相机、扫描仪、防磁柜、去湿机、吸尘器各1台。1995年晋升为“省一级档案室”。二、全宗内档案情况简介本全宗文书档案、资料共200卷(件)。形成年代为1984年-2005年。 1、文书档案：共

24、计200卷(件)。1984年-2000年形成永久保存的档案有85卷，配有全引目录一式四套，1985年-2000年形成长期保存的档案有25卷，配有目录一式四套，1985年-2000年形成短期保存的档案有26卷，配有全引目录一式一套。2001年-2005年形成的档案，以件为单位进行整理，永久保存的档案有21盒，配有归档文件目录一式四套，长期保存的档案有6盒，一式四套，短期保存的档案有5盒，配有归档文件目录一式一套。2、普法档案：2001年-2005年形成的永久保存的档案共5盒，配有归档文件目录一式四套。3、专卖案件档案：为1994-2000年形成的长期保存的档案26卷，配有案件目录一式四套。4、财

25、务档案：报表1984年-1993年形成的归入文书档案，1994年-2005年形成长期保存的会计报有12盒，配有文件目录一式四套。2001年-2005年形成的短期保存的报表19盒。5、1985年-2005年形成的长期保存的账本93盒，配有归档文件目录一式四套。会计凭证：1984年-2005年形成永久保存的会计凭证有2813盒，由财务自行按规范整理，归入档案室保存。荣誉档案：从1992年-2005年获得省、地、市各类奖状、证书计39块(本)。1992年之前由于各种原因未能收集。资料：收集了从1987年-2005年各类资料共计231册(本)。这些资料多是收集而成，不是特别完整。本全宗档案按门类进行分

26、类整理，随着档案管理逐步规范，至2005年所有文件材料全部整理归档，确保了档案的完整。三、全宗内档案内容与成份介绍本全宗内档案按内容可分综合文书档案、财务档案、基建房产档案、荣誉档案、案件档案和资料档案等六大类。2000年以前上述各类档案只分为综合文书档案、财务档案，案件档案和资料4大类，基建房产档案和部份荣誉档案归入了文书档案中。2001年以后，制定了档案分类大纲，将上述档案分为6大类，现将各类档案所含内容介绍如下：l、综合文书档案：重要的本级文件材料，定为永久保存；分为党群、行政、业务三大类；重要的业务上级文件定为长期保存；非业务上级以及本级产生的短时期内保存的文件定为短期保存。这些档案全

27、面记载了省、市、县烟草管理部门贯彻执行党和国家的各项方针、政策，狠抓质量，强化管理、突出效益、全面发展烟草事业的情况，记载了本局主要职能、历史沿革、机构设置、人事任免、奖惩、劳资、房改的情况，具体来说，主要是历年来烟草专卖管理、卷烟经营销售等的通知、办法、规定、历年工作计划、总结、会议记录、统计年报等。2、财务档案：分为凭证类、账簿类、报表类。这些档案主要有加强管理、清产核资等的计划、制度，有经费检查、统计报表、审计表、卷烟购销存报表、各种工资奖金、加班费名册、转正、调资表等。3、基建房产档案：主要有房产管理、基建计划、设计、施工、竣工等的报告、批复、图纸等材料。4、荣誉档案：主要保存了省、郴

28、州市、资兴市等有关部门表彰奖励的证书、奖状、奖杯等。5、案件档案：主要是加强烟草市场管理中，依法查处的违规案件材料。6、资料：主要有烟草市场管理的政策法规，烟草年鉴等。四、备注1、本全宗指南在1992年编制的分类大纲的基础上适当完善编制而成。2、在2006年整理档案时，对部分零散文件材料进行了全面清理并进行了补充归档，确保了档案的完整。编制人： 范晓霞业务指导：代宗贵 杨丽萍二六年十一月二十八日组织机构沿革1、1984年11月，资兴市烟草专卖局(公司)成立，两块牌子，一套人马，正科级建制，地址资兴市城关镇南正街。局长(经理)兼党支部书记陈桂生。设有办公室、业务股、专卖管理股、财务股4个股室和城

29、关、鲤鱼江、三都3个卷烟批发部。共有干部职工17人，其中党员5人、干部6人、女职工6人。2、1984年12月，资兴市商业局移交卷烟经营业务。3、1985年1月5日：资兴市撤县改市，资兴县烟草专卖局(公司)更名为资兴市烟草专卖局(公司)。4、1985年4月，烟草实行专卖，局(公司)行使烟草制品专卖管理权和垄断经营权。5、1988年10月：设立唐洞卷烟批发部。6、1989年3月，资兴市烟草专卖局(公司)由原资兴县城关镇迁址资兴市新区东江中路。7、1989年3月，资兴市决定烟叶生产经营由供销社移交烟草公司，实现“一条鞭经营。4月，设立原烟股。8、1989年3月，撤销唐洞卷烟批发部。9、1992年3月

30、，撤销三都批发部。10、唐洞卷烟批发部恢复营业。11、1994年3月设立纪检监察股、人事教育股。12、1994年7月，三都批发部恢复营业。13、1996年11月1日，经局(公司)研究决定，设立六个股室、六个批发部和一个劳动服务公司，股、室、批发部机构设置如下：办公室 人教监察股 计财统计股 安全保卫股专卖管理股 卷烟销售股 烟叶股 局(公司)劳动服务公司 唐洞卷烟批发部 鲤鱼江卷烟批发部 兴宁卷烟批发部三都卷烟批发部 东江卷烟批发部 州门司卷烟批发部14、1996年11月1日，经局(公司)研究决定，成立资兴市烟草公司金叶实业有限公司，实行股份制企业，独立核算，自负盈亏。15、2000年2月22

31、同，经局(公司)研究决定，成立烟草专卖稽查队。16、2003年12月8日，经局(公司)研究决定，撤消卷烟销售股，成立卷烟营销中心，营销中心下设电话订货部、客户服务部、配送部、信息部。17、2006年1月1曰，湖南省烟草公司资兴市公司法人资格被撤消，资产划归湖南省烟草公司郴州市公司，改称湖南省烟草公司郴州市公司资兴营销部。大 事 记一九八四年11月22日由县委组织部召开有关人员参加的筹备会议，研究组建烟草局、烟草公司有关具体事项。 11月28日县委决定租赁县人武部的一栋家属房为烟草局、烟草公司的办公地点，每月租金5000元。 12月1日，烟草局、烟草公司宣布正式成立。 12同3日，鲤鱼江烟草批发部租赁副食品公司的仓库及办公室，宣布正式开业。12月5日，兴宁烟草批发部租赁副食品的仓库及办公室，宣布正式开业。12月9日，三都烟草批发部借用三都供销社的两名职工，租赁三间房屋，宣布正式开业。12月13曰，我局(公司)根据上级文件