档案员培训资料声像电子实物档案的收集与整理课件.ppt

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11声像、电子、实物档案的收集与整理22声像文件材料收集与整理33n声像文件材料的定义声像文件材料的定义n声像文件材料是指：

在公务活动中形成的声像文件材料是指：

在公务活动中形成的具有保存和利用价值的照片、录音带、录具有保存和利用价值的照片、录音带、录像带、唱片等具有声音、图像的文件材料像带、唱片等具有声音、图像的文件材料。

44声像材料整理基本程序55传统录音录像带的整理基本程序1995年1996年会议166nn一、录音、录像档案的整理一、录音、录像档案的整理nn录音带、录像带的整理方法基本一样，一般情况下，直接分类、编号、排列。

应当注意的是，录音带、录像带应分开整理，不应混合排列与编号。

nn11、分类、分类nn在一般单位，录音带、录像带较少，此时可将录音带、录像带分开后，按其收到的先后次序编号、编目、排列即可。

77nn在广播电台、电视台、高等院校等录音录像较多的单位，应先将录音录像带分开后，再采用问题分类法将其分为若干类。

其分类方案一般可根据本单位录音录像的数量及其内容自编。

一般教育部门应采用学科分类方法，如基础学科、应用学科、综合性学科等；广播电台的录音带可按其节目分类，电视台的录像带可按其内容分新闻、专题、故事片等；艺术团体的录音、录像带可按艺术种类分类。

8822、编号、编号档号编制方法：

全宗号分类号（保管期限代码）盘号，保管期限永久和30年分别用数字“1”和“2”表示。

如：

nn51-Sy-151号全宗录音档案第一盘nn51-Sx-151号全宗录像档案第一盘99nn33、填写标签、填写标签nn录音带、录像带的盒套外应贴上标签。

应在标签上写明题名、录音（像）日期、摄录时间、版次及其责任者、档号等，最后编制目录。

nn44、盒盘排列、盒盘排列nn先将录音带、录像带分开，再分类别，同类别中按其编号顺序排列。

nn55、编制保管单位目录、编制保管单位目录nn按湖北省机关档案工作业务建设规范格式编制。

1010声像档案保管单位目录保管保管保管保管单位号单位号单位号单位号题名题名题名题名保管保管保管保管期限期限期限期限起止时间起止时间起止时间起止时间备注备注备注备注51-Sx-151-Sx-1警示教育录像带警示教育录像带3030年年20071208200712081111湖北省照片档案规范管理指导意见1212电子文件载体收集与整理1313提示：

电子文件载体的整理程序按档号结构设文件夹1414nn一、电子文件载体的收集范围一、电子文件载体的收集范围nn主要涉及载体为光盘、移动硬盘、磁盘。

nn电子文件材料除文书、科技、专业、声像等内容的电子文件材料外，本单位形成的电子文件材料还应收集其过程文件、软硬件环境的信息。

nn目前在没有实现办公自动化的单位，至少应收集本单位形成的文件材料、各种应用软件等光盘或磁盘。

禁用软盘、优盘存储档案。

1515nn二、电子文件材料的整理二、电子文件材料的整理nn分类：

nn一是按载体分。

电子文件分为光盘文件、硬盘文件和软盘文件。

目前多数单位电子文件为光盘存储格式光盘存储格式。

nn二是按反映的内容分。

电子文件比较多的可分为机关活动类、业务活动类、会议类、领导视察类等。

当前各单位当前各单位整理电子档案可以不分类，按年度排整理电子档案可以不分类，按年度排列。

列。

1616nn三是按电子文件类型分类。

电子文件类型包括：

nn文本文件以XML、RTF、TXT等为通用格式。

nn图像文件以JPEG、TIFF等为通用格式。

nn视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式。

nn音频文件以WAV、MP3为通用格式。

1717nn电子档案整理前进行真实性、完整性和有效性进行检验。

入册前在光盘上用油性笔编上全宗号-分类号-保管期限-盘号，标明电子文件格式和运行环境，也可以贴标签。

nn如：

51-Dg1-1，表示51号全宗电子档案永久保管第1盘最后编制目录。

1818电子档案保管单位目录保管保管保管保管单位号单位号单位号单位号题题题题名名名名载体载体载体载体类型类型类型类型保管保管保管保管期限期限期限期限起止起止起止起止时间时间时间时间备备备备注注注注51-Dg1-51-Dg1-1120072007年至年至20082008年数码照片年数码照片光盘光盘永久永久200701200701200812200812191920202121nn实物档案2222nn实物档案是指：

nn单位或个人在公务活动中形成的具有保存利用价值的奖品、印章、字画、产品等实物。

有条件的单位应设陈列室，应将实物陈列出来，起到爱岗敬业教育基地的作用。

实物档案具有形体直观、形状多样，有较高保存价值的特点。

要使这些实物档案发挥更大的作用，就必须对其进行规范的整理。

2323nn一、实物的收集范围nn奖品（SWj）：

本机关获得的奖状、奖杯、锦旗、奖章、荣誉证书等。

nn印章（SWy）：

本机关及所属单位失效的印章。

nn字画（SWz）：

上级领导、著名人物来本机关视察、指导时留下的题词、签名、书画。

nn赠品（SWp）：

有关单位及个人赠送给本机关的纪念性物品。

nn其他（SWq）：

反映本机关主要职能活动的有代表性的实物。

2424nn二、实物档案整理二、实物档案整理nn实物档案较多的单位，一般分为奖品、印章、字画、赠品等类，同类中实物按接收时间顺序编号，按时间先后顺序排列,用口取纸贴于实物的右下方，编制实物档案保管单位档号。

nn档号编制方法：

档号编制方法：

全宗号全宗号分类号分类号件号件号51-SWj-151-SWj-12525提示：

实物的整理程序2626实物档案保管单位目录保管保管保管保管单位号单位号单位号单位号题题题题名名名名实物实物实物实物类型类型类型类型日期日期日期日期保管保管保管保管期限期限期限期限备备备备注注注注51-SWj-1251-SWj-1251-SWj-1251-SWj-12襄樊市襄樊市襄樊市襄樊市2007200720072007年度最佳年度最佳年度最佳年度最佳文明单位文明单位文明单位文明单位奖牌奖牌奖牌奖牌20072007200720071210121012101210永久永久永久永久51-SWj-1351-SWj-1351-SWj-1351-SWj-13湖北省交通厅湖北省交通厅湖北省交通厅湖北省交通厅2007200720072007年年年年目标管理优胜单位目标管理优胜单位目标管理优胜单位目标管理优胜单位奖牌奖牌奖牌奖牌20072007200720071231123112311231永久永久永久永久272728282929印章档案整理细则3030目录柜摆放3131谢谢大家