采购流程管理系统.docx
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采购流程管理系统
采购流程管理系统
四川省伟派餐饮股份有限公司
2014年3月7日
采购经理、采购员工作流程操作细则4
一、门店回访操作细则4
二、片区之间互查工作操作细则5
三、蔬菜，生鲜、水果的询价、定价工作操作细则6
四、核对供应商票据操作细则13
五、参加片区例会操作细则14
六、采购员绩效考核操作细则14
七：
每天写工作日志操作细则15
八、工作总结操作细则15
九：
每天分析目标分解中出现的问题操作细则16
十：
晚上报完帐后根据实际情况组织采购员开当天的总结会操作细则17
十一：
采购经理上市场操作细则17
十二：
创新工作操作细则18
十三：
自查工作19
十四：
片区之间价格对比分析操作细则19
十五：
价格指数对比分析操作细则19
十六：
水果品种确认要求操作细则20
十七：
对供应商的管理操作细则21
十八：
人员规划和后备干部培养操作细则22
十九：
对于员工的表扬、处罚的操作细则23
二十：
对出现了问题不能及时给予解决拖沓并且反馈不及时的操作细则。
24
二十一：
亲情化工作的开展及对员工的关心、思想动态了解操作细则。
25
二十二：
作为采购经理自身的带头作用及对业务的熟练掌握的提升的操作细则26
二十三、工作调理性好的操作细则。
27
二十四、把其他部门存在的问题及时反馈出来操作细则。
28
二十五、有时在接受任务时还没有去做就答应对方可能做不到这种习惯纠正的操作细则29
二十六、做事不能随意，要严格要求自己，对员工要求标准要高的操作细则29
二十七、对人的管理操作细则要求30
二十八：
业务上的管理操作细则要求31
二十九、对采购的监督33
三十、对采购员业务能力提升操作细则37
大宗采购部门管理制度38
一、管理制度总则38
二、大宗范围38
三、采购分类38
四、大宗采购行为准则38
五、大宗采购人常工作制度39
六、八小时复命制度40
七、大宗采购部岗位说明书42
八、宗采购部工作流程47
采购经理、采购员工作流程操作细则
一、门店回访操作细则：
目的是：
主动去发现问题及时解决问题，提高顾客满意率。
1、到达门店的时间：
为上午十一点前或下午四至五点之间为最佳，因为这个时间段店经理、厨师长、收货员不忙有时间沟通。
2、检查内容：
到各部门作自查工作及检查供应商所送货产品的质量、到货时间、数量、服务态度等情况，产品到店里的使用情况，到水果房了解水果的使用情况，浪费大不大，颜色好不好，产品是否符合要求。
3、在换季时，要考虑到市场上的货源是否会断货.如果断货.有没有可以替代现有的产品。
到上菜房要注意菜品的质量好不好，新鲜吗？
在存放时有没有问题，是不是做到了先陈后新，计划是否合理，浪费大不大，另外在购买产品时是要考虑是否可以买再好一点的或是再买价格底一点的，随时考虑怎样做才能降低采购的成本。
要把供货商送的货全部都要检查一遍，对供货商送的货要做到心中有数，要做好各店供货商所送货质量的区别，以便我们给供货商定价时不盲目定价。
不能让供应商有漏洞可钻，送货的质量是否和收货标准一至。
4、沟通对象：
店经理、后堂经理、收货人员。
了解后勤部门存在的问题，菜品加工符合要求吗？
在运输中有问题吗？
司机的态度好不好？
协助下货吗？
门店给采购部反馈的问题是否能够及时解决？
采购的杂货是否能够及时到货？
不能及时到货的或是定做的产品，采购是否给门店回复了？
等等。
回到办公室后将回访结果（具体到某件事，反应人，反应时间，职务）填写好回访表，明确解决问题的时间，对本部门解决不了的问题反应给相关负责人及时解决，并且将回访内容转发给采购部。
二、片区之间互查工作操作细则：
目的是：
促进片区和片区之间的整体采购工作的提高，互相之间去发现不足之处好及时调整解决存在的问题，学习别人的优点，改正自己的不足。
1、在检查之前要与被检查的片区采购经理和采购沟通，哪些产品自己感到需要调查的，心中没有数的产品，让对方采购整理一份资料，提前发个邮件。
2、采购经理去自互查时，可以针对性的检查，（时间安排为前一天晚上出发，第二天到目的地后，整理好检查时需要的资料.。
3、了解所查片区的资料，比如产品的名称、品牌、规格、型号、月用量、购进单价、购进地址、联系方式、联系人、采购方式等.（可以对各片区都在使用及价格差异大的产品进行检查.也可对刚开始使用不久的新产品进行检查.）
4、通过产品的外包装提供的信息，查找货品的来源及分布情况，以不同的身份或不同的区域来查找信息。
5、通过网上查询所查产品的源头以及分布情况。
6、可以通过自身了解的情况对片区购买的物品进行调查。
比如：
资源打包；发票转换；自提改送货；等有效方法，降低采购成本，或寻找到一个更好的供应商进行送货替代现有不合格的供应商。
7、可以检查采购购货是否按流程、制度执行。
8、可以总结被检查片区的优点带回自己片区改进自己片区的不足之处。
9、可以检查价格很少变动的产品，量大的产品、金额大的产品、反复购买的产品。
10、可以和相关部门沟通，了解配合情况，提出合理化的建议。
11、检查采购、司机的作息时间是否能够保证，工作激情如何？
三、蔬菜，生鲜、水果的询价、定价工作操作细则：
目的是：
做好成本控制，确保询价准确、定出合理的价格做到心中有数。
【一】询价工作：
内部自询：
1】询价时间：
每月6次，分别是每月1-2号、6-7号、11-12号、16-17号、21-22号、26-27号。
2】参与人员：
采购、会计、采购经理
3】询价方式：
1、叶菜类：
询价地点：
是批发市场和农民地里。
询价时间：
根据各个片区的市场批发时间而定。
2、根茎类、水果类、生鲜类：
询价地点：
批发市场。
询价时间：
根据各个片区的市场批发时间而定。
3、询价最佳时间是星期二、一般是下午12点以后的时间段的价格比较低，其他时间星期六和星期天价格比较高，早市时间段的询蔬菜价格比较高。
4、询价时间为了确保准确：
参与询价人员角色转换，把自己当成是在采购产品，的心态在询价。
5、询价前的准备工作：
整理好需要询的产品和计划部沟通要购买的品种、数量，在当天计划单上减量，准备好现金、装货的工具，了解、掌握现在所用产品的标准、价格、月用量，其它片区的价格等。
6、调查市场的注意事项：
根据我们的品种在市场上确认采购方式是否正确，采购价格是否合理，同类产品在市场上的价格对比，有无可以替代我们的产品，特别是水果、蔬菜有无新上市的可以替代现在的价格高的与质量不好的产品，作出调整。
7、生鲜产品在调查时，购买一个分店的量，直接送到分店使用。
8、了解其他片区之间的价格情况，作为参考。
9、调查完后由调查人员把调查结果按【附表一】要求认真填写，进行保存。
【附表一】：
市场调查表调查时间：
品名
品牌或产地
规格、型号
外包装
市场货源情况
价格
调查人
调查地点
备注质量情况描述
A级
B级
C级
共1
共2
共1
共2
共1
共2
【二】外部找第三方供应商提供价格要求：
【1】、每个片区在市场重新分别找一家批发：
水果类、生鲜、肉类、蔬菜类的供应商专门为我们提供价格，我们每月给他支付200—500元的现金，支付金额的多少由采购经理跟对方谈，要求对方每月以书面的形式给我们提供6次价格，提供时间，每月2号、7号、12号、17号、22号、27号，一定要确保真实，准确，双方要保密，不能暴露身份。
【2】操作细则：
1、带着对方在市场上拿着实物给对方说清楚我们的收货标准，并给对方提供书面的收货标准。
2、每次我们提供统一的表格【表格格式见附表1、2、3、4】
3、要求对方按我们的要求填写。
4、每次提供的价格由片区采购经理指定的人到现场去取，不允许出现打电话，发传真的现象，不能暴露我们的身份，防止第三方和我们供货的供应商勾结。
5、如果出现对方提供报价和我们调查价格不符合，差异太大，看是否是质量差异问题，没有掌握我们的标准，由采购经理到现场拿着实物做纠正，纠正不过来的，我们要立即更换，重新寻找合适的，不能在跟他合作，总而言之一定要到达我们想要的效果，价格一定要确保准确。
要求第三方提供价格表：
水果价格走势【表1】调查时间：
品名
单位
产地
型号
外包装
货源情况
单价
有籽西瓜
无籽西瓜
生鲜价格走势[表2]调查时间：
品名
单位
产地
型号
货源情况
单价
草鱼
鲶鱼
白鲢鱼
黄辣丁
泥鳅
牛蛙
螃蟹
蔬菜价格走势[表3]调查时间：
品名
级别
单位
产地
外包装
货源情况
单价
短杆大白菜
A级
B级
长生菜
A级
B级
B级
肉类价格走势【表4】调查时间：
品名
单位
货源情况
单价
山羊腿肉
斤
前腿肉
斤
精肉（后腿）
斤
去皮五花肉
斤
绞肉
斤
猪皮
斤
脑花
斤
【三】定价工作：
1、定价人员：
采购经理，询价的采购员。
2、定价谈判时间：
每月8号、18号、28号，
3、价格执行时间：
每月10号、20号、30号，
4、定价地点：
门店供应商在门店。
5、定价方式：
每次定价之前由采购助理通知供应商要求供应商在每月7号、17号、27号，各自把报价以传真或邮件的形式发给采购助理，采购助理整理到定价表里以邮件的形式发给采购经理。
6、采购经理，询价人员在每月8号、18号、28号通知供应商到现场一起谈判，由于物流和门店的距离太远。
7、在定价时，对于同种商品2家以上供应商共同送到的产品定价要求：
采用先定价再送货，让供应商之间竞争的定价方式如：
水果类、根茎类等，由采购经理把2次调查结果和第三方供应商提供价格的结果，结合给我们供货的供应商报价进行对比，个别价格和供应商的差异太大，和供应商协商作出调整，在按要求预算对比表后，把2/3的量给价格最低的供应商送，价格排在第二底的供应商给他1/3的数量,要求他们按我们的质量标准和到货时间送货，举例：
按以下预算附表，跟供应商进行确认。
片区水果定价表定价时间：
品名
每10天送货数量合计
第三方提供价格
第三方提供价格
第一次调查价格时间
第二次调查价格时间
调查2次平均价
2次平均价去皮后，净重价格
供应商1报价
供应商2报价
供应商3报价
供应商1报价总额
供应商2报价总额
供应商3报价总额
调查价格两次平均总额
本次定价
上次定价
月日
月日
月日
月日
调查人：
调查人：
总额合计：
0
0
0
0
调查价格总金额和供应商总额差异：
0
0
0
供应商在我们调查价格的基础上占的百分比
#####
####
####
1、首选价格最底的供应商，给他2/3的量，供货。
2、在选价格排在第二底的供应商，给他1/3的量，供货。
3、价格最高的供应商落选此次供货占时淘汰。
4、注明：
蔬菜、生鲜定价公式预算：
每次定价前由采购经理预算定价表，预算方法：
预算价格=两次调查实际单价的总平均价在+1元以下（不含1元）+6%、在1至2元（不含2元）+4%、在2至3元（不含3元）+2%、3元以上+1%的毛利润+税率4%，（开票加税率、不开票不加税率）
在定价前，由采购经理将供应商报价汇总，一一进行核对，在定价时看供应商的报价和供应商进行谈判后可以上下浮动1%,特殊产品超过1%的注明原因。
统一定价表：
统一蔬菜、生鲜定价表
品名
单位
调查时是否购买产品
第一次调查价格
第二次调查价格
两次购买总平均价
单价在1元以下（不含1元）给6%、在1至2元（不含2元）给4%、在2至3元（不含3元）给2%、3元以上给1%的毛利润
税率4%，开票加税率、（不开票不加税率）
预算价格
供应商报价
本周定价
上周定价
年月日
年月日
四、核对供应商票据操作细则：
目的是：
审核门店给供应商开的价格是否正确，和供应商进行沟通交流收集合作过程中存在哪些问题，及时调整解决。
1、在对票的前一天，思考合作中的问题，做好和供应商沟通前的准备工作。
2、在现场和供应商一次沟通、了解合作中的问题，把我们对供应商的要求明确，及时做好奖罚。
3、将财务核算的单价与采购经理确定的价格进行审核以免财务核算出错。
五、参加片区例会操作细则：
目的是：
收集并解决采购和门店之间还存在哪些问题?
学习片区经理，店经理如何总结工作，如何处理出现的问题以及管理方法。
各片区采购经理每月必须参加片区例会，在参加会议前提前整理出因门店的因素没有执行好流程、制度造成采购工作效率底、采购成本上升的状况具体内容，以会议议题提出来让片区经理协助解决。
（如不按正常时间开货、加急计划单很频繁，要货计划不清楚等），一定要做好充分的准备，提前收集好数据，并针对前期出现的问题提出合理化建议及日常工作中的困难，进行沟通调整。
六、采购员绩效考核操作细则：
目的是：
解决在工作中从上到下的工作重点和工作目标是一致。
能够发现员工不足之处，及时沟通工作方法，帮助员工实现目标，让员工多劳多得。
1、按绩效考核中的内容去观察和跟踪被考核人出现的问题及时分析原因给予指导纠正和正确的工作方法。
2：
将出现的问题及时做好记录作为月底考评的依据。
3：
在当月对被考核人进行问题解决结果的追踪，并在月底和被考核人沟通考核
结果，具体给他改进措施和方法。
4：
将绩效考核中出现的问题列为被考核人下个月的工作计划之一，
5：
中途跟踪改进效果，帮助他完成工作计划，控制在指标以内。
6：
将考核结果在每月1号发到上级，采购部助理邮箱。
七：
每天写工作日志操作细则：
目的是：
提高采购经理的思考能力和分析能力，说出心里话。
1：
定时认真对待并且按时提交工作日志。
2：
工作日志不能写成流水账，主要是将工作中成功、满意、高兴的事以及失败、不满意、郁闷的事情和心得记录下来。
3：
反思自己管理中的问题，和想法，暴露工作中问题。
八、工作总结操作细则：
目的是：
让采购经理好好总结、反思半个月都做了些什么？
达到自己想要的效果没有？
解决自己管理中存在的问题了吗？
如果没有做好打算怎么做？
1、反思本月的工作计划，有那些完成了，完成的效果怎样，有那些没有完成的，原因是什么？
下一步该怎样去完成？
本月的市场行情怎样？
价格变化情况？
2：
思考本月工作中存在的问题？
门店的客人对我们的服务满意吗？
供货商送货质量如何？
采购的货物在使用中有无质量问题，采购内部对自己的管理满意吗？
3：
总结你的后备采购培养情况，打算用什么方式进行培训？
如何提高采购的业务能力？
每个采购的性格不一样，实际了解各个采购的实际状况给予不同的培训方法。
4：
考虑如何提高采购的积极性？
用什么方式来激励？
5：
下月工作计划的制定时间在每月29号：
把本月没有完成的工作继续完成；根据现在的情况与领导的交办的任务作好下期的计划；根据自己的绩效考核项目制定下个月的工作计划；根据自己在采购管理中的问题制定出下个月的工作计划。
九：
每天分析目标分解中出现的问题操作细则：
目的是：
及时解决出现的问题，针对问题找出问题的根本做好预防措施，防止下次在出现同样的问题。
1：
每天根据各个部门反馈出的问题，先找到问题的根本，在根据问题的情况拿出解决办法，在解决问题时一定要考虑全面，而且要会举一反三做好预防工作，以免在发生同样的事情。
2：
把问题的解决办法以书面的形式交给客服，由客服整理后放在目标分解里。
发给相关部门的负责人。
十：
晚上报完帐后根据实际情况组织采购员开当天的总结会操作细则：
目的是：
提高采购员的业务能力，各自总结自己的采购方式互相学习，取长补短，能够起到激励采购的作用。
1：
由采购员各自总结当天自己是怎么购货？
在购货中遇到了什么困难？
自己是怎么解决的？
自己认为当天在购货中用了一个什么方法比较好说出来大家一起分享。
2：
采购经理对采购员当天的工作情况进行总结评比，及时奖罚。
3：
对当天没有购完的产品，重新安排购买。
4：
对第二天的工作进行安排、分配。
十一：
采购经理上市场操作细则：
主要目的是：
掌握市场行情，控制好采购成本及对采购员的监管。
1：
在上市场之前先思考最近采购过程中存在哪些问题？
如：
某些产品的货物源头需要去清理；某样产品质量老不稳定去找出原因；某样产品老是出现断货搞清楚原因；去寻找一家供应商代替现在不合格的供应商。
对于单一供应商的储备。
2：
引进新产品，开发新市场。
3：
现场看采购过程中存在哪些问题？
优化采购方式、采购流程。
4：
调查价格是否合理。
5：
了解最近市场行情，做到心中有数。
6：
参与采购购买AB类产品，控制好质量、价格，选择合适的供应商，这样工作才不会脱节，对价格及市场行情才能掌握，才能做到心中有数。
7、采购经理每次上市场调查价格都要写一个总结分析，并且及时调整不合理的价格，给采购培训及讲解，保存在采购文件里。
十二：
创新工作操作细则：
目的是：
在现有的基础上有新的突破，整体工作上一个新的台阶。
1：
工作方法的创新:
思考目前自己采购工作中有哪些工作操作不方便，效率低。
2：
采购方式的创新：
如果某些产品之前的采购方式不合理，要用新的采购方式，那么要有充分的数据和优势来说明理由，到底哪个方式好。
3：
流程、制度的创新：
目前我们某一个流程、制度在用的过程中不好执行，在现有的基础上重新修定改进和完善。
4：
新产品的创新：
（包括食品类产品和用品类产品）引进我们目前没有用的产品。
5：
开发新的供应商：
重新开发新的供应商来代替现有的供应商或做备用供应商。
6：
替代品：
找到一个好的产品替代目前某一个产品。
7：
创新的结果按采购部要求及时填写创新表提交给上级。
十三：
自查工作：
目的：
是控制好采购成本，做到心中有数。
1：
给所有采购员明确，把自查工作当成跟平时购买货物一样。
要认真做好对比。
2：
在做自查时要做到从源头进行检查。
3：
自采前的准备工作：
比如自查过程中明确购买的品种、量、货款。
4：
自查的产品要轮流查完，不能出现有些产品查了很多次，而有些产品一次都没有查过。
5：
把自查的结果按采购部要求认真填写自查报告和总结分析以及改进的方法，
及时提交给上级。
十四：
片区之间价格对比分析操作细则：
目的：
是控制好采购成本，做到心中有数。
1、每10天安排采购助理把各个片区的蔬菜、生鲜、水果的价格进行对比，把对比表整理出来，采购经理进行片区之间对比分析，找出差异原因：
考虑：
1》:
重新想办法降价，2》重新更换市场，3》重新更换供应商，4》考虑及时从价格最低的片区发货对比。
2、根据以上问题作出调整，达到降低成本的目的。
十五：
价格指数对比分析操作细则：
目的：
是控制好采购成本，做到心中有数。
1：
每月收到价格指数对比表后采购经理主要把自己片区涨价前20位产品进行分析原因和其他片区的进行对比，特别是同一个品种自己片区在涨价而其他片区没有涨价或在跌价的产品找原因，及时采取措施考虑:
1》:
重新想办法降价，2》重新更换市场，3》重新更换供应商，4》考虑及时从价格最低的片区发
货对比。
2：
将涨价原因分析、措施办法及实施结果发送至上级和采购部助理邮箱；
3、把每次从其他片区发货的运输时间和运输费用做好记录作为以后发货的费用预算的数据。
十六：
水果品种确认要求操作细则：
目的：
为了更好的平衡本片区水果的质量和成本价格，确保顾客的满意；现对四季水果品种的选择、质量标准鉴定进行统一规划，在片区范围内的水果品种必须统一。
1、水果品种确认时间：
每月2次，由各个片区采购经理牵头，与片区技术主管、询价的采购员参加，一起到市场确认水果的品种、质量标准，并把产品购买回来到物流站，让供应商、收货人员一起到现场来确认后，把他拍成图片，整理成书面的，下来严格要求按标准送货和收货。
2、采购经理负责将确认的水果品种名称、规格、产地、质量标准，附上图片以邮件的形式发给计划中心、门店库管、店经理、物流经理、物流仓储、片区技术主管，的邮箱，开始执行。
十七：
对供应商的管理操作细则：
目的：
确保质量稳定、确保按时到货、控制好采购成本。
1：
接到各个部门的供应商送货质量反馈、态度反馈、送货时间反馈，及时按采购部规定的要求对供应商进行奖罚。
2:
每月月底到门店收集供应商送货情况及时处理并且保存考核表，作为年底优秀供应商评比的依据。
3:
每年至少有2-3次召集供应商开会。
给供应商进行培训，讲解合作过程中的一些问题。
同时收集供应商对我们的意见反馈。
4：
每年采购经理和品控人员至少2次到供应商的现场考察。
在考察完后要填写供应商评估表，考察不合格的要立刻进行淘汰，重新跟换新供应商。
5、当相关部门投诉供货商送货的产品质量有问题、数量送不够问题等情况，采购主管应及时的问清楚原因，再给供货商打电话和供货商沟通如何处理，是让供货商退货，还是让供货商把货补过来，或者是让采购去买还是让其他供货商送过来。
在与供货商沟通时语气要平稳，不能对供货商很凶、乱骂人等现象，出现这样的情况要按照供应商处罚的规定执行。
如果供货商没有改进，那么我们就应该及时更换供货商。
因为大家明白一点，供应商也是人，我们可以讲道理讲方法，不要损坏公司的形象。
6、由于我们内部的问题，出现了三种情况：
一种是某种产品都收货好几天了，在使用的过程中出现了质量的问题；另一种情况是某种产品一直在使用当中，门店突然取消了，但是库房还有库存等；第三种情况是我们把数量喊重了，货已经送过来了。
以上三种情况的处理，作为采购主管肯定是以公司的利益最大化来做处理，那么我们应该心平气和的跟供货商说明情况，能否让供货商帮忙是否可以退货及换货或者帮助我们处理。
而不是以凶巴巴的要求供货商必须给我退货，不退的话我们就不合作或者就不给供货商结帐等语言来跟供货商交谈，这种处理方式，会让供货商对伟派的管理大打折扣，即使当时供货商不情愿退，他还是很勉强的接受了，但在以后的合作中，他会想方设法把损失补回来。
这样的话成了羊毛出在羊身上。
7、假如我们要与一个供货商终止合作关系，在停止合作时，要给对方明确他的问题，说清楚不合作的原因。
在沟通谈判时，语气要心平气和的说，给自己留一点余地，并给对方说清楚等
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